Регламент взаимодействия ТСХ со смежными подразделениями М. Пример.
Введение
Цель: обеспечение порядка во взаимодействии ТСХ с другими подразделениями ГК М с целью снижения издержек компании в межфункциональных связях, повышения качества обслуживания клиентов.
Условные обозначения:
ГД - генеральный директор
ДЛ – директор по логистике
ТСХ – транспортно-складское хозяйство
ПД – производственный департамент
ОВП – отдел взаимоотношений с поставщиками
ОТ – отдел технологии
ОП – отдел продаж
ОК –отдел кадров
ФД – финансовый департамент
ОИТ – отдел информационных технологий
ПРС – план работы склада
ПП - план приходов
СД – товаросопроводительные документы
ASN – электронный документ в ЕМЕ по ожидаемым приходам
ТЕ – транспортная единица на складе
Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:
1. ГД - генеральный директор
2. ДЛ – директор по логистике
3. ОП – менеджер
4. ОП – директор
5. ТСХ – начальник ТСХ
6. ТСХ – зав. складом
7. ТСХ – логист склада
8. ТСХ – логист по транспорту
9. ОЗК – менеджер
10. ОЗК – контролёр по качеству
11. ОИТ – программист
12. ОИТ – сисадмин
1. ТСХ в своей текущей работе взаимодействует со следующими подразделениями компании:
ОП – отдел продаж
ПД– производственным департаментом
ФД – финансовый департамент
ГД - генеральный директор
ИТ – отд инф технологий
ДЛ- дир по лог
ОК –отдел кадров
2. Взаимодействие с Производственным департаментом
В соответствии с Регламентом приёмки товара на складе М:
2.1. За день до поставки сотрудник ОВП создает документ «Поступление товаров услуг» либо «Получение услуг по переработке», либо «Возврат товаров поставщику» в 1С. После формирования документа, сотрудник ОВП отправляет его на склад электронной выгрузкой, где в системе WMS формируется ЭД ASN с такими же плановыми количествами как в соответствующем документе в 1С. 2.2. Сотрудник ОВП за день сбрасывает на склад Начальнику ТСХ и Заведующему складом упаковочный лист. В случае, когда отгрузка товара на склад осуществляется вечером накануне дня поставки или непосредственно в день поставки, упаковочный лист передается вместе с СД или через сотрудников ОВП в день поставки.
2.3. Зав.склада склада проверяет правильность оформления СД, руководствуясь инструкцией по оформлению товаросопроводительных документов, наличие поставки в ПП, сверяет список пришедшего товара в товарной накладной с ASN.
2.3.1. Если есть отклонения в СД, то Зав.склада склада сообщает об этом контактным лицам ОВП и получает указания в письменном виде по эл.почте или скайпу по дальнейшим действиям.
2.3.2. Если прихода нет в ASN, то логист склада сообщает об этом контактным лицам ОВП –отдел закупок, чтобы менеджер ОВП внёс приход в ASN.
2.4. Кладовщики склада просчитывают пришедший товар, сверяют количество фактически пришедшего товара с количеством указанных в документах, которые пришли вместе с товаром, и в течении 2-х рабочих дней с момента поступления товара на склад заносят фактическое количество в документ в системе WMS.
2.5. Проверка качества товара может дополнительно производиться специальным контролёром. Контролер по качеству (технолог) из одела технологий (ОТ) направляется на проверку качества по распоряжению Руководителя ОТ, либо Директора по производству.
2.5.1 Контролёр по качеству, руководствуясь планом поставок ОВП, может присутствовать на складе в момент приёмки товара и проверить качество товара при его выборочной проверке.
Проверка качества товара на складе может осуществляться после его приемки. Для этого он согласовывает дату и время проверки товара на территории ТСХ, высылая руководителю ТСХ список моделей/цветов, подлежащих проверке и указывая предполагаемую дату проведения проверки. Данный запрос направляется не менее чем за один рабочий день до предполагаемой даты проверки. Начальник ТСХ письменно (по электронной почте) подтверждает, что запрос принят и подтверждает дату проведения проверки
2.5.2 Контролёр по качеству может не присутствовать на складе в момент приёмки товара. Для проверки товара не на территории ТСХ сотрудник отдела технологии оформляет заявку на отгрузку в офис необходимых для проверки моделей/цветов в соответствии с действующей в 1С процедурой оформления заявок на отгрузку.
2.5.3. По заявке на отгрузку товар контролёру отгружается по товарной накладной как обычному клиенту. После проверки товара контролёром он делает возврат товара по процедуре аналогичной возврату товара от клиента.
Процедура приёмки по качеству определяется инструкцией по проверке качества товара, утверждённой в Производственном департаменте.
