Интеграция систем KPI/BSC и бюджетирования в единый инструмент управления
Вихров А.А., Лекомцев П.А.
Развитие Бизнес Систем (РБС)
Опубликовано в \"Журнале управления компанией\", №10(53), 01.10.2005
KPI (key performance indicators) - набор основных показателей, характеризующих достижение целей и эффективность деятельности компании.
BSC (balanced scorecard) - разновидность систем KPI, основанная на стратегии, в которой состав показателей сбалансирован по различным аспектам (финансовые - нефинансовые, опережающие - отсроченные и т.д.)
Авторы предлагаемой вашему вниманию статьи предлагают пути решения основных проблем, возникающих перед топ-менеджерами при практическом совмещении и использовании систем KPI/BSC и бюджетирования.
Несмотря на то, что бюджетирование как технология имеет достаточно почтенный возраст, оно до сих пор не потеряло своей актуальности и используется практически всеми компаниями (особенно в странах с устоявшейся рыночной экономикой). Так, по данным исследования, проведенного компанией KPMG в 2004 г. , 95% опрошенных компаний используют бюджетирование в своей деятельности.
В то же время растет понимание того, что бюджетирование как система управления имеет и объективные ограничения, основные из которых - недостаточное использование нефинансовых показателей и ориентация на решение краткосрочных задач в ущерб долгосрочным. Это привело к появлению и широкому распространению различных систем управления по показателям эффективности. По данным того же исследования, вопрос о дополнении бюджетирования KPI рассматривают 32% компаний.
В то же время и системы KPI, и системы бюджетирования, оказывая поддержку в принятии управленческих решений, решают и собственные специфические задачи: одна - в области финансового, другая - в области стратегического управления. Наш опыт показывает, что наиболее эффективной в применении станет единая система, совмещающая функции и задачи как KPI, так и бюджетного управления.
Почему необходима единая система управления по KPI и бюджетам?
Самой известной и проработанной концепцией управления по KPI является Сбалансированная система показателей (BSC), поэтому в дальнейшем мы будем опираться на подходы, определенные ею.
Компании по-разному подходят к внедрению управления бюджетом и KPI. Многие делают это разрозненно, так как заказчиком системы бюджетного управления выступает обычно финансовый директор, а системы KPI - другие топ-менеджеры, начиная от заместителя директора по стратегии и вплоть до генерального директора.
Если KPI и бюджеты обособлены и не рассматриваются в качестве единой системы, у компании неизбежно возникают две основные проблемы, связанные с разрывом между стратегическими целями и текущей деятельностью:
1. Противоречивость целевых значений долгосрочных KPI и плановых показателей годового (мастер-) бюджета.
При \"оцифровке\" (установлении целевых значений) выбранных KPI не остается документа, наглядно показывающего взаимосвязь бюджетных статей и KPI одновременно и на уровне компании, и на уровне подразделений - центров ответственности. Кроме того, поскольку годовые бюджеты строятся обычно \"от достигнутого\" и нацелены на достижение краткосрочных финансовых целей (ROE, прибыль и т. п.), в них не выделяются статьи затрат, связанные с выполнением соответствующих KPI. Это приводит к скрытому дефициту ресурсов для их выполнения. Например, в системе бюджетирования может существовать статья \"Расходы на рекламу\", а в системе KPI показатель \"Количество новых клиентов\". При этом планирование (и контроль) расходов на рекламу осуществляется независимо (например, \"от достигнутого\") от планирования и контроля KPI.
2. Низкая обоснованность планирования затрат на стратегические инициативы, программы, мероприятия.
В процессе бюджетирования возникают значительные трудности в планировании затрат на мероприятия с отсроченным и труднооценимым эффектом (внедрение ERP-систем, программ повышения мотивации и квалификации персонала и т. п.). Как правило, их эффект становится очевиден в долгосрочной перспективе и на уровне компании в целом. Такие мероприятия в системе бюджетов планируются в отрыве от целей, на которые могут и должны воздействовать подобные инициативы. Одним из результатов этого является то, что в бюджет попадают программы тех подразделений, менеджеры которых \"громче кричат\".
