Инструкция о порядке проведения инвентаризации удаленного регионального склада ООО «_____»
Настоящая Инструкция определяет порядок подготовительных мероприятий, порядокпроведения инвентаризации и требования к формированию товарной отчетности по итогам инвентаризации удаленного регионального склада ООО «_______».Полная инвентаризация проводится на основании приказа Директора предприятия иорганизовывается при участии постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Результаты полной инвентаризации оформляются согласно Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и счетов, утвержденной Приказом Министерства финансов Украины от 11.08.1994г. ?69.
Внутренняя инвентаризация для контроля достоверности данных товарного учета и сверки данных учета с фактическим наличием товара на складе проводится в соответствии с настоящей инструкцией. Периодичность проведения внутренних инвентаризаций определяется внутренними документами ООО «_____».Утвержденные результаты инвентаризации отображаются в бухучете Предприятия в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее (по состоянию) 31 декабря месяца отчетного года.
1. Подготовительные мероприятия (проводятся до начала инвентаризации)
1.1. Административные мероприятия
1.1.1.Для подготовки к проведению инвентаризации склада издается приказ Директора предприятия,в котором указываются (назначаются):− сроки/график проведения инвентаризации;− уточняется состав инвентаризационной комиссии;− режим работы склада во время проведения инвентаризации;− сроки оформления результатов инвентаризации ТМЦ, передачи на рассмотрение и утверждение Директору предприятия;− сроки отображения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете Предприятия.Для проведения внутренней (ежеквартальной) инвентаризации, приказ по Предприятию издается не позднее чем за 2 недели до начала проведения инвентаризации и с расчетом на ее проведение в последних числах отчетного периода.
1.1.2. В течение 3-х рабочих дней с момента издания приказа Председатель (заместитель)инвентаризационной комиссии обязан обеспечить выполнение:− в соответствие с разделами утвержденного Плана подготовки и проведения инвентаризации организовать выполнение указанных мероприятий;− деление склада на зоны/участки счета;− определение состава групп счета, ввода информации, обработки информации;− закрепление за каждым участком счета счетной группы и специалиста-провизора;− проведение вводных инструктажей со старшими счетных групп, групп ввода информации, групп обработки информации, с руководителями структурных подразделений.
1.1.3. Ответственное должностное лицо за формирование фонда счетных атрибутов (маркеры, ручки, калькуляторы, писчая бумага) оформляет и подает на утверждение форму ТМЦ-4 соответственно.
1.2. Складские мероприятия:
1.2.1. В срок не позднее 3-х дней от издания приказа, заведующий аптечным складоморганизовывает передачу товара на ГП (вместе с сопроводительными документами), подлежащего списанию в отчетном месяце для оформления и утверждения.
1.2.2. Утвержденные Директором к списанию товары (по оформленным накладным) должны быть надлежащим образом обособлены на складе. Данные товары в инвентаризации не участвуют.
1.2.3. Не позднее чем за 2 рабочих дня до начала проведения инвентаризации коммерческий директор организовывает внутренним Распоряжением прекращение обработки торговыми представителями заявок клиентов на даты проведения инвентаризации на складе, с одновременным прекращением отправки товара u1085 на клиентов в указанные дни. Имеющиеся/собранные заявки клиентов по состоянию на 16-00 час. за день до начала инвентаризации расформировываются1, товар размещается поместам хранения.
1.2.4. Заместители председателей инвентаризационных комиссий складов соответственно, являются должностными лицами, ответственными за проверку базы данных на факт отсутствия пассивных документов в неконечных статусах и/или с датой более поздней, чем дата формирования учетного остатка перед проведением инвентаризации.
1.2.5. Поступившие до начала инвентаризации партии товара должны быть оприходованы и размещены по местам хранения.
1.2.6. Возвраты от клиентов должны быть надлежащим образом оформлены, товар также должен быть размещен по местам хранения.
1.2.7. Товар, находящийся на особом хранении (излишки), должен быть обособлен (в инвентаризации участвует по отдельной ведомости);
1.2.8. Заведующий аптечным складом на начало проведения инвентаризации дает письменную расписку по форме N инв 3 (Приложение 1) о том, что все документы, фиксирующие факт движения ТМЦ, переданы в бухгалтерию, а значит отражены в бухгалтерском учете, что исключает возможность возникновения в процессе проведения инвентаризации отклонений, связанных с несвоевременным предоставлением документов.
1.2.9. Для контрольной сверки отклонений по результатам инвентаризации, на дату, указанную в «Плане мероприятий по подготовке к инвентаризации», заведующим аптечных складов распечатать и сохранить электронные формы заявок (по резервам аптечного склада) с указанием кода товара, кода серии, серии товара и предоставить Председателю инвентаризационной комиссии перед началом проведения инвентаризации.
