Ликбез для логиста, или Десять простых советов, как ускорить комплектование заказов на складе
Хотите повысить производительность при подборе заказов на складе? Журнал Logistics Management предлагает десять, по его мнению, очень простых, быстро осуществляемых и экономически эффективных советов, как сделать это, не вкладывая значительных денежных средств.
Практика показывает: на обычном товарном складе или на оптовой базе затраты на комплектовочные операции могут составлять до двух третей всех эксплуатационных расходов предприятия, как финансовых, так и временны’х. Эти цифры должен знать и учитывать в своей работе любой человек, принимающий решения, влияющие на процесс товародвижения, будь то руководитель предприятия, специалист по логистике или грузоперевозчик. Поэтому неудивительно, что компании, стремящиеся повысить производительность, очень часто начинают с модернизации именно этой сферы.
Многие фирмы, столкнувшись с необходимостью повышения рентабельности, часто сразу начинают с внедрения дорогих новых технологий или комплексов оборудования. Эти меры отнюдь не всегда дают желаемый результат, а вложенные в них средства не окупаются. Иногда совсем простые организационные преобразования позволяют добиться улучшения быстрей, с меньшими затратами и с большим эффектом, чем крупные инвестиции в новые технологии.
1. Смотреть, слушать и – учиться
Для начала не пожалейте времени и потратьте неделю, чтобы выяснить, где именно находятся те «узкие» места, из-за которых замедляется подбор заказов на складе. Внимательно понаблюдайте за рабочими, занятыми на комплектации, обстоятельно изучите их действия, проанализируйте перемещение документации. Например, как часто рабочие ходят к местам хранения и выдачи товаров и каких товаров там оказалось недостаточно? Сколько раз в день работнику, подбирающему заказ, мешают выполнять его действия другие работники? Сколько раз он столкнется с другими людьми в одном и том же узком проходе склада? Имейте в виду, что именно с таких мелочей и следует начинать выявление всего комплекса причин, замедляющих работу склада!
Проводя такое исследование, не стремитесь изучать деятельность лишь лучших или хороших работников. Чтобы иметь наиболее полную картину, надо ознакомиться с работой персонала всех категорий или каждого служащего склада.
Не ограничивайтесь наблюдением: побеседуйте с работниками. В конце концов, они же специалисты своего дела. Спросите, что конкретно им мешает работать и что хотелось бы изменить. Не сомневаемся, что вы сделаете неожиданные открытия! Очень полезно представить дело так, как если бы сами рабочие предложили вам ввести изменения. В таком случае обе стороны окажутся в выигрыше: ваши работники почувствуют, что их мнение важно для компании и проникнутся корпоративным духом, а вы легче осуществите те преобразования, которые наметили.
2. Меньше перемещений – выше производительность
Изыскивайте возможности сократить время, которое работники затрачивают на хождение по складу. Специалисты складского дела считают, что время, затрачиваемое на перемещения, может составлять до 60…80% всего процесса подбора заказа! Поэтому можно точно утверждать, что каждый сэкономленный шаг работника будет приносить вам реальную прибыль.
Одним из способов сокращения времени, затрачиваемого на перемещения, является создание «линии предварительного комплектования заказов», иногда называемой «складом в складе». Для этого для комплектования полных или неполных контейнеров необходимо выделить отдельную зону. Конечно, устройство «линии предварительного комплектования» – это дополнительный этап в организации поставок на склад, но очень скоро вы убедитесь, что полученные выгоды превзойдут затраты на ее организацию.
3. Расставьте всё «по полочкам»
Внимательно проанализируйте, как распределяются на складе разные категории товаров по местам хранения и выдачи. Обычно товары распределяют по скорости расходования: наиболее востребованные и быстро расходуемые товары категории А располагаются ближе всего к месту комплектования заказов. Для менее ходовых товаров категории В выделяются площади позади товаров категории А; наименее расходуемые товары категории С располагаются в самых дальних местах помещений. Такое размещение кажется естественным, однако на многих складах товары ошибочно располагают по видам продуктов, а скорость их расходования не учитывается.
