Требования, предъявляемые к современным системам управления запасами
Добронравин Евгений, 2004
Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:
- Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.
- Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса. Так как мнения специалистов отдела маркетинга или менеджеров управления запасами недостаточно, в системе управления запасами должна быть использована количественная расчетная методика , например, методика экспоненциального сглаживания. Мнение, тем не менее, может играть роль в модификации прогнозов при нестандартных обстоятельствах.
- Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Cистема составляет заказы автоматически на основании принятых решений (используя R или T политику).
- Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.
- Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям.
- Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т.д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен, способов транспортировки и т.д.).
Характеристика российских программ
Подавляющее большинство российских программ производят сводку и группировку информации в определенных разрезах, давая информацию об объемах продаж, оборачиваемости, количеству запасов в днях обеспечения, выстраивают диаграммы. Они действительно помогают принимать решения по управлению запасами, а также помогают подводить итоги работы по управлению запасами. Тем не менее, как и обычная учетная программа, они выполняют лишь обеспечивающие функции, и поэтому относятся к классу информационно-аналитических систем. Во многих программах не производится прогнозирования спроса, нормирования и оперативного управления путем выдачи готовых заказов. Иногда используется т.н. примитивное прогнозирование, то есть при определении размера заказа допускается что спрос будет равен реализации прошлого периода.
Программы характерны использованием простейшего математико-статистического аппарата: сложения, вычитания, умножения, сводки, группировки и т.п.
Содержание управления запасами в литературе раскрывается как ответ на вопросы что, в какой момент в каком количестве заказывать.
Т.е. система управления запасами должна сама оптимально находить точку заказа и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Ответы на эти вопросы подавляющее большинство отечественных “систем управления” не дают. Полностью автоматизировать управление запасами с их помошью невозможно и основные решения остаются проблемой пользователя.
Что касается методики, то надо сказать, что недалеко ушли мы от инструкций советского периода, где страховой запас рекомендовался в размере 50% от текущего запаса (по другим источникам 33%).
В некоторых программах есть номинально поля минимальный запас, максимальный запас, но они не находятся оптимально самой программой, а определяются из заданного пользователем количества дней обеспечения. Оперативное управление обеспечивается следующим образом: заказ производится либо когда потребность достигает объема вагона, либо через задаваемый пользователем интервал времени, при это запасы доводятся до максимального значения или в размере задаваемого пользователем значения (см. 1С: Логистика 1.2 - Система управления запасами).
Иногда в системах используется эмпирический подход к определению норм запаса (из опыта работы). Это метод проб и ошибок или метод имитационного перебора различных вариантов, благодаря чему устанавливаются вероятные связи показателей. При этом, также как и в предыдущих случаях, изучается содержание системы по ее внешним проявлениям (факторам и результатам). То же касается и методов, основанных на прогнозировании, при которых осуществляется перенос практики неэффективной работы на будущее, и в управлении запасами учитывается только пассивный фактор времени. Подобные методы имеют широчайшее применение в самых разных областях, однако в управлении запасами необходимо, на наш взглад, использовать специальные аналитические методы (такие как, например, формула Уилсона, которая дает однозначное решение об оптимальной партии закупки).
Так в Парус: система Триумф-аналитика уже имеются блоки прогнозирования и анализа, но все еще нет блока оптимального нормирования по позициям и блока оперативного управления с автоматической выдачей оптимальных заказов.
При работе с этими системами у пользователя могут возникать вопросы оперативного управления и нормирования: нужно ли заказывать, если по многим позициям будет дефицит, а по другим излишки и сумма дней обеспечения будет все еще высокой? А стоит ли заказывать, если только по одной или нескольким позициям дефицит, а если стоит, то нужно ли набирать целый вагон только этими позициями? Должен ли максимальный запас по всем позициям одинаков в днях обеспечения, если вариация, наценка, время поставки и ее стоимость по ним разная? Какие должны быть страховые запасы и уровни обслуживания по позициям? Ни обеспечивающая система, ни ответственный человек не могут дать однозначного ответа на эти вопросы в отличие от системы управления.
В управлении обязательно должна быть цель. Такой целью является минимизация запасов, издержек заказа и дефицита. Цель во многих существующих программах остается вне системы - в сознании начальника отдела поставок.
