Опыт внедрения WMS в дистрибьюторский центр продуктов питания
Рост товарооборота в дистрибьюторской компании настоятельно рекомендует пересмотреть логистику и внедрить автоматизацию. При выборе решения, «правильного» для компании, результаты могут превзойти даже европейские показатели. Произойдет это в том случае, если четко будут сформулированы проблемы, выстроен алгоритм решения, а возникающие при внедрении сложности удастся преодолеть.
Наша компания занимается торговлей продуктами питания и кормов для животных, является официальным дистрибьютором компаний «Нестле Фуд», «Юнилевер», «Вимм-Билль-Данн» и многих других. Представительства расположены в Пятигорске, Буденновске, Черкесске и Элисте, головной офис компании находится в Ставрополе. К середине 2006 года руководство пришло к выводу: необходимо автоматизировать склад продовольственных товаров, внедрять автоматизированную систему управления (WMS).
Основные задачи, которые решает наш склад, в чем-то схожи со многими другими дистрибьюторскими компаниями, в чем-то специфичны:
накопление и хранение запасов в соответствии с текущими нормативами по товарному запасу;
грузопереработка входящего товарного потока;
комплектация и отгрузка заказов клиентам в оптовые и розничные точки;
комплектация и отгрузка заказов для вэн-селлинга (продаж на спецмашинах).
Исходная ситуация
Рост товарооборота предприятия и стремление к повышению эффективности обслуживания требовали развития логистических процессов. К этому времени мы выявили целый ряд основных проблем, решить которые должна была автоматизация:
Сложность учета сроков годности продуктов. Новое расположение товаров в 3-4 уровня не позволяло делать это визуально.
Крупные производители, улучшая свою логистику, меняют расфасовку коробок. Из-за этого появлялись ошибки с количеством отгружаемого товара.
Невысокая производительность труда приводила к необходимости держать на складе большое количество персонала.
Длительный процесс обучения новых работников склада. Около месяца уходило на изучение ассортимента и фасовки.
Сложности с учётом операций. Был непонятен коэффициент трудового участия персонала в работе, и соответственно, возникали сложности с оплатой труда по заслугам. Требовалось создать обоснованную систему мотивации и расстаться с недобросовестными сотрудниками.
Производители потребовали выполнить определенные условия. Так, например, крупные компании, такие как: «Нестле» и «Юнилевер» - предпочитают работать с теми, у кого внедрена система WMS.
Критерии выбора
После принятия решения о необходимости скорейшей автоматизации склада был изучен практически весь рынок WMS систем. Прежде всего, мы ориентировались на производителя, способного внести изменения в систему под наши требования, либо предоставляющего открытый интерфейс для реализации модификаций ИТ-отделом нашей компании. Мы предполагали, что таких изменений придётся делать достаточно много, т.к. работа в сфере дистрибьюции очень специфична.
Множество производителей и принятых у них систем маркировки и учета товара нам нужно было объединить в рамках единой системы. Помимо этого складская система должна эффективно взаимодействовать с системой сбора заказов и планирования доставки. Внедрение WMS должно было обеспечить доступ к актуальной информации о состоянии склада, минимизировать потери и снизить зависимость от персонала склада.
Компания «Авенир», как торговая и дистрибьюторская компания имеет дело с огромным ассортиментом продуктов, поэтому большое значение для работы имеют такие функции, как партионный учет, контроль сроков годности и даты производства.
Среди других обязательных условий мы выставили возможность работы с радиотерминалами сбора данных, техподдержку и готовность интеграции с другими программами. Кроме того, нас интересовали сроки внедрения. На автоматизацию склада с помощью WMS мы могли затратить лишь 1,5 – 2 месяца. Бюджет, запланированный на автоматизацию склада, тоже имел значение, но отнюдь, не первостепенное.
В итоге, после долгих поисков была выбрана максимальная конфигурация системы управления складом «Проксима-Склад», разработки компании «Ай Ти Скан». Одним из аргументов за внедрение именно этой системы стала возможность быстрой приемки и подбора заказов клиентов при соблюдении всех основных требований технологии WMS. На нашем складе собран товар множества поставщиков и маркировка у всех разная, более того, у нас не было, и нет времени на последовательную маркировку товара при приемке, и классический подход оказался для нас неприемлемым. В «Проксима-Склад WMS» осуществлена поддержка дополнительной технологии, позволяющей значительно сократить время на маркировку товара при приемке, при сохранении эффективного партионного учета.