Оторванность систем друг от друга становится причиной неэффективной мотивации руководителей подразделений к достижению стратегических целей. Как правило, после установления целевых значений KPI при конъюнктурных отклонениях (которые неизбежны) затраты на мероприятия урезаются, но целевые значения KPI высшим руководством если и пересматриваются, то с явной неохотой и без должного обоснования, что ведет к их невыполнению и в результате дискредитации самой идеи эффективного стратегического управления по KPI.
Устранить эти проблемы позволяет интеграция систем в единое целое. В табл. 1 показано, каким образом при осуществлении различных функций управления в единой системе проявляется синергетический эффект.
Таблица 1. Синергетический эффект объединения систем KPI и бюджетирования
Функции управления
Система KPI
Единая система
Планирование
Распределение ресурсов компании на текущий период
Конкретизация стратегических целей
План целей и ресурсов для их достижения в количественном выражении
Координация
Жесткая связь бюджетов ЦФО и бюджетов компании
Причинно-следственная связь KPI-подразделений и KPI-компании в целом
Взаимосвязанные планы показателей по подразделениям и компании в целом
Мотивация и контроль
Экономия бюджетов по ЦФО
Достижение целевых значений KPIподразделением
Достижение целевых значений KPI центрами ответственности при экономии бюджетов
Таблица 1. Синергетический эффект объединения систем KPI и бюджетирования
|
Функции управления |
Система бюджетирования |
Система KPI |
Единая система |
|
Планирование |
Распределение ресурсов компании на текущий период |
Конкретизация стратегических целей |
План целей и ресурсов для их достижения в количественном выражении |
|
Координация |
Жесткая связь бюджетов ЦФО и бюджетов компании |
Причинно-следственная связь KPI-подразделений и KPI-компании в целом |
Взаимосвязанные планы показателей по подразделениям и компании в целом |
|
Мотивация и контроль |
Экономия бюджетов по ЦФО |
Достижение целевых значений KPIподразделением |
Достижение целевых значений KPI центрами ответственности при экономии бюджетов |
Рис. 1. Структура стратегического бюджета.
Далее мы рассмотрим, каким образом формируется взаимосвязь между системами, позволяющая создать единую схему управления.
Как строится взаимосвязь между KPI и бюджетами?
Для того чтобы связать стратегические цели с бюджетированием, необходимо структурировать выполнение поставленных задач во времени и связать его с ресурсами, необходимыми для их осуществления. С этой целью используется специальный инструмент - стратегический бюджет, структура которого изображена на рис. 1.
В стратегическом бюджете планирование и контроль экономического эффекта (влияния на финансовую составляющую) от реализации затратных стратегических инициатив осуществляется через совместное выполнение бюджетных показателей и KPI, развернутое на стратегическом временном горизонте.
Архитектура бюджета предусматривает два взаимозависимых компонента:
Формализация причинно-следственных связей между KPI осуществляется с помощью коэффициентов, рассчитанных на основе экспертных оценок, по статистике либо с помощью комбинации этих методов;
взаимосвязь экономического эффекта от реализации стратегической инициативы (влияния на доходы и/или расходы компании) и соответствующих затрат на ее осуществление.
При этом на разных уровнях управления взаимосвязь между KPI и бюджетами строится похожим образом:
KPI компании соответствуют выполнению программ, инициирующих и просчитывающих затраты на их реализацию в рамках стратегического бюджета компании;
KPI подразделения - центра ответственности соответствуют инициативам и затратам данного центра на их реализацию в рамках компетенции подразделения.
Рис. 2. Промежуточные точки контроля.
Рис. 3. Карта целеполагания.
