Валерий РАЗГУЛЯЕВ
Независимый эксперт
Организация взаимодействия склада и транспортного отдела
Снижение удельных затрат в товарообороте компании напрямую зависит от правильной организации процессов складирования и транспортировки, чему мешают проблемы, возникающие на стыке работы склада и транспортного отдела. Решение проблем заключается всего лишь в продуманном взаимодействии подразделений, причем там, где пересекаются их бизнес-процессы – в приемке и отгрузке товара
Приемка товара
Во время приемки товара основные конфликты возникают из-за долгой обработки груза на складе, в результате чего транспорт может простаивать.
Причин сбоев две:
несогласованное планирование работы подразделений;
долгий процесс разгрузки и приемки товара.
Что можно сделать для решения этой проблемы?
Разграничение зон ответственности
Очень часто водителя, называя водителем-экспедитором, спешат сделать ответственным за все несоответствия между грузом, который он привез, и документами, в которых расписался при загрузке машины. Предполагается, что и при погрузке, и при разгрузке он будет выступать в качестве материально ответственного лица, принимающего товар под роспись и под роспись же его сдающего.
Если у компании несколько различных номенклатурных позиций, которые при этом еще и крупногабаритные, то применение такой схемы не будет иметь негативных последствий и будет налажен качественный документооборот. Совсем другая ситуация, когда у компании много очень похожих позиций, в результате чего регулярно возникает пересортица. Быстро и точно пересчитать погружаемый и разгружаемый товар по количеству невозможно, поскольку весогабаритные характеристики товара небольшие. Кроме того, в коробах, промаркированных под одно количество единиц товара, может оказаться другое количество (будь то с умыслом или без). Вряд ли водитель, особенно наемный, будет вскрывать каждую коробку и сверять содержимое с маркировкой. И совершенно несуразным выглядит предположение, что водитель-экспедитор сможет выступать при погрузке в качестве целой комиссии, которая принимает товар на складе-реципиенте, особенно если он видит этот товар впервые в жизни.
Как же быть в такой ситуации? Прежде всего необходимо определить, какой уровень ответственности водитель может нести, и дать ему именно этот уровень – не больше и не меньше. Например, водителю не составит труда и при погрузке, и при разгрузке пересчитать количество целых паллет или запечатанных коробов и в случае несоответствия количества погруженных единиц количеству привезенных нести личную материальную ответственность. Если ему погрузили, например, 10 запечатанных коробов и столько же запечатанных выгрузили, даже в случае пересортицы или нехватки какого-либо товара по документам никаких претензий к водителю быть не должно. Для дополнительного контроля машину можно пломбировать.
После выгрузки всего товара в зону приемки, пересчета грузовых единиц и сверки их количества с документами водитель может уезжать. Таким образом, решится еще одна проблема – простоя транспорта. Остается самый затратный по времени этап этого процесса: пересчет по количеству, приемка по качеству и оформление всех документов, что происходит уже без водителя. Приемщики, не подстегиваемые штрафами за простой машины, могут потратить на этот этап столько времени, сколько для этого требуется, что очень благоприятно сказывается на точности приемки.
Алгоритм: Согласованное планирование
Использование методов, описанных ниже, увеличит скорость приемки товара благодаря тому, что в случае необходимости принимать большее количество товара будет большее число сотрудников.
1. Планировать поставки надо заранее, предусматривая, а лучше не допуская ситуации одновременной поставки товара от нескольких поставщиков.
2. Необходимо выравнивать входящий на склад поток, чтобы отдел приемки был загружен все время примерно одинаково, без цейтнотов или, наоборот, простоев.
3. Если на складе и приемка, и отгрузка осуществляется с использованием одних и тех же ресурсов, то выравнивать отгрузку необходимо в целом для всего склада. Из-за того что компании стараются ориентироваться на клиента, отгрузка имеет приоритет перед приемкой, значит, при планировании поставок надо учитывать, что поставки будут обслуживаться складом после отгрузок клиентам.
4. Если на этапе планирования с неравномерной нагрузкой нельзя ничего сделать, необходимо заранее продумать меры по увеличению пропускной способности отдела приемки в такие моменты. Это может быть запланированное совпадение времени работы двух смен на период приемки, в результате которого мы получаем в два раза больше сотрудников. Остается подгадать время подвоза больших партий товара именно в это время. Можно привлечь складских сотрудников из других отделов. Однако тут надо быть очень осторожным и использовать таких сотрудников только на разгрузке машин, а пересчет и приемку осуществлять силами профессиональных, обученных и материально ответственных приемщиков.
