Автоматизация управления закупками: требования к ПО
Валерий РазгуляевЛюбая компания, выйдя на определённые обороты, задумывается об автоматизации работы отдела закупок.
Это нужно не только для того, чтобы избежать механических ошибок и неточностей, но и для внедрения особых алгоритмов расчетов, использовать которые без соответствующего ПО было бы проблематично. Но прежде чем выбирать конкретное решение или писать его самостоятельно, нужно знать главное – требования к подобной программе, то есть ее функционал.
Функции, о которых мы будем говорить, касаются любого ПО для закупок, будь то готовый продукт или самописное решение, адаптированное под конкретную компанию.
Именно эти принципы должны быть заложены в программу и на них нужно обращать внимание в первую очередь. Поэтому представленную далее информацию можно просто брать для написания технического задания либо использовать как проверку эффективности при выборе из нескольких готовых решений.
Все эти функции можно реализовать в самописном модуле программы «1С Предприятие 7.7», поэтому я буду описывать конкретные механизмы реализации этих принципов на примере этой программы.
Возможность отслеживания текущих заказов
Это самая простая и вместе с тем жизненно необходимая функция любой подобной программы. Сотрудник отдела закупок всегда должен знать, на каком этапе у него должны находиться и реально находятся все его заказы.
При этом может быть следующая детализация:
o Поставщик;
o Состав заказа – коды, наименования, количества, цены и сумма;
o Дата заказа;
o Дата сборки поставщиком;
o Дата отправки поставщиком;
o Сроки прохождения таможни;
o Дата поставки;
o Дата приходования уже на складе компании;
o Дата и сумма оплаты, в случае частичной оплаты – даты и суммы траншей.
В 1С это осуществляется созданием дополнительного модуля «Управление закупками» со справочником «Заказы», в котором сотрудники отдела закупок заносят и ведут все осуществляемые поставщикам заказы. Все даты забиваются в шапку документа, в табличной же части находятся данные о коде, наименовании, цене и количестве заказанного товара. В конфигурации 1С прописывается возможность на основании заказа сформировать приходную накладную, что позволяет в случае корректной поставки (которых обычно большинство) не забивать заново все эти данные.
В том же модуле пишется дополнительный отчёт по выводу всех заказов, с критическими датами прохождения ключевых точек (текущая или определяемая пользователем), с помощью которого происходит их отслеживание сотрудниками отдела закупок. А сотрудники в случае необходимости уже вмешиваются в процесс поставки или изменяют данные заказа.
Формирование заказа и расчёт его величины
По-хорошему формировать заказ надо в той же программе, где и осуществляется их отслеживание. Тем более в ряде случаев история заказов может упростить формирование новых: становится возможным делать это либо по шаблону, либо идентично сделанному в прошлом. А если программный продукт сделать интегрированным в существующую базу данных по остаткам и продажам или производить регулярную загрузку этих данных в программу, то это позволяет еще и реализовать алгоритмы автоматического расчёта необходимой величины заказа, в котором нужно учесть:
o Периоды между поставками;
o Время доставки от поставщика;
o Текущие остатки;
o Прогнозы продаж;
o Дату прихода и количество уже заказанного товара;
o Максимальные возможности по ёмкости и весу для перевозки и складирования;
o Количество единиц в заводской упаковке (коробка, паллета);
o Группировку товаров, взаимно замещающих друг друга для предотвращения заказа одного и того же товара дважды;
o Группировку товаров, являющихся сопутствующими или комплектными, чтобы не заказывать одни при отсутствии остатков и заказа по другим;
o Различные индикаторы, используемые в качестве «флагов» о необходимости заказа.
Реализуется это через создание в модуле 1С «Управление закупками» дополнительного отчёта, в котором по выбранному поставщику или ассортименту по заранее заданным формулам рассчитывается необходимое количество заказа по каждой позиции. Итоги расчёта автоматически переносятся в форму заказа и требуют уже только ручной корректировки и отправки поставщику.
o Периоды между поставками;
o Время доставки от поставщика;
o Текущие остатки;
o Прогнозы продаж;
o Дату прихода и количество уже заказанного товара;
o Максимальные возможности по ёмкости и весу для перевозки и складирования;
o Количество единиц в заводской упаковке (коробка, паллета);
o Группировку товаров, взаимно замещающих друг друга для предотвращения заказа одного и того же товара дважды;
o Группировку товаров, являющихся сопутствующими или комплектными, чтобы не заказывать одни при отсутствии остатков и заказа по другим;
o Различные индикаторы, используемые в качестве «флагов» о необходимости заказа.
Реализуется это через создание в модуле 1С «Управление закупками» дополнительного отчёта, в котором по выбранному поставщику или ассортименту по заранее заданным формулам рассчитывается необходимое количество заказа по каждой позиции. Итоги расчёта автоматически переносятся в форму заказа и требуют уже только ручной корректировки и отправки поставщику.
