Уникальная задача
Дарья Любовина
Опыт внедрения учетных информационных систем бывает полезен при управлении складом. Эти системы предъявляют различные требования к исходным данным, режимам работы и проектам внедрения.
На определенном этапе развития предприятия возникает необходимость не только фиксировать с помощью учетной системы все происходящее, но и прогнозировать развитие событий, организовывать их, контролировать, корректировать, то есть управлять предприятием. Тогда-то и становятся нужны системы ИТ-поддержки управления — закупками, продажами, запасами — и в том числе система управления складом.
Последовательность событий
Как правило, система управления складом появляется раньше, чем система управления закупками или продажами. Это связано с тем, что именно склад оказывается первым в череде узких мест торговой компании. Обычно менеджеры по продажам способны продать значительно больше товара, чем склад — найти и подготовить к отгрузке. Объем работ менеджера зависит от специфики клиента, умения вести переговоры, объема документации и ее состава, одинакового для каждого заказа. При этом менеджера может не интересовать, сколько наименований заказано, каковы весогабаритные характеристики этого товара, какую предпродажную подготовку он должен пройти и многое другое, с чем столкнется склад, приступив к выполнению заказа. Поиск множества наименований на складе, не имеющем четкой структуры хранения, превращается в интеллектуальную игру «квест». А если дело осложняется наличием у товара сроков годности (продукты питания) или высокой степени схожести его единиц (запасные части), то растет число таких неприятностей, как срыв сроков поставки товара клиенту, пересортица в заказе, недогруженный (читай: «ненайденный») товар. И это только внешние проблемы, связанные с клиентами. Есть еще целый пласт внутренних проблем, на уровне которых также теряются время и деньги, например, проблема переезда склада в новое помещение…
В этот момент обычно и приходит в головы топ-менеджеров идея об автоматизации управления складом. И если, например, классический довод главного бухгалтера в пользу автоматизации своего участка звучит, как «невозможно дальше обрабатывать такие объемы информации старыми методами», то при принятии решения об автоматизации склада причины, озвучиваемые уже собственником или руководителем компании, выглядят иначе — «невозможно дальше терять столько ресурсов и осложнять отношения с клиентами». Инициаторами автоматизации учетной и складской деятельности становятся люди разной степени влияния и ответственности.
Для торговой или торгово-производственной компании (именно они чаще всего обращаются к консультантам за решением проблемы автоматизации управления складом) склад — одна из ключевых точек в производственном процессе. Именно поэтому при внедрении системы складского учета успеха можно достичь только благодаря личной инициативе, контролю и заинтересованности в результате руководства компании самого верхнего уровня. Автоматизация склада, инициированная и управляемая только одной службой (подразделение ИТ, логистики и т.д.), невозможна, поскольку в этом процессе должны принимать участие все. Есть моменты, затрагивающие взаимосвязанные интересы этих подразделений. Например, организационные мероприятия по запуску системы управления складом требуют от менеджеров по продажам большой предварительной работы с клиентами по снижению нагрузки на склад. А для бухгалтерии важно четко представлять себе движение информации между программными модулями системы автоматизации управления складом и учетной системы, чтобы правильно и своевременно оформлять документацию. Поэтому инициатива должна исходить от руководства компании, а управлять процессом должно лицо, имеющее права координации и влияние на все заинтересованные службы.
