Уже сейчас компании, работающие с ЭТрН и ЭПЛ добровольно, сталкиваются с путаницей: водитель, логист, кладовщик, медработник подписывают разные титулы разными типами подписей. Ошибка в выборе подписи блокирует документ и задерживает оплату перевозки.

Ниже разобраны все роли, типы подписей и порядок оформления МЧД.

Виды электронных подписей для ЭПД: что есть что

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)

Выдается удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры. Для руководителей юридических лиц и ИП сертификат оформляется бесплатно в ФНС (через личный кабинет на портале Федеральной налоговой службы или при визите в инспекцию). Сотрудники получают УКЭП в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах. Записывается на защищенный носитель (USB-токен или NFC-токен). Юридически равна собственноручной подписи.

УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись)

Для подписания ЭПД допускается только УНЭП, полученная через сервис ГосКлюч (бесплатная подпись от Госуслуг для физических лиц). Другие виды УНЭП для электронных перевозочных документов не подходят. Руководитель юрлица также может получить сертификат УНЭП через ЕБС в сервисе ФНС «Моя подпись».

ПЭП (простая электронная подпись)

Подтверждение действия через логин/пароль или код в мобильном приложении. Используется водителями для фиксации факта погрузки и выгрузки (титулы Т2 и Т4 в ЭТрН). ПЭП водителя юридически значима (63-ФЗ, ст. 5), но в ЭТрН работает по двойной схеме: документ приобретает полную силу после подтверждения того же титула УКЭП логиста или диспетчера перевозчика.

МЧД (машиночитаемая доверенность)

Электронный XML-документ, подтверждающий полномочия сотрудника действовать от имени организации. Подписывается УКЭП руководителя. Без МЧД система не примет подпись сотрудника, выступающего от лица компании.

Сводная таблица: кто чем подписывает

Дополнительные титулы ЭТрН:

Титулы Т2 и Т4 подписываются по двойной схеме: водитель фиксирует факт через ПЭП, а логист/диспетчер перевозчика подтверждает тот же титул УКЭП с МЧД. QR-код для проверки ГИБДД формируется после подписания всех обязательных титулов Т1–Т4.

Астрал Подпись — подходящий вариант для подписания документов в логистике. Также в обновленном личном кабинете вы легко сможете уточнить, в каком удостоверяющем центре выдали сертификат, действует ли он еще и на чье имя оформлен.

Что нужно знать водителю

Нужна ли водителю КЭП для работы с ЭТрН

Нет. Штатному водителю (или работающему по ГПХ) достаточно простой электронной подписи. Он подписывает титулы Т2 и Т4 через мобильное приложение оператора ИС ЭПД: вводит код или подтверждает действие в интерфейсе. Выпускать УКЭП и оформлять МЧД для водителя в этой схеме не требуется.

Водитель одновременно ИП-перевозчик

Если водитель зарегистрирован как ИП и сам выступает перевозчиком, ситуация меняется. Он подписывает титулы Т2 и Т4 собственной УКЭП индивидуального предпринимателя (получает бесплатно в ФНС). МЧД ему не нужна, потому что он действует от своего имени, а не от чужой организации.

Может ли водитель подписать ЭТрН за перевозчика при наличии УКЭП

Технически да, если на водителя оформлена МЧД от перевозчика и у него есть УКЭП физического лица. В этом случае он совмещает две роли: фиксирует факт через ПЭП (как водитель) и подтверждает титул УКЭП (как уполномоченное лицо перевозчика). На практике такую схему используют небольшие компании с одним-двумя водителями, где нет выделенного логиста.

Погрузка ночью, логиста нет на месте

Подписание не привязано к физическому местоположению. Логист или диспетчер подписывает титул Т2 удаленно через систему оператора ЭПД: с рабочего компьютера, из дома, с любого устройства с доступом к токену. Водитель подтверждает ПЭП на месте, логист ставит УКЭП дистанционно. Ночная смена не является препятствием, если у диспетчера есть доступ к системе и токен при себе.

Водители на ГПХ / самозанятые, частая ротация

ПЭП выдается через оператора ИС ЭПД при регистрации водителя в системе. Процедура занимает несколько минут: водитель скачивает мобильное приложение, авторизуется (обычно через Госуслуги) и получает возможность подписывать. При смене водителя новому достаточно пройти ту же регистрацию. Выпуск УКЭП и МЧД не требуется, если водитель не совмещает роль уполномоченного лица перевозчика.

