Временная инструкция о порядке действий при перемещении товарно-материальных ценностей внутри компании
Версия 1.
Данная инструкция регламентирует отгрузку, перевозку и прием товара при внутренних перемещениях товара между подразделениями компании
Передача на склад задания на перемещение.
1.1 Логистик компании вводит в базу данных накладную на внутреннее перемещение и сохраняет документ в базе со статусом «не проведен»
Комплектация и проверка заказа.
2.1 Заведующий складом проводит накладную в учетной системе и распечатывает документ для отбора товара – накладную на отбор товара.
2.2 Товар отбирается работниками склада. После отбора товара в накладной на отбор ставится отметка об отборе каждого данного наименования. На накладной на отбор в обязательном порядке ставится подпись работника, отобравшего товар.
2.3 Отобранный товар перемещается в зону проверки. Работник, проверивший товар, проверяет и отмечает наличие каждого конкретного наименования. После завершения проверки – ставит подпись о проверке отобранного заказа.
Оформление товарной накладной.
3.1 Накладная на отбор товара с отметками об отборе и проверке, подписями работников, сделавших отбор и проверку, передается заведующему складом.
3.2 Заведующий складом на основании отметок об отборе и проверке товара вносит корректировки в накладную в базе данных, перепроводит накладную, распечатывает накладную, предназначенную для передачи с грузом на торговую точку.
3.3 Накладная на отбор с отметками об отборе и проверке, подписями работников, сделавших отбор и проверку, хранится на складе.
3.4 Накладная, сопровождающая груз, подписывается заведующим складом или работником склада, ответственным за передачу груза для транспортировки, и заверяется печатью склада.
Оформление транспортных документов.
4.1 При прямой перевозке автотранспортом груз сопровождают следующие документы
- товарно-транспортная накладная, в которой указывается гос. номер автомобиля, фамилия водителя, количество мест, номера накладных на внутреннее перемещение, номера пломб на местах груза.
- карта загрузки, в которой перечислены номера пломб по каждому грузовому месту в партии (при невозможности вписать все номера пломб в товарно-транспортную накладную)
- накладные на внутреннее перемещение – передаются с водителем.
4.2 При перевозке экспедиторской компанией груз сопровождает грузовая квитанция, в которой указано количество мест груза, номера пломб и описание груза. Накладные на внутреннее перемещение при этом упаковываются в груз.
Транспортные документы являются документами строгой отчетности, и хранятся как на центральном складе (экз. грузоотправителя), так и у грузополучателя.
Требования к упаковке товара, предназначенного к перевозке
5.1 Товар в обязательном порядке упаковывается в картонные ящики. Перевозка товара непосредственно в торговой упаковке запрещается.
5.2 Картонные ящики скрепляются скотчем между собой и упаковываются в полиэтиленовые мешки.
5.3 Сформированный тюк пломбируется номерной мешковой пломбой или скотчем с индикацией вскрытия.
5.4 Использование поврежденных и отремонтированных мешков не допускается.
Обязанности отправителя грузов (центральный склад)
Заведующий центральным складом обязан в день отправки груза сообщить электронной почтой грузополучателю об отправке товара,указать номер накладной на внутреннее перемещение и , компанию-экспедитор и номер грузовой квитанции. При необходимости – дать дополнительную информацию об особенностях упаковки груза.
Действия при приеме поставки.
Получить документы на поставку
Произвести осмотр груза, проверить соответствие номеров пломб на грузовых местах с указанными в сопроводительных документах, проверить отсутствие повреждений упаковки, следов вскрытия и повреждения груза.
- мешок должен быть вывернут швом внутрь для невозможности его вскрытия и запайки
- на мешке не должно быть порезов и дыр, особенно в районе установки пломбы
- пломба не должна перемещаться по горловине мешка
- на пломбе не должно быть деформаций и зазубрин, следов склеивания и других повреждений, шипы на внутренней стороне пломбы, фиксирующие пломбу на мешке, не должны быть сломаны или согнуты
- контрольный скотч не должен иметь букв «ВНИМАНИЕ ВСКРЫТО»
- номера пломб должны соответствовать указанным в сопроводительных документах (грузовой квитанции, товарно-транспортной накладной или карте загрузки)
При отсутствии повреждений груза, следов вскрытия и совпадении номеров пломб с указанными в документах – принять груз по количеству мест.
При наличии повреждений, следов вскрытия, несовпадении номеров пломб
- немедленно сообщить представителю службы безопасности, заведующему центральным складом и непосредственному руководителю, и выполнить указания представителя службы безопасности.
– произвести прием товара по количеству и качеству совместно с представителем транспортной (или экспедиторской) компании.
- составить акт приема товара, представитель транспортной (или экспедиторской) компании обязан подписать акт приема.
- отметить в квитанции приема груза, грузовой квитанции или товарно-транспортной накладной факт повреждения или отсутствия части груза и указать о составлении акта приема товара, например:
- «пломбы на грузе не соответствуют указанным в сопроводительных документах»- «упаковка груза повреждена»- «количество мест груза не соответствует указанным в сопроводительных документах»- «обнаружены повреждения на пломбах и упаковке»
- «упаковка груза деформирована, груз поврежден».
Подписывать документы о получении груза ДО осмотра и проверки груза – категорически запрещается.
Работник компании, допустивший нарушения процедуры приема груза, и вызвавший своими действиями нанесение материального ущерба компании, может быть привлечен к ответственности на основании Договора о материальной ответственности.
Составление отчета о приеме поставки.
Отчет по приему поставки составляется магазином по приему каждой поставки из центрального склада. В том числе – если никаких расхождений по количеству и качеству нет. Срок составления отчета – не позднее следующего дня после получения поставки.
Отчет отправляется электронной почтой грузоотправителю (копия – логистикам).
Грузополучатель не имеет права изменить количество товара в проведенной грузоотправителем накладной.
После отправки электронной почтой отчета о приеме поставки грузополучатель (магазин) обязан подтвердить накладную.
Грузоотправитель (центр. склад) обязан не позднее следующего дня после получения отчета о приеме поставки провести инвентаризацию товаров, по которым выявлены расхождения, выполнить все корректирующие действия и создать корректирующие накладные в системе учета, дать письменные (электронной почтой) указания об обращении с товаром, имеющим проблемы по качеству.
При несогласии центрального склада с отчетом по приему поставок, отсутствии на центральном складе излишков и недостач по товарам, указанным в отчете, заведующий центральным складом обязан обратиться в службу безопасности компании и выполнить указания специалистов службы безопасности.
При обнаружении проблем по качеству товара – к отчету прилагаются фото размером не более 500кбайт. Снимки должны быть качественные, четкие и выполнены таким образом, чтобы понятно и правильно отображать суть проблемы. Снимков должно быть такое количество, чтобы они подтверждали все описанное в акте .
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55117/