Виктор Гречин
Директор по логистике компании \"СПС\"
Программное обеспечение для транспортных компаний
Отличия бизнес-процессов транспортно-экспедиторских компаний от бизнес-процессов, принятых для производственных и дистрибьюторских предприятий, диктуют иные требования к программному обеспечению ТЭК. Рассмотрим, есть ли программы, учитывающие все процессы в работе экспедиторов
Автоперевозки по сравнению с другими видами перевозок менее доходны, но при этом требуют значительных инвестиций. Одна «Газель» стоит более $10 000. Таким образом, парк из 10 «Газелей» требует вложений минимум на $100 000. Это не считая дебиторской задолженности, которая неизбежно возникнет при создании и ведении бизнеса, заработной платы водителям и обслуживающему персоналу, бухгалтерам, диспетчерам, охране. Сюда же включена стоимость топлива, ГСМ и запчастей, расходы, связанные с арендой гаража и техническим обслуживанием, и т. д. При этом наличие автопарка, состоящего из 10 «Газелей», характерно для очень небольших компаний, для которых самым доступным способом выжить будет диспетчеризация парка других транспортно-экспедиторских предприятий. Однако другие компании в свою очередь находятся в похожей ситуации. Таким образом, складывается не односторонняя цепочка бизнес-процессов, которую можно представить следующей схемой (см. рис. 1 на стр. 68).
В этом случае, для того чтобы наладить эффективный электронный учет перемещения товаров и денежных средств, владельцу предприятия придется использовать достаточно сложное программное обеспечение (ПО). Поскольку каждая компания в цепочке может выступать как в роли поставщика услуг, так и в роли потребителя, учетная программа должна быть настроена на ведение такого учета. При этом заявки, на основании которых будет производиться перевозка, также должны быть двусторонними.
Попробуем сформулировать основные требования к ПО, используемому в обычной транспортной компании.
1. Справочники. В таких справочниках должны содержаться следующие данные:
контрагенты (каждый контрагент должен иметь два признака: как поставщика услуг, так и их потребителя);
справочная информация по всем водителям (здесь следует учитывать то обстоятельство, что один и тот же водитель может оказывать услуги, действуя в составе разных юридических лиц);
справочная информация по автомобилям (разными автомобилями может управлять один водитель, то есть в справочнике должна присутствовать привязка к одному водителю нескольких автомобилей).
2. Документы. Основным документом при перевозке служит заявка. В большинстве случаев заявка имеет форму договора, так как машина может понадобиться в тот момент, когда договор с компанией-перевозчиком еще не заключен. У заявки может быть несколько «состояний»:
подтверждена, но еще не выполнена;
выполнена, но еще не оплачена;
оплачена перевозчику, но не заказчиком;
оплачена заказчиком, но не перевозчику;
оплачена перевозчику заказчиком.
Может показаться, что эти данные не так уж и нужны простому менеджеру или оператору, поскольку отображают финансовое состояние счетов. Однако это не так. Первые претензии по задержке оплаты перевозчик обычно предъявляет именно менеджеру, а не бухгалтеру. Поэтому каждый менеджер должен своевременно получать информацию о том, сколько и когда заплатили его перевозчику и есть ли еще какая-нибудь задолженность.
Программа Transtrade
Интерфейс данной программы напоминает таблицу офисного приложения Excel (MS Office) и содержит основную информацию о проводимых перевозках. При этом в нем предусмотрены дополнительные блоки, позволяющие вносить изменения в заказ и указывать более подробную информацию по той или иной перевозке. Также в программе предусмотрены блоки справочников как по организации, так и по сторонним перевозчикам. Все отчеты выводятся в виде таблицы Excel, однако назвать их исчерпывающими нельзя (рис. 2).
Они содержат большое количество информации о денежных операциях, произведенных по той или иной перевозке, но не учитывают хозяйственного аспекта деятельности предприятия. Если говорить точнее, то эта программа предназначена для ведения работы с привлеченным транспортом, но полностью исключает возможность учета работы собственного. Конечно собственные транспортные средства можно ввести в программу как наемные, но при этом программа не позволит вести учет таких параметров, как расход топлива, проводимые ремонты и ТО, зарплата водителя.
