Железнодородные перевозки / Документальное оформление грузов
При перевозке грузов заключается договор перевозки между железной дорогой и отправителем. Согласно Уставу, дорога обязуется по договору доставить вверенный ей отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю,а отправитель — уплатить за перевозку установленную плату. Содержание договора перевозки излагается в накладной. После оформления накладная принимает форму и силу договора перевозки, заключаемого грузоотправителем и дорогой в пользу третьего лица. Несмотря на то, что грузополучатель не участвует в оформлении этого договора на станции отправления, он также входит в договорные отношения и обязан выполнять определенные требования: принять и вывезти груз, очистить подвижной состав, внести дополнительные платы и сборы, возместить убытки, если они возникли в процессе перевозки данной отправки. По договору грузополучатель приобретает право требовать доставки груза в срок и в полной сохранности.
Договор вступает в силу, когда груз принят станцией отправления вместе с накладной. Дату приема груза к перевозке удостоверяют наложением на накладной календарного штемпеля станции. Отправитель, предъявляя груз к перевозке, представляет станции отправления на каждую отправку заполненный, сброшюрованный комплект перевозочных документов (накладную, дорожную ведомость, квитанцию в приеме груза и корешок дорожной ведомости). Бланки этих четырех документов, именуемых в дальнейшем «перевозочные документы», одинаковы по размеру и расположению общих граф и реквизитов, что дает возможность заполнять их на пишущей машинке под копировальную бумагу, одновременно весь комплект.
Перевозочные документы приспособлены для обработки на ЭВМ и сочетают текстовые данные с их кодовыми эквивалентами. Места, выделенные для кодирования информации, обведены жирными рамками и расположены преимущественно в двух вертикальных колонках.
Накладная — основной перевозочный документ, сопровождающий груз до станции назначения. Она заполняется грузоотправителем на каждую отправку и при выдаче груза вручается получателю. От правильного заполнения накладной во многом зависит сохранность грузов и выполнение сроков его доставки. Кроме того, точное составление накладной способствует обеспечению безопасности движения поездов, ускорению оборота вагонов и правильности расчетов за перевозки. Таким образом, накладная имеет юридическое и расчетное значение, поэтому ее графы должны заполняться отправителем отчетливо на пишущей машинке без подчисток и помарок, а изменения сведений, внесенных в накладную железной дорогой, должны быть заверены подписью работника дороги и штемпелем станции. На перевозки грузов в местном и прямом сообщении составляют накладные формы ГУ-27 и ГУ-29-0 (комплект перевозочных документов) . В связи с различием условий некоторых видов перевозок и с целью упрощения их оформления и учета предусмотрено составление специализированных накладных на перевозку грузов в универсальных контейнерах, маршрутами и группами вагонов, на пересылку порожних цистерн, специализированного подвижного состава и др.
Дорожная ведомость — документ расчетно-финансового значения — содержит данные о сроке доставки груза, о проследовании пунктов перехода с дороги на дорогу (календарные штемпели станций перехода) и др. Дорожная ведомость вместе с накладной сопровождает груз до станции назначения. На станции назначения получатель расписывается в ней в получении груза. Затем с отчетом о выданных грузах ведомость высылают в технологический центр по обработке документов (ТехПД), а оттуда — в информационный вычислительный центр дороги (ИВЦ). По дорожным ведомостям определяют выполненный дорогами объем перевозок, доходы от них, правильность расчетов, выполнение сроков доставки грузов. Квитанция в приеме груза — юридический документ, подтверждающий прием дорогой груза к перевозке от отправителя, которому она выдается. Корешок дорожной ведомости служит основным документом для определения платы за перевозку при централизованных расчетах и для учета и отчетности о выполнении плана перевозок. Он остается на станции отправления, которая с отчетом об отправленных грузах пересылает его в ТехПД, а оттуда — в ИВЦ дороги отправления для обработки и составления статистических данных. Для возможности выполнения карантинных, таможенных и административных правил отправитель обязан вместе с перевозочными документами предъявить соответствующие приложения: сертификаты, удостоверения о качестве хлебных грузов, карантинные сертификаты и карантинные разрешения, ветеринарное свидетельство на грузы, удостоверение о качестве скоропортящегося груза или сертификат, качественный паспорт на нефтепродукты, таможенные разрешения (на вывоз груза за границу) и др. Объявление ценности необходимо главным образом для того, чтобы при полной или частичной утрате, порче или повреждении груза не возникло затруднений в определении размеров убытка, который необходимо возместить отправителю или получателю. Устав предусматривает возможность перевозки с объявленной ценностью. Во всех случаях объявленная ценность не должна превышать стоимости груза. Станции предоставлено право вскрывать отдельные места для проверки фактической стоимости груза и объявленной ценности. Разногласия в определении цены между дорогой и отправителем регулируются экспертизой с оформлением акта.
