Как пресечь злоупотребления в отделе логистики
Николай Кувшинов | Генеральный Директор. ООО «КомПрактикс», Москва.
Александр Портнов | Генеральный Директор. Консалтинговая Компания «А Дан Дзо»
На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
Как директор по логистике может использовать служебное положение в личных целях
Как избежать утечки конфиденциальной информации
Какие меры помогут Вам бороться с откатами и взятками
Также Вы прочитаете
Почему Генеральный Директор компании «Сток-Транс-Сервис» разделил отделы по видам перевозок
Рекомендации Генерального Директора компании
«Нидан Соки»: как контролировать логистов
Тест: как проверить, способен ли сотрудник брать откаты
Персонал, связанный с логистикой, как правило, имеет доступ к конфиденциальной информации. Зачастую именно логисты — самые желанные агенты для других фирм.
Наиболее часто встречающиеся злоупотребления со стороны директора по логистике можно классифицировать следующим образом:
1. Раскрытие конфиденциальной информации о Вашей компании.
2. Влияние на бизнес-процессы, диверсии.
3. Вымогательство взяток, откатов и подарков у поставщиков и клиентов Вашего предприятия.
4. Создание схем воровства, покрывательство.
Проблема 1. Утечка информации
Большинство Генеральных Директоров считают, что функции отдела логистики — это только управление транспортом и складом. Однако на многих предприятиях логистика охватывает практически все сферы деятельности (закупку, продажу, транспортировку, хранение товара). В этом случае директор по логистике может полностью контролировать информационные и материальные потоки Вашей компании.
Как решить проблему. Распределите функции логистики между разными подразделениями предприятия (например, между отделами закупок, продаж, плановым и транспортным). Такая организация работы позволит ограничить компетенции сотрудников отдела логистики, и в случае ухода одного из них конкуренты не смогут получить общей картины деятельности фирмы. Даже если утечка конфиденциальной информации произойдет, это не будет носить системного характера (О способах предотвращения утечки конфиденциальной информации читайте в статье «Как защитить коммерческую и служебную тайну»).
Генеральному Директору изначально надо отнестись внимательно к выбору директора по логистике (Советы по поиску и оценке кандидатов — в статье «Как выбрать директора по логистике»). Поручите службе безопасности узнать, не возбуждали ли против претендента на эту должность уголовные дела. Служба персонала может позвонить на предыдущее место работы, проверить рекомендации, провести психологическое тестирование.
Также Вы можете включить в трудовой договор с директором по логистике пункт о полной материальной ответственности. Однако для этого необходимо, чтобы директор по логистике имел статус заместителя Генерального Директора (ст. 243 ТК РФ)(*).
Говорит Генеральный Директор
Логистический холдинг «Сток-Транс-Сервис» (STS Logistics) был образован в 1999 году. В состав холдинга в России, СНГ и странах дальнего зарубежья входят более 30 региональных офисов. В 2006 году STS Logistics была признана лучшей транспортно-экспедиторской компанией (рейтинг компании «КИА-центр»). Оборот в 2006 году составил около 100 млн долл. США. В холдинге работает более 400 сотрудников.
Денис Залевский | Генеральный Директор ООО «Сток-Транс-Сервис», Москва
В нашей компании отделы разделены по видам перевозок: автоотдел, отдел мультимодальных перевозок, авиаотдел, отдел таможенного оформления. Поле деятельности каждого сотрудника четко определено. Мало кто обладает действительно полными сведениями обо всех процессах компании.
Информация конфиденциального характера у нас доступна сотрудникам, которые уже проверены временем и практикой. Именно они составляют костяк и основную ценность компании. Таких сотрудников мы бережем как зеницу ока.
На мой взгляд, самый действенный способ не дать сотруднику «слить» информацию — это, как ни банально звучит, забота о повышении его внутренней мотивации.