1.3. Мероприятия в ПО (программное обеспечение складского учета товара).
1.3.1. Заведующий складом по состоянию на 16-00 час за день до начала проведения инвентаризации, контролирует в ПО данные на предмет отсутствия всех электронных форм расходных накладных на отгружаемый товар (за исключением статуса «Товар отпущен»).
1.3.2.Все поступившие до начала инвентаризации партии товара (в т.ч. новые товары, по которым необходимо ввести новую позицию в справочник товаров) принимаются на склад по качеству и количеству, раскладываются на стеллажи и приходуются до 16-00 час. за день до начала проведения инвентаризации.1 Примечание: на момент проведения инвентаризации заявки/накладные в неконечных статусах должны отсутствовать!
1.3.3. Партии, поступившие после 16-00 час. за день до начала проведения инвентаризации, разгружаются, но не приходуются до ее окончания.1.3.4. Возвраты товара поставщику должны быть оформлены надлежащим образом в ПО.
1.3.5. Товар, поступивший в качестве возврата от клиентов проводится в ПО до началапроведения инвентаризации с выполнением п.п.1.2.4., 1.3.2., 1.3.3. согласно Временного порядка оформления и приема возврата товара от клиентов на склад.
1.3.6. Товар, поданный на списание по Актам, но не отгруженный, должен бытьобособлен на складе и подан (номенклатурным списком) для формирования отдельной номенклатурной ведомости в ПО. Ответственный за организацию – заведующий аптечным складом. Конечный срок перевода списываемого товара в соответствующий раздел ПО до 16-00 час. за день до начала проведения инвентаризации. Не переведенный товар в срок на списание подлежит инвентаризации общим списком в инвентаризационных ведомостях.
1.3.7. Формирование накладных на отпуск товара с реальной отгрузкой товара во времяпроведения инвентаризации – запрещено.
1.3.8. Доступ в базу данных ПО «____» закрывается программным способом в разделескладского учета аптечного склада соответственно на период инвентаризации. Ответственный – начальник ИТО.
1.3.9. Для формирования учетных цен в программном модуле «Инвентаризация»используются цены инвентаризационного прайс-листа, утвержденного финансовым директором.
1.3.10. Документов, резервирующих товар в ПО быть не должно.
1.4. Подготовка инвентаризационных ведомостей.
1.4.1. Начальник ИТО обеспечивает формирование ПО «Инвентаризация» по обработке электронных форм инвентаризационных ведомостей. Печатные формы инвентаризационных ведомостей распечатываются ресурсом группы обработки информации (при условии выполнения мероприятий в соответствии сп.п. 1.2. и 1.3.) в срок с 16-00 до 18-00 час. за день до начала инвентаризации.Инвентаризационная ведомость имеет следующий электронный (печатный) вид:Для счетных групп:
Примечание: при заполнении ведомостей счетными группами, в столбцы 7 и 8 проставляется:Знак «―» в случае отсутствия товара (товара) в адресной ячейке;Запись (ссылка) на ? ведомости (сплошной) соответствующего специалиста-провизора:«См. #__» в случае если товар по Ведомости не соответствует наличию фактическоготовара в ячейке;«См. #__ (пересортица)» в случае если серия товара по ведомости не соответствуетфактической серии товара в ячейке.Для специалистов-провизоров (сплошная ведомость):
Примечание: Ведомость заполняется специалистом по столбцам 7, 8 и 9 только по товарам, данные на которые в ведомостях счетных групп отмечены знаками «См. #__» и «См. #__ (пересортица)».
1.4.2.Инвентаризационные ведомости (счетные) распечатываются из расчета:1 участок счета – 1 ведомость.
1.4.3. Начальник ИТО обеспечивает:
1.4.3.1. Закрытие любого вида доступа к БД (в разделах касающихся аптечного склада, на котором будет проводиться инвентаризация), на период с 16-00 час. (за день до начала проведения инвентаризации) до полного формирования Инвентаризационной описи
1.4.3.2. Сформировать электронную копию ПО «Лев» по состоянию на 16-00 час. за день до начала инвентаризации с соответствующей архивацией учетных данных по состоянию на начало инвентаризации.
1.4.3.3. Программную обработку данных ввода в ПО «Инвентаризация» с печатных формведомостей и автоматизированное формирование результатов счета в виде Инвентаризационной описи ТМЦ (форма N инв-3).
