Как провести тендер среди поставщиков
Евгений Гриханов | Генеральный директор. Компания I.Q. Property Management
На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Начиная с каких сумм закупок следует проводить тендер
Какова роль тендерной комиссии и Генерального Директора в организации тендера
Какие шаги следует предпринять, чтобы выбрать лучшего партнера
Также Вы прочитаете
В каких случаях Генеральный Директор компании «Комус» участвует в тендерах
Что включает тендерное задание производственной фирмы «3М Россия»
Почему компания «Миэль-Недвижимость» предпочитает проводить закрытые тендеры
Цель тендера — выбрать такого поставщика товаров (услуг), который сможет удовлетворить все Ваши требования (по стоимости, срокам поставки, количеству товара и др.).
При этом нужно иметь в виду следующее:
Проведение серьезного тендера занимает не менее месяца, и, возможно, промедление сыграет важную роль в Вашем бизнесе. Так, не купив оборудование или не обратившись за услугой вовремя, Вы через месяц можете потерять клиента, а с ним и доход.
Организовывать тендер надо лишь при существенных закупках. По моему опыту, сумма должна быть не менее 10 тыс. долл. США. Если речь идет о меньших суммах, Ваши подчиненные должны самостоятельно находить более дешевые варианты, общаясь с будущими или нынешними партнерами.
Рассказывает практик
Компания «Комус» создана в 1990 году. Работает на рынках канцелярских и офисных товаров. Ассортимент насчитывает более 15 тыс. наименований продукции. «Комус» располагает широкой розничной сетью — 60 фирменных магазинов в Москве и представительства в 16 крупнейших регионах России. Численность сотрудников — 4 тыс. человек. Оборот «Комуса» в 2006 году составил 591 млн долл. США.
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
В нашей компании проводят тендеры при контрактах от 10 тыс. долл. США. В основном это касается поставок оборудования и сырья для производства, транспортно-складской инфраструктуры, закупок торгового оборудования, а также проведения рекламных кампаний. На мой взгляд, не нужно организовывать тендеры в случае долгосрочных контрактов с поставщиками либо специфичности рынка или проекта. Например, вряд ли стоит проводить тендер на поставки офисной бумаги, если заключен выгодный контракт с непосредственным ее производителем.
Рассказывает практик
Компания «3М»«3М Россия» — многопрофильная международная производственная корпорация, основана в 1902 году. Штаб-квартира находится в Сент-Поле (штат Миннесота, США). В 1991 году была образована компания . Сегодня компания занимается шестью бизнес-направлениями. Среди них: производство материалов для промышленности(клейкие ленты, абразивные материалы, фильтрующие системы), системы безопасности дорожного движения и средства индивидуальной защиты, телекоммуникационное оборудование, товары для дома и офиса, материалы для дизайна и рекламы. Клиенты — более 3000 предприятий, в том числе ОАО «РЖД», «Норильский никель», «Русал», «Северсталь», «ТНК-ВР», «АвтоВАЗ».
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
Тендер нужно проводить, если стоимость закупки (одноразовой или за год) превышает некоторую фиксированную сумму. Ее каждая компания устанавливает исходя из своих интересов и рисков при закупке. В нашей компании на тендерной основе закупаются сырье для производства, компьютерное оборудование, офисная техника и мебель, машины для автопарка, а также выбираются компании, оказывающие услуги (в сфере подбора персонала, PR и др.).
Оптимальный срок проведения тендера у нас не определен. В зависимости от сложности и суммы закупки тендер длится от двух недель до двух месяцев. Чем сложнее тендер, чем большее количество поставщиков в него вовлечено, тем больше времени уходит на анализ предложений и принятие окончательного решения. Но если тендер затягивается, то это сигнал о том, что в процессе его организации что-то было сделано неправильно.
Оцените ситуацию и, если Вы располагаете временем на проведение тендера, воспользуйтесь этой формой выбора партнера. Чтобы эффективно организовать тендер и достичь поставленной цели, необходимо сделать несколько шагов (см. также: Какой тендер можно провести).
Шаг 1. Организация тендерной комиссии
Тендерную комиссию Вы можете создать на временной основе или на постоянной (если тендеры Вы проводите регулярно). Состоять она должна из экспертов и представителя отдела, которому необходим данный товар. Роль председателя комиссии желательно взять на себя Генеральному Директору компании-заказчика. В качестве экспертов могут выступать как специалисты Вашей компании, так и Ваши знакомые или консультанты. Главное, чтобы они хорошо разбирались в той сфере деятельности, в которой Вы проводите тендер.
