Организация и внедрение адресной системы склада
6 Октября 2006
Ключевым звеном дистрибьюторской компании выступает склад. А залогом успешной работы складского хозяйства является рациональная организация системы хранения. В данной статье мы рассмотрим преимущества и недостатки внедрения адресной системы хранения
Роль склада в работе современной дистрибьюторской сети трудно переоценить. Склад – это основное производственное отделение компании, от эффективности работы которого в значительной степени зависит конкурентоспособность предприятия. Если фирма в качестве основы своей стратегии избрала постоянное повышение уровня обслуживания клиентов, то одним из первых шагов на пути воплощения задуманного будет оптимизация работы склада, а именно уменьшение трудозатрат на комплектацию и повышение качества (свести к минимуму число пересортиц и недовложений) самих заказов.
Основными задачами любого склада являются:
прием товара и его размещение;
хранение товара без утраты его потребительских качеств;
своевременная и качественная комплектация заказов;
«прозрачность» и возможность проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Но, видимо, не стоит объяснять, что правильная постановка задачи отнюдь не означает ее правильное решение на практике. А вот организация склада по принципу адресной системы хранения наиболее полно удовлетворяет всем перечисленным требованиям.
Вот о таком складе и пойдет речь.
РЕГЛАМЕНТ ДВИЖЕНИЯ
Как правило, любой товар в своей нелегкой складской судьбе проходит через следующие складские процессы:
получение товара – прием, проверка соответствия поставки сопроводительным документам и целостности товара;
хранение товара – определение локаций (мест хранения поступающих на склад ТМЦ) для товара, сортировка, построение оптимальных маршрутов, размещение грузов в зоне хранения;
отгрузка товара – отбор товара из зоны хранения, комплектация и упаковка, контроль отгрузки;
внутрискладские перемещения;
инвентаризация (в зонах хранения).
Процессам, само собой, необходимо место, где они могли бы развернуться и проистекать, поэтому склад обычно разбивают на три основные зоны: зону товарного входа, зону хранения и зону товарного выхода.
Важным и обязательным условием работы адресного склада является четко формализованная, не допускающая отклонений от регламента схема работы и системы учета, и всего персонала. Так, при необходимости разместить товар на складе складскому работнику не требуется никакой другой информации для выполнения этого действия, кроме приемного акта, в котором уже стоят адреса хранения товара.
А при получении задания на комплектацию конкретного заказа складскому работнику только и понадобится, что получить сборочный лист, в котором будут отмечены адреса хранения указанных товаров. То есть для осуществления складских операций складскому работнику нужен минимум информации: знать систему адресации хранения и расположение складских зон (приема, хранения, комплектации и отгрузки). И чем проще система, тем меньше ошибок из-за влияния человеческого фактора.
Но прежде чем приступать к внедрению адресной системы на собственном складе, стоит все же ознакомиться с методами или видами ее организации, коих и существует-то всего два: 1) динамическое хранение и 2) статическое хранение.
ДИНАМИЧЕСКОЕ ХРАНЕНИЕ
При такой организации хранения за конкретным наименованием товара не закрепляется определенная область склада. Размещение вновь поступающих ТМЦ производится по принципу камеры хранения – товар определяют на любое свободное пронумерованное место хранения.
Общая технология такова: товар поступает на склад в зону приема (проверяется по наименованиям и количеству), информация о его поступлении вносится в информационную систему, в информационной системе отслеживается наличие и номер свободного места хранения на складе, первое свободное и ближайшее к зоне отгрузки место хранения бронируется для данной партии товара, о чем и делается запись в информационной системе.
При отгрузке же необходимое количество товара списывается из места хранения. Все многочисленные операции прихода и расхода по нумерованным ячейкам (местам хранения) учитываются в системе.
Основные преимущества такого метода хранения сводятся к тому, что он не требует трудозатрат и дополнительного времени на постоянное проведение ассортиментного анализа по оборачиваемости и востребованности товара при комплектации, а также позволяет максимально эффективно использовать складские площади.
К недостаткам же можно отнести сложность нахождения товара на складе, особенно при большом количестве наименований (от тысячи), в случае возникновения ошибок учета (сбоев в информационной системе), и 100-процентную зависимость от конкретного кладовщика-комплектовщика, который (и единственный!) ведает состоянием дел на складе.
