Введение в теорию управления запасами. Добронравин Евгений

Внутренние изменения и внешние противоречия торговой организации все так или иначе связаны с товарными запасами, что говорит о необходимости научного подхода к управлению ими. Однако прежде чем приступать к научному управлению запасами, необходимо правильно представлять себе роль и значение запасов,  факторы и их образования, мотивы их создания. Обратимся к существующим в теории и практике определениям товарных запасов.

Согласно справочнику по материально-техническому снабжению товарные запасы - продукция, находящаяся в процессе обращения (на складах  производственных предприятий, торговых и сбытовых организаций, в розничной торговой сети и в пути) и предназначенная для реализации. Сущность товарных запасов хорошо показана К.Марксом в «Капитале». По Марксу, «посредством акта Т`-Д` реализуется как авансированная капитальная стоимость, так и прибавочная стоимость…Кругооборот обуславливает фиксацию капитала…Лишь выполнив функцию, соответствующую той форме, в которой он находится в данное время, он приобретает форму, в которой может вступить в новую фазу превращения…Задержка товаров – необходимое условие их продажи». Таким образом, из данных определений вытекает, что основная роль товарных запасов – обеспечение непрерывности процесса воспроизводства, а также реализация прибавочной стоимости.

Рассмотрим механизм образования товарных запасов. В литературе часто проводится аналогия движения  материальных запасов с процессом движения воды. На рис.1 скорость поступления воды в резервуар соответствует интенсивности снабжения, а уровень расхода воды соответствует интенсивности спроса.

Вода в резервуаре на рис.1 обеспечивает непрерывность потребления даже в случае колебаний уровня снабжения  и представляет буфер между поступлением и расходованием. Аналогично, запас выполняет буферную функцию для обеспечения непрерывности воспроизводства торгового предприятия.

Существование хотя бы одного из следующих факторов приводит к необходимости иметь запасы:

1. колебание спроса на товары
2. колебание сроков поставки товаров с предприятия
3. определенные условия, требующие закупки продукции партиями
4. наличие некоторых издержек, связанных с дефицитом (отсутствием запаса) или запаздыванием доставки.

Пытаясь понять необходимость наличия запасов и показать их роль в работе торгового и промышленного предприятия, даже при поверхностном  исследовании приходим к единственному выводу, который полностью подтверждается и при более тщательном анализе: запасы обеспечивают получение прибыли. Владелец предприятия вынужден создавать запасы, так как в противном случае увеличатся издержки или уменьшится прибыль. Запасы и финансовые ресурсы могут также рассматриваться как взаимозаменяемые факторы. Отсюда следует, что запасы создаются, когда они обеспечивают более высокую рентабельность по сравнению с  теми случаями,  когда капитал используется альтернативным способом.

В экономической теории недостаточно исследуются мотивы, побуждающие к созданию запасов. Однако, принимая во внимание то обстоятельство, что хранение запасов тесно связано с хранением капитала (если только это не одно и то же), мы обнаруживаем, что по этому вопросу существует довольно обширная литература.

Эрроу, рассматривая создание запасов, выделил три мотива, побуждающих к хранению денежной наличности, которые связаны с кейнсианским анализом потребности в деньгах. Отдельное лицо или предприятие будет иметь наличные деньги даже в том случае, если их можно вложить и получать проценты. Аналогично, следующие мотивы вынуждают предпринимателя создавать товарные запасы вместо помещения капитала, омертвленного в этих запасах: 1) необходимость совершения торговых операций, 2) предосторожность, 3) спекуляция. Почти любую причину, побуждающую к созданию запасов, можно отнести к одному из трех рассмотренных мотивов и, таким образом, можно обнаружить, что, в конечном счете, побудительным мотивом является получение прибыли.

Согласно теории управления запасами, создание запасов почти всегда неизбежно и хранение их связано с ограничениями, налагаемыми политикой фирмы, направленной на получение прибыли. Запасы создаются для удовлетворения спроса. Из всех возможных путей решения этой проблемы наиболее приемлемым является создание запасов. Аналогично политика управления запасами также должна быть наилучшей альтернативой из всех возможных линий поведения. Наличие альтернативных линий поведения означает, что администрация предприятия обязана принимать решения. Следовательно, задачи управления запасами являются задачами принятия решений. Находится набор правил принятия решении, удовлетворяющих функции цели (такой, как, например, минимизация издержек), подверженной определенным ограничениям налагаемым политикой фирмы, наличием помещений, капитала, рабочей силы и т. д. В качестве критериев оптимизации обычно  выбираются также следующие: минимальная  величина совокупных издержек, минимальная величина запаса, максимальная вероятность бездефицитной работы, максимальная рентабельность, максимальная оборачиваемость оборотных средств.

Почти для всех методов решения этих задач требуется построение модели процесса (математической, статистической, имитационной). Обычно такие модели основаны на системе соотношений, связывающих интересующие нас переменные величины. Эти соотношения позволяют обнаружить и выразить противоречия в пределах операции и организации, а также дают возможность заменять один показатель другим.

Использование моделей для анализа и решения научных проблем – вопрос не новый.Моделирование является общим методом во многих науках. Модель Уилсона не является единственной или наилучшей моделью из числа имеющихся в настоящее время, в то же время она  помогает понять поведение запасов и во многих практических случаях позволяет эффективно регулировать и контролировать уровни запасов.