Лицо определяет потребности
Различия в причинах возникновения потребности в информационных системах объясняется различиями в позициях лиц, заинтересованных во внедрении. Возникая вслед за учетной системой, складская система сохраняет с ней тесную взаимосвязь. В статье под учетной системой предприятия будет пониматься программное обеспечение, используемое только с целью оперативного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности компании с требуемой степенью детализации. Обе становятся друг для друга источниками информации и взаимно дополняют свою функциональность. Принципиально важно то, что именно учетная система является генератором заданий по взаимодействию с внешней средой для складской системы. Склад никогда по своей инициативе не принимает и не отгружает товар. Однако товарные остатки, зафиксированные в складской системе, являются истиной в последней инстанции для всех информационных модулей предприятия — транспортного модуля, системы управления запасами, закупками и других. Иногда при планировании автоматизации склада руководство закладывает в требования к будущей системе функциональность, не входящую в сферу компетенции склада. Например, расчет оптимального остатка товара или АВС-анализ. Следует отметить, что система управления складом — это механизм, позволяющий управлять внутренними складскими операциями, но не уровнем запасов, не графиком закупок и прочими функциями предприятия, близкими к функциям склада, но все-таки не имеющими отношения к его работе. Автоматизация указанных функций — обычно следующий шаг в комплексной автоматизации всего предприятия, после того как «закрывается дыра» в функционировании склада, через которую уходит время, деньги и товар.
Различия в исходных данных
Чтобы заработала любая информационная система, необходимо наличие целого списка всевозможных данных. Чаще всего для учетной системы, а особенно для системы регламентированного учета (бухгалтерского, налогового), эта информация уже существует, иногда даже в электронном виде. Товары, цены, скидки собраны в прайс-листах, статьи затрат и ставки налогов можно найти в официальных источниках. Состав контрагентов и сотрудников в любой момент предоставят менеджеры и кадровики. Безусловно, в каждой компании существуют свои нюансы, создающие определенные рабочие трудности. Однако, как показывает практика компании Axelot, в случае с системой управления складом практически каждое предприятие сталкивается с трудностями сбора данных и практически все они связаны с информацией о товаре. Прежде всего это трудности согласования топологии склада с товарными группами и отдельными позициями товаров. Далее, как ни странно, получение доступа к параметрам товаров — весогабаритным характеристикам, единицам хранения, данным по частоте обращений к наименованию на складе. И, наконец, получение штриховых кодов товаров, при условии автоматизации склада с применением устройств автоматической идентификации.
Грамотная топология склада и адекватные правила работы с товаром — это один из двух китов, на которых держится успешная автоматизация (см. табл. 1).
Приведенная таблица может быть скорректирована и продолжена в зависимости от специфики конкретного склада, его технологических процессов, размещения мест хранения и их характеристик, текущего состояния товарных остатков на момент запуска системы. Может потребоваться определить логику подпитки (пополнения зоны отбора), решить, где хранить брак, заблокировать некоторые места хранения от отбора, поскольку там скопился просроченный товар…
Значительно лучше и для персонала, и для системы, и для товара, чтобы заранее были продуманы и определены топология и правила работы с товаром в местах хранения. В отличие от данных учетной системы, эта информация почти никогда до автоматизации не существует не то что на бумаге, но даже в головах персонала. То распределение товара на складе, которое сложилось на момент принятия решения об автоматизации, чаще всего обусловлено желанием кладовщиков быстро найти товар при необходимости, а вовсе не оптимизацией товародвижения. Иногда формирование необходимых данных выполняется в рамках отдельного логистического проекта оптимизации работы склада, иногда как «нулевая» стадия общего проекта автоматизации. Если на это не выделено отдельное время и бюджет, то все равно придется потратить время и силы (и клиента, и исполнителя) для поиска и решения этих вопросов в процессе проекта автоматизации.
Если же эти данные не фиксируются, а додумываются и меняются «на ходу», в процессе запуска, то риск возникновения организационных и программных сложностей освоения системы управления складом возрастает в геометрической прогрессии. Эти слова равно относятся и ко всем прочим входным данным для автоматизации управления им.
В отличие от учетной системы, в системе управления складом очень важны абсолютные значения каждого параметра. Если в учетной системе поменяется ставка налога, то логика работы системы не изменится, а изменится результат и при обнаружении ошибки все можно «переиграть». Но если в складской системе изменить значение какого-либо параметра отбора заказов, то товары и сотрудники начнут свое движение совсем по иным траекториям, будет затрачено иное количество усилий и времени.