Наиболее подходящая область применения такой системы – склады ответственного хранения и общего пользования. Как вариант ее можно использовать для организации хранения на общих складах в накопителях. В качестве накопителя может выступить специальная зона для хранения изрядного количества ТМЦ, поступивших на склад в заводских коробках. Как правило, острую нужду в накопителе испытывают те склады, на которых в ходе комплектации заказов заводские упаковки вскрываются, а товар обретает новое место жительства в иной, более мелкой упаковке.
Накопитель удобен тем, что он принимает на себя основную массу товара, оставляя зоне основного хранения лишь двух-трехдневный запас ТМЦ. Это позволяет поддерживать порядок в зоне основного хранения и увеличивает скорость комплектации заказов. Пополнение же зоны основного хранения из накопителя может производиться как специально выделенными сотрудниками (дефектарами), так и непосредственно комплектовщиками (все зависит от объемов ТМЦ, проходящих через склад, средней численности персонала и его загруженности).
МЕТОДЫ ПОДДЕРЖАНИЯ ДИНАМИЧЕСКОГО ХРАНЕНИЯ НА СКЛАДЕ
На складах площадью до 1500 м2 определение количества и расположение свободных мест производится, как правило, исключительно визуально, на глаз. Очевидно, что у такого народного метода есть масса минусов.
Во-первых, дабы окинуть взором складские просторы, требуется немало времени.
Во-вторых, полученная в результате обхода складского помещения информация быстро теряет свою актуальность – пока служащий, производящий осмотр, перемещается из одной зоны в другую, свободные места уже, как правило, затовариваются. И в-третьих, на средних и больших складах использование данного метода невозможно в принципе.для справки
Адресная система – это автоматизированный процесс оптимизации размещения товара на складе с учетом характеристик склада (размеры, количество ячеек и т. д.) и товара (размер, тип, условия хранения), а также системное управление загрузкой/отгрузкой товара. Особенно актуально использование адресной системы хранения на складах с широким ассортиментом (например, на фармацевтических, бакалейных и складах автозапчастей).
Из методов, позволяющих обойтись без использования информационных систем, можно отметить составление карты размещения свободных мест на складе.
Способ этот весьма примитивен, однако позволяет немало облегчить процесс поиска свободных мест на складе.
Карта размещения свободных мест на складе
Сущность метода сводится к тому, что на складе устанавливается большая маркерная (пластиковая) доска, на которую несмываемой краской наносятся все зоны склада, стеллажи и ячейки с указанием адреса каждого стеллажа. Когда производится процесс комплектации заказов, комплектовщик в листе отборки или в другом документе отмечает напротив каждой товарной позиции степень заполненности ячейки, из которой осуществляется выемка. После комплектации всего заказа (если он не превышает 10–15 товарных позиций) или его части комплектовщик отмечает маркером на доске (карте) размещения свободных мест степень заполненности каждой ячейки.
При этом важно заранее определиться с перечнем цветов, которые будут обозначать ту или иную степень заполненности, например:
красный – полностью заполненная ячейка;
синий – ячейка заполнена наполовину;
белый/пустой – отсутствие товара в ячейке.
Аналогичные операции (закрашивание) выполняются и в процессе выполнения операций по размещению товаров на хранение. Таким образом, получить информацию о наличии и расположении свободных мест на складе можно при визуальном осмотре данной карты.
Данный метод был успешно реализован на складах ряда компаний. С течением времени количество ошибок при заполнении карты значительно сокращалось, а экономическая привлекательность метода вполне удовлетворяла руководство складов, которые не имеют должного финансового обеспечения.
Особенно хорошо этот метод зарекомендовал себя при работе с накопителями на региональных фармацевтических складах средней площади.
СТАТИЧЕСКОЕ ХРАНЕНИЕ
Организация статического адресного хранения требует дополнительных и, что самое важное, постоянных усилий, направленных на оптимизацию размещения товара на складе (разбиение на товарные группы), так как за каждой товарной группой жестко закрепляется определенная область склада (определенное количество ячеек). Поступающий на склад товар размещают только в те адреса хранения, которые принадлежат области хранения соответствующей товарной группы. Такая технология хранения делает склад более «прозрачным» для службы комплектации и позволяет производить сбор заказов даже человеку без специальной подготовки (после проведения минимального инструктажа).