Ситуации, которые могут привести к злоупотреблениям логистовСитуация Последствия Профилактические и контрольные мероприятия
Отдел логистики использует при взаимодействии с таможней серые и черные схемы (подделка инвойсов, снижение веса и стоимости товара и др.) В случае конфликта с Вами или в целях наживы директор по логистике может сообщить об используемых схемах конкурентам, налоговой инспекции (представив подтверждающие документы). В результате у Вашей компании могут изъятьгруз, а Вас — привлечь к ответственности Старайтесь работать в соответствии с действующим законодательством. Если Вы умышленно применяете серые и черные схемы, поручите службе безопасности тщательно контролировать работу отдела логистики
Специалисты по закупкам обладают информацией о времени и маршрутах инкассации денежных средств, а также о перевозке товарноматериальных ценностей Если логисты раскроют эту информацию третьим лицам, Ваше предприятие могут попросту ограбить Не доверяйте логистам сведения о времени и маршрутах инкассации денежных средств. Осуществляйте комплекс мер по охране крупных партий товарно-материальных ценностей
Логисты самостоятельно, без участия Генерального Директора выбирают транспортные компании Логисты могут договориться с транспортными компаниями о выставлении счетов с завышенными тарифами. Например, товар стоит 95 евро за тонну, а счета выставляют по 97 евро. После оплаты логисты получают откат от транспортной компании (2 евро за тонну) Контролируйте правильность расчетов по договору с перевозчиком
Смешанное использование транспорта при доставке грузов Логисты могут подделать документы и развозить товар на собственном транспорте. Оплату за служебный транспорт логисты забирают себе Поручите службе безопасности контролировать использование транспортных средств. Также выясните по базам ГИБДД, не зарегистрированы ли у Ваших логистов собственные грузовые транспортные средства
Поставщик не имеет складских помещений Логист может закупать больше товара и хранить его на складе Вашей компании, а деньги за фактическую аренду площади класть себе в карман Периодически проводите инвентаризацию, выясняйте, почему на складе скопились излишки товаров
Отсутствие контроля над документооборотом Сотрудник склада может беспрепятственно вынести со склада накладную, которая будет использована сторонними лицами как образец для подделки Запретите выносить с территории склада любые документы. Клиенту или экспедитору документы на товар могут выдавать операторы из специального окна. Передача документов должна фиксироваться на видеокамеру
Проблема 2. Изменение бизнес-процессов
Руководитель отдела логистики может без Вашего согласия изменить какие-либо бизнес-процессы в компании. Это зачастую приводит к нежелательным последствиям. К примеру, он принимает решение о выборе перевозчика с более низкими ценами, а потом транспортные средства этого дешевого перевозчика начинают ломаться. Или руководитель договаривается с перевозчиком об изменении графика доставки сырья, в результате чего возникают непредсказуемые простои, недопоставки сырья, невыполнение плана производства.
Способы воровства
1. Воровство товаров со склада. Например, товар может списываться на недостачу, бой, порчу и т. д.
2. Недовложения. Например, у Вас есть линия по фасовке круп. Приняв упаковку, которая поступила с завода, Ваши сотрудники как бы находят в ней брак, и упаковка списывается за Ваш счет. Линия настраивается на фасовку не 1 кг (как должно быть), а 900 граммов. В результате образуется излишек продукта, который фасуется в как бы бракованную упаковку. Потом готовая продукция вывозится со склада.
3. Торговля оборотной тарой. Возвратная тара при приемке отбраковывается, но клиенты, как правило, оставляют ее на пункте возврата. Происходит сговор с другими клиентами, и тара как бы ввозится и принимается от сторонней фирмы. На самом же деле в оборот попадает уже отбракованная тара. Деньги делятся между логистом, приемщиками и клиентом.
По материалам, предоставленным автором статьи
Как решить проблему. Установите следующее правило. Перед изменением бизнес-процесса на определенном логистическом участке директор по логистике обязан получить письменное согласие (или несогласие) всех руководителей смежных подразделений (в некрупных компаниях — менеджеров). Затем схема нового бизнес-процесса ложится на стол Генеральному Директору.