Стоимость проекта полной автоматизации склада составила около 3 млн. рублей.
Практика внедрения
Шаг 1. Работа по автоматизации началась с реконструкции промышленного здания под современный склад площадью 10 000 кв. м. В рамках проекта были выполнены работы по логистическому проектированию: анализ товаропотоков предприятия, концептуальное проектирование и разработка оптимального варианта технологии склада.
Шаг 2. В процессе внедрения WMS специалисты компании «Ай Ти Скан» интегрировали систему с программными продуктами 1С: Предприятие 7.7 и системой «Оптимум», обеспечивающей автоматизацию работы торговых представителей на торговых точках через КПК. Впоследствии благодаря открытости системы наши ИТ-специалисты смогли самостоятельно интегрировать «Проксима-Склад WMS» еще с одной системой сбора заказов: Sales Works, разработанной компанией SoftServe inc.
Шаг 3. Специалисты компании-интегратора провели занятия по теоретическому курсу для ряда наших сотрудников, разделенных по профильным группам, затем по практическому - на складе компании. Следующими этапами стали тестирование и зачет.
Шаг 4. Внедрение системы «Проксима-склад WMS» заняло три месяца, еще несколько месяцев ушло на периодическую корректировку бизнес-процессов. Работа над совершенствованием бизнес-процессов предприятия и корректировка настроек WMS шла в течение года, т.к. специфика дистрибьюторской работы требовала периодического внесения дополнительных изменений.
Проблемы и их решение
Как и в любом начинании, не обошлось без трудностей. Нам пришлось столкнуться с организационно-техническими проблемами.
Изначально процессы системы не были рассчитаны на такую интенсивную работу, при загрузке суточной нормы заказов для пополнения зоны комплектации требовалось 10-12 часов работы двух водителей электропогрузчика, и в результате все проходы были заставлены товаром. Совместными усилиями был спроектирована и внедрена уникальная концепция пакетной загрузки заказов.
Непривычный для бухгалтерии механизм обмена данными, когда операции на складе автоматически влекли за собой изменения в учетной системе, потребовал перехода на принципиально иной механизм работы с заказами, разработку системы отслеживания состояния заказа, обеспечивающих синхронизацию в он-лайн режиме изменений статусов документов и информации о товарных остатках на складе.
Мы поняли, что основной сложностью при внедрении WMS-системы на склад станет низкая компьютерная грамотность персонала. Первые месяцы в смены выходили сотрудники ИТ-отдела, помогая работникам склада быстро ориентироваться в ситуации, находить правильное решение, исправлять допущенные ошибки. В тот момент нашей основной задачей было: не просто обучить сотрудников, а еще и научиться самим обучать новичков. Ведь не секрет, что на всех складах - текучесть персонала нижнего звена.
В процессе внедрения образовалась группа «продвинутых пользователей». Они быстро поняли логику системы, и помогли своим коллегам вникнуть в тонкости WMS и достичь показателей, необходимых для успешной работы.
На первом этапе внедрения мы встретили и некоторое непонимание части сотрудников. Работники, занятые подбором заказов сначала волновались: не будет ли система слишком сложной в освоении? Не снизится ли уровень оплаты труда? Ведь в первое время производительность снизилась за счет простоев, вызванных ожиданием окончания подсортировки при несбалансированной загрузке заказов.
Развеять сомнения персонала было непросто. Регулярно проводились собрания с участием высшего руководства компании, во время которых мы убеждали будущих пользователей WMS-системы в том, что они получат выгоду от автоматизации. Мы разработали новую систему мотивации персонала, и на первом этапе даже подняли расценки, чтобы удержать основной костяк склада. Разъяснили сотрудникам, что компания готова идти на дополнительные затраты в период внедрения, ожидая в последующем значительного роста производительности.
По мере совершенствования системы мы пересматривали нормативы, дополнительно стимулируя тех сотрудников, которые показывали хорошие результаты. Постепенно все процессы вошли в синхронный ритм, производительность выросла, технология стала отработанной и привычной. Наши сотрудники уже не представляют, как можно обходиться без «Проксимы».
Результаты внедрения
Работа над совершенствованием уровня автоматизации предприятия продолжается. Глубже происходит интеграция с системой сбора заказов, на очереди интеграция с программой оптимизации маршрутов доставки. В разработке система электронного документооборота, позволяющая получать информацию о товаре, который еще находится в пути.
