Операция : во главе - транспортный отдел
Кирсанов Кирилл
Генеральный директор "Транс-лоджик"
Смысл известной фразы вовсе не в том, чтобы продемонстрировать своего рода транспортный фатализм. Это высказывание на самом деле четко передает суть работы транспортной службы, которая ориентирована на достижение цели, поставленной руководством компании. А цели ведь могут быть разными, например максимальное удовлетворение потребностей компании в транспортном обслуживании, снижение транспортных издержек при перемещении товаров или сырья, формирование транспортной сети для обеспечения поставок в заданный регион, эксплуатация транспортных мощностей с максимальным эффектом при сохранении показателей надежности и т. д. Когда перед транспортным отделом ставят определенную задачу, например, снизить тарифы, он ее и выполняет, упрямо и методично просеивая рынок, проводя маркетинговые исследования. Но это не дает ожидаемого руководством эффекта. Со временем результат скорее всего окажется даже со знаком .
Именно правильное определение цели - залог эффективной работы транспортной службы. Как этого добиться, какие задачи нужно решить на этом пути? Правильная постановка задач, применение определенных методик, планомерное развитие транспортной системы компании до соответствующей пропускной способности и надежности всех ее звеньев - единственный путь развития. И не надо говорить, что . На практике малые фирмы достигают цели быстрее, чем крупные предприятия.
Однако перестроиться за один день не получится. При быстром развитии компании стремительно прирастает бюджет. Высокая доходность основного вида деятельности загораживает собой разрастающийся прорыв плотины на пути издержек (в том числе и транспортных). Важно понять, что задачи определяют функции, должностные обязанности, штатное расписание, уровень подготовки сотрудников, бизнес-процессы и даже место транспортной службы в организационной структуре компании. На достижение цели работает все!
О ЦЕННОСТЯХ И ЦЕЛЯХ ТРАНСПОРТНОЙ СЛУЖБЫ
Закладываемая в стоимость контракта или учитываемая отдельно транспортировка является продолжением процесса производства товара. Хотите понять ценность транспортной службы для бизнеса, проведите анализ структуры издержек вашего предприятия. У некоторых компаний издержки на транспортировку превосходят первоначальную себестоимость продукции, а у торговых компаний по размерам сопоставимы с прибылью от торговой деятельности. А теперь задумайтесь о том, что транспортный бизнес всеми экспертами и банками признается самым рискованным...
Оперировать такими суммами должны сотрудники соответствующей квалификации. Критерии отбора и специализации работников должны быть в компетенции руководителя службы, который играет ключевую роль. Организационная структура и численность сотрудников самого отдела формируются в зависимости от задач и объема работ. К функциям транспортной службы компании относят эксплуатацию, планирование и организацию транспортного обслуживания, оперативное управление и диспетчеризацию, контроль и учет, аналитику и т. п. В целях экономии некоторые функции могут быть переданы другим отделам компании или на аутсорсинг.
Я не ставлю себе цели перестроить работу вашей службы, моя задача показать, из чего складывается результат. Давайте рассмотрим работу транспортной службы на примере организации и исполнения разовой поставки. Такой вид транспортной задачи в том или ином виде встречается у всех, просто остановимся на нем подробнее.
СЕМЬ РАЗ ОТМЕРЬ, ОДИН РАЗ ПЕРЕВЕЗИ
Сама по себе транспортировка - это перемещение партии груза из пункта А в пункт Б. Чтобы перемещение стало свершившимся фактом, необходимо исполнение нескольких условий, предваряющих эту нехитрую процедуру. Особенно хочется обратить внимание на неотделимость и прямую зависимость транспортировки от остальных звеньев цепочки поставок.
Естественно, товар кто-то должен купить или хотя бы изъявить желание его приобрести. Уже на этапе оформления договора купли-продажи обязательно консультируйтесь с транспортниками. Условия поставки (самовывоз или доставка), момент перехода права собственности, страхование, распределение обязанностей и ответственности при взаимодействии с перевозчиком, как поступать с некондицией или пересортицей, кто будет оплачивать возвраты и т. п. - все эти нюансы должны быть учтены и согласованы до начала транспортировки, а не в момент их возникновения. Таким образом, определение всех возможных затрат на исполнение конкретного контракта даст возможность осознанно решить, какой из вариантов поставки выбрать. Даже если из маркетинговых соображений мы будем вынуждены остановиться на более дорогом предложении, оно будет оценено.
Кратность партии
Нельзя не отметить важность партионной отправки. Очень часто для достижения кратности партии имеет смысл предоставить покупателю дополнительную скидку на товар. Кратность партии определяется коэффициентом использования грузовместимости транспортного средства. Например, транспортировка автомашиной 10 т груза из Санкт-Петербурга в Москву стоит у перевозчика 20 тыс. руб. Стоимость транспортировки делим на перевозимый вес. Получается, что доставка 1 кг при кратности партии 10 000 обходится нам в 2 руб. Транспортировка 20 т по этому же маршруту у перевозчика стоит 22 тыс руб. В итоге стоимость транспортировки падает до 1,1 руб. за 1 кг груза.
