Два учета и разница между ними
Марина Макова
На Западе, который, как известно, прошел долгий путь становления рыночной экономики, управленческий и бухгалтерский учет никогда не смешиваются. Хотя зарубежная система бухгалтерского учета существенно прозрачнее нашей и ближе стоит к реальной картине бизнеса, задачу управленческого учета никто не строит на основе бухгалтерии. Это представляется вполне обоснованным, поскольку, так или иначе, бухгалтерские отчеты - это источник информации для внешних потребителей (налоговые органы, акционеры и т.д.), в то время как данные управленческого учета представляют тактический и стратегический интерес для внутреннего пользования.
Для обоснования высказанной точки зрения проведем небольшой анализ отличий по некоторым аспектам. Для удобства представим список параметров и опишем его для программ управленческого и бухгалтерского учета.
Источник данных
По этому параметру принципиально важно опираться только на первичные данные как в бухгалтерском учете, так и в управленческом. Здесь вопрос достоверности решается одинаково.
Характеристики данных
Что использует бухгалтерия в своей работе? Это номер документа, наименование контрагента, сумма платежа, а также банковские и юридические реквизиты, предметный товарный состав (обязателен для списания), раскладка по налогам, проводки по плану бухгалтерских счетов, ИНН, ОКПО и пр.
Что важно для управленческих решений: номер документа, наименование контрагента, сумма платежа, а также групповая принадлежность товара (не требуется поименной идентификации), имя ведущего проект менеджера, номер договора, условия поставки и т. п.
Как видим, совпадают только три параметра, в то время как большая часть расширенной информации из бухгалтерской программы не несет принципиально важных данных для тактического и стратегического планирования. Управленческий же анализ можно провести лишь в том случае, если будут указаны аналитические признаки по товару, условиям отгрузки и т. д. Их и нужно внести в управленческую программу. Если же мы ухитримся найти для них место в \"1С\" (это возможно, потому что конфигуратор позволяет), то все равно бонусов по оперативности не получим.
Требования к сотруднику по специальным знаниям
Для работы в бухгалтерской программе, как минимум, нужны бухгалтерские \"корочки\" и сертификаты. В идеальном варианте сотрудник должен иметь опыт работы (сколько стоит опытный бухгалтер на рынке труда, знаете?) В то же время для работы в управленческой программе на уровне простого ввода данных бухгалтерский опыт вообще не требуется. Уверенный пользователь ПК и аккуратность в работе - вот практически полный набор требований к кандидату. Это и дает свободу выбора при назначении ответственного лица, кроме того, становится возможным вариант совмещения функций.
Может возникнуть вопрос, почему я говорю о выделении специального человека для ввода данных, если бухгалтеры это делают в рабочем режиме. Отвечаю (подробно об этом сказано будет дальше, но и сейчас нелишне отметить): для получения оперативной картины деятельности в любой момент времени необходимо постоянно заниматься обновлением информации. Если ввод управленческих данных осуществляется через бухгалтерскую программу, (когда мы не разделяем программные решения, а интегрируем их), то бухгалтерии понадобится для этого либо изменить ритм работы (что нереально), либо придется расширять штат бухгалтерии.
Кстати, при выборе решения в стоимость нужно включать и стоимость владения, в которую будет входить зарплата дополнительных сотрудников, зависящая от требуемой квалификации.
Временные затраты на внесение данных по каждому документу
Проведя хронометраж при использовании "1С:Бухгалтерии" и программы "Профит-директор. Управленческий учет", мы получили следующие цифры: на обработку одного документа бухгалтер тратит от 7 до 10 минут, заполнение карточек по соответствующей сделке в формате управленческого учета у секретаря занимает от 30 секунд до 1 минуты. При этом нужно учитывать, что правила работы бухгалтера не позволяют проводить операцию частично, так что уж, если взялся, изволь закончить. Для "Профит-Директор" регламент процедур жестко не устанавливается, поэтому сделку можно зафиксировать и без полных данных контрагента, а данные пополнять по мере поступления.
Режим ввода данных
Любая бухгалтерия работает в соответствии с режимом налоговой отчетности. Такой режим можно назвать условно аккордным. Обработка поступившей информации, так или иначе, связана не с нуждами оперативного управления и контроля, а со сроками сдачи каких-либо данных в налоговую инспекцию, фонды и прочие контролирующие органы. В лучшем случае, вы получаете кратность, равную месяцу.
