Автоматизация склада для оптовой торговли
Александр Калмыков,
старший консультант,
компания NaviCon Group
При осуществлении предприятиями хозяйственной деятельности им нередко приходится сталкиваться с ситуацией, когда заказанный товар доставляется со значительным опозданием и в очень неудобное время. В результате – штрафные санкции, недовольство и недоверие партнеров и, как следствие, потеря конкурентоспособности. А в крупных компаниях такие задержки могут оказать негативное влияние на все бизнес-процессы. Руководители многих российских предприятий в последнее время все чаще задумываются над вопросом: «Как избежать материальных убытков и не утратить доверия заказчика?». Ответ одновременно и простой и сложный: необходимо внедрить систему автоматизации склада.
Наличие подобной системы управления упрощает решение многих задач, даже таких элементарных, на первый взгляд, организационных моментов, как выработка и контроль регламентов. Сложность заключается в выборе средств автоматизации: какой системы будет достаточно для действенного функционирования склада. Одниостанавливают свой выбор на одной из специализированных систем управления складом (WMICROSOFT, Warehouse Management SysteMicrosoft), другие предпочитают использовать модуль управления складом в корпоративной системе управления предприятием (ERP, Enterprise Resource Planning System).
Конечно же, склад можно автоматизировать различными способами, но необходимо учитывать его своеобразие. Вряд ли система управления складом будет эффективной, если при ее выборе были проигнорированы особенности работы конкретного склада, поскольку стандартный функционал многих WMICROSOFT-систем может иметь ряд существенных ограничений.
Прежде всего, специалисты компании должны четко обозначить цели внедрения и функциональные требования к системе. Затем необходимо провести анализ функционального покрытия для определения того, какая именно из представленных систем и в какой степени подходит для автоматизации данного склада, способна ли она выполнять требования на уровне стандартного функционала или дополнительных отраслевых решений. Кроме того, следует оценить программно-аппаратную архитектуру и возможность дальнейшего развития выбранной системы. Только после тщательной проверки необходимой документации и расчета совокупной стоимости владения можно сравнить результаты и сделать выбор в пользу отдельной WMICROSOFT-системы, либо комплексного решения с использованием складского модуля в составе ERP-системы.
Проблемы слабоуправляемого склада
При решении вопроса по автоматизации склада руководство компании сталкивается со стандартными проблемами, требующими порой нестандартных решений. Отсутствие необходимых навыков и знаний у персонала компании – одна из причин, по которой процесс автоматизации постоянно откладывается на неопределенный срок.
Приведем список характерных проблем неавтоматизированного склада. Невнимательное отношение лишь к небольшой части этого перечня может привести к падению качества обслуживания клиентов, увеличению операционных расходов и штрафных санкций:
Невысокая скорость и точность выполнения заказов.
Неэффективное использование пространства склада.
Слабый контроль работы персонала.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.
Недостаток знаний о статусе запаса, отсутствие ответов на комплекс вопросов «Что – Где – Как много?».
Увеличивающееся повреждение запаса.
Трудности реализации адресного хранения и методик FIFO-LIFO-FEFO.
Проблемы с обеспечением специальных стандартов хранения товара.
Трудности в реализации маркировки товара.
Недостаток оперативности в работе с возвратами.
Несоблюдение требуемых правил и приоритетов в работе с клиентами.
Путаница со множеством единиц измерения товара.
Невозможность сквозного отслеживания серийных номеров.
Отсутствие информационного обмена с внешними системами.
Неоптимальное использование специализированного оборудования.
Сложности инвентаризации товарного запаса.
Проблемы получения аналитической отчетности по складу.
Основная проблема многих оптовых компаний заключается в том, что увеличение себестоимости продукции (состоящей из стоимости закупки у поставщика, затрат на перевозку, таможенных пошлин, стоимости хранения и других затрат), происходит на каждом этапе движения товара. Сотрудники финансовых отделов лишены возможности осуществлять контроль и мониторинг данного процесса, потому что отсутствует структурирование и регистрирование затрат, ложащихся на себестоимость, нет ни единой методики, ни единой базы данных.