1.5. Создание счетных групп и групп ввода информации.Счетные группы создаются из сотрудников склада и должностных лиц других подразделений числом, достаточным для проведения полной инвентаризации склада.Количество счетных групп соответствует количеству участков счета. Каждая счетная группа должна осуществлять счет только на закрепленном за ней участке склада.В состав счетных групп включают одного сотрудника склада и одного сотрудника другогоподразделения.Группы ввода информации создаются из наиболее квалифицированных сотрудников, владеющих программными средствами. Основная задача групп - ввод результатов пересчета (счета).Группа обработки информации создается из сотрудников ИТ-отдела и финансового отдела. Основные задачи группы - обработка данных ввода по инвентаризационным ведомостям; подготовка и распечатка итоговой описи по форме N инв-3, анализ результатов инвентаризации (уровней материальности отклонений).
2. Проведение инвентаризации
При инвентаризации проводится «слепой» пересчет товаров (сотрудники не знают учетного количественного остатка товара и не имеют доступа к такой информации) следующим составом счетной группы: 1). Специалист склада;2). Специалист др. подразделения (не материально ответственное лицо склада).При проведение пересчета запрещено производить перемещения товара/товаров из одной адресной ячейки/полки/паллеты в другую (см. приложение 2).
2.1. 1-й счет
Первый счет осуществляется по следующей методике:
1. Сбор членов счетных групп
2. Короткий инструктаж по проведению инвентаризации.
3. Выдача каждой счетной группе одной инвентаризационной ведомости и атрибутов счета.
4. Пересчет и сверка серий всех имеющихся в наличии товаров только на участке, закрепленном за конкретной счетной группой.
5. Заполненная счетная инвентаризационная ведомость (ее части, каждый лист) подписывается всеми членами счетной группы перед передачей в группу ввода информации.По окончании счета каждого листа Ведомости – передача заполненной части ч/з представителя комиссии в группу ввода информации для уменьшения времени на начало обработки данных).
6. Группа ввода информации заносит данные счета в электронную ведомость «Инвентаризация».
2.2. 2-й счет
Второй счет осуществляется сразу же по окончании первого счета, получения новой ведомости (частей) и смена мест счета в соответствии с # ведомости:
1. Выдача счетным группам новых инвентаризационных ведомостей.
2. Перераспределение счетных групп по другим участкам счета (в соответствие с # Ведомости).
4.-6. См. по разделу 2.1.Дальнейшее количество счетов не ограничено и производятся до тех пор, пока не совпадут результаты двух из них.На заводские короба, участвующие в инвентаризации, в обязательном порядке наноситсямаркировка (в правом нижнем углу) без нарушения товарного вида, позволяющая определить факт участия данного короба в пересчетах и количество пересчетов. Маркировка наносится цветными маркерами (соответственно номеру счета) на видимых сторонах короба (желательно на полиэтиленовой части) по следующей схеме (цифры должны легко читаться и обозначаются в кружочке):Цифра « » цвет синий – короб участвовал в первом счете;Цифра « » цвет красный – короб участвовал во втором счете;Цифра « » цвет зеленый – короб участвовал в третьем счете.На следующую инвентаризацию цвета номеров счета меняют по договоренности (см. Памятку, прилагается).По адресным местам хранения (ячейкам) где был проведен пересчет, участником счетной группы наклеивается стикер, цвета соответствующего номеру счета для внешнего обозначения окончания внесения данных пересчета в счетную ведомость по указанной адресной ячейке и дальнейшей возможностью проведения контроля внешним аудитором.
Группа специалистов производит пересчет (с соответствующей записью в сплошную ведомость) только товаров, отсутствующих в ведомостях счетных групп по местам хранения и/или имеющих расхождения по сериям (см. примечания в разд. 1.4.). Каждый специалист закрепляется за определенными участками счета.
Группа ввода информации после получения инвентаризационных ведомостей счета производит ввод обозначенных счетных данных в электронную ведомость «Инвентаризация» без искажения.
Группа обработки информации по окончании ввода данных каждого счета обеспечивает анализ вводимых данных счета в учетные системы «Инвентаризация», регистрирует столбцы ошибок по наличию (недостача, излишки, пересортица) с учетными данными, своевременно распечатывают счетные ведомости для проведения следующего счета, выводит инвентаризационную опись на печать по окончанию окончательного счета. По завершении введения и анализа счетных данных 1-го и 2-го сплошных пересчетов, для 3-го и дальнейших пересчетов выбираются только те товарные позиции, по которым есть ошибки/расхождения.