При объявлении ценности грузоотправитель обязан составить опись мест в двух экземплярах, а при перевозке домашних вещей в контейнерах — в трех экземплярах. В описи грузоотправитель указывает станцию отправления и назначения, отправителя и получателя, род упаковки, отличительные знаки, объявленную ценность и название предметов, упакованных в каждом месте, их число и ценность каждого. В конце описи указывается общая сумма объявленной ценности. Опись подписывается грузоотправителем. В приеме описи в ней расписывается товарный кассир, который одновременно проставляет номер перевозочного документа и календарный штемпель. Один из двух экземпляров описи возвращают грузоотправителю, второй остается в делах станции и всегда может быть затребован службой грузовой и коммерческой работы дороги назначения.
Заполненную накладную отправитель обязан до предъявления груза к перевозке предъявить станции для получения разрешения (визы) на завоз груза, занятие подвижного состава и погрузку. Порядок визирования устанавливается начальником станции. Обычно накладные представляют в товарную контору, а их визирование производится начальником станции или по его поручению заведующим товарной конторой. Прежде чем завизировать накладную, станция должна тщательно проверить полноту ее заполнения и соответствие внесенных в нее данных требованиям Правил. При этом проверяют: предусмотрена ли перевозка данного груза планом и заданием, соответствует ли наименование станции и дороги назначения Тарифному руководству № 4 (кн. 2) и открыта ли эта станция для выполнения коммерческих операций с данным грузом; нет ли временного запрещения или ограничения перевозки груза на данную станцию; полноту сведений о наименовании грузополучателя, его адресе, коде; соответствует ли наименование груза Тарифному руководству. Если, согласно Правилам, к накладной должны быть приложены сопроводительные документы, то проверяется наличие их и отметок о них в накладной.
При визировании накладной в соответствующих графах указывают номер плана, в счет которого принимается груз, дату ввоза и погрузки груза. Указанные данные заверяются подписью начальника станции или работника, визирующего накладную, после этого она возвращается грузоотправителю. Грузы могут предъявляться отправителем к перевозке как на местах общего, так и необщего пользования. Завоз груза на места общего пользования и прием его к перевозке производятся отправителем по предварительно завизированной накладной. Завезенный груз вместе с накладной предъявляется приемосдатчику станции, который проверяет наличие на ней визы. Тщательным наружным осмотром он должен убедиться в том, что предъявленный груз и его количество соответствуют данным, указанным в накладной, а упаковка не вызывает опасений в утрате, порче или повреждении груза. Одновременно с осмотром грузовых мест проверяют наличие. на них транспортной маркировки. При приеме к перевозке домашних вещей приемосдатчик обязан проверить (перевеской на весах) массу грузовых мест, которая должна указываться в накладной отдельной строкой по каждому наименованию вещей.