Советы Генеральному Директору:
1. Старайтесь больше общаться со своими директорами. Еще до начала тендера сформулируйте вместе с ними четкие требования, в соответствии с которыми будет проводиться выбор.
2. Создавать постоянную комиссию не всегда эффективно, так как приглашенные эксперты не могут разбираться во всех сферах. Лучше корректировать состав комиссии в зависимости от целей и области, где проводится тендер.
3. Ваша задача — обеспечить такие условия работы комиссии, чтобы быть уверенным: закупка соответствует потребностям Вашего бизнеса. Постарайтесь создать здоровый конфликт интересов между комиссией и поставщиками, участвующими в тендере.
Говорит Генеральный Директор
Международное консалтинговое бюро Brandflight — сетевое агентство корпоративного и персонального брендинга (российское представительство —«Brandflight Россия»). Деятельность бюро базируется на принципах, описанных в книге Томаса Гэда «4D Брендинг». В основе процесса — 24-часовая рабочая сессия с командой топ-менеджеров (сессии предшествует подготовительный этап), а также наблюдение за результатами в дальнейшем. Бюро сотрудничает с ведущими экспертами в разных областях бизнеса в Скандинавии, Великобритании, Франции, Германии и США. Имеет офисы в Стокгольме, Лондоне и Москве. Среди клиентов — компании Virgin, Gameland, Velle и другие.
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
Наша компания небольшая, поэтому проведением тендеров занимаемся мы с финансовым директором. В мои функции входит решение стратегических и тактических вопросов, таких как поиск партнера и общение с ним. А финансовый директор осуществляет финансовый контроль, заключает договоры, предоставляет мне всю необходимую финансовую информацию.
Рассказывает практик
Проект Chаteau le Grand Vostock (Шато ле Гран Восток) — уникальный российско-французский проект по производству в России вин европейского стандарта качества. Включает полный производственный цикл: выращивание винограда, закладка, старение вина во французских бочках, розлив в бутылки, а также дистрибуцию.
Елена Денисова | Финансовый директор проекта Chateau le Grand Vostock, Краснодарский край
Генеральным Директорам небольших компаний я рекомендую лично контролировать весь процесс (от создания тендерной комиссии до принятия решения). К примеру, наше предприятие проводило тендер, чтобы выбрать генподрядчика на строительство завода в Краснодарском крае. Я участвовала в подготовке тендерного задания, выборе партнеров и принятии окончательного решения.
По своему опыту могу сказать: если Генеральный Директор является руководителем проекта и председателем тендерной комиссии, именно он должен ежедневно контролировать проведение тендера.
Генеральный Директор, у которого в подчинении есть заместители по экономике и финансам, маркетингу, по стратегическому развитию и др., проведение тендера может передать подчиненным. В этом случае Вам отведена роль главного эксперта, который, получив информацию об участниках, может вынести окончательное решение. При необходимости Вы можете встретиться с понравившимися кандидатами.
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
Тендерная комиссия включает в себя руководителей подразделений или менеджеров — в зависимости от объема и характера тендера, степени вовлеченности подразделений в тендерный процесс.Наш Генеральный Директор не участвует в работе тендерных комиссий, но контролирует ее. Если тендер проводится на суммы от одного миллиона долларов США, он обязательно знакомится с заявками и результатом, если же речь идет о меньших суммах — по своему усмотрению.
Рассказывает практик
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
В нашей компании в тендерную комиссию всегда входят минимум три сотрудника: заказчик, его руководитель и менеджер по закупкам. К участию в тендере приглашаются не меньше трех работающих с компанией и потенциальных поставщиков продукции (услуг).
Поскольку один из принципов управления нашей компанией — делегирование полномочий от высшего звена к исполнителю, то Генеральный Директор участвует в работе тендерной комиссии лишь при закупках свыше определенных сумм или при выборе поставщика наиболее существенных для компании услуг (продукции). Чаще всего участие Генерального Директора минимально — на уровне эксперта.
Шаг 2. Разработка тендерного задания
В тендерном задании члены комиссии должны перечислить все требования к приобретаемой продукции (услуге). Этот документ позволит Вашим партнерам подготовить более полную информацию, а Вам — сравнить показатели поставщиков.
Документы для скачивания
44KB Образец тендерного задания
Советы Генеральному Директору:
1. Если стратегия развития Вашей компании позволяет определиться с объемами рассматриваемой сделки на два-три года вперед, то обязательно укажите это в тендерном задании.