База данных поставщиков
Если поставщиков очень много, а у руководства есть желание формализовать работу с ними, то в программу нужно включить базу данных поставщиков. В ней, кроме названия каждого поставщика, должны храниться:
o Контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;
o Банковские реквизиты;
o Условия работы, скидки, бонусы и другие договорённости, причём с историей их развития;
o Все прайсы, по которым осуществлялись закупки;
o История всех заказов у поставщика с имеющимися по ним возвратами, браками, просрочками, пересортами и недопоставками;
o Текущий и максимальный товарный кредиты, сроки оплаты.
В справочнике контрагентов 1С создаются и заполняются необходимые (выше перечисленные) поля. А к самим поставщикам привязываются заказы и приходные накладные из соответствующих справочников через заполнение в них поля «Поставщик».
o Контактные данные конкретных сотрудников компании поставщика;
o Банковские реквизиты;
o Условия работы, скидки, бонусы и другие договорённости, причём с историей их развития;
o Все прайсы, по которым осуществлялись закупки;
o История всех заказов у поставщика с имеющимися по ним возвратами, браками, просрочками, пересортами и недопоставками;
o Текущий и максимальный товарный кредиты, сроки оплаты.
В справочнике контрагентов 1С создаются и заполняются необходимые (выше перечисленные) поля. А к самим поставщикам привязываются заказы и приходные накладные из соответствующих справочников через заполнение в них поля «Поставщик».
Загрузка прайсов поставщиков и выбор лучшей цены
Если компания может закупать одну и ту же позицию (или аналоги) у разных поставщиков, часто стоит проблема выбора наилучшей цены. Проведя один раз соответствие между позициями из разных прайсов поставщиков, и после этого просто обновляя данные, автоматически загружая новые прайсы, вы можете легко выбирать лучшее предложение по цене или по максимальному и среднему времени поставки данной позиции от поставщика.
В 1С создаётся справочник прайсов, привязываемый к поставщикам: в шапке указывается поставщик, дата прайса и условия поставки (скидки или наценки, действующие на весь прайс). В табличной же части – код и наименование из прайса поставщика, цена за единицу и привязка (если нужно) к коду из справочника товаров 1С. Благодаря такой привязке начинает работать самописный отчёт, который выдает результаты сравнения цен во всех прайсах поставщиков, где есть позиция, соответствующая заказываемой в данный момент, и указывает самую низкую цену. Загрузка же новых цен на старые позиции уже заведённого поставщика осуществляется автоматически через обработку-загрузку внешних данных из Excel, представленных в определённом формате.
Для выбора лучшего предложения по максимальному или среднему времени поставки позиции от поставщика автоматизированный отчёт 1C строится на основании анализа всех осуществлённых заказов от поставщиков по интересующей номенклатуре за выбранный период.
В 1С создаётся справочник прайсов, привязываемый к поставщикам: в шапке указывается поставщик, дата прайса и условия поставки (скидки или наценки, действующие на весь прайс). В табличной же части – код и наименование из прайса поставщика, цена за единицу и привязка (если нужно) к коду из справочника товаров 1С. Благодаря такой привязке начинает работать самописный отчёт, который выдает результаты сравнения цен во всех прайсах поставщиков, где есть позиция, соответствующая заказываемой в данный момент, и указывает самую низкую цену. Загрузка же новых цен на старые позиции уже заведённого поставщика осуществляется автоматически через обработку-загрузку внешних данных из Excel, представленных в определённом формате.
Для выбора лучшего предложения по максимальному или среднему времени поставки позиции от поставщика автоматизированный отчёт 1C строится на основании анализа всех осуществлённых заказов от поставщиков по интересующей номенклатуре за выбранный период.
Проверка цен прихода
Очень часто сотрудники отдела закупок или товарные бухгалтеры проверяют вручную соответствие цен на позиции из приходной накладной с ранее оговоренными у поставщика. Несложный алгоритм, встроенный в программу, позволит освободить их от этой рутинной работы, а компанию – от возможных ошибок. Даже если нет базы данных по оговорённым с поставщиком или средним на рынке ценам, программа может сравнивать цены из последних приходных накладных с теми, которые были на те же позиции в более ранних, и выводить все случаи резкого их изменения в большую или меньшую сторону.
В конфигурации 1С прописывается добавление дополнительного поля в каждой строчке приходной накладной, в которое автоматически выводится цена на соответствующий товар в последнем загруженном прайсе поставщика, а при отсутствии данных – цена этой позиции от этого же поставщика из предыдущей поставки. На основании приходной накладной добавляется возможность создания документа «Согласование цен» с выводом из накладной всех позиций, по которым разница между ценой прихода и ценой прайса (или предпоследнего прихода) отличается больше, чем на заданное количество процентов.