5. Надо разделить процессы разгрузки и приемки и регламентировать работу транспортного отдела.
Отгрузка товара
Во время отгрузки основные конфликты возникают из-за того, что на отработку складом всех необходимых мероприятий по отгрузке товара тратится слишком много времени, что приводит к простою транспорта.
Возможных причин две:
несогласованное планирование работы подразделений;
долгий процесс сборки и погрузки товара.
Давайте рассмотрим, что можно сделать для решения каждой из этих проблем.
Согласованное планирование
Согласованное планирование описано в главе «Приемка» и подходит для процесса отгрузки товара. Меры по увеличению пропускной способности отдела отгрузки можно дополнить следующим: необходимо заранее продумать, формализовать и внедрить схему выстраивания возможной очереди из машин клиентов, с обязательным определением приоритета отгрузки. Это может быть самая распространенная система FIFO (первым приехал – первым отгрузили), что, по сути, является простой прямой очередью. Или более хитрая система, построенная на принципе первоочередной отгрузки клиентам, которых можно быстро обслужить. Например, клиент, которому требуется отгрузить два короба, не должен ждать, пока завершится погрузка фуры, даже если она подъехала чуть раньше. Или модифицированная система FIFO с приоритетом отгрузки в машины vip-клиентов вне зависимости от объемов груза и времени прибытия на склад.
Ускорение процесса сборки и погрузки товара
Кроме использования обозначенных методов необходимо разделить процессы сборки и погрузки. Если к моменту прибытия транспортного средства на склад весь необходимый товар для погрузки уже собран в зоне отгрузки, а все нужные документы сформированы и распечатаны, то времени для загрузки транспортного средства потребуется минимум и простоя ТС не будет. Например, если при сборке обнаруживается отсутствие по известному адресу необходимого для отгрузки количества товара и происходит его вынужденный поиск или согласование с клиентом замены этого товара на имеющийся в наличии аналог, выгодней совершать эти действия, располагая достаточным количеством времени, а не оплачивая каждый час вынужденной задержки транспорта.
Однако это потребует дополнительного уровня ответственности и от транспортного отдела – ведь если машина придет с опозданием или вообще не придет на склад, весь собранный для погрузки товар будет загромождать зону отгрузки, мешая сборке грузов для других машин.
Не менее плачевная ситуация возникает тогда, когда под погрузку ставится машина с кузовом меньшего объема, чем суммарный объем груза, что может произойти как из-за ошибки транспортного отдела, так и по причине неправильной оценки склада. Придется делить позиции на те, которые отправятся сейчас, и те, которые уедут со следующей машиной, формировать новые документы, рассортировывать, пересчитывать и перепроверять позиции. И все это время машина будет стоять на складе, а вы – оплачивать ее простой.
Оптимизируя процессы взаимодействия склада и транспорта, необходимо следить за тем, чтобы затраты (временные, финансовые, людские) уменьшались в совокупности для всей цепочки взаимосвязанных процессов. Иначе придется решать проблемы одних участков в ущерб другим, что в итоге даст не уменьшение общих затрат, а их увеличение.
Автоматизация погрузки и разгрузки
Любой человек, который имел возможность сравнить погрузочно-разгрузочные работы, проводившиеся грузчиками вручную и с помощью специализированной техники, скажет, что автоматизированная погрузка занимает гораздо меньше времени. Однако не при любых условиях появление на складе погрузчиков сказывается на времени выполнения стандартных операций.
Принимая решение о покупке погрузочной техники, владелец склада должен учитывать множество нюансов, которые могут сделать бессмысленной трату денег на автопогрузчики:
неприспособленность грузов (например, не паллетированные коробки или негабаритный груз);
неподходящие полы на складе (погрузчик не проедет вообще либо сломается);
узкие проходы (погрузчик не сможет либо добраться до дальних стеллажей с грузом, либо развернуться в проходе, чтобы взять груз);
отсутствие возможности набрать операторов для этих погрузчиков в той местности, где находится склад, и т. д.