Распределение товаров по складским площадям в зависимости от спроса может существенно увеличить производительность работы. Известен пример, когда одна компания продавала антиаллергенные товары, среди которых были популярные воздушные фильтры, входившие в состав почти каждого заказа. Однако эти фильтры были сложены у задней стены склада, и работникам, занимающимся подбором заказов, приходилось постоянно ходить за ними через все помещение. Когда эти фильтры переместили к месту комплектования заказов, темп отгрузки и экономическая эффективность увеличились весьма значительно.
Очень важно правильно определить наиболее быстро расходуемые и востребованные товары, и первостепенное значение здесь имеет именно то, как часто приходится обращаться к этому товару, а не какое количество товара отпускается.
Скорость отпуска товара – не единственный критерий при определении схемы размещения товаров. Среди прочих факторов, от которых зависит их место на складе, наиболее важны: соображения эргономики (свободные проходы и проезды и т. д.), значимость заказчика, а также то, насколько стандартен (унифицирован) заказ. Например, бывает более выгодно разместить тяжелые или громоздкие грузы вблизи места отпуска заказов. Выгоду может принести выделение специальных зон для крупных клиентов. Удобным может оказаться и размещение рядом товаров, которые часто заказывают вместе, даже если один из них относится к категории А, а второй – к категории С.
4. Чаще пересматривать схему расположения товаров на складских площадях
Не следует думать, что, один раз распределив товары на складе, на этом можно успокоиться. Экономическая эффективность размещения товаров меняется вместе со структурой спроса: на рынке практически ежедневно появляется новая продукция, а спрос на старые товары постепенно снижается. Поэтому время от времени требуется менять схему распределения складских площадей, и периодичность этого зависит от того, к какой сфере бизнеса относится склад. Например, на товарной базе крупной компании медицинских препаратов пересматривают схему распределения складских площадей ежеквартально, а компаниям, работающим с продуктами, имеющими высокую оборачиваемость или высокие сезонные пики спроса, возможно, есть смысл пересматривать схему расположения товаров ежемесячно или даже еженедельно.
Перемена мест расположения всех товаров на складе может быть делом очень трудоемким и длительным, поэтому рекомендуется прежде всего заняться товарами, на которые приходятся самые большие затраты времени и сил работников, комплектующих заказы. Возможно, менять положение других товаров и не имеет смысла, если они не пользуются спросом, не лежат на путях проезда транспорта и прохода людей и не мешают доставлять быстро расходуемые товары.
5. Комплектовать заказы группами
Гораздо рациональней комплектовать заказы не по одному, а группами. Если подбирать по два, три или даже по десять заказов одновременно, можно существенно повысить экономическую эффективность. Подбирая два заказа одновременно, вы почти вдвое экономите время на перемещениях, поэтому групповым методом подбора нельзя пренебрегать!
В тележку для подбора может помещаться до 10…12 комплектов, а потому подбор заказов группами будет стоить относительно недорого. Когда одна известная фирма, занимающаяся грузоперевозками, стала использовать метод подбора заказов группами в тележки, производительность комплектования увеличилась на 400%. В некоторых случаях очень удобно использовать тележки для перемещения одновременно двух паллет. Этот метод особенно подходит для подбора товаров целыми контейнерами.
6. Всегда иметь достаточный наличный запас товаров на складе
Комплектование заказа может замедлиться вплоть до полной остановки, если работник, приходя на требуемое место хранения и выдачи товаров, находит его пустым. Чтобы этого не случилось, необходимо организовать надежное, своевременное снабжение, которое всегда обеспечивает хотя бы минимальный наличный запас каждого товара. Следует ежедневно пополнять склад теми товарами, запас которых меньше установленного минимума. Это минимальное количество, равно как и максимальное, может быть разным, и каждая фирма определяет его самостоятельно. В среднем рекомендуется поддерживать наличный запас на уровне половины недельной потребности. В таком случае не нужно будет пополнять запасы каждые сутки, а достаточно завозить товар еженедельно.