В конфигурации 1С прописывается добавление дополнительного поля в каждой строчке приходной накладной, в которое автоматически выводится цена на соответствующий товар в последнем загруженном прайсе поставщика, а при отсутствии данных – цена этой позиции от этого же поставщика из предыдущей поставки. На основании приходной накладной добавляется возможность создания документа «Согласование цен» с выводом из накладной всех позиций, по которым разница между ценой прихода и ценой прайса (или предпоследнего прихода) отличается больше, чем на заданное количество процентов.
Планирование оплат
Деньги – это ресурс, и от того, насколько чётко распланировано его использование, зависит многое.
Это и отсутствие лишних трат на перезаймы; и хорошие отношения с поставщиками благодаря оплате в срок; и чёткая информация о тенденциях в оплате поставленного товара. Здесь тоже возможны различные алгоритмы планирования:
o Просто возможность высветить все данные по необходимым на сегодня платежам – чтобы никакой из них не потерялся;
o Сортировка платежей по дате и важности, чтобы сотрудник отдела закупок мог сам планировать свои платежи на ближайшие день, два, неделю, и оплачивал в первую очередь более срочные и более важные платежи;
o Чёткая автоматизированная система планирования платежей, при которой посредством использования данных о среднедневном приходе денег осуществляется автоматическое их распределение по текущим и ожидаемым платежам. Это нужно, чтобы вовремя стало известно о ситуации, когда денег не хватит на проведение оплат.
Для этого в модуле 1С «Управление закупками» создаётся отчёт, который позволяет выводить все не погашенные оплаты по заведённым заказам, агрегировано по дням, начиная с текущего. Это уже позволяет спланировать оплаты.
В случае же заполнения в этом отчёте поля «среднедневной бюджет на оплату поставщикам», во втором и третьем столбцах выводится динамика оплат и задолженности / профицита. Если поступление денег на оплату запланировано неравномерно, то данные из отчёта можно выгрузить в Excel, дополнить их информацией по оплате и с помощью несложных формул получить интересующие значения на каждую дату.
Это и отсутствие лишних трат на перезаймы; и хорошие отношения с поставщиками благодаря оплате в срок; и чёткая информация о тенденциях в оплате поставленного товара. Здесь тоже возможны различные алгоритмы планирования:
o Просто возможность высветить все данные по необходимым на сегодня платежам – чтобы никакой из них не потерялся;
o Сортировка платежей по дате и важности, чтобы сотрудник отдела закупок мог сам планировать свои платежи на ближайшие день, два, неделю, и оплачивал в первую очередь более срочные и более важные платежи;
o Чёткая автоматизированная система планирования платежей, при которой посредством использования данных о среднедневном приходе денег осуществляется автоматическое их распределение по текущим и ожидаемым платежам. Это нужно, чтобы вовремя стало известно о ситуации, когда денег не хватит на проведение оплат.
Для этого в модуле 1С «Управление закупками» создаётся отчёт, который позволяет выводить все не погашенные оплаты по заведённым заказам, агрегировано по дням, начиная с текущего. Это уже позволяет спланировать оплаты.
В случае же заполнения в этом отчёте поля «среднедневной бюджет на оплату поставщикам», во втором и третьем столбцах выводится динамика оплат и задолженности / профицита. Если поступление денег на оплату запланировано неравномерно, то данные из отчёта можно выгрузить в Excel, дополнить их информацией по оплате и с помощью несложных формул получить интересующие значения на каждую дату.
Планирование доставок и приходования товара
Равномерность поставок очень сильно влияет на загруженность транспортного отдела (если доставка осуществляется своим транспортом) и приёмного отдела склада (очереди из фур никому не нравятся, и часто становятся причиной дополнительных затрат). В программе по управлению закупками возможно такое планирование доставок и приходования товара, которое позволит сделать их более равномерными.
Есть два варианта достижения этой цели:
o Создание заранее жёсткого расписания поставок;
o Система учёта возможностей приёмного отдела склада и транспортного отдела, предупреждающая о пиковой нагрузке на каком-либо участке при проведении очередного заказа, если он накладывается на уже существующие.
o Создание заранее жёсткого расписания поставок;
o Система учёта возможностей приёмного отдела склада и транспортного отдела, предупреждающая о пиковой нагрузке на каком-либо участке при проведении очередного заказа, если он накладывается на уже существующие.
Для этого в справочнике товаров 1С забиваются объёмно-весовые характеристики товаров, а в константах 1С – данные о пропускных способностях транспортного и приёмного отделов: кг/день, м3/день и поставок/день. В конфигурации 1С прописывается запрет на проведение заказа с датами, по которым эти лимиты уже выбраны (появляется сообщение о пиковой нагрузке и предложение перенести критическую дату на другое число).
