Заместитель директора по транспортной логистике компании GROT
Маршрутизация с помощью простых решений
Огромное количество компаний нуждается в автоматическом формировании маршрутов для транспорта. И хотя на рынке уже появилось немало программ, позволяющих решить эту задачу, переход на новое ПО не всегда прост. И прежде всего из-за сложности совмещения данной программы с общей информационной системой предприятия. Один из вариантов устранения этой проблемы – маршрутизация с помощью «1С»
Разберем пример. Большая компания занимается доставкой скоропортящихся продуктов. Клиентская база и весь документооборот ведутся в «1С». Ощущается острая потребность в автоматическом формировании маршрутов для транспортных средств. Логисты рассматривают множество вариантов специальных программ по маршрутизации. После анализа ситуации они приходят к выводу, что для приведения всей информации к единому стандарту потребуется не один месяц кропотливой работы многих людей. Естественно, клиент не станет ждать, пока компания решит свои задачи, а просто найдет другого поставщика. Поэтому предлагается автоматизировать подбор маршрута для каждой машины по направлению, количеству клиентов, обслуживаемых одним автомобилем, весу и количеству мест с помощью «1С:Торговля и склад».
Каким образом это можно сделать?
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ МАРШРУТА
Что нужно знать логисту при составлении маршрута? Первое – что и в каком количестве везти, второе – куда везти, третье – кому везти и, наконец, когда все это необходимо доставить. Попробуем свести все данные воедино (см. рис. 1). В окне программы появляются заявки на доставку, выписанные менеджером. В каждой строке содержатся все необходимые данные – адрес клиента, вес груза и количество мест. Графа «Маршрут» нужна для сортировки по направлениям. С учетом особенностей транспортных потоков обслуживаемая территория делится на секторы. Каждому сектору присваивается уникальный код. Это позволяет практически мгновенно определить количество клиентов в нужном секторе.
Существует несколько способов подбора маршрута. Первый: выделить сектор целиком, перенести его в маршрутный лист и подобрать транспорт непосредственно по получившемуся весу. Этот вариант идеален, если в секторе находится не более 10 фирм-клиентов. Но если их количество больше, следует рассмотреть второй вариант. Допустим, в Измайлово имеется около 30 клиентов. Общий вес заказа составляет 3 т. Один водитель обслужить их за смену, естественно, не в силах. В этом случае (см. рис. 1) из общего списка автомобилей выбираем машину требуемой грузоподъемности и поодиночке переносим заявки в маршрутный лист с учетом территориального разброса и веса заказа.
Следует предусмотреть всевозможные нюансы, например количество крупных сетевых магазинов, приемка в которых занимает длительное время. Соответственно их не стоит ставить более четырех-пяти на маршрут. Еще одна существенная деталь: некоторые клиенты возвращают товар, а значит, необходимо отразить такие моменты, как наличие возврата и доверенности на получение возврата. Для этого есть первая графа, где цветом выделяется клиент, от которого необходимо получить возврат. Открыв заявку клиента, можно увидеть количество и объем возвращаемого товара.
СОДЕРЖАНИЕ МАРШРУТНОГО ЛИСТА
Время доставки товара отражается в маршрутном листе – основном документе, выдаваемом водителю. Его печатная форма содержит всю необходимую для водителя информацию: наименование клиента, адрес, номер заявки (накладной), количество накладных, вес и количество мест. Помимо этого, в маршрутном листе указаны контактные телефоны клиента и менеджера, принявшего заказ (эти сведения используются в случае возникновения нештатных ситуаций, связанных с доставкой товара).
Графа «Время прибытия, время начала разгрузки, время окончания разгрузки» заполняется водителем вручную. Она предназначена для анализа времени, которое водитель тратит на клиента, и последующего составления маршрутов с учетом магазинов с длительным временем приемки. Эта графа очень удобна и для учета времени работы водителей с почасовой оплатой. Дополнительная информация, не указываемая в карточке клиента (например, «Зеленая дверь возле аптеки, спросить Васю» или «Обязательно получить возврат!!!»), заносится в нижнюю строку. Программа-минимум выполнена. Можно ехать.
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
К задачам транспортной логистики относится не только составление маршрута по принципу «отправил и забыл», но и анализ работы отдела доставки. Соответственно с появлением новых требований добавляются новые функции. Одна из самых важных – учет рабочего времени водителей.
УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Ограниченное количество погрузочных мест на складе вынуждает соблюдать четкий график. Составив маршрутный лист и назначив водителя, логист сообщает ему время прибытия под загрузку. Чтобы не возникло путаницы, фиксируется все: назначенное водителю время, опоздание, время выезда на линию, время окончания работы.
Итак, назначенное время прибытия у нас фиксируется кнопкой «ОВП» (см. рис. 1). Время фактического прибытия водителя устанавливается кнопкой «ФВП». Так как кнопка привязана к внутренним часам компьютера, разночтений не возникает. Получив маршрутный лист и погрузив товар, водитель сообщает логисту, что готов к выезду. Время выезда на линию логист отмечает кнопкой «ВВЛ», которая так же привязана к внутренним часам компьютера. Время окончания работы фиксируется по звонку водителя из последней точки разгрузки. При нажатии на кнопку «ВОР» – «Время окончания работы» – появляется список всех клиентов. Для уточнения данных автоматически выводится последняя точка маршрута, откуда сделан звонок, и контактный телефон клиента.
ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ ТОВАРА
Теперь о кнопке «Статус заявок». Изначальный статус заявки – «Выписано». Ее статус меняется на «В пути», как только в маршрутном листе ставится отметка «Время выезда на линию». После того как накладные с отметкой клиента о получении товара сданы, заявка приобретает статус «Отгружено». Таким образом, без труда можно проследить перемещение товара по накладной.
ВЫБОР СТОРОННИХ ВОДИТЕЛЕЙ
Появление кнопки «Операция» вызвано необходимостью привлечения к работе не только штатных водителей, но и тех, кто работает на условиях почасовой оплаты. При нажатии на нее появляется заголовок «Маршрутный лист, заказной автомобиль» и список автомобилей и водителей, из которого можно выбрать.
В базу данных занесены все технические данные машин, паспортные данные водителей и контактная информация (в дальнейшем эти сведения используются для оплаты наемного транспорта). Выборка осуществляется в зависимости от необходимой грузоподъемности авто.
УЧЕТ ФИНАНСОВЫХ ЗАТРАТ
Необходимость учета средств, потраченных на оплату труда наемного водителя, привело к появлению закладки «Оплата транспорта» (см. рис. 2 на стр. 39). В графе «Тариф» устанавливается принятый в компании тариф на перевозку грузов. Что касается граф «Отработано часов», «Доплата» и «Штраф», то их смысл вполне очевиден. Некоторые транспортные компании используют не почасовую оплату, а так называемый машино-день. В этом случае в поле «Фиксированный тариф» ставится галочка и, естественно, исчезает графа «Отработано часов».
Деньги, как известно, любят счет, поэтому кнопка «Печать документа на получение денег» – одна из самых важных для водителей – срабатывает только после того, как документ пройдет визирование. Необходимы две электронные подписи – начальника отдела логистики и руководителя подразделения. На основании этого бухгалтерия произведет выплаты.
Труд штатных водителей оплачивается по такому же принципу. Деньги начисляются за каждый отработанный день. Различные виды доплат отражены в соответствующих графах. Данные об оплате берутся из базы данных сотрудников.
КОНТРОЛЬ ДОСТАВКИ ПРОДУКЦИИ
Сводная таблица маршрутных листов, составленных на день, называется журналом (см. рис. 3 на стр. 39). Это основной документ, с которым логист работает в течение дня. Из этого журнала можно перейти в любой маршрутный лист, любую заявку. Необходимая для контроля доставки продукции информация в этом журнале отображена в следующем виде: графа «Документ» показывает, своя это машина или заказная; графа «Дата отправки» дает представление о том, когда отгружен товар. Кроме того, в журнале указываются контрольное время прибытия, фактическое время прибытия и время выезда на линию.
Время окончания работы не обязательно отмечать в маршрутном листе – достаточно выделить фамилию водителя и нажать кнопку «Время окончания работы», дублирующую аналогичную в маршрутном листе. Фамилии водителя и экспедитора расположены в соответствующих графах. Здесь же указываются сектор, в котором работала машина в данный день, марка и грузоподъемность авто, а также количество магазинов в маршруте.
Рассмотренная в статье схема хороша как паллиативное решение, так как с увеличением количества обрабатываемых документов в геометрической прогрессии увеличивается время обработки этих документов. Соответственно снижается эффективность работы логиста. Эта же схема позволяет соблюсти первое правило логистики: в нужное время, в нужное место, в необходимом количестве, с оптимальными затратами