Основные преимущества такого метода заключаются в «прозрачности» размещения товара на складе (вся группа товара в одном месте, минимальные затраты времени на обучение нового персонала) и возможности быстрого распределения поступающего товара (при условии, что ассортимент компании не претерпевает кардинальных изменений).недостатки метода
Безусловно метод составления карты свободных мест имеет ряд недостатков и ограничений:
информация поступает с некоторым опозданием (ни о каком on-line речи не идет);
складским служащим приходится тратить свое время и усилия на заполнение листов комплектации и прорисовку карты размещения свободных мест хранения;
при заполнении карты велика вероятность совершения ошибки, особенно на первоначальном этапе внедрения метода;
при использовании глубинной системы хранения актуальность создания карты сводится на нет, поскольку технически прорисовать карту становится практически невозможно;
отсутствует возможность распечатки данных карты и передачи их непосредственным исполнителям (возможен только визуальный осмотр и фиксация вручную в ином документе).
Главной же причиной отказа от использования этого метода является немалое усложнение технологии размещения при неравномерном заполнении товаром разных групп «своих» областей хранения (например: под сиропы отведено 5 паллетомест, под соли – 3 паллетоместа, а в результате изменения спроса на склад поступило лишь 2 паллеты с сиропами и 4 паллеты с солями).
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ РАЗМЕЩЕНИЯ ТОВАРА НА ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ СКЛАДАХ
Хранение ТМЦ на фармацевтических складах строго регламентируется законодательством Российской Федерации. Основными документами, описывающими все тонкости такой деятельности, являются приказ Минздрава России № 377 от 13 ноября 1996 г. и отраслевой стандарт № 80 от 15 марта 2002 г.
На фармскладах для каждой группы препаратов, определенных стандартом, выделяется отдельная зона хранения.
Хранение медикаментов может быть систематизировано:
по фармацевтическим группам;
по способу применения;
по любому иному объединяющему началу.
На первом этапе систематизации хранения товаров потребуется составить подробный план складских помещений, просчитать объем и ассортимент разных групп товаров, проанализировать спрос на каждый товар, находящийся в обороте.
При составлении общей схемы размещения товара целесообразно учитывать перспективу на будущее в отношении ассортимента, объемов продаж того или иного товара, прогнозировать увеличение запасов сезонных лекарственных средств.
На следующем этапе нужно выделить основные участки склада.
Как правило, обосабливают:
участок приемки (желательно отдельное помещение, совмещенное с зоной основного хранения. Это необходимо для того, чтобы пыль при приемке вновь поступившего на склад товара не осаждалась на уже принятом и распакованном товаре. Однако при этом необходим легкий доступ из зоны приемки в зону основного хранения для быстрого перемещения принятого товара);
участок хранения (выделяется согласно правилам и требованиям, которые определены законодательно);
участок контроля, упаковки и отгрузки.
Участок хранения в свою очередь разделяется на две основные зоны:
1) зону контроля хранения – совокупность зон сборки заказов, товар из которых включается в один контролерский лист;
2) зону сборки – совокупность зон хранения товара, который включается в один сборочный лист.
Однако зона контроля может не совпадать с зоной сборки. Допустим, что склад разделен на три зоны сборки (зона дорогих ТМЦ, зона термолобильных ТМЦ, зона основного хранения). Следовательно, контроль комплектации собранных заказов может производиться как в каждой зоне сборки (тогда зона контроля соответствует зоне сборки), так и в единой зоне контроля. Также следует отметить, что ячейкой хранения может быть не только отдельное место на полке стеллажа, но и поддон или любое выделенное место.
В первом варианте упаковочный лист для комплектации заказа будет полностью соответствовать контролерскому листу, по которому будет проводиться контроль комплектации заказа (содержать только те наименования, которые есть в упаковочном листе). И если заказ клиента содержит ТМЦ, находящиеся во всех трех зонах сборки, то будет три упаковочных листа и три контролерских листа. Сведение же отдельных частей (из трех зон) скомплектованного заказа будет производиться в специально выделенной зоне склада или непосредственно в транспортно-экспедиционном отделе. Обычно этот вариант применяется на складах с большой площадью и большими объемами комплектации.