О приеме груза к перевозке приемосдатчик записывает в книгу приема груза к отправлению (форма ГУ-34). По окончании указанных операций приемосдатчик на оборотной стороне накладной в графе «Ввоз груза по частям» записывает данные о ввозе груза, удостоверяя их своей подписью, и пересылает ее в товарную контору. В соответствии с Уставом при сдаче грузоотправителем и приеме дорогой к перевозке груза должна быть определена и указана в накладной его масса. В зависимости от вида груза его масса может быть определена следующими способами: на весах, по трафарету, по стандарту, расчетным путем, по обмеру и условно. .Масса тарных и штучных грузов определяется только по трафарету, который должен быть нанесен отправителем на грузовых местах до предъявления их к перевозке. Масса грузов, перевозимых насыпью или навалом, определяется взвешиванием на вагонных или элеваторных весах.
В случае отсутствия вагонных весов масса грузов, перевозимых навалом, определяется по обмеру или расчетным путем. Массу по обмеру определяют по специальным таблицам. Определение массы грузов, перевозимых наливом в цистернах, производится путем взвешивания или по обмеру, путем замера высоты налива и установления объема налитого груза с применением специальных калибровочных таблиц, издаваемых МПС. При этом масса нефтепродуктов определяется только по замеру, пищевых грузов — на вагонных весах, а при отсутствии их — на товарных весах. При определении массы по замеру отправитель обязан указать в накладной высоту налива, температуру и плотность продукта. Масса грузов, перевозимых в бункерных полувагонах, лесных грузов и дров определяется условно. Способ определения массы груза отправитель обязан указать в соответствующей графе накладной, что имеет важное значение, поскольку в зависимости от этого устанавливается порядок выдачи груза получателю.
Масса груза определяется железной дорогой при погрузке на местах общего пользования, грузоотправителем — при погрузке на местах необщего пользования. Грузоотправители определяют массу грузов по трафарету, стандарту, расчетным путем, по обмеру или условно. Масса грузов в контейнерах определяется грузоотправителем. Грузоотправители и грузополучатели могут определять массу груза на любых типах весов, взвешивание же грузов железной дорогой или с ее участием должно осуществляться лишь на вагонных, товарных или элеваторных весах. При сдаче груза автотранспортной организации, осуществляющей централизованный вывоз, масса груза может определяться на автомобильных весах. Товарный кассир станции, получив накладную (комплект перевозочных документов), проверяет правильность оформления приема груза приемосдатчиком. При этом обращается внимание на соблюдение технической нормы загрузки вагона и на отметки приемосдатчика, принимавшего груз. На основании накладной заполняется дорожная ведомость. Дорожные ведомости являются бланками строгого учета, имеют строго последовательную типографскую нумерацию, серию, на них нанесено наименование дороги отправления.
Комплект перевозочных документов (ф. ГУ-29-0) изготавливается без нумерации. После оформления перевозки и присвоения номера он считается бланком строгого учета. Каждому комплекту перевозочных документов присваивается восьмизначный номер по книге нумерации грузовых отправок. Книга нумерации имеет заранее внесенные восьмизначные номера грузовых отправок, причем для каждой станции они различны (неповторяющиеся). Оформляя накладную (комплект перевозочных документов), товарный кассир проставляет в графе «Место для особых отметок и штемпелей» отметки о порядке прикрытия вагона в составе поезда, об опасности груза, негабаритности и др. Заполняются данные о вагоне и технической норме загрузки, коды станции и дороги отправления при погрузке средствами дороги отправления. При нецентрализованных расчетах товарный кассир определяет причитающиеся за перевозку платежи (таксирует), взыскивает их с грузоотправителя по квитанции разных сборов (форма ГУ-57), делает об этом отметку в перевозочном документе, проставляет календарный штемпель станции отправления с датой приема груза к перевозке и выдает грузоотправителю квитанцию в приеме груза. При централизованных расчетах все платежи за перевозки грузов и дополнительные сборы начисляются технологическими центрами по обработке документов (техПД) или финансовыми службами через учреждения Центробанка.