2. Постарайтесь максимально точно сформулировать технические требования к приобретаемому товару (услуге) и необходимые характеристики. Это позволит Вам быстрее сравнить поступившие предложения, а следовательно, сократит время на проведение тендера.
3. Не указывайте в задании ненужные детали. Помните: излишняя детализация может затянуть тендер.
Рассказывает практик
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
Тендерное задание состоит у нас из следующих пунктов: письмо, приглашающее к участию в тендере, спецификация продукции или услуги, критерии оценки и вес каждого критерия, состав комиссии, сроки проведения тендера, требования к тендерной документации.
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
В нашей компании тендерное задание (бриф) включает следующие параметры: сроки проведения, формат принимаемой заявки от участников, условия определения победителей, задачи проекта и ожидаемый результат, бюджет проекта, прочие условия (механизмы финансирования, замера результатов и др.)
Шаг 3. Выбор партнеров
Комиссия должна разослать тендерное задание Вашим потенциальным партнерам. Так она, во-первых, пригласит их участвовать в тендере, во-вторых, сможет провести мониторинг цен на рынке: Вы поймете, кто завышает маржу, а кто — нет. Например, я стараюсь привлечь не более трех — шести компаний. Причем в этот список входят как крупные предприятия, так и небольшие. Парадокс заключается в том, что иногда последние имеют большее влияние на производителя оборудования и обладают самым главным качеством — гибкостью (в отличие от крупных компаний). Именно поэтому у лидеров рынка цены зачастую выше.
Когда у тендерной комиссии появились первые результаты, их надо проанализировать и попытаться понять, кто хочет заработать на Вашей компании, а кто — действительно стать Вашим партнером. Не стесняйтесь задавать любые вопросы. Изучая презентации, делайте пометки — они Вам очень пригодятся при коллективном обсуждении тендерной документации.
Советы Генеральному Директору:
1. Постарайтесь установить личный контакт с поставщиком. Встретьтесь с ним, расскажите о своих планах по закупкам. Это позволит выяснить, кто из партнеров действительно готов бороться за Вашу компанию и предложить наилучшие условия, кто из них более тесно общается с производителем. В итоге Вы сможете получить не только скидку от продавца, но и дополнительный бонус от производителя.
2. Если в России нет представительства интересующей Вас компании-поставщика, поручите подчиненным отправить письма с предложением о сотрудничестве в европейское представительство компании или в центральный офис. Как правило, это приводит к положительному результату.
Говорит Генеральный Директор
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
В процессе поиска потенциальных участников тендера стоит обращать внимание и на небольшие компании, которые готовы взяться за Ваш проект или предложить необходимую услугу (товар). Не говорите сразу «нет», сначала узнайте, кто именно там работает. Часто из крупных компаний уходят высококлассные профессионалы и организуют свой бизнес; сотрудничество с ними принесет хорошие плоды и, что немаловажно, обойдется дешевле.
Шаг 4. Переговоры с поставщиком, получение скидок
После анализа предложений и выбора потенциальных претендентов тендерная комиссия должна начать активную работу с ними по снижению стоимости. Генеральному Директору полезно знать следующие моменты в работе комиссии:
Рычаг воздействия на претендентов для получения скидок — тендерные предложения от других поставщиков.
Комиссии необходимо конструктивно подходить к общению с продавцом и производителем. Ищите недостатки у поставщика и в его решениях, а также риски, которые могут повлиять на дальнейшее общение с продавцом и производителем.
Комиссии еще до окончания тендера следует изучить стандартные условия договора. Затем, абстрагируясь от договора, члены комиссии должны плавно подвести поставщика к тем условиям, которые удовлетворят обе стороны.
Совет Генеральному Директору. Вы лично должны контролировать ход переговоров. Если видите, что без Вашей помощи дополнительного витка взаимоотношений не получится, включайтесь в переговоры. Тем самым Вы подчеркнете интерес к партнеру, который будет вынужден сделать ответный шаг. Но замечу, что таким образом подтолкнуть переговоры обычно удается лишь один раз.
Говорит Генеральный Директор
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
Бывает, что решение Ваших задач лежит на стыке предложений двух участников тендера. Это усложняет задачу. Но тендер для того и проводится, чтобы найти оптимальное решение. Порой использовать в проекте двух партнеров — гораздо эффективнее. К примеру, в рекламном и коммуникационном бизнесе это случается достаточно часто.
