Знакомьтесь – реинжиниринг
В. Савинов, директор по развитию компании «Архитек-Инжиниринг»
Понятие «реинжиниринг» на отечественном складском рынке появилось недавно, и, наверное, поэтому иногда встречаются разные толкования этого термина. В классическом определении под реинжинирингом подразумевают радикальное переосмысление и перепроектирование деловых процессов (бизнес-процессов) для достижения резких, скачкообразных улучшений главных современных показателей деятельности компании, таких как стоимость, качество, сервис и темпы. Само понятие возникло на западе в начале ХХ века как новая революционная технология улучшения бизнес-процессов.
В России этот термин почему-то упорно пытаются связать со стройкой, реконструкцией и другими физическими преобразованиями конкретных объектов. Видимо, правильному восприятию мешает корень слова, прочтение которого в воображении россиян вызывает ассоциацию с инженером – человеком в строительной каске и с чертежами под мышкой. На самом деле реинжиниринг бизнес-процессов используется в случаях, когда надо принять обоснованное решение о реорганизации деятельности: радикальных преобразованиях, реструктуризации бизнеса, замене действующих структур управления на новые и проч.
Понятие реинжиниринга складских комплексов было расширено участниками рынка, и помимо собственно бизнес-процессов в него, как правило, включают любое существенное изменение, приводящее к резкому увеличению производительности или ощутимой оптимизации существующего складского хозяйства. С этой точки зрения любые изменения, приводящие к качественному улучшению основных показателей складского хозяйства – скорости приемки и отгрузки товара, эффективности использования существующих или планируемых площадей, снижению потерь от пересортицы и недостачи и т. п., относятся к реинжинирингу. Зато методы, с помощью которых достигается качественное улучшение этих показателей, могут быть разными, в зависимости от того, какими исходными данными мы располагаем и к какому качественному результату хотим прийти.
Проиллюстрируем наши тезисы простым примером реинжиниринга складского хозяйства. Компания обнаружила, что за последний год потеряла десять крупных клиентов, которые делали 30% оборота компании. Руководство, собрав по этому вопросу два внештатных совещания, выяснило, что проблема – в низкой скорости обработки поступающих от клиентов заказов. Поступивший заказ доставляли только на следующий день, тогда как конкуренты делали доставку в тот же день. Руководство, пригласив «начальника транспортного отдела» и «начальника склада», поставило задачу увеличить скорость обработки заказов. Начальник транспортного отдела заявил, что всему виной недостаточное число автомобилей, используемых для доставки, попросил денег на покупку трех автомобилей и увеличить штат. Руководитель склада сказал, что проблема в том, что номенклатура товаров слишком большая – сотрудники тратят много времени на подбор товара, и попросил дополнительного финансирования на организацию стеллажей, дополнительную автоматизацию и сотрудников. Сумма недополученной прибыли от потери клиентов составила 300 тыс. USD в год, а целевое финансирование – около 200 тыс. USD. Скрепя сердце руководство выделило деньги и… никакого эффекта! В чем причина? Очевидно, не было проведено тщательное исследование проблемы, решения принимали, что называется, «на коленке». Результат – прямые убытки и упущенное время.
Отправной точкой любого реинжиниринга является тщательный, детальный анализ существующей проблемы, и уже на основании этого должно быть разработано несколько вариантов ее решения. Все варианты должны быть исследованы с точки зрения экономической эффективности и временны’х показателей, необходимо учесть возможные риски, перспективы роста и развития компании.
Инструментами и элементами реинжиниринга складского хозяйства могут быть: оптимизация топологии и документооборота склада; изменение правил, методологии и алгоритмов обработки входящих и исходящих товаров; организация или оптимизация стеллажного хранения; автоматизация процессов, оснащение складской техникой и внедрение системы автоматизации управления складом – WMS (warehouse management system); новые нормативы и штатное расписание сотрудников; реконструкция существующих зданий, сооружений и т. п. Какой из элементов выбрать и использовать, можно решить при тщательном анализе всех сторон проекта.
Например, такая проблема, как очевидная нехватка складских площадей, далеко не всегда повод для аренды нового помещения. Зачастую бывает достаточно провести реинжиниринг склада и сэкономить несколько миллионов долларов на аренду, оснащение, оптимизацию нового объекта, переезд и другие возможные издержки. Кажущиеся очевидными решения, такие как, например, аренда современного склада класса А и организация высотного хранения взамен привычного двух-трехъярусного, не только не помогут решить проблему, но и усугубят ее. Компании с обширной номенклатурой и мелкими заказами, которые требуют ручной комплектации при переезде на склад, подразумевающий высотное хранение, столкнутся либо с нехваткой площадей на первом ярусе для комплектации заказов, либо с ощутимой недозагрузкой верхних ярусов. Придется организовывать мансардные стеллажи для увеличения площади ручного подбора – а это существенные финансовые затраты на адаптацию складского комплекса и перерасход средств на аренду высотного склада.