7. Своевременно пересматривать парк оборудования
Оборудование на вашем складе, как правило, не всегда является самым рентабельным и экономичным для обработки отдельных видов товаров. Специалисты советуют складировать быстро расходуемые товары, запас которых пополняется еженедельно, на гравитационных стеллажах: такая форма хранения удобней хранения на обычных стеллажах, особенно если товар требуется отпускать по нескольку раз в день.
Быстро расходуемые товары, отпускаемые полными упаковками, рекомендуется складировать на паллетах в виде, готовом к комплектованию заказов. Для их хранения лучше также использовать гравитационные стеллажи.
8. Устранить путаницу и неразбериху
Схема внутреннего устройства и расположения товаров на складе должна быть простой, тогда работники не будут тратить много времени на поиски. Когда на одном участке складируется больше одного вида товаров, работникам, занятым комплектованием, потребуется лишнее время на отбор. Если распакованные и запакованные полные контейнеры хранят в одном месте, работникам приходится разыскивать нужный им запакованный ящик. Поэтому везде должны быть указатели, помогающие работникам быстро находить нужный товар. Например, на складе одной из фирм с этой целью были устроены вывески в виде картинок, на которых изображен не только товар, но и единица упаковки, например пачка, контейнер или ящик.
9. Поощрять клиентов заказывать «удобное» количество товаров
Подбор товаров для заказа по принципу «вразнобой» или «всего понемножку» занимает гораздо больше времени, чем подбор целыми поддонами или контейнерами. Рекомендуется поощрять клиентов заказывать товар полными упаковками или в количестве, составляющем полный поддон, его половину или четверть. Подбор таких заказов ускоряется, так как перегрузка, пересчет и упаковка товаров занимает меньше времени. Стимулировать клиентов заказывать «удобное» количество товаров должна гибкая система скидок на услуги комплектации.
10. Установить систему поощрений за скорость и точность
Организуйте курсы повышения квалификации для комплектовщиков заказов и установите систему вознаграждений, поощряющих их повышать скорость и точность при подборе заказов. Следует давать премии за превышение точно установленных норм, за работы, которые проводятся постоянно в течение достаточно длительного времени и ни в коем случае не должны избираться самими работниками. Следует предпринять все меры, чтобы работники не были заинтересованы в выборе одних лишь «выгодных» заказов. Поэтому, советуют специалисты, часто целесообразней устанавливать премирование целых бригад, а не отдельных работников. Постарайтесь объединить работников ради достижения главных общих целей и привязать зарплату и премии к результатам совместного труда – это принесет ощутимое повышение производительности. Однако поощрения не обязательно должны иметь денежную форму: это могут быть дополнительные выходные дни, ценные подарки, корпоративные праздники и т. д. Опросите своих работников – какие поощрения, не связанные с выплатой вознаграждений, им больше хотелось бы получать?
Правило вне правил: не забывайте про технологии!
Как мы отметили выше, рекомендации, изложенные в этой статье, касаются, главным образом, организационных, а не технических преобразований. Тем не менее это не означает, что значительного повышения производительности нельзя достичь, внедряя новые технологии.
Напротив, для некоторых компаний, особенно это касается логистических операторов и крупных производителей, новые технологии могут стать единственным практическим решением проблем повышения рентабельности предприятия. Однако опытные специалисты, которых мы попросили прокомментировать эту небольшую статью, все же рекомендовали руководителям складов и оптовых баз вначале попытаться привести в элементарный порядок организацию складского процесса и лишь затем, на основе анализа «узких» мест, принимать решение о внедрении дорогостоящих инновационных технологий и оборудования. Даже если вы применяете новую и дорогую технику на складе, где товары неправильно распределены по площадям и плохо организовано комплектование заказов, ее эксплуатация не даст положительных результатов.
В заключение напомним одну простую истину: сначала все-таки нужно решить, чего же вы хотите достичь, а уже потом – как это сделать. Один из ведущих экспертов в области комплектования, хорошо ориентирующийся в самой сложной технике, по этому поводу высказался так: «В ручной системе комплектации нет ничего плохого. Конечно, если она высокорентабельна».
Перевод с англ. С. Протасова