Все вышесказанное относится и к характеристикам товаров. Это вторая, очень значимая часть исходных данных, требующаяся для работы системы автоматизации управления складскими процессами. Именно на постоянном сопоставлении параметров мест хранения и движущихся через них товаров базируются основные программные алгоритмы.
В табл. 2 показано, что можно отнести к параметрам товаров, особо значимым для системы автоматизации склада.
Эти данные не всегда являются критичными для запуска системы. Если они отсутствуют на момент запуска, то нужно отдавать себе отчет в том, что какие-то функции будут исполняться вручную или будут ограничены.
Ошибка их ввода не столь опасна, как например, значения коэффициента для единицы измерения, однако при их неправильной настройке также можно потратить много времени и ресурсов на разбор «некорректно» выданных системой заданий в тех случаях, когда она оперирует этими значениями. Например, при операциях размещения и подпитки.
Большинство из указанных параметров никогда не используется в учетной системе и не хранится там. Эта информация далеко не всегда может быть получена и у производителя. А что уж говорить о таких параметрах, как оптимальный остаток? Поэтому руководству предприятия, решившему автоматизировать склад, следует подумать, а сможет ли оно это сделать, есть ли данные? Сколько понадобится времени на то, чтобы перемерить (!) весь товар?
Последняя группа параметров, которую следует рассмотреть при обсуждении вопроса исходных данных для автоматизации склада, это штриховые коды. Данная информация обычно требуется тогда, когда склад автоматизируют с применением средств автоматической идентификации, таких как, например, терминалы сбора данных. Эта технология является более продвинутым вариантом относительно простой, но не менее эффективной и надежной технологии с применением бумажных носителей заданий. Поэтому часто заказчик сразу хочет получить склад, работающий с технологиями штрихового кодирования. Однако, как показывает практика компании Axelot, далеко не всегда заказчик располагает информационной и организационной возможностью это сделать. Среди проблем: частичное отсутствие штрих-кодов для товаров, штрих-код не читается сканером терминала, разные товары имеют одинаковые штрих-коды, штрих-код не содержит нужную информацию.
Как правило, эти данные глубоко специфичны для склада и обычно отсутствуют на предприятии в формализованном виде.
Различия в режиме работы
Очень важным моментом, отличающим учетную систему от системы управления складом, является то, что в случае системы управления складом нельзя «потренироваться» с реальными данными. Это сопряжено с большими организационными трудностями и затратами, на которые может пойти не каждое предприятие. Поясним на примере. Допустим, при опытной эксплуатации учетной системы на второй день обнаруживается, что в первый день «все делалось неправильно», например, менеджеры забывали указывать скидку на товар в документах на отгрузку. Что делается в учетной системе? Все документы переделываются, в них меняются расчетные суммы, налоги, цены и многое другое, что теоретически могло быть связано со скидками. Возможно ли такое со складской системой? Как уже было сказано, одной из основ системы управления складом является адресный учет. За каждым документом в системе управления складом стоит реальное движение товара из точки А в точку В. И если на следующий день после выполнения документа на перемещение из А в В вы решите, что «все не так», то у вас два варианта: либо смириться с ошибкой и не допускать ее в дальнейшем, либо перетаскивать весь товар обратно. А если таких «ошибок» было много?
Также следует помнить, что каждый шаг на складе и в складской системе, сделанный пять-десять минут назад, является отправной точкой для всех последующих действий в течение этих самых пяти-десяти минут и далее… Приведем такой пример. Если оператор оформил процедуру размещения, то, как только он нажал кнопку «ОК», весь этот товар очень быстро оказывается в заданиях на отбор и переделка размещения уже невозможна. Если при выполнении или оформлении размещения была допущена ошибка, то она, конечно, проявит себя в отборе, но исправлять ее будут уже в реальном времени – инвентаризацией проблемных мест хранения. В учетной же системе совершенно неважно, какую именно единицу товара и откуда мы отгружаем, поэтому там обычно с легкостью можно переделать пакет документов задним числом.