Во втором случае контролерский лист будет включать в себя наименования ТМЦ из всех трех зон сборки. То есть если заказ клиента содержит ТМЦ, находящиеся во всех трех зонах сборки, то будет три упаковочных листа и один контролерский лист. Сведение отдельных частей (из трех зон) скомплектованного заказа будет производиться в зоне контроля непосредственно контролером. Такой вариант идеален для небольших складов с малыми объемами комплектации. Он позволяет комплектовать заказ клиента не в три грузовых места, а в одно, что значительно снижает затраты.
ПРИСВОЕНИЕ АДРЕСОВ МЕСТАМ ХРАНЕНИЯ
Каждое место хранения (ячейка) должно иметь свой уникальный адрес, а нумерация должна быть сквозной для всего склада. Поэтому общий вид адреса может быть представлен следующим образом:
1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7 – 8
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8),
где 1 – номер этажа (в том случае, если склад находится на нескольких этажах здания);
2 – номер контролерской зоны;
3 – номер зоны сборки;
4 – номер зоны хранения;
5 – номер прохода/ряда стеллажей;
6 – номер стеллажа;
7 – номер полки;
8 – номер ячейки хранения.
При выборе системы присвоения адресов необходимо учитывать взаимное расположение зон хранения товара, их размер и количество размещенных позиций, наличие необходимых проходов между стеллажами и их ширину, востребованность (продаваемость) товара из разных зон хранения. На фармацевтических складах наиболее эффективным признан графический способ присвоения адресов.системы сборки заказов
В зависимости от особенностей хранения товара можно выделить следующие типы систем сборки и адресации:
«змейка» – система сборки заказа при последовательном обходе сборщиком в соответствии с упаковочным листом указанных зон хранения товара (рис. 2). Необходимым условием для воплощения этой системы на практике является наличие путей обхода рядов стеллажей и достаточной ширины проходов;
«челночная» – система сборки заказа путем так называемого челночного захода сборщика в места хранения товара из основного прохода склада (рис. 2). Применяется при недостаточной площади склада, узких проходах к местам хранения товара или обилии тупиков;
«эшелонная» – система сборки заказа путем обхода сначала самого ближнего «эшелона» с наиболее ходовым товаром, далее, по необходимости, второго и т. д. Для организации данной системы необходим предварительный анализ оборачиваемости и частоты запросов препаратов. После обработки статистических данных определяется номенклатура товаров первого «эшелона», их оптимальное размещение и товарный запас на стеллажах;
«комбинированная» – представляет собой некий конгломерат, комбинацию из перечисленных способов, но с обязательным предварительным анализом оптимального размещения товаров на складе (рис. 2 в целом).
При присвоении номеров зонам хранения необходимо составить подробный план-схему помещения с разбивкой по группам хранения товаров и кладовых. На основании полученных данных вырабатывается оптимальный маршрут движения сборщика, который и находит свое отражение на плане. По ходу движения сборщика зонам хранения (кладовым), рядам стеллажей (проходам) и стеллажам присваиваются номера. Если два ряда стеллажей находятся по обе стороны от прохода, то более удобно и понятно будет указать номер прохода.
Стеллажи слева получают нечетные номера, а стеллажи справа – четные. В данном случае сборщик собирает товар с двух рядов стеллажей за один проход, а не за два, что вдвое сокращает пробег.
Комбинированная адресная система
Если какая-либо составляющая общего вида адреса на складе представлена в единичном значении (одноэтажный склад, одна контролерская зона и т. д.), то она в адресе не учитывается.
Давайте рассмотрим несколько примеров.
1) Склад одноэтажный, две контролерские зоны – по две зоны сборки в каждой.
2) Склад одноэтажный, две контролерские зоны, которые совпадают с зонами сборки.
Для большей информативности в адрес может быть добавлена литера (например, 2–2–5Х–3–2 – холодная комната/комната глубокой заморозки).
Практикой доказано, что применение в адресе товара литер увеличивает скорость сборки, поскольку комплектовщику становится легче ориентироваться в пространстве.