Что нужно знать грузоотправителю

Какой подписью грузоотправитель подписывает ЭТрН

Титул Т1 (сведения о грузе, маршруте, отправителе) подписывается УКЭП. Если подписывает руководитель лично своей УКЭП ЮЛ/ИП, МЧД не нужна. Если подписывает логист, кладовщик или иной сотрудник, он использует УКЭП физического лица плюс МЧД от организации.

Кто ставит подпись на ТН: директор или логист

Закон не ограничивает круг подписантов должностью. Руководитель может продолжать подписывать лично, но на практике это неудобно при десятках отгрузок в день. Типичная схема: руководитель выпускает МЧД на логиста (или нескольких сотрудников), и они подписывают Т1 своими УКЭП.

Если грузоотправитель в одном городе, а погрузка в другом

Подписание электронного документа не привязано к месту нахождения груза. Сотрудник в Калининграде формирует и подписывает Т1, а водитель во Владивостоке подтверждает погрузку через ПЭП. Документ передается через оператора ИС ЭПД мгновенно, географическое расстояние роли не играет.

Что нужно знать грузополучателю

Обязан ли грузополучатель подписывать ЭТрН

Да. Титул Т3 (приемка груза) подписывается грузополучателем. Без подписи Т3 документооборот по перевозке считается незавершенным, а перевозчик не может предъявить подтверждение доставки для расчетов.

Если грузополучатель — физическое лицо

Физлицо подписывает Т3 через УНЭП (ГосКлюч) или ПЭП. Для УНЭП нужен подтвержденный аккаунт на Госуслугах и установленное приложение ГосКлюч. МЧД не требуется, поскольку человек действует от своего имени.

Может ли работник склада поставить подпись за грузополучателя

Да, если на сотрудника склада оформлена МЧД от грузополучателя и у сотрудника есть УКЭП физического лица. Это стандартная практика для сетевого ритейла и крупных складских комплексов, где приемкой занимается не руководитель, а кладовщик.

Если у получателя нет ЭЦП и интернета

До 1 сентября 2026 года ЭТрН добровольна, поэтому получатель без электронной подписи может использовать бумажную транспортную накладную. После 1 сентября 2026 года бумажные ТН запрещены (за исключением случаев, которые определит Минтранс). Рекомендация: заранее обеспечить всех получателей доступом к УНЭП ГосКлюч (бесплатно, нужен только смартфон и подтвержденный аккаунт Госуслуг) или УКЭП.

Стоимость подписания Т3

Подписание титула Т3 для грузополучателя бесплатно у большинства операторов ИС ЭПД. Тарификация ЭТрН производится за документ (не за отдельный титул) и ложится на грузоотправителя или перевозчика. Конкретные тарифы зависят от оператора.

Что нужно знать медработнику и механику для ЭПЛ

Электронный путевой лист (ЭПЛ) включает 6 титулов: Т1 (данные рейса — собственник ТС), Т2 (предрейсовый медосмотр — медработник), Т3 (техосмотр — механик/контролер), Т4 (одометр на выезде — водитель/диспетчер), Т5 (одометр на заезде — водитель/диспетчер), Т6 (послерейсовый медосмотр — медработник, обязателен для пассажирских и опасных перевозок). Медработник подписывает титулы Т2 и Т6 только УКЭП, механик подписывает Т3 УКЭП с МЧД.

Какая подпись нужна медработнику

Медработник подписывает титулы предрейсового (Т2) и послерейсового (Т6) медосмотра в ЭПЛ только УКЭП. УНЭП и ГосКлюч для медицинских титулов ЭПЛ не допускаются. КЭП записывается на NFC-токен (сертифицированный ФСБ) и используется через мобильное приложение оператора ИС ЭПД. Если медработник является сотрудником перевозчика, ему нужна МЧД. Если работает в сторонней медицинской организации по договору, он подписывает от имени своей клиники (и тогда МЧД выдает руководитель клиники).

Медик из сторонней поликлиники по договору

Медработник подписывает титул ЭПЛ от имени медицинской организации, с которой у перевозчика заключен договор. Ему нужна УКЭП физлица плюс МЧД от руководителя поликлиники. Перевозчик не выдает МЧД стороннему медику, это делает его работодатель.

