Выбор ERP-системы. Критерии и этапы
Этап оценки и выбора ERP-системы для внедрения в организации имеет огромное значеие. Особого внимания требует оценка функциональности и технологичности сложных ERP-систем, предназначенных для больших распределённых предприятий. Чем крупнее автоматизируемое предприятие и учреждение, тем выше цена ошибки при выборе системы.
При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиям к ERP-системе - комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. Потенциальные клиенты могут работать по-разному, если на предприятии имеется процесс производства, то он может быть самым разнообразным, начиная с изготов¬ления на заказ и заканчивая поточным производством.
В некоторых случаях, чтобы дополнить отсутствующую функциональность, компаниям предстоит модернизировать стандартно-поставляемые приложения.
Основные группы критериев выбора ERP-системы:
исчерпывающая функциональность, покрывающая все имеющиеся бизнес-процессы;
функциональность, необходимая для соответствия национальному законодательству и общепринятой практике взаимодействия хозяйствующих субъектов;
функциональность, реализующая использование лучших, наиболее эффективных, проверенных мировой практикой методов организации работ;
резерв функциональности, обеспечивающий возможности для изменения и развития бизнеса в течение ближайших 5—10 лет;
простота использования;
развитые средства настройки бизнес-процессов;
простота модернизации и дополнения функциональности системы посредством реализации новых бизнес-процессов, отражающих специфику конкретного предприятия;
наличие средств упрощающих процесс внедрения;
интегрированность различных компонентов системы;
производительность;
масштабируемость;
использование стандартных широко распространенных ИТ-технологий;
наличие средств интеграции с другими приложениями;
совместимость с распространенными офисными приложениями;
наличие стандартной технологии внедрения для всех партнеров, обеспечивающей гарантированные результаты внедрения;
технические средства, используемые для работы системы;
системное окружение, в котором может работать система;
качественная документация и контекстная помощь в любой ситуации;
открытая платформа и открытые системные интерфейсы;
открытая структура системы и открытый исходный код всех приложений;
контролируемость и надежность системы;
простота установки;
простота в управлении;
наличие технологии обучения работе с системой и учебных материалов;
требуемые навыки пользователей;
устойчивость производителя системы;
ежегодные инвестиции в развитие системы;
распространенность системы на рынке, в отрасли, в регионе, отзывы пользователей;
присутствие поставщика и системы на локальном рынке;
стратегия развития и модернизации системы;
структура и возможности партнерской сети по внедрению системы;
структура и возможности системы сертификации и подготовки специалистов;
распространенность специалистов на рынке;
система техподдержки и обновления;
периодичность выхода обновлений системы и документации, скорость реакции на изменения в законодательстве;
затраты на внедрение;
затраты на эксплуатацию;
экономическая эффективность от внедрения;
защита инвестиций в сделанные настройки и изменения при обновлении версий;
сроки внедрения;
необходимый состав команды внедрения.
В каждую группу может входить различное число критериев - от нескольких до нескольких десятков. По каждому критерию, независимо от того, в какую группу он входит, должен быть подготовлен вопрос, на который необходимо получить ответы от потенциальных поставщиков системы.
Целенаправленный выбор ERP-сиcтемы состоит в том, чтобы укрепить преимущества компании.
Тщательный подбор наиболее приемлемой для данного предприятия системы очень важен, так как внедрение такой системы оказывает крайне благотворное влияние на общий уровень эффективности, результативности, перекрёстной функциональности и сотрудничества в рамках всего предприятия. Компания должна выбрать ERP-систему, основываясь на заранее определенных, заданных, согласованных критериях оценки систем.
Процесс выбора должен проходить в соответствии с организационными принципами и политикой компании вплоть до принятия окончательного решения.
Очень полезным является использование для этих целей списков контрольных вопросов. Предоставляемые консультантами списки вопросов должны дополняться или изменяться в зависимости от требований конкретной организации. Кроме того, в процессе обсуждения такие списки играют далеко не последнюю роль, так как они помогают сконцентрировать внимание на действительно важных вопросах.
Процесс выбора ERP-системы для предприятия должен включать в себя следующие этапы:
создание команды для выбора ERP-системы;
формулировка функциональных требований к предполагаемой системе, которая должна охватить все предприятие.
поиск и первичный отбор подходящих ЕRP-систем.