В практике многих компаний функция долгосрочного планирования закреплена за бизнес-планом. Однако в бизнес-планировании, как правило, отсутствует распределение ответственности и контроля за исполнением бизнес-плана по центрам ответственности. Кроме того, планирование обычно осуществляется в разрезе инвестиционных проектов, бизнес-единиц либо по компании в целом. Это сковывает инициативы руководителей функциональных подразделений, таких как закупки, маркетинг, производство, казначейство и др. Поэтому бизнес-план важен скорее в качестве обосновывающего документа к стратегическому бюджету, нежели как инструмент стратегического управления.
Следует отметить, что в отличие от такого же долгосрочного инвестиционного (капитального) бюджета, в котором планируются проектно обособленные чистые денежные потоки, разнесенные по времени выполнения каждого проекта, стратегический бюджет предполагает использование структуры взаимосвязей между KPI и бюджетными показателями для компании в целом.
Каким образом стратегический бюджет снижает риск невыполнения стратегических задач?
Для руководителей высшего звена, тратящих значительные усилия на формирование стратегии, принципиальным является вопрос ее осуществимости. В то же время стратегическое планирование, даже с использованием методологий KPI, не гарантирует достижение стратегических целей. Однако, используя стратегический бюджет как механизм связи системы KPI с бюджетированием, можно существенно снизить риск невыполнения поставленных стратегических задач.
При составлении стратегического бюджета можно выделить следующие операции:
Установление промежуточных точек контроля (см. рис. 2).
При отсутствии промежуточных точек контроля невозможно своевременно реагировать на факторы (внешние и внутренние), воздействующие на осуществление стратегии и, соответственно, подвергающие ее риску невыполнения. Так, например, целевое значение показателя стоимости компании, запланированное к достижению в 2010 г., может быть проконтролировано по промежуточной динамике в каждый отдельно взятый год, месяц, неделю 2006-2010 гг.
Определение формализованных взаимосвязей между KPI, между KPI и затратными инициативами.
Формализация взаимосвязей позволяет на этапе контроля постоянно проводить их верификацию, что дает возможность своевременно скорректировать неверно сформулированные гипотезы и внести необходимые изменения в показатели и бюджеты.
Оптимизация бюджета на основе показателя риска.
Риск зависит от степени разнесения затрат и эффекта во времени, силы связей между KPI, равномерности распределения контрольных точек во времени и других факторов.
Одним из возможных показателей риска является соотношение объема экономического эффекта от мероприятий и затрат на их осуществление с учетом временного фактора и силы связи между показателями. Очевидно, что, чем больше этот критерий, тем больше запас прочности, заложенный в осуществление стратегии. Этот критерий является определяющим для отбора отдельных инициатив и принятия бюджета в целом, так как предполагается, что выбранная стратегия переводит компанию в качественно новое состояние при условии сопоставления суммы стратегических затрат и долгосрочного эффекта от реализации стратегических инициатив. Тем не менее каждая компания может предусмотреть особенности расчета показателя риска исходя из структуры собственного стратегического бюджета.
Как закрепляется ответственность в единой системе управления?
Центрами ответственности в традиционной системе бюджетирования являются центры доходов, затрат, прибыли, прибыли/инвестиций, т. е. центры, сформированные на основе финансовых KPI.
В системе KPI, где обязательно присутствуют и нефинансовые характеристики, в основе выделения центров ответственности, за которыми закрепляются карты показателей, лежат индексы, соответствующие дополнительным приоритетам развития, таким как уровень инноваций, текучесть персонала и т. п.
Поэтому при выделении центров ответственности на основании организационной структуры необходимо обращать внимание не только на наличие и существенность затрат, контролируемых руководителем, но и на наличие KPI, относящихся к этому подразделению. Например, отдел снабжения, с одной стороны, является центром затрат на осуществление функциональных обязанностей и инициатив отдела по рациональному материально-техническому обеспечению с точки зрения бюджетного управления и, с другой стороны, центром ответственности по выполнению следующих KPI: оборачиваемость запасов, количество своевременных поставок и т. п.
Если при формировании ЦФО отдел снабжения мог быть включен в ЦФО \"Администрация\" из-за незначительной суммы затрат и слабой степени влияния на них руководителя отдела, в единой системе отдел снабжения будет выделен в отдельный центр ответственности, в котором помимо KPI будут контролироваться затраты на их выполнение.