Если одно наименование товара хранится в двух местах (на стеллаже и в накопителе для заводских упаковок), в основном адресе можно дать ссылку на накопитель (расширение):
например, 2–2–4О–4–3 (Н–03–2) – заводские коробки в накопителе на третьем стеллаже, на второй полке;
3–1–4Т–4–8 (Н–04–6П) – заводские коробки в четвертом ряду поддонов, шестой поддон по счету.
Бывают ситуации, когда в адрес невозможно внести расширение – неизвестен конкретный адрес товара в накопителе. Помочь в этой ситуации может указание в конце адреса, в скобках дополнительного символа: Н – накопитель, П – поддоны.
Если же какая-то часть адреса имеет больше 9 значений, то все значения необходимо указывать в двузначном формате (01, 02, ѕ, 09, 10), поскольку только в этом случае сортировка товара в любой компьютерной программе будет правильной.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ВНЕДРЕНИЕ
На складе некоей компании с целью систематизации хранения товара была реализована адресная система хранения с группировкой товаров по способу применения.
Были выделены отдельные помещения для хранения следующих групп лекарственных средств:
препаратов термолабильной группы до 5 °С;
препаратов термолабильной группы до 12 °С;
спиртосодержащих лекарственных средств;
лекарственного растительного сырья;
перевязочных средств и вспомогательных материалов;
резиновых изделий;
дорогостоящих товаров.
Остальные группы было решено содержать в общих залах в выделенных зонах хранения. Объем и количество стеллажей/поддонов под каждую группу товаров определялись расчетно-визуальным способом.
В первую очередь был составлен план всех помещений с выделением основных участков – зоны приемки, зоны хранения и зоны контроля, упаковки и отгрузки. Затем был составлен подробный план-схема помещений с размещением стеллажей и поддонов. Из всего ассортиментного ряда были отобраны группы товаров, которые необходимо держать в отдельных комнатах.
Для определения количества стеллажей (поддонов) по размещению групп товаров производились следующие действия:
1. На действующем складе каждой группе был присвоен коэффициент увеличения (Ку), который рассчитывается по формуле:
Ку = объем ТМЦ/фактически отведенный объем складского пространства в данный момент,
где объем ТМЦ = средняя ежедневная оборачиваемость ТМЦ ( количество дней запаса (для разных складов значение разное).
Поскольку, как вы понимаете, упаковки для лекарств особо не пышут размерами, объемы рассчитывались в кубических сантиметрах. Количество дней запаса бралось равным пяти.
Далее необходимо было определить расчетно-необходимое количество стеллажей:
таблетированные лекарственные формы, название которых начинается с буквы А, – фактически 2 стеллажа, Ку = 2, следовательно, всего требуется 4 стеллажа;
таблетированные лекарственные формы, название которых начинается с буквы Б, – фактически 1 стеллаж, Ку = 1,5, соответственно необходимо 1,5 стеллажа;
глазные капли – фактически 1 стеллаж, Ку = 3, значит, потребность составляет 3 стеллажа.
Итог: для оптимального размещения товарно-материальных ценностей на складе требуется 500 стеллажей.
2. Затем производился расчет поправочного коэффициента (Кп):
ФКС – фактическое количество помещающихся на складе стеллажей – 400;
РКС – расчетное количество стеллажей – 500.
3. На основе этих данных определялась потребность в стеллажах для каждой группы.
Для таблетированных лекарственных форм (буква А) она составила:
4 стеллажа ( 0,8 = 3,2 стеллажа, а суммарное количество стеллажей для всех таблетированных лекарственных форм составило:
59 стеллажей ( 0,8 = 47 стеллажей,
для глазных капель –3 стеллажа ( 0,8 = 2,4 стеллажа.
Некоторые получившиеся результаты имеют знак после запятой (например, для хранения глазных капель нам потребуется 2,4 стеллажа) – это значит, что стеллажная площадь, занимаемая этим видом товара, должна составлять 15,36 м2.
То есть при расстановке на складе такого товара, как глазные капли, необходимо руководствоваться рассчитанной выше площадью, чтобы в дальнейшем не возникло проблем при размещении других товарных групп.
После завершения всех расчетов необходимо разделить общие залы на зоны хранения. Поскольку каждая группа товаров внутри своей зоны сортируется по алфавиту, постольку найти нужную номенклатурную единицу можно даже по одному наименованию.