Накладные, дорожные ведомости и вагонные листы передают в техническую контору и отправляют с грузами на станцию назначения. Корешки дорожных ведомостей и квитанции в приеме груза прилагают к отчету о грузах, принятых к отправлению и погруженных в вагоны (ф. Ф0-4), составляют сопроводительную ведомость (ф. ГУ-4) и сопроводительную опись (ф. ФДУ-93) и пересылают в техПД. После таксировки отправок на каждого грузоотправителя в техПД составляют перечень перевозочных документов, подбирают к нему квитанции в приеме груза, в которых указаны суммы, предъявленные к оплате через госбанк, и высылают их в товарную контору станции отправления для вручения грузоотправителю. При централизованных расчетах особое значение приобретает предварительная таксировка перевозочных документов по заявкам грузоотправителя, передаваемым заблаговременно в товарную контору станции для последующей пересылки их в техПД. Данные предварительной таксировки, полученные из техПД, грузоотправитель переносит в перевозочный документ, а товарный кассир только сверяет данные таксировки и заверяет своей подписью и штемпелем. Квитанция в приеме груза сразу вручается грузоотправителю, в техПД высылается лишь корешок дорожной ведомости.
Предварительные заявки рекомендуется подавать за пять дней до начала планового месяца. При нецентрализованных расчетах плата за перевозку груза взыскивается с грузоотправителя в товарной конторе станции отправления наличными деньгами, чеками или платежными поручениями, акцептованными (т. е. подтвержденными к платежу) госбанком.
Предприятиям и организациям, имеющим постоянные расчеты по перевозкам со станциями, госбанк выдает лимитированные (на определенную сумму) и нелимитированные чековые книжки. При централизованных расчетах документами, подтверждающими право грузоотправителя рассчитываться за перевозки централизованно, являются справки госбанка или расписки формы ФДУ-89, выданные станцией или тех ПД взамен лимитированной справки госбанка. Для ряда массовых народнохозяйственных грузов (нефти, лесных грузов и др.), имеющих цены франко-станции назначения, когда расходы по перевозке несет грузоотправитель, наиболее эффективной формой централизованных расчетов является межведомственная централизация. Расчеты за перевозку грузов выполняются безакцептно, т. е. без подтверждения грузоотправителями и грузополучателями согласия на списание с их расчетных счетов причитающихся сумм через учреждения Центробанка. Отличительной особенностью межведомственных централизованных расчетов является то, что они предусматривают определение провозных платежей за перевозки не по каждому перевозочному документу, а в целом по указанным грузам, отгруженным в течение месяца. Основной способ расчетов — плановые платежи, сумму которых устанавливают на основании месячного плана перевозок и размеров платежей, полученных за предшествующий месяц, и перечисляют в виде аванса на счет дороги. В конце месяца авансовые и фактически начисленные суммы сверяются и по результатам сопоставления делается соответствующий перерасчет.
Перевозки грузов повагонными отправками могут оформляться с использованием транспортной железнодорожной электронной накладной (далее - электронная накладная) формы ГУ-27у-ВЦ. Электронная накладная заполняется и передается с использованием технических и программных средств Автоматизированной информационной системы организации перевозок грузов по безбумажной технологии с использованием электронной накладной (далее - АИС ЭДВ) на железнодорожном транспорте. При этом АИС ЭДВ должна обеспечивать сохранность данных электронной накладной, соблюдение конфиденциальности и защиту от несанкционированного доступа к сведениям. Заполнение электронной накладной может производиться только с автоматизированных рабочих мест (далее - АРМ), зарегистрированных как абонентские пункты АИС ЭДВ. Подтверждением заключения договора перевозки в электронном виде является получение в АИС ЭДВ из АРМ грузоотправителя нулевого кода приема сообщения с электронной накладной и выдачи грузоотправителю квитанции о приеме груза. Заполнение электронной накладной по реквизитам правомочного лица производится: грузоотправителем, станцией отправления, станциями в пути следования, станцией назначения.