Может ли медик использовать ГосКлюч

Нет. Для подписания медицинских титулов ЭПЛ (Т2 — предрейсовый и Т6 — послерейсовый медосмотр) допускается только УКЭП. УНЭП через ГосКлюч для этих титулов не подходит. Медработнику необходим NFC-токен с записанным сертификатом УКЭП и мобильное приложение оператора ИС ЭПД.

NFC-токены для мобильного подписания

Мобильные приложения операторов ИС ЭПД поддерживают NFC-токены, сертифицированные ФСБ и ФСТЭК. Конкретный перечень совместимых моделей зависит от приложения оператора. Перед покупкой токена уточните совместимость с выбранным оператором ИС ЭПД.

Пример: медработник в небольшом автопарке проводит осмотр 15 водителей за утро. С NFC-токеном он прикладывает его к смартфону и подписывает каждый титул за 5–10 секунд, не подходя к компьютеру.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это не просто документ, а ваш цифровой аналог привычной бумажной доверенности, созданный для права подписи электронных документов. С МЧД вы получаете четкую структуру: в нее уже занесена вся информация о доверителе, представителе и их полномочиях. И главное — такая доверенность подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) самого доверителя. Удобно, надежно и полностью цифровое решение.

МЧД: кому нужна и как оформить

Кому именно нужна МЧД

Всем, кто подписывает ЭПД от имени организации, но не является ее руководителем. 

Типичные случаи:

• логист подписывает ЭТрН за перевозчика

• бухгалтер или кладовщик подписывает за грузоотправителя

• кладовщик подписывает Т3 за грузополучателя

• медработник подписывает титул ЭПЛ от имени медорганизации

Руководителю, подписывающему собственной УКЭП ЮЛ/ИП, МЧД не нужна. ИП-перевозчику, подписывающему от своего имени, МЧД тоже не нужна.

Подойдет ли МЧД для торговых площадок для подписания ЭТрН

Выпускать отдельную доверенность не требуется, если в существующей МЧД указаны соответствующие коды полномочий. Проверьте перечень полномочий в действующей МЧД: если там указан код, покрывающий ЭПД, дублировать не нужно. Если нет, то МЧД можно расширить, добавив полномочия на подписание электронных перевозочных документов.

Где выпустить МЧД

МЧД формируется и подписывается УКЭП руководителя. Это можно сделать через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через оператора ЭДО или через учетную систему (например, 1С). Доверенность регистрируется в распределенном реестре ФНС и становится доступной всем участникам документооборота.

Как МЧД привязывается к документу

Автоматически. При подписании ЭПД через оператора ИС ЭПД или через учетную систему сервис сам находит действующую МЧД подписанта и прикрепляет ее к документу. Ручная привязка не требуется.

Практические вопросы подписания

Где именно подписываются ЭПД

В личном кабинете оператора ИС ЭПД (веб-интерфейс или мобильное приложение) либо в учетной системе с интеграцией (1С, SAP и другие). Реестр операторов ИС ЭПД опубликован на сайте Минтранса.

Привязано ли подписание к местоположению

Нет. Подписание выполняется из любой точки, где есть доступ к системе и токену (или ГосКлюч на смартфоне). Единственное исключение: водитель с ПЭП фиксирует факт на месте погрузки/выгрузки, но и это не требует GPS-привязки в обязательном порядке.

Можно ли подписать ЭПД без интернета

Нет. ЭПД передается в ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов), для этого нужно подключение к сети. Некоторые мобильные приложения операторов позволяют сформировать подпись офлайн с последующей отправкой при появлении связи, но завершенным документ считается только после регистрации в ГИС ЭПД.

Можно ли настроить автоматическое подписание

Для титулов, подписываемых УКЭП (Т1, Т2, Т4 со стороны перевозчика), некоторые операторы предлагают функцию автоподписания при выполнении заданных условий (например, совпадение данных о грузе с заказом в учетной системе). Для ПЭП водителя автоподписание не предусмотрено, поскольку подпись фиксирует личное присутствие.

Как проверяется действительность подписи

ГИС ЭПД при получении документа проверяет: действительность сертификата УКЭП, наличие и актуальность МЧД в реестре ФНС, соответствие подписанта указанной роли. Если проверка не пройдена, документ отклоняется с указанием причины.