Таким образом, достоверные данные по официально состоявшимся сделкам и платежам вы получите через месяц. Все, что можно получить из бухгалтерии ежедневно, это поступившие оплаты и сделанные платежи, но без накопления этой информации для анализа, пока не будет сделан соответствующий отчет. Довольно часто в этих случаях бухгалтер распечатывает некую табличку, а вы ее сортируете и суммируете на калькуляторе.
Уже понятно, что специальный управленческий инструмент требует вносить данные о движениях денег (и даже о намерениях это сделать, например, запланированная и почти состоявшаяся сделка) оперативно по мере поступления этих данных в компанию. Повторяю, это может сделать как ответственный менеджер, так и сам руководитель.
Анализ данных в разрезе контрагента
Бухгалтерия - это контрольный аппарат, и естественно, что она может предоставить информацию только по фактическим операциям платежей и отгрузок. Различные дополнительные условия поставок можно получить только у других отделов (коммерческий, юридический). Для получения полной картины необходимо сводить информацию из разных источников.
Обращаемся к автоматизации управленческого учета на базе специализированной программы. Такие программы, если разработчики при постановке задачи опирались на логику коммерческих отношений, а не на логику бухгалтерских счетов, позволяют оперировать данными ожидаемых поступлений, планируемых выплат. Подобный подход предоставляет управляющему поле для оптимизации финансовой деятельности.
Аналитические признаки, группировка данных
Бухгалтерские программы созданы в целях налогообложения и повышения прозрачности выплат государству. Именно для этого производится разбивка и структуризация данных. Директору же важен анализ информации для управления организацией, формирования стратегии и тактики развития, оценки фактического положения дел. Разные задачи - разные способы решения.
Приоритет потребителя информации
С эти пунктом все очевидно: бухгалтерия работает на органы государственного контроля, а программы управленческого учета нацелены на решение проблем оперативного управления компанией, то есть, в первую очередь, на директора организации. В случае ведения управленческого учета через бухгалтерию приоритетными будут нужды налоговой отчетности. Управленческий учет будет вестись по остаточному принципу, потому что срок сдачи налоговой отчетности является \"железным\" аргументом для приостановки внесения оперативных данных внутреннего пользования.
Толкование термина "управленческий учет" в бизнес-словаре следующее:
"Управленческий учет - это процесс идентификации, измерения, сбора, анализа, подготовки, интерпретации и передачи управленческому персоналу информации, необходимой для планирования, контроля и управления текущей производственно-коммерческой деятельности предприятия. Информация управленческого учета является внутренней\".
Обратить внимание нужно на две критические характеристики: во-первых, это процесс, то есть непрерывность сбора данных определяет качество результата; во-вторых, информация является внутренней, что не соответствует задачам бухгалтерского учета.
Возможно, перечисленные признаки охватили не все аспекты внутренних противоречий. Цель этого небольшого сравнительного обзора была в том, чтобы оценить вопрос интеграции бухгалтерских и управленческих программ с позиций практической привлекательности.
Не секрет, что иногда решение принимается не потому, что так лучше и удобнее, а потому что:
Так сделал кто-либо из партнеров или конкурентов
Не видят другого варианта сбора информации, кроме, как через бухгалтерию
Считают, что таким образом внедрение нового бизнес-процесса пройдет легче
Предполагают, что подобный путь позволит снизить затраты, что далеко не всегда соответствует действительности
Предпочитают работать с одним поставщиком программных продуктов. Часто страх перед незнакомой программой оказывается сильнее, чем доводы здравого смысла. Кстати, вспоминается английская пословица, не рекомендующая класть все яйца в одну корзину
Стремятся построить корпоративную информационную систему, полагая, по-видимому, что количество информации может перерасти в ее качество. Но вспомним, что, к примеру, глобализация на политическом уровне вызывает множество сомнений и непредвиденных проблем у втянутых в процесс государств
Наверное, есть и другие причины, но не в этом суть. В данном материале мы остановились на том, почему не стоить интегрировать бухгалтерские программы с управленческими, или же, как минимум, необходимо предметно и подробно просчитать плюсы и минусы подобного процесса.
Вопрос можно поставить шире. Может быть, в случае управленческого учета это должен быть специализированный продукт, нацеленный на решение конкретных задач конкретной группы лиц? Ведь для нужд бухгалтерии, склада, документооборота и т. д. созданы специальные, функционально настроенные инструменты, которые предназначены для решения специальных задач. Управление компанией как процесс, на наш взгляд, тоже заслуживает отдельного решения.