Различия во внедрении
Чтобы успешно запустить систему управления складом в работу сразу в промышленном режиме, несмотря на вышеперечисленные особенности ее функционирования, существуют определенные организационные мероприятия, не характерные для учетных систем. Они выполняются на этапе подготовки к запуску (этап внедрения) и реализуются совместно заказчиком и исполнителем. Одним из таких мероприятий является метод «частичных инвентаризаций». Система запускается в работу не сразу по всему складу, а по частям — территориально или по товару. При этом существенно снижается интенсивность нагрузки на склад, что позволяет идентифицировать и отладить все возникающие несоответствия как в организации работы склада, так и в настройке системы.
Нельзя не сказать о людях, которым предстоит работать с системой управления складом (операторы) или по ее заданиям (кладовщики). Если при внедрении учетной системы ее операторами становятся обычно сотрудники с высшим образованием, с опытом работы на компьютерах и знанием предметной сферы – бухгалтеры, менеджеры, управленцы, — то на операторах складских систем часто стремятся сэкономить. Однако от их скорости обучения, их сообразительности, наблюдательности, их знаний и навыков зависит очень многое: безошибочность ввода первичных данных, оформление рабочих документов, своевременность идентификации проблем, легкость в выходе из нестандартных ситуаций. Практика компании Axelot показала, что для операторов наиболее важными качествами являются скорость освоения нового, внимательность, аккуратность и психологическая устойчивость. Если при этом они еще хорошо знакомы с компьютером, а тем более с подобными по интерфейсу программами, то это идеальные операторы. Независимо от качества подбора операторов при внедрении и дальнейшей работе системы управления складом на предприятии должна существовать служба ее поддержки из числа сотрудников ИТ-подразделения. Это правило универсально для любой информационной системы.
Особую специфику внедрению системы управления складом придает участие в нем кладовщиков. Ни одна информационная система не имеет обычно дела с такой интересной категорией персонала. Именно на них приходится весь «удар» решений системы о том, куда что ставить и откуда что отбирать. И первое время мнение кладовщиков может часто и сильно расходиться с заданиями системы, именно они могут первыми заметить и выявить многие ошибки и несоответствия. Поэтому перед запуском системы в работу нужно провести предварительные совещания, разъяснить суть системы, ее задачу, ее пользу, предупредить о трудностях первого времени, о месте кладовщиков в проекте, о необходимости проявлять лояльность к системе, потребности в их замечаниях, об устройстве адресной системы хранения, о строгой необходимости следовать заданиям системы, замечать в них странности… И в течение всего периода опытно-промышленной эксплуатации складской персонал необходимо также всячески поддерживать и контролировать, предостерегать от ошибок.
Внедрение системы управления складом не может рассматриваться просто как процесс установки и освоения очередного программного модуля. Это комплексное мероприятие, охватывающее не одно подразделение предприятия, требующее значительной информационной и организационной подготовки, слаженной работы заказчика и исполнителя. Успешным станет тот проект, в котором будут учтены и реализованы не только общие правила проектов автоматизации, но и уникальная специфика автоматизации складов.
Дарья Любовина — руководитель проектов компании Axelot
Система управления складом осуществляет:
адресный учет мест хранения и их характеристик;
аналитический учет товара в разрезе его характеристик, весогабаритных параметров;
автоматическое планирование и отражение в системе основных складских операций: приемка товара, размещение, подпитка (пополнение активной зоны), отбор, отгрузка;
отражение в системе ряда прочих складских операций: маркировка, перепаковка товара, работа с комплектами, внутренние перемещения;
планирование и проведение инвентаризаций различного вида: полная, «плавающая» и др.;
управление работой персонала склада и оборудования;
получение развернутой отчетности по остаткам, товародвижению, загруженности склада и персонала и др.
07.05.2007г