Руководители подразделений должны указать, как изменится работа их отделов, а в случае несогласия — обосновать, почему перемены не нужны. От директора по логистике потребуйте пояснений, чего он хочет достичь в результате изменения бизнес-процессов, а затем проанализируйте возможные последствия. Например, он планирует снизить издержки на транспорт, уменьшить расходы на экспедицию, сократить штат экспедиторов. Однако, если сократить экспедиторов, могут возрасти транспортные расходы.
Контролировать деятельность директора по логистике Вы можете при помощи таблиц план-фактного анализа. В них включаются планируемые результаты изменения бизнес-процессов (с указанием дат). Например, директор по логистике представил Вам критерии изменений и пошаговый план действий по дням; определенные результаты должны быть получены к конкретной дате. Вы отражаете в таблице текущие расходы и другие расчетные единицы участка, на котором будут проводиться изменения. Затем из плана изменений переносите в таблицу расчетные показатели, которые необходимо достичь, и указываете конкретную дату, когда это должно произойти. Когда наступает срок, анализируете, как изменились расходы и другие показатели. Если выявляются расхождения — требуйте объяснений у директора по логистике.
Говорит Генеральный Директор
Компания «Май» — российский производитель и дистрибьютор чая и кофе. Располагает собственными представительствами на плантациях стран, экспортирующих чай. Интересы компании «Май» на Цейлоне, в Индии и Китае представляет дочерняя структура May Company Ceylon (Pvt) Ltd. Качество продукции и бизнес-процессов компании соответствует стандарту ISO 9001. Торговые марки: чай «Майский», «Лисма» и «Заваркин». Оборот в 2006 году составил около 170 млн долл. США. Количество сотрудников — 1700.
Игорь Лисиненко | Генеральный Директор компании «Май», Москва
В нашей компании основа деятельности — командный дух. Разглашение конфиденциальной информации считается нарушением корпоративной этики. Преимущества работы в команде в том, что никто никогда не совершит сомнительных поступков, потому что не сможет больше смотреть в глаза коллегам. Ведь все тайное рано или поздно становится явным. С другой стороны, командная работа подразумевает, что все стратегические решения принимаются коллегиально, поэтому никто, в том числе и логисты, не могут без согласования изменить бизнес-процессы.
Проблема 3. Откаты и взятки
Чтобы получить выгодный контракт, зачастую приходится поощрять тех, кто принимает решения (иногда в форме взяток или откатов). Директор (или менеджер) по закупкам является звеном, отвечающим за выбор поставщика.
В качестве отката Ваш логист может получать:
некоторое вознаграждение за заключение договора (например, он может купить некачественные материалы, сырье и комплектующие за взятку);
процент от оборота;
подарки;
оплату за аренду площади (если у Вашего поставщика нет свободных площадей для хранения товара, Ваш логист может пойти ему навстречу, закупить больше товара и хранить его на Вашем складе, получая за это деньги).
Менеджеры по работе с клиентами (клиентского сервиса, отдела доставки) также могут получать взятки. Обычно «обработка» клиентов происходит следующим образом:
создаются проблемы, связанные с доставкой клиенту продукции (несвоевременная доставка, плохие сроки реализации и пр.);
логист выступает с предложением о взятке: за определенное вознаграждение клиенту гарантируют, что будут обслуживать его всегда в первую очередь.
Как решить проблему. Бороться с откатами и взятками непросто. Тем не менее можно дать несколько рекомендаций:
1. Поручите службе безопасности контролировать общение руководителя (менеджера) по логистике с поставщиками (покупателями), а также подписание договоров с ними.
2. Окончательное решение о сотрудничестве с поставщиками и покупателями принимайте лично.
3. Время от времени проверяйте сведения о ценах и условиях и сравнивайте их с данными других фирм.
4. Продумайте возможность легализации откатов поставщиков. Некоторые компании, нанимая закупщиков, разрешают откаты, но при условии, что товар для компании они будут покупать по более низким ценам.