Контрольный пересчет проводится группой материально-ответственных лиц склада вприсутствие представителя инвентаризационной комиссии. Ведомость контрольного пересчёта формируется в соответствии с приложением 12 Методики (рег. ?М-03). Контрольный пересчёт проводится с использованием/оформлением ведомости контрольного пересчёта в соответствии с рекомендациями, изложенными в памятке для счётных групп (в зависимости от зоны счёта – адресная, коробочная и паллетная). Ввод данных осуществляется в соответствии с описанием программы «Инвентаризация».Таблицу ведомости контрольного пересчета оформлять по разделам: «Код товара»,«Наименование», «Единица измерения», «Код серии», «Серия», «Величина отклонения», «Адреса учетные», «Адреса фактические», «Количество».Пересчет должен проводиться по всем учетным адресам ведомости и фактическим в томчисле; количество товара указывать по каждой позиции отдельно (по каждому адресу). Каждый лист Ведомости контрольного пересчета подписывается лицами, проводившимипересчет, совместно с представителем инвентаризационной комиссии и участником группы ввода, который осуществил регистрацию данных в ПО.
3. Обработка и предоставление результатов инвентаризации
Данные по расхождениям, оформленные группой обработки информации в виде Инвентаризационной описи ТМЦ (форма N инв-3), предоставляются инвентаризационной Комиссии для дальнейшего анализа полученных результатов. В сводную инвентаризационную опись не вносятся никакие идентификационные метки. Должностные лица склада составляют письменные объяснения по выявленныминвентаризационным расхождениям товарных остатков ТМЦ и предоставляют их (объяснения) инвентаризационной Комиссии.Объяснения по расхождениям необходимо предоставлять в печатном виде с подписью МОЛ, одновременно предоставлять электронную копию для ускорения проверки, а причины расхождений оформлять в виде объяснительной записки с приложением таблицы в формате EXCEL (за основу брать сличительную ведомость). Объяснение излагать кратко по каждой товарной позиции (для быстрой обработки данных с помощью фильтра).
Расхождения, выявленные в результате инвентаризации комментироватьстандартными объяснениями (причины расхождений) следующего содержания:
1) внутритарные недостача/излишек;
2) товарная пересортица;
3) ошибка счёта/ввода попредыдущей инвентаризации;
4) ошибка счёта;
5) ошибка ввода;
6) товарное недовложение контрагенту (претензия контрагента по недостаче в поставке);
7) товарный излишек в поставке контрагенту (претензия контрагента);
8) ошибка склада;
10) претензии между складами предприятия;
9) без объяснений;
11) прочее.
Внесение корректирующих записей в учётные системы осуществляется посредством ПО«Инвентаризация» одним из представителей инвентаризационной комиссии и при непосредственном участии заведующего складом соответственно;Сроки обработки (расценки) приходных документов по излишкам установить следующие: в течение 3-х рабочих дней с момента создания документов в БД, если иное не определено Планом проведения инвентаризации Начальник отдела маркетинга в срок с 17-00 до 18-00 час. первого рабочего дня от даты окончания инвентаризации обеспечивает (при содействии заведующего склада соответственно) перевод в статус «АКТИВ» приходных документов по излишкам, с одновременным формированием заявки.
Удаление указанных заявок проводится после проведения расценки товара, оприходованного по излишкам, в срок, установленный Планом проведения инвентаризации.По результатам проведеннях инвентаризационных мероприятий на аптечных складах Предприятия каждый председатель рабочей инвентаризационной комиссии обязан предоставить в срок до одного рабочего дня комплект оформленной документации (см. «Перечень инвентаризационной документации, предоставляемой в Головное предприятие по результатам инвентаризации склада», прилагается).
Инвентаризационная Комиссия на основе результатов инвентаризации и изученных письменных объяснений МОЛ готовит предложения по урегулированию выявленных недостач и излишков, что фиксируется в Протоколе постоянно действующей Инвентаризационной комиссии (форма ПРТ-1). Протокол, рассмотренный и утвержденный Директором предприятия в 5-дневный срок предоставляется главному бухгалтеру для составления сличительной ведомости.
Постоянно действующая инвентаризационная комиссия анализирует причины выявленных отклонений фактических данных от данных бухгалтерского учета и передает документ в течение рабочего дня главному бухгалтеру предприятия для составления сличительной ведомости. Утвержденные результаты инвентаризации отображаются в бухучете Предприятия в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, но не позднее (по состоянию) 31 декабря месяца отчетного года. Документация, подтверждающая результаты инвентаризации хранятся в бухгалтерии Предприятия.
Терминологический и нормоконтроль проведен:
Начальник ОВК _______________/ /
«___» ____________________ 200___г.
Согласовано:Главный бухгалтер _________________________
Начальник ЮО ________________________________________
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55118/