подготовка подробных списков контрольных вопросов по группам критериев и присвоение им приоритетов;
отбор тех доступных ERP-систем, которые больше всего соответствуют установленным требованиям по утвержденным критериям. Компания может также вступить в партнерские отношения с поставщиками, предоставив им списки контрольных вопросов;
оценка конечного списка ERP-систем с точки зрения совокупности требований, описанных в предыдущем разделе;
отбор ERP-систем для демонстрации работы, встречи с поставщиками, проведения практических испытаний;
поручение поставщикам проведения функционального и нагрузочного тестирования, непосредственное участие в тестах.
При этом необходимо использовать одинаковые данные, которые предоставляются всем поставщикам для тестирования и последующего составления отчетов о результатах.
составление собственного рейтинга ЕRP-систем на основе цифрового сопоставления обработанной, упорядоченной и проанализированной информации;
объединение результатов полученного рейтинга с другими рейтингами ERP-систем, полученными из внешних источников, с результатами тестов, с данными о стоимости установки и эксплуатации ERP-систем, с данными о сроках внедрения систем, сведениями об опыте и профессионализме компании-поставщика, а также о рисках, связанных с внедрением каждой из ERP-систем;
подготовка отчета с рекомендациями для менеджеров.
Систематический подход, основанный на точной числовой оценке параметров, не только исключит возможность принятия ошибочного решения, но и сделает очевидными мотивы принятого решения. Отчет с рекомендациями предоставит ясный рейтинг ERP-систем и обоснования для такого рейтинга, а также доводы для принятия окончательного решения. На более поздних этапах внедрения, всем будет очевидно, почему выбор пал на эту, а не на другую ERP-систему. Такой подход позволит в любой момент времени проследить процесс принятия окончательного решения о внедрении конкретной ERP-системы в компании.
Команда, ответственная за выбор, обязательно должна включать в себя:
1. функциональную подкоманду;
2. техническую подкоманду;
3. технологическую подкоманду;
4. коммерческую подкоманду.
Функциональная подкоманда должна состоять из работников, хорошо знающих деловые операции компании, производственные технологии, сильные и слабые стороны деятельности компании. Так как движущей силой проектов внедрения ERP-систем являются пользователи, то можно порекомендовать включить в функциональную подкоманду представителей всех функциональных подразделений, которые впоследствии будут участвовать во внедрении системы.
Желательно, чтобы все эти представители имели опыт внедрения других, раннее использовавшихся систем.
Члены технической подкоманды должны иметь богатый опыт в разработке и проектах по внедрению обычных приложений, а также разбираться в стандартных средах разработки и традиционных методологиях, используемых в жизненном цикле разработки программного обеспечения. Наличие опыта разработки в среде ERP-систем будет большим дополнительным преимуществом. Члены этой подкоманды должны пони¬мать основные причины использования ERP-системы, а также то, что движущей и направляющей силой являются функциональные пользователи.
Члены технологической подкоманды должны быть хорошо знакомы с последними достижениями в области компьютерного оборудования, сетей и систем, в особенности с мобильными технологиями, вопросами масштабирования и возможностями взаимодействия компьютерных сетей.
Чтобы принять обоснованные решения по вопросам инфраструктуры для внедрения ERP-системы, они должны быть знакомы с современными стандартами и протоколами передачи данных. В компетенцию этой подкоманды также входит приблизительный прогноз нагрузки на систему и возможной реакции системы, вопросы совместимости, модернизации, сетевого тра¬фика в локальных и глобальных сетях.
Члены технологической подкоманды должны быть знакомы с системами архивации, резервного копирования и восстановления утраченных данных, а также ори¬ентироваться в вопросах подготовки помещений, прокладки кабелей, установки и поддержки различных технических устройств.
Члены коммерческой подкоманды должны иметь навыки ведения переговоров с поставщиками, составления и заключения контрактов, определения условий и сроков поставок, критериев акцептования и процедур утверждения; разбираться в вопросах гарантии качества, условий оплаты, условий лицензирования, в различиях версий и релизов, юридических тонкостях и налогообложении и т. д.
Итоговый доклад команды с рекомендациями для менеджмента компании должен содержать следующую информацию:
преимущества и недостатки выбранной ERP-системы на основе информации, собранной на основе согласованного списка критериев оценки.
таблица сравнительных характеристик ERP-систем.
оценка стоимости внедрения сопоставляемых ERP-систем и преимуществ, которые будут получены в результате внедрения.
Оценка стоимости должна делаться на основе собранной информации о затратах на оборудование, программное обеспечение, непосредственно на ERP-систему, создание сети, инсталляцию, обучение персонала, а также информации о стоимости контракта на техподдержку, стоимости консультационных услуг при инсталляции, затратах на связь и т. д.
примерный график проекта внедрения, с указанием дат основных этапов
рекомендации для принятия решения
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55045/