Говорит Генеральный Директор
Игорь Лисиненко | Генеральный Директор компании «Май», Москва
В нашей компании распространена следующая практика. Выбор поставщиков происходит только по конкурсу. Единственно возможный критерий для принятия решения — экономическая выгода от предложения. Сотрудникам, имеющим родственников в компаниях — партнерах компании «Май», не рекомендуется взаимодействовать с данными компаниями. Нашим работникам категорически запрещено принимать взятки или любые подношения (путевки, билеты на развлекательные мероприятия, приглашения в ресторан и т. д.) от действующих или потенциальных деловых партнеров компании.
Говорит Генеральный Директор
ОАО «Нидан Соки», по данным исследований компании «Бизнес Аналитика», занимает 17,9% сокового рынка России. Компания производит соковую продукцию под торговыми знаками Caprice, Caprice Tea, «Моя семья», «Сокос», «Чемпион», напитки на основе сока «Да!». ОАО «Нидан Соки» входит в состав группы компаний «Нидан». Продукция компании представлена во всех регионах России, а также в странах СНГ и Монголии. Оборот в 2005 году составил 211,8 млн долл. США.
Андрей Яновский | Генеральный Директор ОАО «Нидан Соки», Москва
Контролировать отдел логистики Вы можете следующими способами:
1. Опишите все бизнес-процессы и поручите службам внутреннего контроля и экономической безопасности компании проверять выполнение регламентов. Например, они должны контролировать, чтобы тендеры по выбору поставщиков действительно проводились и не были формальными. Время от времени представители службы экономической безопасности должны встречаться с поставщиками.
2. Проверяйте первичные документы, приходящие в бухгалтерию. Обращайте внимание, соответствуют ли цены тендерного предложения от поставщиков реальным ценам, указанным в первичных документах на поставку.
3. Время от времени общайтесь с главными поставщиками лично, чтобы проверить, не вводит ли Вас служба логистики в заблуждение.
Проблема 4. Воровство
Схема проверки сотрудников
Условно обозначим участников следующим образом:
клиент — ООО «Куплю»;
компания, в которой происходит проверка, и ее персонал — ООО «Продам»;
руководитель — «Топ»;
один из сотрудников проверяемого отдела (в нашем случае это отдел продаж), выступающий в качестве Вашего агента, — «Тест»;
проверяемый сотрудник отдела — «Лакмус».
Суть метода в следующем:
1. «Тест» выезжает забрать деньги за поставку продукции в ООО «Куплю», взяв с собой в качестве сопровождения «Лакмуса»(*). «Лакмус» присутствует при получении денег «Тестом». При этом «Лакмус» должен несколько раз услышать из уст представителя ООО «Куплю» или «Теста» размер суммы.
2. Через некоторое время «Тест» и «Лакмус» возвращаются в компанию «Продам». Оба идут в кабинет «Топа». «Тест» передает «Топу» сумму, которая на порядок меньше полученной. Как «Топ», так и «Лакмус» должны также назвать ее величину несколько раз.
3. Теперь наблюдайте за реакцией «Лакмуса». Очевидно, что он должен понять: деньги до «Топа» в полном объеме не дошли, то есть «Тест» их присвоил. Реакция каждого «Лакмуса» будет разной. Конечно, тестировать сотрудников, которые давно работают, не совсем хорошо. Но если Вы проверите нового сотрудника к концу его испытательного срока, это вполне найдет понимание у старожилов компании. Конкретный пример. Проводилось тестирование всего штата одной компании. «Тест» (агент) выступал в роли нового сотрудника отдела. Итоги проверки (их обсуждали внутри коллектива) подтвердили существование в отделе филиала группы махинаторов. В ней участвовал и бухгалтер. Наиболее неожиданной стала реакция одной из сотрудниц, подавшей заявление об уходе. Она призналась, что боится ответственности по взаиморасчетам с клиентами, и выразила желание предоставить свои записи для полного расчета с клиентами в кратчайшие сроки. Естественно, она пошла на повышение.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54920/