Как организовать «обратную» логистику
Возврат товаров – не слишком радостный, но вполне обычный аспект коммерческой деятельности многих предприятий. Только в США в силу причин, которые мы рассмотрим ниже, потребители ежегодно возвращают поставщикам товары на сумму более 100 млрд. USD, причем зарубежные эксперты считают, что в ближайшее десятилетие эта сумма будет только расти! Предлагаем читателю некоторые соображения и советы специалистов, как организовать обработку такой продукции на складе.
Компаниям, вынужденным заниматься работой с возвращенными товарами (их часто называют «обратной» логистикой), приходится рассматривать три наиболее важных вопроса:
а) почему товар был возвращен;
б) как оптимизировать его обработку;
в) выполнять эту работу своими силами или воспользоваться услугами специализированной фирмы.
От того, какие решения примет компания по этим вопросам, в значительной степени зависит организация работы на ее складе или оптовой базе, в том числе распределение сил и средств, потребности в рабочей силе и использование активов.
Выполнять обработку на отдельных площадях
Причины, по которым был возвращен товар, и определяют, как именно будет организована работа с ним. Например, чаще всего товар возвращают потому, что:
а) потребителя не устраивает размер, дизайн, цвет или другие параметры товара;
б) товар неисправен или работает неправильно;
в) товар устарел (следует заметить, что такие случаи бывают редко).
Специалисты в области «обратной» логистики считают, что по величине возврата товаров компании в процентном отношении можно судить об уровне организации ее работы и, конечно, о качестве продуктов. Таким образом, правильный анализ причин возврата товара поможет оценить уровень рентабельности работы предприятия. Доля возвращаемых товаров зависит от типа продукта и от того, является компания производителем товара или предприятием торговли. От этих же факторов зависит эффективность мер по предотвращению возврата. В среднем объем возвращаемых товаров составляет не более 10% всей проданной продукции.
Если грузоотправитель установил объем возвращенных товаров и предпринял превентивные меры, позволяющие сохранить этот уровень, он может сформировать технологию их обработки. Большинство торговых компаний и производителей не выделяют для обработки возвращаемых товаров отдельные склады, однако, чтобы эти работы были эффективней, следует хотя бы физически отделить площади, предназначенные для возвращенных товаров, от остальных помещений склада.
Существует не менее трех причин, по которым следует выделить отдельное или огороженное помещение:
• чтобы предотвратить потери товара;
• чтобы избежать перемешивания с товарами «первого сорта»;
• чтобы предотвратить случайную отгрузку возвращенных товаров, не прошедших обработку.
Чтобы «прямые» и «обратные» операции можно было выполнять, не мешая друг другу, на многих складах выделяют специальные зоны приемки и ворота для возвращенных товаров или по крайней мере назначают особые часы для доставки «возврата». Некоторые компании даже выделяют для операций с такими продуктами отдельный почтовый адрес, что помогает более четко отделить эти работы от отгрузки новых товаров. Площади для возвращенных товаров важно не только отгородить, но и тщательно распланировать, чтобы обработка шла быстро и упорядоченно. Исследования, проведенные на многих крупных складах, показали, что в большинстве компаний эта работа организована на невысоком уровне: площади используются нерационально и бессистемно, планировка практически отсутствует, технологическая цепочка не выстроена. Руководителям следует обратить должное внимание на этот участок деятельности: обработка возвращенных продуктов должна стать гармоничной частью общего процесса отгрузки и распределения товаров.
Кадры решают всё
Квалифицированный, хорошо обученный и подготовленный персонал – такая же важная составляющая процесса обработки возвращенных товаров, как и правильно распланированные отдельные площади. Иногда один и тот же менеджер на складе занимается и прямой отгрузкой, и возвращенными товарами. Сотрудник-«универсал», совмещающий разные виды деятельности, никогда не сможет работать столь же эффективно, как руководитель и команда работников, занимающихся исключительно возвращенными товарами. Причина в том, что обработка возвращенных товаров требует особых знаний и принципов «обратной» логистики и, конечно, опыта, который приобретается не сразу. Работники, занимающиеся возвращенными товарами, должны хорошо разбираться в политике компании по данному аспекту, досконально знать номенклатуру товаров и их особенности и даже обладать уникальными чертами характера: чрезвычайной добросовестностью и способностью принимать взвешенные решения. После доставки возвращенного товара на склад или оптовую базу и тщательной регистрации его надо направить на обработку по технологической цепочке и правильно рассортировать.
На этом этапе работники, занимающиеся возвращенными товарами, должны выяснить следующие вопросы:
• возвращенные товары непоправимо повреждены и непригодны для продажи или их можно восстановить и снова продать;
• возвращены ли товары в соответствии с договором с торговым предприятием как излишки товарного запаса;
• возвращен ли товар в связи с изъятием из продажи;
• находится ли товар в ненарушенной упаковке и можно ли снова немедленно направлять его на реализацию;
• нужно ли проводить некую экспертизу товара;
• какова стоимость единицы продукта;
• получал ли потребитель кредит на данный товар;
• как следует рассматривать данный конкретный продукт в свете политики компании по возвращенным товарам.