2.6. (транзит) В случае необходимости забрать или отвезти товар с/на склад партнеров либо сторонней транспортной компании, сотрудник ОВП направляет логисту склада письменный запрос с описанием товара, подлежащего перевозке, указанием даты, схемы проезда, контактного листа и другой доп. информацией в случае необходимости. Данный запрос направляется не менее чем за один рабочий день до предполагаемой даты перевозки. Прием-передача забираемого или передаваемого товара осуществляется в соответствии с установленными общими правилами сдачи-приемки грузов.
2.7. Комплектация и отгрузка давальческого сырья и комплектующих со склада происходит по схеме аналогичной комплектации готовой продукции, которая описана во взаимодействии с ОП.
2.7.1. Документ «Заказ покупателю» сбрасывается менеджером ПД на склад до 14:00, в этом случае, товар должен быть набран, отгружен и доставлен клиенту:
- для срочных заказов (выделенных цветом) на следующий день после отправки заказа на склад (но не более 1500кг);
- норматив комплектации сырья 600 кг в час.
- для несрочных заказов через день после отправки заказа на склад.
- в случае если заказ был отправлен позднее 14:00 отгрузка передвигается на один день.
2.8. Возврат сырья и комплектующих происходит аналогично процедуре его поступления на склад с оприходованием в течение 2х рабочих дней.
3. Взаимодействие с ОП
В соответствии с Регламентом комплектации заказов клиентов на складе М:
3.1. По мере оплаты товара и готовности клиента принять товар, менеджер ОП отправляет документ «Заказ покупателя» на склад, ему присваивается статус «На складе», и формируется соответствующий документ в системе WMS, после этого, документ видит Логист склада.
3.1.1. В WMS поступает «пачка заказов», которую получает логист склада в виде ЭД Заявка на отгрузку.
3.1.2. В течении дня менеджеры дирекции по продажам могут отправлять на склад любое количество документов «Заказ покупателя» .
3.1.2.1 Приказом ГД установлена норма сборки заказов в день 25000 шт., включая срочные 15000 шт. Если склад не может выполнить заказы в полном объёме, то начальник ТСХ уведомляет об этом директора по продажам по эл. почте или телефону
3.1.3. В документе «Заказ покупателя» обязательно должна быть указана согласованная с клиентом предполагаемая дата отгрузки.
3.1.4. При отправке заказа на склад менеджер ОП должен обязательно указывать наименование транспортной компании или адрес доставки, телефон транспортной компании или контактного лица.
3.2. Комплектация товара на складе по заказам клиентов на основании поступления на склад «Заказ покупателя» на отгрузку в WMS планируется зав. складом не менее чем за сутки.
3.2.1. Зав. складом составляет ПРС – план работы склада на день, который доводит до всех сотрудников склада, распределяя объём работы между ними, ставит задачу кладовщикам и координирует их работу.
3.2.2. Зав.склада, исходя из плана отгрузок, проводит подготовительные мероприятия по отгрузки товара: готовит зону хранения товара, при необходимости проводит внутренние перемещения товара.
3.3. Логист склада, получив из ОП «пачку заказов» с заявками на отгрузку создаёт ЭД приказ на отбор и отправляет его на ТСД комплектовщикам для выполнения работ по подбору товара в заказ.
В соответствии с Регламентом отгрузки и доставки заказа клиента со склада М:
3.4. Норма сборки заказов складом в день определяется утверждёнными нормативами.
3.5. Документ «Заказ покупателю» сбрасывается менеджером ОП на склад до 14:00, в этом случае, товар должен быть набран, отгружен и доставлен клиенту:
- для срочных заказов (выделенных цветом) на следующий день после отправки заказа на склад(но не более 15000шт);
- для несрочных заказов через день после отправки заказа на склад.
- в случае если заказ был отправлен позднее 14:00 отгрузка передвигается на один день.
3.6. После получения заказа от менеджера ОП Логист склада передает его для подбора кладовщикам.
3.7. После подбора заказа по заявке Логист склада заполняет графу «Набрано» и отправляет его в 1С, где документу «Заказ покупателя» присваивается статус «Набрано».
3.8. Менеджер ОП, после того как документу «Заказ покупателя» присвоен статус «Набрано», разрешает отгрузку (присваивается статус «Разрешена к отгрузке»), на складе формируются сопроводительные документы Товарная накладная, Счет-фактура, ТТН, ТН.
3.9. Менеджер ОП должен разрешить отгрузку до 17:00, в противном случае отгрузка сдвигается на один день.
3.10. Отгрузка товара со склада по заказу клиента на основании электронного документа (ЭД) Заявка на отгрузку в WMS планируется менеджером по транспортной логистике в течение суток до отгрузки.
3.11. В случае невозможности осуществления отгрузки клиенту в указанный день, Менеджер по транспортной логистике должен уведомить менеджера Дирекции по продажам за день для согласования другого срока отгрузки. Данное правило не применимо к сетевым и новым клиентам, для этих клиентов необходимо согласование сроков поставки со стороны Директора по продажам.