Шаг 5. Проверка партнеров
Перед окончательным выбором партнера нужно убедиться, что обещания будут им выполнены. Существует несколько способов проверки контрагентов: публичный, закрытый и сарафанное радио.
Публичный способ. Проверка заключается в поиске информации в Интернете и прессе. К сожалению, таким образом Вы не всегда получите стоящие сведения, но кое-что, безусловно, понять можно. Так, любая уважающая себя современная компания заботится о своем «лице» в Интернете. Обратите внимание на корпоративный веб-сайт, качество его оформления. Уровень сайта будет говорить о том, как именно компания позиционирует себя на рынке. Однако я не раз сталкивался с профессиональными компаниями, совершенно не занимающимися самопиаром. По их словам, хороший товар в рекламе не нуждается.
Закрытый способ. Попросите у предполагаемого партнера информацию о его реализованных проектах, а также перечень клиентов (можно и без контактных данных). Например, я самостоятельно ищу контактных лиц в компаниях, представленных партнером, и получаю отзывы. На мой взгляд, это самый объективный способ проверки.
Сарафанное радио. Позвоните знакомым и партнерам, узнайте их мнение о Ваших будущих поставщиках. Как правило, это не более чем слухи. Однако порой и среди слухов встречается правдивая полезная информация (о том, как проверить партнеров, читайте также в статье «Как разработать систему налоговой защиты»).
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
Подводя итоги тендера, мы проверяем новых партнеров, рассматриваем их кредитную историю, место и репутацию на рынке, собираем рекомендации. Представление итогов своих работ для других заказчиков, их координат и рекомендаций обычно включается в условия участия в тендере.
Шаг 6. Принятие решения
Итак, основные шаги сделаны. Теперь на основании полученной информации тендерная комиссия должна принять окончательное решение.
Советы Генеральному Директору:
1. Обязательно присутствуйте на итоговом заседании тендерной комиссии.
2. Дайте возможность высказаться каждому члену комиссии.
3. Постарайтесь подвести комиссию к самостоятельному решению и единому мнению. В противном случае Вы должны быть готовы к тому, что окончательное решение придется принимать Вам.
Говорит Генеральный Директор
Сергей Митрофанов | Генеральный Директор по России и странам СНГ международного консалтингового бюро Brandflight, Стокгольм — Лондон — Москва
Будучи не только организатором, но и участником тендера, советую не затягивать с принятием окончательного решения о выборе партнера. Подготовка тендера, составление тендерного задания и приглашение участников могут занимать столько времени, сколько Вы сочтете нужным. Однако, отсеяв неподходящих и оставив двух-трех лучших, постарайтесь сообщить им о Вашем решении в кратчайшие сроки. Если Ваши раздумья продолжатся месяц, а то и два, участники тендера просто могут отказаться с Вами сотрудничать.
Рассказывает практик
Виктор Марченко | Руководитель по закупкам компании «3М Россия», Москва
Мы принимаем окончательное решение на основе анализа предложений, качества презентаций, оценки переговоров с поставщиками и рекомендаций от существующих клиентов. Также для проверки выбранного нами поставщика можем провести тестовые закупки.
Рассказывает практик
Анатолий Кулиш | Коммерческий директор компании «Комус», Москва
Если тендер закрытый, то отбираются заранее несколько участников — до пяти компаний. Если открытый, то число участников ограничивается только утвержденными сроками подачи заявок.
С победителем тендера идет дальнейшая работа по уточнению его предложения. Главное условие переговоров: такие моменты, как цена услуг, объем работ, результат, пересмотру подрядчиком не подлежат, за исключением тех случаев, когда условия меняем мы.
Бывает, что в процессе уточнения появляются новые неприемлемые для нас условия со стороны подрядчика. Тогда мы обращаемся к другим устраивающим нас заявителям либо проводим новый тендер.
Кто первый назвал цену, тот проиграл
Риелторская компания «Миэль-Недвижимость» основана в 1990 году, обладает развитой информационной базой и передовыми технологиями. В настоящее время в Москве и Подмосковье открыто 37 отделений компании. «Миэль-Недвижимость» оказывает полный спектр профессиональных услуг на рынке недвижимости.
Григорий Куликов | Председатель совета директоров компании «Миэль-Недвижимость», Москва
На мой взгляд, открытые тендеры малоэффективны, они отнимают больше времени и сил. Мы проводим закрытые тендеры, поскольку знаем, кто и что нам может предложить.