Модель может принимать любую форму. Имитационные модели часто являются почти точным аналогом процесса управления запасами. Модели массового обслуживания являются статистическими и предполагают определенные допущения относительно распределения спроса и распределения моментов пополнения запасов и относительно их взаимодействия. В некоторых моделях соотношения между показателями кажутся слишком  упрощенными, и тем не менее, эти модели дают полезные и важные результаты. Для того чтобы модель оказалась полезной, она должна удовлетворять требованиям: обеспечивать возможность применения математического аппарата (непосредственно, путем соответствующих упрощающих аппроксимаций или с помощью моделирования на вычислительной машине) и должна приводить к решениям или разумным выводам. Кроме того, модели, которые необходимо существенно изменять при небольших колебаниях характера процесса, имеют до некоторой степени ограниченную ценность. Еще более важно, чтобы в модели рассматривался и численно оценивался процесс принятия решений, приемлемый в реальных условиях. Модель, в которой обычные решения могут приниматься лишь после математических вычислений, совершенно не подходит для большинства торговых и промышленных предприятий. С другой стороны, неприемлема и модель, упрощенная до такой степени, что она становится слабо связанной с реальной действительностью. Таким образом, полезные и эффективные модели заключены между этими двумя предельными случаями. Наличие быстродействующих вычислительных машин позволяет применять все более сложные модели, а прогресс в понимании поведения запасов сможет расширить круг полезных моделей в сторону нижнего предела.

При анализе системы управления запасами в компании должны рассматриваться некоторые  стоимостные показатели. Иногда в качестве такого показателя используют коэффициент оборачиваемости. В то же время, анализ издержек, уровень которых зависит от принимаемых решений по управлению запасами, показывает, что коэффициент оборачиваемости не является достаточной и полной оценкой эффективности товарно - материальных запасов. Имеется несколько касающихся материальных запасов  видов издержек, которые не учитывает коэффициент оборачиваемости. Они включают издержки, связанные с заказом товаров, издержки по поддержанию и хранению требуемого уровня запасов, издержки  дефицита.

Издержки заказа связаны с размещением заказов и прямо зависят от частоты, с которой они размещаются. Эти издержки включают расходы на ведение учетной документации, на подготовительно – заключительные операции, транспортные расходы по перемещению товаров между предприятиями и складами. Наиболее удобным, хотя и не наиболее точным методом определения расходов по подготовке, оформлению и подаче каждого заказа, является деление общих годовых расходов отдела закупок (заработная плата работников отдела, материальные и накладные расходы) на число подаваемых за год заказов. В литературе предлагается и другой способ определения издержек заказа, а именно - точный хронометраж и выборочное обследование в целях определения средних затрат времени на подготовку и подачу заказов.

Во-вторых, существуют издержки хранения, которые включают стоимость капитала, омертвленного в запасах, затраты на содержание товара на складе и другие издержки, связанные с физическим присутствием товаров. Вкладывая деньги в запасы, фирма, таким образом, отказывается от использования этих средств для других целей (например, для приобретения нового оборудования, разработки новых продуктов, размещения средств в краткосрочных ценных бумагах и т.д.). Следовательно, стоимость капитала, должна учитываться при инвестировании в запасы. То есть оптимальное управление запасами  позволяет компании высвободить оборотный капитал, причем для многих компаний вложения в запасы составляют весьма значительную, если не основную, долю оборотных средств. Расчетная стоимость  может быть вычислена, исходя из стоимости получения банковской ссуды, чтобы инвестировать в запасы, процента по краткосрочным ценным бумагам, на который предприятие может рассчитывать при отказе от инвестирования в запасы, либо уровня прибыльности проекта капиталовложений, который нельзя осуществить при инвестировании в запасы, либо нормы рентабельности инвестиций в запасы. После определения стоимости капитала, необходимо добавить некоторые другие расходы, зависящие от размера запасов. Они обычно включают расходы по налогу на имущество и страхованию запасов, расходы из-за недостач или из-за ограничения срока хранения, операционные расходы, связанные с хранением запасов (например, за аренду занимаемых помещений, за пользование отоплением, светом и т.д.).

Другими словами, стоимость содержания запасов на каждую сотню рублей запаса составляет 16 рублей в год.

Третий и последний вид издержек составляют издержки дефицита, возникающие, когда спрос на продукт превышает наличие его на складе. Существуют трудности с расчетом данного вида издержек. Они возникают тогда, когда покупатель намерен ждать следующей поставки требуемого товара, но не отражаются в документах. Хотя  издержки дефицита трудно измерить, они оказывают сильное влияние на эффективность использования товарно - материальных запасов. Часто эти издержки приравнивают к недополученной прибыли, если покупатель принимает решение о покупке товара у конкурирующей фирмы. Более того, эти издержки могут быть еще более существенны в случаях, когда теряется значительная часть доброго имени фирмы. Одним из часто используемых показателей для контроля за издержками дефицита является уровень обслуживания. Он может быть рассчитан различными способами, например, как процент единиц товара ( или заказов покупателей ), отгруженных непосредственно со склада в общей сумме спроса на товар за период.

Традиционный критерий оптимизации в задачах управления запасами -  минимизация рассмотренных выше издержек.

Реализация задачи возможна при использовании экономико - математических расчетов и знаний в области теории управления запасами. Таким образом, задача выбора необходимых запасов материальных ресурсов имеет альтернативный характер и должна решаться оптимизационными методами.