Информационный поток в Microsoft Dynamics
Одно из основных преимуществ ERP-систем Microsoft Dynamics NAV (Navision) и Microsoft Dynamics AX (Axapta) – это интеграция всех информационных процессов, реализуемых на предприятии. Причем интеграция на уровне стандартных модулей. Любая их указанных систем охватывает управление всей деятельностью предприятия (от закупки сырья до сбыта готовой продукции), работая при этом с моделями бизнес-процессов. То есть, по сути, все процессы в ERP-системе завязаны друг на друге, поэтому не требуется никаких дополнительных информационных посредников, например, конверторов для преобразования и передачи данных между системами. Данные вводятся в систему в том подразделении, где они возникают, хранятся в одном месте и многократно используются всеми заинтересованными структурными единицами компании. Результатом работы одного подразделения могут воспользоваться другие подразделения. Информация передается по цепочке вплоть до предоставления оперативной отчетности руководству. Таким образом, решается задача согласованной работы различных подразделений.
На рис.1 мы видим, что модуль «Управление запасами» тесно интегрирован с логистическими модулями системы – «Расчёты с поставщиками» (Автоматизация цикла приобретения товаров), «Расчёты с клиентами» (Автоматизация цикла сбыта товаров), «Планирование» (Планирование закупок и продаж) и автоматизирует складские процессы, инициированные этими модулями.
Рис. 1. Аспекты управления запасами:
Например, в модуль «Управление запасами» поступает информация об ожидаемых поставках и отгрузках из соответствующих модулей системы. Работники склада используют данную информацию для организации своих работ. В свою очередь, менеджеры, работающие с поставщиками и клиентами, в любой момент могут получить информацию о том, на какой стадии складской обработки находится заказ или закупка. Это очень важно для оптовых компаний.
Потребности компании «Десан»
Данная компания интересна тем, что здесь с готовностью была воспринята идея выстроить бизнес-процессы таким образом, чтобы максимально эффективно использовать стандартные возможности выбранной ERP-системы Microsoft Dynamics NAV. В результате проекта была формализована стратегия компании, внесены изменения в оргструктуру, пересмотрен подход к планированию, постановке задач и мотивации персонала.
Торговая компания «Десан» – один из крупнейших оптовых поставщиков на российский рынок томатной пасты, консервированных овощей и бакалейных товаров, она является владельцем таких известных брендов, как «Помидорка», «6 соток» и «Поваренок». Значительная часть продукции компании реализуется на основе долгосрочных контрактов с ведущими розничными сетями г. Москвы и регионов: «Перекресток», «Пятерочка», «Рамстор», «Ашан», «Копейка» и Metro. География розничных сетей – клиентов компании состоит из таких крупных российских городов, как: Москва, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Новосибирск, Екатеринбург, Красноярск, Уфа, Пермь, Тула, Краснодар, Воронеж. Кроме того, компания работает с международными поставщиками в Венгрии, Турции, Индии.
Как следствие, ТК «Десан» приходится сталкиваться с огромными массивами информации. В этой ситуации структурированное представление данных в едином месте и удобном интерфейсе приобретает решающее значение. Необходимо иметь возможность оперативно получать сведения относительно наличия и движения товаров на складах, исполнения и возможного отклонения от плана продаж, динамики издержек и закупочной себестоимости товара. Очень важно отслеживать движение товара на складах временного хранения, прохождение таможни, движение по железной дороге.
