Учет товара на складе.
Добронравин Евгений, 2004
Любая система контроля запасов должна содержать информацию о наличии и местонахождении запасов, обо всех отгрузках и получении товаров. В то же время, многие системы на предприятиях не обеспечивают принятие правильных решений управления запасами именно по причине того, что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии. Вопросам повышения качества учета запасов посвящена эта статья.
Менеджеру по запасам обычно не присуще рассматривать товарные запасы как финансовые инвестиции. Чаще запасы рассматриваются не иначе, как железо, стекло, сталь или резина, нежели как твердая валюта или ценности, которые могут быть обменяны на наличные деньги. Но если менеджер начнет смотреть на запасы как на пачки денежных купюр, которые лежат на открытых полках, то процедуры сохранности, вероятно, существенно будут усилены.
Вопросы сохранности железа, стекла, стали и резины следует рассматривать не иначе, чем вопросы сохранности денежных средств в банке. За самые большие инвестиции торговой фирмы должен нести ответственность подотчетный работник, оформивший свою ответственность в установленном порядке.
Сохранность запасов должна включать многие из тех процедур, которые используются в банке для сохранения денег банка и его вкладчиков:
1. Документирование всех сделок. Никакой товар не должен уходить со складских полок без соответствующего документального оформления. В банке, работник производит тщательный подсчет (до копеек) денежных купюр каждую ночь перед тем, как покинуть банк. Теоретически, процедуры не должны быть другими, например, в торговле запчастями.
2. Ведение точных бухгалтерских записей. Любые товары подлежат списанию из регистров учета, как только они покидают полки хранения. Никаких займов, никаких свободных заборов товара, никаких других свободных изъятий товара с полок не должно производитьтся без письменной авторизации. Единственный способ избежать неправильного учета товаров в наличии – требовать постоянного документального сопровождения движения товара до того, как товар забирается.
3. Запрещение любого неавторизованного доступа в отдел хранения товаров. В банке никому не дозволено проходить за стойку. Никто не может забирать деньги из кассы банка без соответствующего документа. Не следует иметь никаких отличий и на вашем складе. Разрешение службе маркетинга, продаж, снабжения и даже директору фирмы забирать товары приводит к большому расхождению при сравнении учетных записей и фактического наличия товара при проведении инвентаризации.
4. Следование строгим процедурам и правилам приемки и отгрузки в отделе хранения. Именно на этой стадии множество товаров пропадает из-за того, что товары не всегда учитываются.
Таким образом, три принципа осуществления контроля запасами следующие: 1) Абсолютно никакого неавторизованного доступа в отдел складирования 2) Все посещения отдела должны контролироваться и записываться 3) Все приходы и отгрузки товара должны в установленном порядке контролироваться и документироваться.
К учету товара обычно предъявляются следующие требования: оперативность, точность, полнота.
Наиболее точную информацию о наличии товара на складе дают инвентаризации.
Ежегодные инвентаризации обеспечивают соответствие количества хранимого запаса и количества запаса по финансовым документам и отчетам. Ничто не может заменить в этом смысле эту процедуру.
Для того, чтобы инвентаризация была правильно проведена, подсчет запасов должен производиться тщательно, быстро и последовательно по видам товара. Наиболее ходовые товары подлежат подсчету в течение 48 часов, а остальные товары в течение последующих 72 часов. Согласование учетных записей с фактом должно производиться в течение 72 часов от начала подсчета.
Инвентаризацию легче и точнее производить в периоды, когда меньше всего остатков на складе.
В идеальном случае, не должно быть расхождений между результатами первого и второго подсчета. Согласно статистическому правилу, любой результат с поправкой +/- 2% разницы между первым и вторым подсчетом следует рассматривать как статистически допустимый.
Если складской работник может продемонстрировать целостность оперативных учетных записей, то запасы можно считать абсолютно сохраненными. Другими словами, если он закупил 5 штук, отпустил 3 штуки и может предъявить 2 штуки на полке, то никакого значения не имеет то, что отражено в бухгалтерской учетной системе. Запасы физически сохранены и менеджер по складу и финансовый отдел должны улучшать процедуры движения документов, если указанный баланс не соблюдается.
Помимо ежегодных инвентаризаций, для обеспечения сохранности запаса, требуются также дополнительные инвентаризационные процедуры. Это носит название непрерывной инвентаризации. Оно имеет место, если все товары во всех отделах подсчитываются на цикличной основе через определенный интервал времени. Рекомендуется производить эту инвентаризацию не реже, чем два раза в год.
Цикличный подсчет, позволяющий работнику склада осуществить просмотр всех товаров на полках, по крайней мере 2 раза в год рекомендуем и наиболее предпочтителен. При интенсивности подсчета 80 ассортиментных позиций за день, он обычно проходит по всему запасу в 20000 позиций как раз два раза в год. В дополнение к ежегодной инвентаризации это означает, что работник склада подсчитал и сверил каждую ассортиментную позицию, по крайней мере, три раза за год.