В заключении хочется заметить, что попытка контролировать запасы рассмотренных разработчиков программ вызывает уважение. Но, к сожалению, часто они выдают желаемое за действительное, называя свои обеспечивающие продукты программами управления запасами, развиваясь по экстенсивному пути в направлении комплексности и охвата самых разнообразных сторон деятельности предприятий.
Характеристика систем МРП.
Отечественные программы эволюционируют от учетных систем, в то время как еще в 70-е годы в США изначально создаются программы, развивающие методы и модели управления запасами. Вот что пишут по этому поводу BAAN: взгляд на вопросы развития интегрированных систем управления (ИСУ) предприятиями:
“Обратите внимание. Российский образец эволюции - продукты компании "1С" (в порядке выхода на рынок): Бухгалтерия, Зарплата, Кадры, Склад, Торговля, Предприятие и т.д. Подобным же образом, т.е. от бухгалтерии, развивались и другие отечественные программные продукты ("Галактика", БЭСТ, "Парус", "Инфин", "ИнфоБухгалтер" и др.). Зарубежные же ИИС исходно строились на основе "ресурсосберегающих" концепций (перевод дословный): IC (Inventory Control - Управление Запасами), MRP (Material Requirement Planning - Планирование Материальных Потребностей), MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование Производственных Ресурсов), ERP (Enterprise Resource Planning - Планирование Ресурсов Предприятия)”. Оно и понятно ведь самым важным элементом автоматизации торговых предприятий являются товарные запасы, которые являются основными денежными вложениями торговых фирм, основным источником прибыли и основной проблемой контроля.
Вот перечень наиболее раскручиваемых программ, позиционирующих себя как системы ERP: MFG/PRO, BAAN, Scala, SAP R/3В рекламе этих продуктов представляется очень мало информации о содержании основного блока - блока МРП (планирование потребности в материалах). Исключение составляет разве что система MFG/PRO. Информация о MFG/PRO: содержание МРП систем (см. Производственное и функциональное управление: от MRP к ERP и CSRP).
Чтобы дать представление о методах МРП, чем они отличаются от классических методов и широко известного метода точно-в-срок я сделаю некоторое отступление (подробнее см. мою статью Системы управления запасами сбытовых цепей).
Перечисленные 3 группы методов не противоречат, а дополняют друг друга. Все три системы строятся на закономерности, которая в чистом виде выражена в классической системе: используется принцип балансирования издержек по заказу и издержек от омертвления капитала.
Система точно-в-срок подходит для повторяющегося процесса производства и сбыта, где партии поставки равны партиям отгрузки. Здесь минимизация запасов обеспечивается тем, что параметр стоимость 1 заказа становится управляемым, минимизируемым фактором, из-за чего становится выгодным осуществлять подвозку товара (или переналадку оборудования) по 7 раз в день. Тем не менее, спрос покупателей на рынке, как правило, отличается от точно-в-срок, что также ограничивает применимость этого метода, особенно в торговых фирмах в условиях российской действительности.
Стоимость программ, именующих себя EPR, довольно высока (см. Что надо знать о ERP-системах?). “Исследовательская компания Meta Group изучала вопрос о стоимости владения ERP (TCO — Total Cost of Ownership), включая аппаратное и программное обеспечение, услуги и затраты на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний период внедрения, в течение которого происходит сопровождение системы специалистами, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO составила $1,5 млн., с разбросом от $400 тыс. до $3 млн. Средняя отдача от ERP по тем же исследованиям составила $1,6 млн. в год. Так что ERP — довольно дорогая, но и довольно эффективная система. Срок внедрения систем ERP 1 год, срок окупаемости – 1 год”.
Если Ваша фирма все-таки задалась целью оптимизации своих товарных запасов, то альтернативой в этом деле может служить наша SIMPLE-System (см. также результаты имитаций).
Управление – функция организмов, систем, обеспечивающая сохранение структуры, реализацию программы, цели деятельности.
Система – совокупность взаимосвязанных элементов. Характерная черта: целостность- несводимость к сумме элементов. (Филосовский словарь, Политиздат, 1967).