Предпосылки внедрения корпоративной информационной системы
До внедрения корпоративной системы на платформе Microsoft Dynamics NAV в компании использовались автономные информационные системы и модули, а для решения многих задач (в том числе учетных) применялись электронные таблицы типа Microsoft Excel. Следствием этого являлись:
двойной, а иногда и тройной ввод одной и той же информации, приводящий к неэффективному использованию времени сотрудников и появлению различных версий одних и тех же данных;
неполнота информации, хранящейся в базах данных, сложность ее анализа и использования для принятия управленческих решений;
сложность сбора информации для последующего планирования деятельности (продаж и закупок).
Таким образом, информация о финансовых результатах не была связана с данными об этапах производства и движения товаров. Кроме низкой производительности, у используемой системы учета были такие недостатки, как сложность обновления и масштабирования.
Автоматизация на складе
Спустя год после внедрения корпоративной информационной системы на базе Microsoft Dynamics NAV руководство ТК «Десан» приняло решение о необходимости использования автоматизированных технологий учета товародвижения для усовершенствования работы склада. В первую очередь требовалось автоматизировать все рутинные операции, связанные с учетом продукции в разрезе лотов и получить полное совпадение товарного учета на складе и в корпоративной информационной системе.
Удаленный центральный склад компании имеет довольно сложную структуру, его внешние транспортные связи включают в себя и автомобильный, и железнодорожный транспорт. На складе производится множество различных операций по приемке, маркировке, хранению, переработке, комплектации и отгрузке товара.
Вся продукция компании имеет сроки годности, поэтому важно было обеспечить высокую точность партионного учета. На складе используется штабельное хранение паллет с товаром и зонирование по товарным группам. Для выполнения заказов клиентов подбор выполняется как целыми, так и сборными паллетами. Кроме того, по некоторым видам продукции на складе организованы производственные процессы, например, фасовка замороженных продуктов и круп, подготовка комплектующих.
Само здание, в котором располагается склад, – это большое количество помещений с бетонными перегородками. Конструктивные особенности блокируют проходимость Wi-Fi сигнала, из-за этого становится неоптимальным использование мобильных RF-терминалов.
Кроме вышеперечисленных, особенностями проекта автоматизации являлись сжатые сроки реализации и осуществление внедрения без существенных изменений стандартного функционала ERP-системы.
Небольшой бюджет и сжатые сроки проекта определили использование технологии штрихового кодирования на наиболее важных участках складского комплекса с применением терминалов сбора данных (ТСД), работающих в batch-режиме. Даннй режим не требует постоянной связи корпоративной системы с ТСД. В этом случае вся работа ведется локально на ТСД и по мере необходимости передается в корпоративную систему.
В результате проекта были автоматизированы следующие складские процессы:
приемка товара на склад от внешнего контрагента (поставки, возврат клиента);
контроль и маркировка принятого товара;
передача товара на переработку (фасовка, формирование комплектов);
приемка товара после прохождения переработки;
подбор товара под заказ целыми и сборными паллетами;
отгрузка товара внешнему контрагенту (продажи, возврат поставщику);
Внедрение технологии штрихового кодирования в компании «Десан» являлось расширением уже существующей корпоративной системы, на базе Microsoft Dynamics NAV. Для интеграции корпоративной системы с терминалами сбора данных, работающими в пакетном режиме, была использована функциональность торгового решения Navicon Trade, объединяющего лучшие проектные разработки компании Navicon.
Все работы по настройке программного обеспечения, подключению оборудования и обучению сотрудников были выполнены в течение двух месяцев.
Внедрение позволило повысить уровень автоматизации процессов приемки и отгрузки товаров, выписки сопроводительных документов, что значительно упростило процессы обслуживания клиентов. Кроме того, уменьшилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором, при подборе заказов и формировании отгрузочных документов.
Еще одним плюсом внедрения можно назвать повышение информативности и оперативности работы корпоративной информационной системы по товарному учету. Теперь система позволяет своевременно и в полном объеме получать информацию, соответствующую действительному состоянию дел на складе для принятия управленческих решений и анализа результатов их реализации.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55607/