Поскольку стоимость транспортировки у перевозчика кратна грузовместимости (грузоподъемности или объему) его транспорта, можно вывести зависимость стоимости доставки от объема партии груза и на основании этих данных построить систему скидок для покупателя. Эта закономерность действует при использовании всех видов транспорта.
ТОВАР - НЕ ЗНАЧИТ ГРУЗ
Проданный товар должен стать грузом. Иными словами, вашему складу надо произвести ряд операций для приведения товарной партии в транспортабельное состояние, в том числе упаковать продукцию в соответствующую тару, обеспечивающую сохранность груза при перемещении его на выбранном виде транспорта.
Если в процессе транспортировки, пусть даже перевозчиком покупателя, из-за негодности тары произойдет потеря товарного вида, вам придется возместить все издержки. Поэтому, несмотря на то что транспортная служба непосредственно не упаковывает товар, контроль за соответствием должен быть возложен на нее.
Очень часто во внимание не принимают одно немаловажное условие - габариты и вес грузового места. У каждого вида транспорта есть ряд ограничений, нарушение которых автоматически переносит обычную транспортировку в разряд специализированных, что приводит в конечном итоге к удорожанию. Так, при транспортировке авиационным транспортом габариты грузового места не должны превышать размеров загрузочного люка самолета, обычно работающего на линии. Также не стоит делать пакет тяжелее, чем грузоподъемность автопогрузчика грузополучателя. В общем таких ограничений множество, и несоответствие им увеличивает стоимость транспортировки.
Итак, у нас есть груз, получатель и задача по организации доставки. Теперь можно выбрать вид транспортного средства, выстроить маршрут, рассчитать стоимость транспортировки и сопутствующих операций, исключить превышающие ограничения варианты, проанализировать и проранжировать варианты исполнения доставки по цене, времени, сохранности и т. п.
ЕСЛИ ТРАНСПОРТ ЗАКАЗЫВАЕМ
Следует отметить, что у каждого вида транспорта и перевозчика установлено свое время подачи транспортного средства с момента заказа. Так, на железнодорожной станции в крупном городе на вагон надо делать предварительную заявку, а в небольшом поселке скорее всего подача затруднений не вызовет. Сверхнормативное хранение отражается на стоимости груза. Сохранность - это отсутствие повреждений, утери, хищений, и зависит она не только от вида транспорта, но и от конкретного исполнителя.
Рекомендуется разрабатывать варианты использования всех видов транспорта. Ситуация может измениться: например, не будет альтернативы авиации, а вы не готовы... Особенное значение имеют погодные условия. Зимой более надежным по становится железнодорожный транспорт. Помимо всего прочего, у вас должны быть оформлены договорные отношения с перевозчиками, согласованы процедуры заказа транспорта и взаиморасчетов. Это в свою очередь несколько дисциплинирует перевозчика при ответе на запросы ставок.
Итак, вариант доставки определен, заказываем транспортное средство. Это еще одна транспортная функция. Непосредственное общение со службой эксплуатации перевозчика следует поручать человеку, сведущему в транспорте: ему будет понятнее профессиональный сленг и он сможет более полно представить перевозчику информацию, необходимую для выделения соответствующего транспортного средства. Помимо всего прочего, это значительно сэкономит время всем участникам.
ПОДАЧА ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА И ПОГРУЗКА
Это целая процедура. При кажущейся простоте исполнения следует обращать на нее пристальное внимание и требовать от сотрудников неукоснительного выполнения всех инструкций. Сколько бы ни говорили и ни писали об участии перевозчика в погрузке и принятии груза, в первую очередь в этом заинтересован отправитель. Перечень действий грузоотправителя по прибытии транспорта для загрузки приведен во врезке .
На этапе погрузки необходимо соблюдать ряд требований:
проводить погрузочные операции согласно регламенту работ;
ни при каких условиях не отгружать груз с нарушением упаковки или тары (иначе потом придется доставлять его еще раз);
груз в кузове распределять равномерно, не оставляя пустот, но с учетом рекомендаций водителя;
обеспечивать безотрывное (до закрытия и опломбирования транспортного средства) присутствие ответственного за загрузку лица: оно несет персональную ответственность за соблюдение правил и техники безопасности работ;
вести учет отпущенного груза по грузовым местам совместно с водителем, что оформляется актом или соответствующей отметкой в ТТН.
Проверьте груз
Следует помнить, что водитель имеет право в любое время транспортировки потребовать перепроверки количества или веса отпущенного груза. Такая возможность должна быть ему предоставлена. Поэтому примите меры для снятия всех вопросов еще на стадии погрузки. Водитель также имеет право отказаться от принятия какого-либо грузового места к перевозке, если, по его мнению, оно не упаковано или соответствующим образом не закреплено.