Как видим, все вопросы достаточно сложные, и это еще один аргумент в пользу того, что работать с возвращенными товарами должен специально подобранный и обученный персонал. Компании должны понять, что от того, какие люди анализируют и обрабатывают возвращенный товар, зависит уровень затрат в этом секторе. Поэтому сюда следует ставить только квалифицированных работников, способных качественно выполнять свою работу. Нельзя пренебрегать и таким способом мотивации, как высокая оплата: если работа с возвращенными товарами в компании выполняется хорошо, работники, занятые ей, могут получать больше, чем персонал, занятый на операциях «прямой» логистики.
Нужно ли обрабатывать «возврат» своими силами?
Обработка возвращенных товаров своими силами – не единственное решение проблемы. После оценки возможностей и экономического анализа некоторые грузоотправители решают, что проще и рентабельней воспользоваться услугами сторонней логистической фирмы.
Как отмечает большинство специализированных изданий по логистике, в последние годы в этом направлении наблюдается устойчивый рост. В течение ряда лет в США проводились исследования множества компаний-производителей в самых разных отраслях промышленности. В 2001–2002 годах практически никто из них не обращался в третьи фирмы за услугами «обратной» логистики. В 2003 году четверть компаний заявили, что они воспользовались услугами сторонних фирм для обработки возвращенных товаров. В 2004-м их число возросло примерно до 33%. Тем не менее две трети компаний по-прежнему пытаются обрабатывать возвращенный товар самостоятельно. Некоторые специалисты считают даже, что эта тенденция идет на убыль. Причины этого указывают различные, а именно:
• потребители часто ошибаются в том, куда им следует отсылать возвращаемый товар;
• сложно объяснить сторонней фирме все тонкости политики компании в отношении возвращенных товаров;
• необходимо время от времени проверять работу сторонней фирмы, то есть, по сути, периодически брать на себя руководство проводимыми ею работами.
Итак, какое же решение грузоотправителя будет правильным: обрабатывать возвращенный товар самостоятельно или прибегнуть к услугам специализированных фирм? Если грузоотправитель имеет собственную эффективную, рентабельно работающую систему логистики возвращенных товаров, передача этих операций на сторону не принесет выгоды. Порой сами фирмы, профессионально занимающиеся обработкой возвращенных товаров, объясняют это компаниям, идущим по пути повышения экономической эффективности «обратной» логистики в передаче работ третьим лицам. «Мы запрашиваем предполагаемый объем возвращенных товаров и информацию о том, по каким каналам идет распределение товародвижения. Если работа в компании хорошо организована, нам называют процентный состав возвращаемых товаров, предполагаемый уровень возмещения средств, рассказывают об использовании аукционных продаж в Интернете, реализации товаров в кредит. Если мы не получаем подобного ответа – есть вероятность того, что компания обратится к нам за услугами по обработке возвращенных товаров», – так оценил альтернативы «обратной» логистики представитель фирмы, специализирующейся в этой области.
Если грузоотправитель не уверен, следует ли обрабатывать возвращенные товары самостоятельно, ему следует проанализировать квалификацию и опыт своих работников. Постарайтесь со всех сторон рассмотреть проблему, сможет ли компания сделать возвращенные товары пригодными для продажи. Конечно, сложно объективно оценивать собственную работу, поэтому иногда есть смысл обратиться в консалтинговую фирму за подробным экономическим анализом.
Серьезная причина, которая заставляет грузоотправителей обрабатывать возвращенные товары своими силами, – это стремление сохранить высокое качество обслуживания потребителей, а также уровень затрат, позволяющий обеспечивать это качество. Другая важная причина в том, что компании часто не хотят затрачивать на организацию работы с возвращенными товарами значительные материальные ресурсы или вкладывать в это большие финансовые средства. Это же подтверждают эксперты логистических фирм: «Наш опыт показывает, что многие компании приходят к пониманию того, что, хотя операции «обратной» логистики очень важны, нет необходимости отвлекать на них силы и средства, которые необходимы для основного бизнеса».
Уделять достойное внимание
Чтобы эффективно обрабатывать возвращенные товары, как советуют специалисты в этой области, грузоотправителю следует рассматривать эту деятельность в качестве неотъемлемой части общей работы, а не как некую изолированную функцию, к которой обращаются в последнюю очередь.
Многие компании лишь недавно преодолели предубеждение, что «прямое» распределение товаров имеет безусловный приоритет, а «обратная логистика – лишь тягостная обязанность, которую работники в свободное время должны выполнять в дальнем углу склада. Еще 15 лет назад работе с возвращенными товарами не придавали значения ни торговые фирмы, ни производители. Не существовало и такой узкоспециализированной сферы деятельности, как «обратная» логистика. Вместо этого обычно организовывались смешанные группы, в состав которых включали специалистов по финансам, логистике и складским операциям – они контролировали работу с возвращенными товарами.
Сегодня ситуация изменилась. «Обратная» логистика признана многими компаниями неотъемлемой частью общей системы доставки и распределения товаров, заслуживающей такого же внимания, как и «прямая» логистика. Действительно, для успешного бизнеса оба этих типа логистики важны, так как у них одна и та же цель – поиск путей выполнения работы лучше, быстрей и дешевле.
По материалам зарубежной печати. Перевод с англ. С. Протасова