Регламент отгрузки и доставки заказа клиента со склада М. Пример.
Введение
Цель: обеспечение отгрузки товара на складе в нужном количестве, в установленное время, в нормативные сроки.
Условные обозначения:
ТСХ – транспортно-складское хозяйство
ОП – отдел продаж
ПРС – план работы склада
ПО - план отгрузок
ФД – финансовый департамент
СД – товаросопроводительные документы
ТЕ – транспортная единица на складе
Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:
1. ТСХ – зав. складом
2. ТСХ – кладовщик
3. ТСХ – менеджер по транспортной логистике
4. ТСХ – грузчик
5. ТСХ – водитель-экспедитор
6. ПО – менеджер
7. ФД - менеджер
Перечень регламентирующих типовых документов:
ТОРГ-12 «Товарная накладная»
Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132
1-T «Товарно-транспортная накладная»
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78
4-П «Путевой лист грузового автомобиля»
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78
«Транспортная накладная»
Постановление Правительства от 15.04.11 N 272
M-2 «Доверенность»
Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. N 71а
1. Норма сборки заказов складом в день определяется утверждёнными нормативами.
1.1. Документ «Заказ покупателю» сбрасывается менеджером ОП на склад до 14:00, в этом случае, товар должен быть набран, отгружен и доставлен клиенту:
- для срочных заказов (выделенных цветом) на следующий день после отправки заказа на склад, но не более 15000шт;
- для несрочных заказов через день после отправки заказа на склад.
- в случае если заказ был отправлен позднее 14:00 отгрузка передвигается на один день.
1.2. После получения заказа от менеджера ОП Логист склада передает его для подбора кладовщикам.
1.3. После подбора заказа по заявке Логист склада отправляет его в 1С, где документу «Заказ покупателя» присваивается статус «Набрано».
2. Менеджер ОП, после того как документу «Заказ покупателя» присвоен статус «Набрано», разрешает отгрузку (присваивается статус «Разрешена к отгрузке»), на складе формируются сопроводительные документы Товарная накладная, Счет-фактура, ТТН, ТН.
2.1 Менеджер ОП должен разрешить отгрузку до 17:00, в противном случае отгрузка сдвигается на один день.
3. Отгрузка товара со склада по заказу клиента на основании электронного документа (ЭД) Заявка на отгрузку в WMS планируется менеджером по транспортной логистике за сутки.
4. Менеджер по транспортной логистике ТСХ ставит подпись и печать в документах Товарная накладная и Счет-фактура (в счетах фактуры только подпись), товар отправляется клиенту на склад, либо в транспортную компанию для отправки клиенту.
4.1. При передаче товара клиенту на нашем экземпляре накладной обязательно ставится подпись принимающего лица и печать фирмы-покупателя (для ИП достаточно подписи).
4.2. Если у клиента нет печати для отметки в накладной, им выдается доверенность на получение груза.
4.3. В случае если поставка была совершена силами сторонних транспортных компаний, подпись и печать со стороны клиента не требуется. К накладным прикладывается поручение экспедитора, где стоит подпись и печать транспортной компании.
4.4. Уполномоченные сотрудники должны быть обеспечены необходимым пакетом документов на право подписи сопроводительных документов на товар и печатями организаций.
5. Менеджер по транспортной логистике после доставки возвращает вместе с реестром в ФД наши экземпляры Товарных накладных с подписью и печатью клиента (для ИП, достаточно подписи), либо с доверенностями на получение, либо с поручением экспедитора.
6. В случае передачи товара с машины компании на машину клиента вне склада компании или склада клиента, место передачи выбирает клиент (место перегрузки должно быть согласованно с клиентом, таким образом, чтоб было удобно и ему и нам).
7. В случае невозможности осуществления отгрузки клиенту в указанный день, Зав.склада должен уведомить менеджера Дирекции по продажам за день для согласования другого срока отгрузки. Данное правило не применимо к сетевым и новым клиентам, для этих клиентов необходимо согласование сроков поставки со стороны Директора по продажам.
8. Менеджер по транспортной логистике определяет очерёдность загрузки машин, что в какую загружать, распечатывает СД, путевые листы и передаёт их водителю-экспедитору.. Зав.склада даёт задание назначенному им кладовщику на перемещение заказа из зоны хранения заказов в зону отгрузки.
9. Назначенный кладовщик проверяет комплектность заказа, сканируя ш/к ТЕ каждого гофрокороба, а так же по количеству отгружаемых мест, после чего заказ приобретает статус «ушёл со склада».
10. Кладовщики (грузчики) загружают в фургон товар, в соответствии с инструкцией по укладке товара, сортируя по заказам в порядке соответствующем маршруту развоза товара клиентам, который определяет менеджер по транспортной логистике. После чего кладовщик докладывает Зав.склада о выполнении задания.
11. Далее водитель-экспедитор, двигаясь по маршруту, развозит товар по клиентам и ТК.
12. Водитель-экспедитор, несет полную материальную ответственность за вверенный ему товар, лично передаёт заказ клиенту или его представителю по доверенности, получив их подписи в возвратных экземплярах СД.
13. После выполнения задания по доставке заказов водитель-экспедитор отчитывается перед менеджером по транспортной логистике и передаёт ему подписанные возвратные СД .
14. Менеджер по транспортной логистике, по полученным им от водителей документам, составляет реестр СД по доставленным заказам, который передаёт менеджеру ФД с СД.
14.2. Менеджер по транспортной логистике в 1С меняет статус документа с «Отгруженные» в статус «Доставлен» по документам, которые были доставлены клиентам.
https://www.lobanov-logist.ru/library/352/61192/
Разработал Н.Б.Лобанов 27.08.2011