В соответствии с Регламентом выборочной инвентаризации на складе М:
3.12. В случае получения от клиента акта о пересортице, недостаче или излишках менеджер ОП отсылает претензию на электронный адрес начальника ТСХ, зав.склада, оператора ФД, директора по продажам (перечень лиц может быть изменён). Начальник ТСХ организует инвентаризацию данных артикулов и должен ответить на претензию в течение 3-х дней с момента поступления претензии на склад.
4. Взаимодействие с ФД
В соответствии с Регламентом приёмки товара на складе М:
4.1. Список СД определяется инструкцией по оформлению товаросопроводительных документов, разработанной финансовым департаментом (ФД) компании.
4.2. После просчета товара и перенесения фактического количества в документы 1С, кладовщик делает на СД отметку о приеме груза и передает оригиналы документов Менеджеру по транспортной логистике.
4.3. Менеджер по транспортной логистике высылает данные документы со следующим реестром в ФД, но не позднее чем через неделю после поступления документов на склад.
4.3.1. Менеджер по транспортной логистике передаёт копии СД логисту склада для закрытия документов в WMS. сканирования и отправки по электронной почте (ФД, зав.склада, начальник ТСХ, директор ОП).
4.3.2. Логист склада затем передает их копии СД Зав.склада для архивирования .
4.4. Перед передачей документов поступления товара в ФД для дальнейшего оформления и хранения, менеджер по транспортной логистике проверяет их внешнее оформление (наличие печатей, подписей, правильных реквизитов).
4.5. После внесения фактического количества в WMS, Логист склада оправляет данные в 1С, где фактическое количество выгружается в соответствующий документ «Поступление товаров и услуг» либо «Получение услуг по переработке».
4.6. Сразу же после отправки Логист склада сканирует принятый от кладовщика упаковочный лист или товарную накладную и выгружает из WMS - Акт приемки продукции от поставщика, и данные документы отправляет всем сотрудникам ФД, Зав.склада и начальнику ТСХ, директору ОП на электронную почту.
4.7. В случае, если при просчете обнаружена недостача, пересортица либо бракованный товар, зав.склада составляется соответствующий Акт о недостаче, излишках, пересортице либо о браке, который передается в ФД вместе с документами, поступившими с товаром.
В соответствии с Регламентом выборочной инвентаризации на складе М:
4.8. Данные из ТСД переносятся логистом склада в документ Инвентаризация, который проводится. При проведении автоматически создаются документы по виртуальному списанию и приходу товара по отклонениям остатков для их выравнивания.
4.9. При сеансе синхронизации WMS с 1С в 7-00, данные по инвентаризации выгружаются из WMS в 1С.
4.10. Специалист ФД приводит в 1С остатки в соответствии с WMS.
4.11. В случае получения от клиента акта о пересортице, недостаче или излишках менеджер ОП отсылает претензию на электронный адрес начальника ТСХ, зав.склада, менеджера ФД, директора по продажам. Начальник ТСХ организует инвентаризацию данных артикулов и должен ответить на претензию в течение 3-х дней с момента поступления претензии на склад.
4.12. Начальник ТСХ взаимодействует с ФД в части оформления (заполнения) следующих документов:
4.12.1. Заявка на расходование средств документ в 1С
4.12.2. Авансовые отчёты по мере расх денег раз в неделю файл в 1С
4.12.3. Бюджет ежемесячный начало месяца и годовой файл в 1С
4.12.4. Учёт продукции – файл в эксель.
5. Начальник ТСХ взаимодействует с ГД в части предоставления отчётов о работе склада
5.1. Отчёт еженедельно о работе склада с планом работы на месяц
6. Начальник ТСХ взаимодействует с ОК в части оформления (заполнения) следующих документов:
6.1. Табель по сотрудникам в начале каждого месяца (1-3 число)
6.2. Учёт график отпусков раз в 2 месяца
6.3. Сверка зарплатной ведомости по сотрудникам
6.4. Приём и увольнение сотрудников склада
7. Начальник ТСХ взаимодействует с ДЛ в части:
7.1. Отчёт еженедельно о работе склада с планом работы на месяц
7.2. Отчёт по КПЭ работы склада
7.3. Согласование и внедрение новых разработок на складе
7.4. Решения проблем с ЕМЕ и 1С
7.5. Реестр проблем ИТ – отчёт.
8. Взаимодействие с отделом ИТ
Сотрудники ТСХ (начальник ТСХ, зав.складом, логист склада) взаимодействуют с ОИТ в части обеспечения отделом ИТ работоспособности 1С, интернета, телефонии, офисного ПО, компьютерной техники склада.
https://www.lobanov-logist.ru/library/352/61195/
Разработал Н.Б.Лобанов 6.10.2011