Тендеры в нашей компании делятся на две категории:
1. Выбор партнера-аутсорсера (для выполнения работ, связанных с нашим производством) — архитектурной мастерской, генерального подрядчика и т. д.
2. Выбор обслуживающей компании: тендер по выбору фирмы для обновления нашего корпоративного сайта, разработки креативной концепции, IT-системы.
Какой тендер можно провести
Открытый тендер — это публичная акция, в ее ходе Ваша компания достаточно широко освещает свои ближайшие рыночные намерения. Вы формулируете задачу, описываете рыночную ситуацию и условия, которым должно соответствовать решение задачи. После этого информация о тендере распространяется в открытых источниках.
Открытый тендер я рекомендую проводить, если сумма заказа очень велика (например, речь идет о строительстве здания). Открытый тендер обеспечит максимальную прозрачность для акционеров при выборе партнера и принятии решения, значительно снизит вероятность того, что на итоги повлияет материальная заинтересованность Ваших подчиненных (проще говоря — будет получен откат).
Закрытый тендер предполагает, что Вы или тендерная комиссия проводите предварительный отбор участников (как правило, не более пяти-шести компаний), знакомитесь с их представителями, рассказываете о своих планах.
Объявления о проведении закрытых тендеров не публикуются, приглашения направляются в индивидуальном порядке. Обычно в закрытых торгах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы.
Такой тендер лучше проводить, если Вы ограничены во времени и знаете рынок профессиональных компаний в рассматриваемой области. В противном случае (при открытом тендере) Вам придется потратить время на изучение опыта и уровня компаний, оценить риски взаимодействия с потенциальными партнерами, которые желают участвовать в тендере. Все это приводит к увеличению сроков.
По материалам, предоставленным автором статьи
Мы обязательно создаем тендерную комиссию — как правило, не более чем из семи человек. Этого вполне достаточно, чтобы получить объективное мнение о поставщиках. Председателем комиссии обычно назначаем руководителя курирующего бизнес-подразделения. Так, если речь идет о строительстве поселка, председателем комиссии будет директор управления загородной недвижимости, когда же проводится тендер по выбору креативной концепции — директор управления маркетинга. Обычно я выступаю экспертом тендерной комиссии, иногда — председателем. При принятии окончательного решения о выборе партнера мой голос является «одним из». Никаких привилегий у меня, так же как у остальных членов комиссии, нет.
По моему опыту, участвовать в тендере должно не больше пяти — семи компаний. Большее количество сложно оценивать. Но, чтобы пригласить достойных участников, важно правильно составить тендерное задание. Наши требования к нему — структурированность, наличие ключевых параметров, по которым участник тендера сможет высказать свое мнение: «в состоянии выполнить или нет», «устраивают условия или нет».
Необходимо, чтобы после изучения тендерного задания потенциальные партнеры могли сделать нам предложения, которые затем мы смогли бы сравнить. К примеру, тендерное задание по выбору архитектурной мастерской содержит следующие пункты:
Другой вариант — просто ограничиться территориальными характеристиками проекта и отдать все остальные параметры на откуп архитекторам. Однако в этом случае тендер может затянуться надолго.
Совет! Важный момент, о котором я рекомендую не забывать, — это стоимость проекта.
Существует аксиома продавца: «Кто первый назвал цену, тот проиграл». Когда Вы составляете и рассылаете тендерное задание, общаетесь с участниками и даже уже видите будущего партнера, ни в коем случае не говорите ни слова о цене проекта. Участники сами должны калькулировать и оценивать, сколько стоит их работа. Ваша роль — сказать, что Вы хотите, слушать и сравнивать.
Окончательное решение надо принимать поэтапно: сначала проверьте качество, затем сравните цены, дальше договаривайтесь о сроках. Вполне вероятно, Вам удастся получить скидку. Но не ставьте это главной целью проведения тендера.
ПОЛЕЗНЫЕ ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ
Статья П. Круковского «Откуда берутся честные цены?». Общаясь с директорами компаний, занимающихся строительством, проектированием и монтажом инженерных систем зданий, автор пришел к выводу: сложившаяся в России практика проведения «бездумных» тендеров приводит к тому, что профессионально работающие компании, обеспечивающие высокое качество работ (услуг), лишаются заказов, которые передают шабашникам. Даны общие правила проведения тендеров, детально рассмотрены тендеры в сфере систем безопасности и телекоммуникаций.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54927/