Данная программа предназначена для использования менеджерами по продажам транспортных услуг. Она позволяет контролировать всю деятельность менеджера, передвижение транспорта и расчеты как с поставщиками, так и с клиентами. Программа проста и легка в использовании. Однако видно, что в ее создании принимали участие сотрудники ТЭК.
Программа «ИАС Грузоперевозки 2»
Это более сложная программа, в создании которой был реализован принцип работы транспортных бирж. По набору функций данного ПО можно понять, что оно предназначено для средних и больших транспортных организаций, где информация об открытых перевозках может одновременно поступать из нескольких разных источников.
В отличие от Transtrade программа «ИАС Грузоперевозки 2» позволяет работать с заявками на перевозку и учитывать первичные бухгалтерские документы. То есть в ней можно контролировать процесс выставления и оплаты счетов. В Transtrade весь учет финансовых операций сводился к фиксации события «оплачено» или «не оплачено».
Наличие в программе таких широких функциональных возможностей не совсем оправданно, поскольку большинство транспортных организаций предпочитает работать непосредственно на транспортной бирже, в интернете. Это позволяет им получать доступ к информации об открытых перевозках по всему городу, стране или миру. Соответственно те заказы, которые попадают в вашу компанию, в большинстве своем будут выложены в интернет, что приведет к простому дублированию информации. При этом у «ИАС Грузоперевозки 2», как и у первой описанной нами программы, полностью отсутствует блок учета работы собственного автопарка.
Программа «Экспедиция»
В первую очередь эта программа предназначена для оптимизации деятельности экспедиторов. Причем она позволяет работать не только экспедиторам, обеспечивающим доставку грузов в пределах России, но и компаниям, совершающим международные перевозки. «Экспедиция», как и предыдущие программы, обладает интерфейсом таблицы Excel (рис. 3 на стр. 69). Редактирование каких-либо данных происходит в отдельных блоках. Это ПО позволяет учитывать все необходимые операции, связанные с транспортом и оплатой услуг. Если рассматривать программу с точки зрения соответствия выдвинутым нами требованиям, то она им отвечает наиболее полно. Исключением можно считать отсутствие блока работы с собственным автопарком. Любая автомашина, задействованная в перевозках товара, рассматривается как чужая.
Движение финансов программа отображает достаточно просто: выводятся суммы, заплаченные организации заказчиком, и суммы, заплаченные организацией перевозчику. Программа позволяет проконтролировать все произведенные выплаты и все суммы, которые поступили на счет предприятия, но ее серьезным минусом является полное отсутствие отчетов – как детализированного, так и общего. Пользователь данной программы не сможет просмотреть итоги своей работы за определенный период. Соответственно он не сможет автоматически оценить количество и качество выполненных им заказов, финансовую эффективность своей работы. В программе «Экспедиция» разработчики уделили больше внимания оперативной работе менеджеров и совершенно проигнорировали возможность оценки эффективности работы компании в целом.
Заключение
Учитывая все вышесказанное, можно констатировать: в настоящий момент на отечественном рынке прикладного программного обеспечения представлено очень мало программ, предназначенных для экспедиторов. Существующие ПО не отвечают всем требованиям экспедиторов и не отображают всех возможных алгоритмов их работы.
Поэтому подавляющее большинство экспедиторов предпочитает работать с программой Excel либо пишет свое прикладное ПО на базе популярных программ «1С». Последнее решение кажется мне наиболее рациональным, поскольку стандартные программы «1С» уже зарекомендовали себя как достаточно простые, информативные и гибкие решения для компаний разных направленностей. Для того чтобы приспособить их под нужды конкретной экспедиторской компании, достаточно написать несколько дополнительных блоков, обеспечивающих решение конкретных информационных задач, стоящих перед этой компанией