Как заполнить табель учета рабочего времени

Как заполнить табель учета рабочего времени

Требование вести учет отработанного сотрудником времени, независимо от организационно-правовой формы и размера штата, содержится в ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Для этого используются формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (см. приложение), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма № Т-12 отличается от № Т-13 графой для данных по оплате труда. Кроме того, форма № Т-13, как правило, применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме, а № Т-12 – на бумажном носителе. Обратите внимание: если возникает необходимость внести изменения в унифицированные формы, должен быть оформлен соответствующий приказ. Кроме того, допускается лишь добавлять графы – удаление их запрещено.

Таким образом, табель учета рабочего времени является первичным учетным документом. Он позволяет:

• контролировать соблюдение установленного режима рабочего времени (своевременность явки и ухода с работы, опоздания, преждевременных уходы, соблюдение обеденного перерыва и т.д.);
• получения данных об отработанном времени;
• расчета заработной платы;
• составления статистической отчетности по труду для органов статистики.

В основе табеля – график работы организации и/или график сменности, где устанавливаются:

• продолжительность рабочей недели;
• продолжительность ежедневной работы (смены);
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней.

Основным принципом формирования графиков является соответствие количества рабочих часов установленным нормам ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени:

• нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (для отдельных категорий работников, для которых законодательно установлена сокращенная продолжительность рабочего времени – 36, 35 и менее часов в неделю; ст. 91, 92 ТК РФ);
• в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ст. 108 ТК РФ);
• продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (при суммированном учете рабочего времени допускается в отдельные недели уменьшение продолжительности еженедельного непрерывного отдыха, но в среднем за учетный период норма должна соблюдаться; ст. 110, 104 ТК РФ).

Сотрудника включают в табель на основании приказа о приеме на работу и/или трудового договора, исключают – после приказа об увольнении. Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет.

Согласно п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, срок хранения табеля учета рабочего времени составляет 5 лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Санкции за нарушение учета по учету рабочего времени

Руководители организаций очень редко вводят должность табельщика, считая нецелесообразным подобное расходование средств. Как правило, эта обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров или руководителям подразделений, что обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом по основной деятельности. Назначение ответственного за ведение табеля – очень важный момент, поскольку нарушения в этой сфере, выявленные Государственной инспекцией труда, предусматривают административную ответственность (см. таблицу). Если обязанность по оформлению табеля не предусмотрена должностной инструкцией или трудовым договором, она должна быть дополнительно оплачена.

Придя на работу в производственную компанию, где усыновлен сменный режим работы, включающий ночное время, директор по персоналу обнаружила полный беспорядок в ведении учета рабочего времени. Табель заполняли сотрудники отдела персонала на основании данных автоматизированной системы доступа (турникета). Однако довольно часто система не срабатывала, рабочие менялись сменами, не ставя в известность руководство, начальники не считали нужным отслеживать ситуацию, а тем более делать отместки о присутствии. В итоге каждый месяц всплывали ошибки, приходилось неоднократно корректировать табель, Росло недовольство сотрудников, считавших себя обманутыми, повышалась текучесть кадров. Решить проблему позволили внедрение регламента, формализация работы по учету рабочего времени, возложение данной обязанности на руководителей подразделений (в данном случае начальников смен).

Порядок заполнения табеля представлен на рисунке. На титульном листе отражается следующая информация: название структурного подразделения согласно штатному расписанию, номер документа (допустимо вести нумерацию с 1 по 12 в соответствии с количеством календарных месяцев), дата составления (как правило, последний день текущего месяца), отчетный период с 1 по 30/31 число, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер работника данного структурного подразделения и т.п. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведены две строки (графа 4). Верхняя строка служит для отметки буквенных или цифровых кодов, которыми обозначаются затраты рабочего времени (явка, разные виды отпусков, временная нетрудоспособность и т.п.). В нижней строке делают записи о продолжительности отработанного времени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени по каждому дню месяца. Классификация условных обозначений приводится в унифицированной форме № Т-12.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

При отражении случаев неявки на работу, учет которых ведется в календарных днях (ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, отпуска учебные, аспирантские и т.д.), в табеле в верхней строке графы 4 проставляются только буквенные коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми (или отмечаются знаком «Х»).

Временная нетрудоспособность (код «Б» или «19»), отпуск по беременности и родам («Р» или «14»), отпуск уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет («ОЖ» или «15»), отпуск без сохранения заработной платы («ДО» или «16») в табеле учета рабочего времени отражаются в календарных днях методом сплошной регистрации, т.е. включая выходные и нерабочие праздничные дни.