Кроме того, низкую скорость процесса погрузки/разгрузки могут задавать, например, долгое формирование транспортных документов или длительный пересчет и перепроверка товара при его погрузке в транспортное средство. Это вовсе не значит, что нужно отгружать быстрее в ущерб правильности оформления документации или принимать быстрее в ущерб корректности данных в накладной. Но следует помнить, что одним лишь приобретением погрузочной техники, без изменений в самих бизнес-процессах, проблему скорости отгрузки и приемки не решить.
Борьба с холостым пробегом
Как правило, автопогрузчики на складе уже есть, и более того – они успешно работают. Но вот рачительному руководителю поступает заявка со склада на покупку дополнительных погрузчиков в связи с увеличением объемов, перерабатываемых складом грузов. Руководитель решает лично ознакомиться с ситуацией на складе и выяснить, нельзя ли провести оптимизацию процесса, чтобы отказаться от таких значительных трат. Довольно часто возникает ситуация, когда подчиненные не видят истинной причины проблемы и предлагают исправлять не причину, а следствие. Например, в одном месте погрузчиков действительно не хватает, тогда как в другом техника простаивает. В этом случае руководитель отдает распоряжение правильно распределить ресурсы. Иногда руководитель видит проблему узко и неоправданно отказывается от закупки дополнительного оборудования.
Например, некоторые руководители начинают бороться с холостым пробегом автопогрузчика, следуя такой логике: каждый автопогрузчик, который работает на погрузке, едет из зоны хранения к пандусу груженый, а обратно – пустой, а каждый автопогрузчик, который работает на разгрузке, наоборот, едет из зоны хранения пустой, а обратно – груженый (см. рисунок). Следовательно, холостой пробег составляет 50% от всего пробега каждого погрузчика, при этом если каждый из них будет одновременно занят и на погрузке, и на разгрузке товара, то он сможет ездить груженый и к пандусу из зоны хранения, и обратно – от пандуса к зоне хранения.
Наблюдается сокращение холостого пробега в два раза, то есть необходимость в дополнительных погрузчиках перекрывается! Но не спешите тут же реализовывать это решение у себя на складе, посмотрите на ситуацию «сверху».
1. Нехватка погрузчиков ощущается на складе при пиковых нагрузках, а они редко совпадают в зоне приемки и отгрузки. Следовательно, вынужденный холостой пробег у погрузчиков будет, их КПД не 100%, а значит, их все равно может не хватить.
2. Отгрузка и приемка в любом случае будут осуществляться неравномерно, следовательно, необходимо продумать и внедрить надежный механизм оповещения водителей автопогрузчиков, чтобы регулировать их движение. Например, что делать водителю после доставки из зоны хранения в зону отгрузки: ехать обратно пустым, чтобы продолжить обслуживать отгрузку, или ждать задания в зону хранения из зоны приемки? Или наоборот: что делать после доставки груза из зоны приемки в зону хранения?
3. Применив данное решение без перепланировки склада, вы можете столкнуться с пересечением транспортных потоков, что в любом случае приведет к потере скорости перемещения погрузчиков, а возможно, даже к созданию пробок на пути складской техники.
4. Если вы четко разделили и регламентировали процессы отгрузки и приемки, то контролировать сохранность материальных ценностей будет гораздо проще, нежели когда одни и те же автопогрузчики перемещаются из зоны в зону то с грузом, то без него.
Однако все вышеперечисленное вовсе не означает, что такое решение не будет работать конкретно на вашем складе. Необходимо только учесть эти моменты и взвесить все плюсы и минусы. Например, этот метод почти всегда эффективно работает для штабелеров в случае, если они заняты только подъемом и спуском груза в зоне штабельного хранения, а доставку в эту зону и из нее осуществляют уже автопогрузчики. Но и тут надо быть осторожным в оценке возможного ускорения: да, штабелеры действительно начнут работать почти в два раза быстрее, однако остановка может произойти из-за того, что автопогрузчики не будут успевать за штабелерами, и общая скорость обработки грузов останется прежней.
В любом случае, какое бы решение по оптимизации и интенсификации процессов отгрузки и приемки вы не рассматривали, обязательно оценивайте совокупные издержки и их изменение в сравнении с видимым положительным эффектом от преобразования.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55600/