В процессе реинжиниринга заказчик, как правило, сталкивается с самой главной проблемой: никто не хочет защищать его интересы, а консультанты обычно анализируют существующие процессы, разрабатывают концепцию, дают рекомендации, но реализовывать приходится все самому. На этапе реализации заказчик сталкивается с множеством нюансов и специфических вопросов, которые задают ему подрядчики и поставщики оборудования, конкретных решений и информационных систем. Даже на этапе разработки концепции реинжиниринга важно выбрать компанию, которая не будет заинтересована в продвижении конкретной марки оборудования или конкретного решения. Если, например, за реинжиниринг берется компания, занимающаяся поставками стеллажного оборудования, или поставщик складской техники, то очевидно, что рекомендации будут направлены на максимизацию прежде всего их собственной прибыли, а не на экономию денег заказчика и решение его проблем.
Реинжиниринг складского хозяйства – процесс многофакторный, он может включать в себя изменения существующих технологий и алгоритмов работы, поставку нового оборудования и автоматизацию. Склад нормально «заживет» только в случае, если все подрядчики станут работать слаженно и в интересах заказчика. Вполне очевидно, что такой вариант развития событий возможен только при квалифицированном контроле со стороны заказчика. Ему придется следить за бюджетом, сроками и качеством исполнения работ всех подрядчиков, поставщиков оборудования, консалтинговых компаний, инженеров, программистов и других специалистов, задействованных в процессе.
Заказчик должен знать или разобраться во всех нюансах и тонкостях строительства, логистики, постановки технических заданий программистам и т. д. Если у него нет богатого опыта в реализации подобных проектов, придется учиться на собственных ошибках и… убытках. Самый идеальный вариант – найти квалифицированную компанию, которая будет вести проект от начала до конца, отстаивая интересы заказчика. Однако если заказчик все же решит разобраться во всем самостоятельно, то самое простое, что можно ему посоветовать, – это попытаться пообщаться с теми, кто уже прошел по пути потерь и ошибок.
Ощутимые финансовые затраты может повлечь за собой недостаточное внимание даже к тем моментам, которые на первый взгляд кажутся мелочами, а браться за сложный проект без предварительного квалифицированного расчета тем более не стоит. Например, услышав или прочитав, что внедрение WMS-системы позволит поднять производительность складского комплекса не менее чем на 30%, заказчик бросается на поиски самого дорогостоящего и «брендового» варианта, полагая, что это самое лучшее. Однако и в этом он может ошибаться. Основные параметры системы, на которые стоит обратить внимание, – это скорость внедрения, соответствие особенностей системы поставленным задачам, возможность и стоимость оптимизации под нужды заказчика. Так, российские системы имеют открытый код и дают дополнительную степень свободы для заказчика, в случае если у того есть штат собственных программистов. Они быстрее реагируют на пожелания заказчика и стоят существенно дешевле зарубежных WMS-решений. Перед тем как пригласить поставщика WMS-решения, надо самостоятельно или с помощью специалистов грамотно сформулировать техническое задание и разобраться, какие доработки и дополнительные модули WMS-системы являются принципиальными, а какие несущественными, в каждом конкретном случае. Известные зарубежные решения имеют много различных модулей, более универсальны и быстро внедряются, но трудней дорабатываются, так как имеют закрытый код.
При выборе подрядчика на поставку стеллажного оборудования следует учесть и его стоимость, и скорость изготовления и поставки, поскольку реинжиниринг осуществляется, как правило, в жестко ограниченных временных рамках. Перестройка существующего помещения, в частности упрочнение и выравнивание полов с целью организации дополнительных ярусов хранения, требует квалифицированного изучения технической документации и инженерного обследования существующего здания, анализа грузопотока, выбора топологии и подбора техники, иначе не определишь требуемые нагрузки. Упрочнять «на глазок» – слишком дорогое удовольствие: в итоге придется либо переделывать полы, либо получить негативный опыт того, что проведенная процедура была бессмысленной.
В заключение заметим, что, если подходить к определению термина совсем уж строго, не каждое из внесенных изменений можно назвать реинжинирингом, а лишь те, которые приводят к радикальной перестройке процессов и дают существенный революционный результат. Однако борьба за чистоту термина не наша цель. Рынок реинжиниринговых услуг в России продолжает развиваться, и в этом случае понятия подстраиваются под существующие потребности складских хозяйств, а не наоборот.