Отдельно стоит рассмотреть операцию опломбирования груза. Все грузы принимаются к перевозке только в виде бандеролей или опломбированными. Существуются пломбы двух видов: запорные (выполнены из прочных сплавов металла) и индикаторные (чаще всего пластмассовые). При междугородних перевозках лучше использовать первые. При опломбировании трос пломбы выбирайте полностью и свободный хвост отрезайте. Если есть техническая возможность, сфотографируйте размещение груза в кузове и наложенную пломбу, а фотографии передайте получателю.
Отправляем груз
Алгоритм действий грузоотправителя по прибытии транспорта следующий.
1.Проверить соответствие данных прибывшего транспортного средства сведениям, указанным перевозчиком в заявке/наряде. При расхождениях необходимо потребовать письменное подтверждение изменений.
2.Проверить наличие соответствующих документов на транспортное средство (для автомобильного транспорта - это перечень документов для осуществления автоперевозок грузов по РФ):
документы на машину: свидетельство о регистрации транспортного средства, страховой полис ОСАГО (обратить внимание на срок действия), талон технического осмотра (обратить внимание на срок действия);
документы водителя: водительское удостоверение (обратить внимание на срок действия), путевой лист автомобиля типовой формы 4-П (для индивидуального предпринимателя - форма ПГ-1), копия договора (контракта) - для водителей, работающих по найму.
Отсутствие каких-либо из этих документов или их неправильное оформление - проблема перевозчика, но из-за этого может возникнуть значительная задержка в пути. Принимать такую машину под загрузку или требовать устранения нарушений - решение ваше?
3.Проверить целостность кузова запорных и пломбировочных устройств. Несоответствие транспортного средства каким-либо из перечисленных условий оформляется актом и, если причина неустранима, является основанием для замены.
ОФОРМЛЕНИЕ ТОВАРОСОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
К товаросопроводительным документам относят:
1) товарно-транспортную накладную на перевозимый груз, которая является основным перевозочным документом (номер путевого листа должен быть обязательно отражен в соответствующем разделе ТТН!);
2) определенные документы для специализированных перевозок. Подписание водителем ТТН является фактом принятия перевозчиком указанной партии груза к перевозке. Первый экземпляр ТТН остается у грузоотправителя и служит своего рода распиской перевозчика, а также является подтверждением выполнения продавцом обязательств по отгрузке.
Если груз поврежден
При обнаружении нарушений пломбы, запорных устройств, целостности кузова, упаковки и т. п. выгрузка останавливается. Все нарушения оформляются коммерческим актом (типовые формы акта и правила его оформления подробно описаны в кодексах/уставах всех видов транспорта). Простой транспорта будет оплачивать сторона, признанная виновной по результатам разбирательств. В ТТН обязательно делается соответствующая запись с указанием номера и даты составления акта.
Груз отправлен, наступает этап его отслеживания в пути. Этот момент важен, если по условиям договора вы несете ответственность за доставку в срок. Во всех остальных случаях контроль может быть сведен к минимуму.
ПОЛУЧЕНИЕ ГРУЗА ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕМ
Не следует пускать этот процесс на самотек. Начнем с того, что в условиях договора покупатель может оговорить присутствие вашего уполномоченного представителя. Это право дается ему и положениями действующего законодательства. В ряде случаев эту функцию может выполнить сотрудник экспедиторской компании-партнера или сюрвейерская служба. Не стоит полностью полагаться на перевозчика: вероятность того, что его представитель может выступать и товароведом, и оценщиком, минимальна. От того, как пройдет приемка груза получателем, зависит, как быстро вы эту транспортировку и во сколько она вам обойдется по факту.
Еще одна обязанность сотрудников транспортного отдела - получить полный пакет документов по транспортировке. Перевозка может считаться законченной только после получения заказчиком транспорта документов, подтверждающих доставку груза по назначению без нарушений. Таким документом служит экземпляр ТТН с отметкой получателя. Он представляется перевозчиком и является основанием для списания транспортных издержек.
ОТ ПРОСТОГО К СЛОЖНОМУ
Рассмотренная нами транспортная задача является типичной составляющей работы транспортного отдела. На ее примере можно выделить основные функции, выполняемые транспортниками при удовлетворении потребностей компании по перемещению:
1) в подготовительной части транспортный отдел выполняет функции консультанта;
2) в части организации наиболее ярко демонстрируется профессионализм специалиста;
3) функции контроля и координации выполняются в исполнительной части.
На самом деле вариантов транспортных задач гораздо больше. Соответственно и функций тоже. Для выполнения некоторых из них, например эксплуатации или организации развоза, требуются сотрудники узкой специализации. Соответственно и задачи будут более сложными - многоуровневыми. Но какая бы сложная задача ни ставилась, в своей основе она содержит уже рассмотренную
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55290/