Для размещения товаров была выбрана кольцевая схема хранения товара, при которой комплектовщик начинает движение от стола начальника смены и заканчивает сборку в том же месте. Такая схема работы уменьшает «холостой пробег» при сборке. Зоны хранения выбирались таким образом, чтобы вначале движения комплектовщик собирал более «крепкие» товары (немнущиеся и небьющиеся), затем малогабаритные и ампулированные и только в последнюю очередь – термолабильные лекарственные средства (чтобы немедля поместить их в упаковку, тем самым не нарушив условий хранения).
Для удобства каждой зоне хранения помимо цифрового значения была присвоена и логическая литера, например:
1О – сахарозаменители, список А;
2Р – резиновая комната;
3Т – таблетированные и БАДы;
5Ж – глазные капли, внутренние капли, мази, антибиотики;
6А – ампулированные препараты;
7О – общая зона (аэрозольные, соли, сиропы, наружные растворы, накопитель).
В адресе указана вся информация по препарату, вплоть до стеллажа:
3–1 – 4Т – 3 – 1
Признак Зона Номер Номер 3-го № 4 ряда стеллажа этажа
Таблица 1. Сравнение средней выработки опытных сотрудников складаДолжность Средняя выработка опытных сотрудников склададо адресного хранения Средний %
на адресном складе роста выработки
Контролеры 17 409 20 352 16,9
Комплектовщики 7865 11 743 49,3
Таблица 2. Статистика ошибокВид ошибки Количество ошибокдо адресного хранения Средний %
на адресном складе снижения ошибок
Среднее количество 261 151 –72,8
претензий за месяц
Ошибки-просчеты 86 77 –11,6
Ошибки-пересорты 115 18 –63,8
Более того, после номера стеллажа имеются следующие условные обозначения:
...УЦ – уцененный препарат;
...Х – находится в холодильной камере;
...ZZ – признак термолабильных медикаментов (как правило, нестабильные свечи) – очень длинный адрес и латинские буквы сразу бросаются в глаза, и контролер упаковывает данные наименования в отдельное грузовое место, помечая в упаковочном листе: «в том числе 1 место ХОЛОД». Грузчики в ТЭО помещают данные грузовые места в холодильный шкаф. Перечисленные особенности помогают соблюдать «холодовую цепь» от склада к клиенту;
...Ш (шкаф) – лекарственные средства списка А (но не подлежащие предметно-количественному учету и не входящие в списки ПККН). выводы
Адресный склад – наиболее оптимальный тип организации хранения товара, позволяющий качественно и своевременно решать поставленные задачи.
Внедрение адресной системы позволило:
1) сделать складскую систему «прозрачной» для руководства и всех сотрудников;
2) быстро и качественно производить расстановку поступившего товара (то есть реализовывать его практически «с колес»);
3) упростить процесс проведения общих и выборочных инвентаризаций;
4) улучшить контроль над хранением товаров, требующих специфических условий содержания и отпуска (наркотических, сильнодействующих, термолабильных и т. п. веществ);
5) повысить качество обслуживания клиентов из-за отсутствия немотивированных отказов (когда товар был заказан, а на складе его просто не нашли);
6) свести к минимуму временные издержки на обучение персонала;
7) увеличить скорость комплектации заказа в целом и как следствие повысить уровень обслуживания клиентов;
8) значительно снизить количество ошибок как при сборке, так и при контроле заказов.
ЧТО ДАЛО ВНЕДРЕНИЕ
В качестве примера можно привести следующие цифры по увеличению выработки комплектовщиков на одном из фармацевтических складов после внедрения адресной системы.
Эффективность работы опытных сотрудников также заметно увеличилась, подтверждением чему служит табл. 1.
Всеобщий рост не коснулся лишь количества ошибок, что, несомненно, не может не радовать. Более того, налицо явное снижение влияния человеческого фактора (табл. 2).
Исходя из представленных выше материалов, можно сделать вывод, что при минимальных финансовых затратах возможно поднять выработку любого склада (не меняя численности его сотрудников) в среднем на 10–15%, используя только лишь внедрение четко разработанной адресной системы хранения товаров.
Антон Сергейчев
Менеджер отдела дочерних предприятий компании «СИА Интернешнл»