Все отметки должны производиться на основании соответствующих документов. Например, код «С» («04») – продолжительность сверхурочные работы) – проставляется в соответствии с приказом о привлечении к работе в условиях, отклоняющихся от нормальных, и письменного согласия работника, «Б» («19») – на основании листка нетрудоспособности. Если же документы отсутствуют, то в табель вписывают «НН» («30») – невыход по невыясненным причинам.

Табель ведется ежедневно, а конце каждого месяца подсчитывается общее количество отработанных дней и часов (графы 5 и 6). При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни временной нетрудоспособности – в общем, все дни, когда сотрудник отсутствовал. Чтобы подсчитать количество отработанных часов, надо сложить цифры во второй строке графы 4, а результаты занести в графу 6 в целом за месяц.

Постановлением Госкомстата предусмотрено 36 условных обозначений присутствия и отсутствия на работе – казалось бы, вполне достаточно. Но на практике довольно часто возникают ситуации, когда подобрать подходящий код невозможно. Эта проблема особенно актуальна для автоматизированного учета, когда соответствующий вид присутствия или отсутствия связан с определенным видом оплаты.

Поскольку никаких разъяснений на данный счет действующее законодательство не дает, то применим принцип «разрешено все, что не запрещено законом». Работодатель соответствующим приказом может ввести дополнительные условные обозначения, учитывающие специфику деятельности.

Например, вследствие мирового финансового кризиса многие компании включили в коллективные договора пункт об оплате времени для поиска нового места работы, которое предоставляется сотрудникам, официально уведомленным о предстоящем увольнении в связи с сокращением. Сразу возникает вопрос: как учитывать этот период? Конечно, можно проставить в табеле привычные «восьмерки», хотя корректнее будет ввести соответствующий код, например «СВ» (свободное время). Основаниями для использования такого обозначения будут приказ о сокращении численности или штата работников организации, уведомление о сокращении, заявление работника о предоставлении свободного времени с визой руководителя и т.д.

Классическим примером отсутствия среди принятых обозначений кода, крайне необходимого на практике, является период обязательного медицинского осмотра. В соответствии с федеральным законодательством сотрудники, осуществляющие отдельные виды деятельности, обязаны проходить медосмотры для определения пригодности к выполнению поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. Порядок проведения таких медосмотров и медицинские регламенты допуска к профессии установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н. Данная норма относится и к лицам, работающим с персональными компьютерами, т.е. к сотрудникам большинства организаций. Напомним, что, согласно ст. 185 ТК РФ, на время прохождения медицинского осмотра за работниками сохраняется средний заработок. Таким образом, необходимость учитывать данный вид времени не вызывает сомнения. Выходом может стать введение специального кода (например, «МО»), а основаниями для его проставления будут приказ о направлении работника на медицинский осмотр и документ, подтверждающий прохождение медосмотра (направление на медицинский осмотр (обследование), заключение медицинской комиссии, карта медицинских осмотров (обследований), заключительный акт по итогам проведения медосмотра и др.).

Определенные сложности возникают при учете времени работы в условиях, отклоняющихся от нормальных. Скажем, код «РВ» («03») обозначает продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Он будет ставится, если такая деятельность предусмотрена графиком сменности и не выходит за пределы нормальной продолжительности рабочего времени. Если сотрудник привлекался к работе вне графика для замены заболевшего сменщика, в табель будет вписывают тот же код. Однако оплаты в обеих случаях будет разной. Следовательно, для удобства соотнесения соответствующего вида учет рабочего времени с видом оплаты, в коде «РВ» («03») целесообразнее предусмотреть подкоды.

Еще одной проблемой для кадровиков является одновременное пересечение нескольких видов рабочего времени. Если сотрудник, направленный в командировку, прибывает из нее в выходной день, то в табеле этот день обозначается кодом «К» («06») – служебная командировка, а не «В» («27») – выходной день.

Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет, работником кадровой службы, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. В случае увольнения сотрудника, на него составляется отдельный дополнительный табель, так как, согласно действующему законодательству (ст. 140 ТК РФ), окончательный расчет с ним должен быть произведен в последний рабочий день.

Таким образом, табель является универсальным источником информации об использовании рабочего времени работником, структурным подразделением и организацией в целом. Он дает возможность провести соответствующий анализ и принять обоснованное решение об эффективности организационной структуры предприятия и оптимизации штатного расписания.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени (формы № Т-12 и № Т-13)