Можно ли работать без 1С, если у ИП свое авто

Да. ИП-перевозчик может формировать и подписывать ЭТрН напрямую в личном кабинете оператора ИС ЭПД (веб-интерфейс или мобильное приложение). Интеграция с 1С удобна при большом объеме перевозок, но не является обязательным условием.

Чек-лист: что подготовить до 1 сентября 2026

Для грузоотправителя и перевозчика

1. Заключить договор с оператором ИС ЭПД  ГК «Астрал» (или другого из реестра Минтранса).

2. Оформить УКЭП на всех сотрудников, которые будут подписывать ЭПД (логисты, диспетчеры, кладовщики).

3. Выпустить МЧД на каждого подписанта: указать полномочия для ЭПД.

4. Настроить интеграцию с учетной системой (1С или аналог) либо обучить персонал работе в Личном кабинете 1С-ЭПД.

5. Зарегистрировать водителей в мобильном приложении Астрал-ЭПД для подписания ПЭП.

6. Провести тестовый обмен ЭТрН с ключевыми контрагентами.

Для медработников и механиков (ЭПЛ)

1. Оформить УКЭП на медработника и механика (УНЭП ГосКлюч для титулов ЭПЛ не допускается). Если медработник или механик является сотрудником организации, выпустить МЧД на него.

2. Если медработник внешний (по договору), убедиться, что его медорганизация выпустила МЧД на него.

3. Приобрести NFC-токены, проверить совместимость с приложением оператора.

4. Провести обучение: медик и механик должны уметь подписать титул за 10–15 секунд, чтобы не задерживать выпуск на линию.

Для водителей

1. Убедиться, что у водителя есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах (нужен для регистрации в приложении оператора).

2. Установить мобильное приложение Астрал-ЭПД (или другого оператора ИС ЭПД) на смартфон.

3. Пройти регистрацию и тестовое подписание.

4. Если водитель одновременно ИП-перевозчик, оформить УКЭП в ФНС (бесплатно).

Совет: начните с пилотного запуска на 2–3 маршрутах за 2–3 месяца до обязательной даты. Это выявит проблемы с интеграцией, скоростью подписания и доступом к интернету на складах, прежде чем они станут критичными.

Нормативная база

• Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ (обязательность ЭПД).

• Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта».

• Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

• Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931 (правила оформления ЭПД).

• Приказы Минтранса и ФНС по форматам ЭПД

Часто задаваемые вопросы

Может ли водитель подписать все титулы ЭТрН одной подписью?

Нет. Водитель подписывает титулы Т2 и Т4 простой электронной подписью (ПЭП), фиксируя факт погрузки и выгрузки. Остальные титулы подписывают другие участники своими УКЭП. Исключение: ИП-перевозчик, который сам за рулем, подписывает Т2 и Т4 собственной УКЭП ИП.

Обязательно ли покупать USB-токен для УКЭП, или можно использовать ГосКлюч?

ГосКлюч выдает УНЭП, а не УКЭП. Для ролей, требующих УКЭП (грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, медработник, механик при подписании ЭПЛ), нужен токен. Для грузополучателя-физлица допускается УНЭП через ГосКлюч. Выбор зависит от роли в перевозке.

Что будет, если МЧД просрочена на момент подписания ЭПД?

ГИС ЭПД отклонит документ. Система проверяет актуальность МЧД в реестре ФНС автоматически. Перевозчику придется выпустить новую МЧД и переподписать титул. Отслеживайте сроки действия доверенностей заранее.

Нужно ли грузополучателю заключать договор с оператором ИС ЭПД?

Да, все участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) должны быть подключены к оператору ИС ЭПД. При этом грузополучатель может подключиться к любому аккредитованному оператору: роуминг между операторами ИС ЭПД обеспечен и работает бесплатно.

Сколько стоит подключение к ЭПД для небольшого перевозчика?

Стоимость складывается из: УКЭП для сотрудников (бесплатно для ИП в ФНС, для сотрудников от 1 500–3 000 руб./год в коммерческих УЦ), тариф оператора ИС ЭПД (зависит от объема документов и оператора), NFC-токен (при необходимости, 1 500–3 000 руб. за устройство). Формирование МЧД бесплатно.

https://www.klerk.ru/blogs/astral/693029/#sub-chapter-chasto-zadavaemye-voprosy-skolko-stoit-podklyu...