Цели внедрения системы управления складом достигнуты, в нашем случае система окупилась в течение 12 месяцев. На данный момент силами наших ИТ-специалистов выполняется самостоятельное внедрение системы Проксима-Склад WMS на аналогичный объект в Махачкале.
1. Учет трудозатрат
С внедрением системы появилась возможность не только учитывать совершенные на складе операции, но и анализировать время, необходимое на их выполнение. В связи с этим был разработан эффективный механизм оплаты труда.
Самая массовая операция на складе – это штучный подбор товара, поэтому в первую очередь внимание было уделено комплектовщикам заявок. Система позволяет фиксировать время, затраченное на подбор от первого до последнего захвата (время на доставку паллеты в зону готовых заказов практически одинаково), поэтому было использовано три критерия: количество подходов к товару, вес товара, и время, затраченное на вывоз готового заказа. Был выведен норматив для среднего сборщика, и, исходя из положенного по КЗОТ рабочего времени, выведены расценки за операции.
Кроме этого, появилась возможность планировать ресурсы, а это означает, что персонал склада стал меньше простаивать и, следовательно, больше зарабатывать. Появилась возможность обучать универсальных сотрудников, которые могут выполнять практически весь перечень складских операций и получать оплату.
2. Безошибочность работы персонала
Неоспоримым преимуществом стала и возможность работать с радиотерминалами сбора данных. Торговые представители формируют заявки через наладонники (КПК), и тут же напрямую получают из «Проксима-Склад WMS» свежий остаток за исключением брони на следующий день. Наличие только данной функциональности полностью оправдывает затраты на автоматизацию.
Следует отметить, что первое время работники склада не осознавали, что есть правила работы с WMS и их нужно соблюдать. Неверные исходные данные влекут за собой целую цепь ошибок. Поскольку стала прозрачна история операций на складе, было создано отдельное звено по работе с ошибками. Каждая ошибка классифицировалась, обобщались итоги, с людьми, совершавшими ошибки проводилась индивидуальная работа.
Внедрение «Проксимы» позволило перейти с шестидневной рабочей недели на пятидневную, несмотря на увеличение грузооборота. Субботний день стал днем занятий и тренингов. До сегодняшнего дня проводятся так называемые «деловые игры».
Большое значение для нашей компании имеет и тот факт, что внедрение WMS позволило выявить ошибки в работе, которые были всегда, но их не замечали. Прежде всего, это касается накладок при приёме и отгрузке товаров. Завскладом путём простой переупаковки коробок мог скрыть ошибки связанные, например, с приёмом не той марки товара. После внедрения WMS эти проблемы вскрылись и устранились. Зависимость от человеческого фактора стремится к нулю. Это большой плюс автоматизации.
3. Сравнительные цифры
Совместно с логистами интегратора мы проанализировали работу склада после внедрения системы управления складом с точки зрения статистики и получили такие данные:
суммарное количество минимальных упаковок товара, подбираемых сменой подбора, за месяц возросло более чем на 1,5 млн.шт.;
суммарное количество расходных накладных, подбираемых сменой подбора за месяц, в течение года работы с WMS возросло на 87%;
на 67% сократилось время, затрачиваемое на подбор одной расходной накладной;
среднее время подбора товара из одной ячейки снизилось вдвое;
среднее время подбора одной строки также снизилось вдвое;
суммарное количество захватов, совершаемых сменой подбора за месяц, увеличилось на 65%, точно также выросло и суммарное количество захватов, совершаемых одним подборщиком за месяц.
Во время зарубежной поездки наших сотрудников по обмену опытом довелось сравнить эффективность работы склада «Авенир» и европейских логистических центров подобного уровня. Побывав на современных складах, мы поняли, что относительно оптимизации складской логистики, мы добились лучших результатов.
Например, в Европе в среднем на подход к ячейке даётся 1 мин. 10 сек, на нашем складе в Ставрополе на ту же операцию затрачивают 35 сек., а некоторым передовикам достаточно и 22-х секунд. Ещё одним плюсом стало значительное сокращение времени на обучение работника склада. Если раньше на изучение ассортимента и фасовки уходил месяц, то теперь 2-3 дня. И человек полностью готов к работе.
Кирилл Капущак, заместитель директора по развитию, ООО «Авенир», Ставрополь
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55705/