Мотивация сотрудников отдела закупок
Если у вас есть мотивационная формула для сотрудников, то учёт её входных данных и расчёт итоговых показателей по каждому сотруднику можно тоже заложить в программу. Для этого каждая позиция из справочника товаров 1С привязывается к конкретному сотруднику отдела закупок. А модуль «Управление закупками» дополняется отчетом, который выводит реальную нагрузку на каждого сотрудника отдела закупок (из приходных с соответствующими ему позициями) и рассчитанную мотивационную составляющую его зарплаты в заданный период.
Кстати, такая привязка может оказаться хорошим подспорьем и без использования каких-либо мотивационных формул.
Во-первых, в номенклатуре товаров не останется «белых пятен», когда не ясно, кто за что ответственен.
Во-вторых, при передаче дел «никто не будет забыт, и ничто не будет забыто».
Кстати, такая привязка может оказаться хорошим подспорьем и без использования каких-либо мотивационных формул.
Во-первых, в номенклатуре товаров не останется «белых пятен», когда не ясно, кто за что ответственен.
Во-вторых, при передаче дел «никто не будет забыт, и ничто не будет забыто».
Собирание всех заказов в один
В некоторых сетевых компаниях за часть заказа или весь заказ каждой точки ответственность несёт сама точка. Или бывает, что сотрудники отдела закупок отвечают каждый за свою группу товаров, но разные группы товаров, которые ведут разные сотрудники, могут поставляться одним поставщиком. Соответственно для уменьшения затрат закупка осуществляется централизованно, и все заявки каждой точки собираются в центральном офисе, где они объединяются в единый заказ каждому поставщику. А по факту прихода осуществляется его разбиение по точкам согласно данным из предварительных заявок.
Разумеется, при наличии соответствующей возможности в модуле управления закупками данная работа упрощается, а ошибки исчезают. Дополнительно можно настроить автоматическое разделение дефицитного товара или товара, пришедшего в недостаточном количестве по причине пересорта или недопоставки.
Для осуществления такого функционала нужно, во-первых, создать и заполнить дополнительный справочник заявок с метками «проведена» или «закрыта» для каждой позиции каждой заявки. Во-вторых, необходимо в модуль управления закупками добавить отчёт, который на основании всех не проведённых позиций во всех заявках автоматически формирует заказ выбранному поставщику (после создания такого заказа эти позиции получают метку «проведена»). И, в-третьих, в конфигурации 1С нужно дополнить алгоритм проведения приходной накладной последующим резервированием товара за точками, по которым есть не закрытые товаром заявки (с переводом метки позиции на «закрыта»). Закрытие всех позиций заявки должно означать закрытие заявки и отправку её в архив – это необходимо для ускорения работы 1С.
Разумеется, при наличии соответствующей возможности в модуле управления закупками данная работа упрощается, а ошибки исчезают. Дополнительно можно настроить автоматическое разделение дефицитного товара или товара, пришедшего в недостаточном количестве по причине пересорта или недопоставки.
Для осуществления такого функционала нужно, во-первых, создать и заполнить дополнительный справочник заявок с метками «проведена» или «закрыта» для каждой позиции каждой заявки. Во-вторых, необходимо в модуль управления закупками добавить отчёт, который на основании всех не проведённых позиций во всех заявках автоматически формирует заказ выбранному поставщику (после создания такого заказа эти позиции получают метку «проведена»). И, в-третьих, в конфигурации 1С нужно дополнить алгоритм проведения приходной накладной последующим резервированием товара за точками, по которым есть не закрытые товаром заявки (с переводом метки позиции на «закрыта»). Закрытие всех позиций заявки должно означать закрытие заявки и отправку её в архив – это необходимо для ускорения работы 1С.
Автоматизированный заказ
Эта функция требует взаимосвязи вашей программы и программы поставщика: либо напрямую, либо через некий электронный стандарт файлов, отправляемых по обычной электронной почте. Автоматизированный заказ позволяет свести на нет ошибки при перебивании данных из одних документов в другие: расходная поставщика автоматически формируется на основе вашего заказа, а ваша приходная – после приёмки на складе на основе расходной поставщика. Также можно настроить этот модуль для работы с различными электронными торговыми системами, работающими по принципу биржи, оборот которых с каждым годом всё возрастает. Техническая реализация этого модуля очень проста:
программистам обеих компаний необходимо просто договориться о стандартном формате передачи данных, и каждой команде написать обработку выгрузки и загрузки данных в этом формате в своей программе. После чего сотруднику отдела закупок остаётся только выгрузить из 1С сформированный заказ поставщику и отправить его ему по электронной почте, а при проведении приходной накладной – просто загрузить полученный по электронной почте от поставщика файл в 1С.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55474/