В то же время руководители единых центров ответственности несут ответственность и за выполнение текущего бюджета в пределах полномочий, соответствующих их центру ответственности (доходы, расходы, прибыль, прибыль/инвестиции), т. е. являются также и руководителями ЦФО в классическом понимании.
Как единую систему управления использовать в качестве инструмента мотивации сотрудников?
Главное для успешной мотивации - обеспечить соответствие полномочий и ответственности в рамках центра ответственности. Механизм мотивации проявляется следующим образом:
карта KPI закрепляется за руководителем центра ответственности. Например, руководитель функционального подразделения - начальник отдела снабжения несет ответственность по показателям оборачиваемости запасов, срыва и срочности поставок и премируется исходя из степени их выполнения. Генеральный директор или руководитель бизнес-единицы несут ответственность за достижение показателей компании в целом (например, ROE, доля рынка, производительность труда, текучесть персонала);
бюджет закрепляется за руководителем центра ответственности.
При этом, как правило, центр затрат, прибыли, прибыли/инвестиций отчитывается по соответствию запланированным затратам, прибыли, соотношению прибыли и инвестиций;
в единой системе центры финансовой ответственности совпадают с центрами ответственности по выполнению KPI.
Контроль и поощрение руководителей ставится в зависимость от результатов выполнения KPI их центрами ответственности при условии выполнения подразделением бюджета развития.
Как реализуется механизм единой системы управления по показателям?
Как уже было сказано, основными функциями управления, которые присутствуют и в системе KPI, и в системе бюджетирования, являются планирование, координация, мотивация, контроль. Планирование начинается с целеполагания и составления соответствующей карты KPI уровня компании (см. рис. 3).
Затем происходит распределение показателей по центрам ответственности с учетом их функциональной специфики, составляются карты KPI руководителей подразделений для дальнейшей выработки подразделениями затратных инициатив, направленных на выполнение KPI. Поскольку подавляющее большинство инициатив стратегического характера являются в своей основе затратными, необходимо выделение этой стратегической составляющей в обособленный бюджет развития, включающий в себя затраты как капитального, так и некапитального характера.
После формирования инициатив (программ мероприятий) под конкретные целевые значения KPI происходит формирование стратегического бюджета, в котором затраты на инициативы сопоставляются с эффектом от их реализации в долгосрочном периоде.
Затем, после процедуры отбора инициатив и корректировки целевых значений KPI уровня компании на основе минимизации показателя риска стратегического бюджета, формируются годовой бюджет компании, годовой бюджет подразделения и скорректированная карта KPI руководителей подразделений - центров ответственности.
Таким образом, в описываемой системе с использованием стратегического бюджета полностью реализуется принцип управления \"сверху вниз\" и \"снизу вверх\": сверху вниз утверждается часть бюджетов подразделений, необходимая для выполнения текущих функций компании, но не затрагивающая изменение значений стратегических KPI, снизу вверх, соответственно, инициативы подразделений влияют на формирование текущего бюджета компании.
Кто контролирует процесс управления по единой системе бюджетов и KPI?
Основную роль в единой системе управления по бюджетам и KPI целесообразно поручить финансовому директору, поскольку:
финансовый директор традиционно отвечает за бюджетный процесс и интеграцию планов компании на перспективу;
финансовый директор владеет исчерпывающей информацией о деятельности компании и своевременно может контролировать уровень риска произведенных стратегических расходов, а также долгосрочный эффект от их осуществления;
совмещенная с KPI cистема бюджетирования использует те же функции управления и тот же аналитический инструментарий, что и собственно бюджетирование. Это облегчает встраивание ее в существующие бизнес-процессы финансового блока.
Кроме того, в последнее время обозначилась тенденция к пересмотру роли финансового директора (CFO) компании в сторону назначения его именно интегратором различных функций с целью управления стоимостью.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55706/