Помимо ежедневного подсчета 80 ассортиментных позиций по местам хранения, следует производить дополнительные подсчеты 20 наиболее ходовых позиций (итого 100 ассортиментных позиций).
Подсчет 80 наименований по местам хранения и 20 из 500 наиболее ходовых позиций ежедневно обеспечит подсчет всего запаса дважды в год с дополнительным подсчетом 500 наиболее ходовых позиций от 5 до 8 раз.
Любое важное решение менеджера по запасам производится исходя из знания остатков на складе и зависит от точности учетных записей. Непрерывная инвентаризация обеспечит своевременный, точный подсчет остатков и таким образом обеспечит большую действенность оперативной учетной системы для менеджера запасов и отдела складирования.
Исследования показывают, что при осуществлении непрерывной инвентаризации в течение 2 лет в торговле, следует ожидать отклонений от учетных записей менее чем 5%. Это позволяет отделу хранения, менеджерам и директору ощущать себя более комфортно в предложении необходимых товаров клиентам и обеспечивает большее удовлетворение покупателей.
Некоторые фирмы с небольшим ассортиментом товара проверяют наличие товара и получают текущие остатки по складу благодаря проведению ежедневной инвентаризации. Но в большинстве случаев фактический остаток товара определяется путем вычитания из начального остатка расхода и добавляя приходы товара на ежедневной, еженедельной или помесячной основе.
Компьютер позволяет получать эти остатки весьма просто и с высокой точностью. Ежедневные расходы и приходы запаса могут быть внесены в компьютер по мере их совершения или по окончании рабочего дня. При занесении приходов и расходов либо вручную, либо через сканирование штрих-кодов, вы значительно сокращаете необходимую работу по подсчету текущих остатков. Кроме того, компьютер позволяет хранить информацию об остатках множества самых разных товаров. Если у вас в ассортименте имеется 25 различных видов рыболовных крючков, то с использованием компьютерной системы, вы просто заносите все приходы и расходы, и компьютер оперативно и точно пересчитывает текущие остатки по каждому из наименований.
Компьютер позволяет хранить информацию по каждому товару о количестве, размере, весе, цене, месте нахождения всех товаров, проходящих через фирму, описание и другую необходимую информацию об отдельной ассортиментной позиции. Помимо информации о наличии запаса определенного наименования, важно знать его местонахождение на складе. Например, Вы знаете, что храните в запасе 35 гаек с правосторонней резьбой. Но важно также знать, где именно их можно найти. Предположим, вы обычно храните 10 разных видов чулков в запасе. Каждый вид имеет десятки различных стилей и цветов для каждого стиля. Естественно, вам требуется множество мест хранения для всех комбинаций этого товара. В результате фирма имеет пестрые огромные витрины вашего супермаркета с большими затратами на площади и на полочные места хранения, что требует в свою очередь большого количества рабочего времени по поиску на разных полках нужного товара, соответствующего потребности отдельного покупателя в конкретном сочетании характеристик продукта.
При использовании компьютеризированной системы, Вам требуется выставлять на витрину только небольшое количество образцов. По мере потребности, она заносится в компьютер, и система мгновенно отображает, где товар точно находится. С роботизацией процесса выборки заказа – заказ может быстро и точно собираться и выставляться на прилавок.
Другой технологией автоматизации является штрих-кодирование, которое делает процесс занесения данных о приходе и местонахождении товара более быстрым и точным.Падение цен на технологию компьютерного штрих-кодирования делает доступным ее использование и весьма точный учет запасов и даже позволяет отслеживать движение материалов между процессами. Компьютерное кодирование сопровождается печатанием ярлыков определенного образца на товаре и местах хранения, которые может читать компьютер. Большинство систем штрих-кодирования использует черточки на бумаге. В то же время UPS разработал голографический MaxiCode, который позволяет хранить в 5 раз больше информации на пространстве в 3 раза меньшем, чем обычный штрих-код. Если какая то часть его оторвана, компьютер может восстановить отсутствующий фрагмент.
Обеспечьте штрих-кодом каждый товар, который поступает в организацию для последующего сканирования стационарным или переносным сканером штрих-кодов. Компьютер затем ассоциирует штрих-код с отдельным товаром и поможет отслеживать его движение по процессам настолько далеко, насколько это необходимо.
Точный учет, процедуры сохранности запасов и компьютеризация вашей системы контроля запасов дает Вам потенциал для лучшего анализа запасов, прогнозирования трендов продаж и управления запасами. Это непременно окажет позитивный эффект на Вашу рентабельность инвестиций.