Оптимизация размещения товара на складе фармдистрибьютора
Достижение высокого уровня обслуживания клиентов и удовлетворения спроса является приоритетным инструментом поддержания конкурентоспособности для многих фармдистрибьюторов. Это неизбежно влечет за собой повышение логистических затрат, основная доля которых приходится на содержание склада и запасов. О том, как применять типовые планировочные решения там, где необходим подобный анализ параметров и учет особенностей работы фармдистрибьютора, избегать ошибок управления технологическим процессом на складе, рассказывает консультант консалтинговой компании “А ДАН ДЗО” Ольга Константиновна КАВЕРИНА.
Ошибки в управлении фармскладом негативно отражаются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребности в складских площадях, персонале, технике, а также обусловливают возникновение множества погрешностей при обслуживании клиентов.
Существование зависимости между основными экономическими показателями работы компании-дистрибьютора и подходами к управлению запасами и складами свидетельствует о том, что склад является элементом цепи поставок с большим потенциалом сокращения издержек.
Специфические особенности хранения товара на фармскладах
Дистрибьюторский фармсклад — это своеобразное производство, и товар внутри него проходит ряд технологических операций. Как правило, операции на складе группируют в следующие основные процессы:
приемка товаров на склад;
сертификация (или проверка наличия и подлинности сертификатов);
размещение товаров на складе (карантинная зона, зона хранения, зона комплектации товаров);
внутренние перемещения товаров с целью пополнения зоны комплектации либо с целью уплотнения товара на складе;
комплектация заказов филиалов и клиентов для отгрузки со склада (подбор, контроль и упаковка заказов);
отгрузка укомплектованных заказов;
выборочная и полная инвентаризация;
участие в претензионной работе с поставщиками (организация возврата забракованных серий);
участие в претензионной работе с клиентами (в т.ч. организация доставки клиентам недопоставленного товара);
работа с забракованным, просроченным и другими видами неликвидного товара.
Хранение товарно-материальных ценностей на фармскладах строго регламентируется законодательством РФ. Основными документами, регулирующими такую деятельность, являются приказ Минздрава России № 377 от 13.11.96 и отраслевой стандарт № 80 от 15.03.2002.
На фармскладах для каждой группы препаратов, определенных стандартом, выделяется особая зона хранения.
Как правило, выделяются отдельные помещения (подзоны) для хранения следующих групп ЛС:
препаратов термолабильной группы до 5°С;
препаратов термолабильной группы до 12°С;
сильнодействующих и ядовитых препаратов;
ЛС списка “А”;
спиртсодержащих ЛС;
лекарственного растительного сырья;
перевязочных средств и вспомогательных материалов;
резиновых изделий.
Часто отдельное помещение или зону выделяют для дорогостоящих товаров. Остальные группы, как правило, содержат в общих залах в выделенных зонах хранения.
Разработка решений, направленных на оптимизацию размещения товаров на складе, производится в два этапа.
На первом этапе потребуется собрать данные о товарах (габариты и вес упаковок, условия хранения, спрос на каждый товар, находящийся в обороте), определить перечень оптимальных для данного ассортимента типоразмеров мест хранения, а также рассчитать необходимое количество мест хранения. При составлении общей планировки мест хранения на складе целесообразно учитывать прогнозы в отношении ассортимента, объемов продаж товара, увеличение запасов сезонных ЛС.
На основании рассчитанного количества и типоразмеров мест хранения, а также с учетом используемой технологии обработки груза определяются типы и количество стеллажей, составляется подробный план-схема помещений с размещением стеллажей и поддонов.
На втором этапе необходимо разработать алгоритм размещения товаров на складе, который позволит:
обеспечить хранение товаров с соблюдением требуемых условий хранения и доступа персонала;
сократить время на отбор товара по заказам клиентов;
сократить дистанции прохождения комплектовщиков по зонам в процессе отбора;
снизить количество ошибок при комплектации заказов;
сократить суммарные дистанции прохождения товаров по складу;
обеспечить равномерную нагрузку на технологические зоны и персонал склада;
сократить очереди в технологических операциях.
Технологическое проектирование зон хранения на складе
Как правило, складское пространство разделяют на три основные зоны: зону хранения, зону приемочной экспедиции (приемки) и зону отправочной экспедиции (отгрузки).
Каждая из зон должна содержать достаточное количество мест для временного размещения принимаемого на склад товара или товара, находящегося в карантине; для хранения товара; временного размещения скомплектованных и упакованных заказов клиентов.
Типы стеллажей, количество и габариты мест хранения на стеллажах, а также размещение стеллажей в зоне хранения на складе рассчитываются исходя из следующих данных:
статистических данных по приходам, расходам, остаткам товара на складе;
объемно-весовых характеристик товара;
температурно-влажностных условий хранения;
особых свойств товара или его упаковки (форма упаковки, высота укладки, ограничения кантования, совместимость с другими товарами на хранении по требованию органов государственного надзора и т.п.).
Для повышения эффективности учета товара на складе, предотвращения ошибок при подборе товаров по заказам клиентов разные серии одного товара рекомендуется хранить в отдельных ячейках. Соответственно, расчеты мест хранения производятся с учетом этого правила.
Методика технологического проектирования зон хранения на складе включает следующие этапы и шаги.
Подготовительный этап:
составление предварительного перечня стандартных типоразмеров мест хранения для проектируемого склада. Исходя из габаритных и весовых характеристик грузовых единиц, а также параметров требуемого стеллажного оборудования необходимо определить, какие места хранения в принципе можно использовать на складе;
определение коэффициента заполнения товаром выбранных стандартных мест хранения по весу и объему. Коэффициент заполнения показывает, насколько полно используется пространство места хранения при размещении в нем товара. Для каждого стандартного места хранения необходимо рассчитать коэффициент заполнения каждым товаром из номенклатурного перечня. При этом должны учитываться возможность кантования упаковок, весовая нагрузка на полку (место хранения);
уточнение перечня стандартных мест хранения — выбор мест хранения с наибольшим коэффициентом заполнения. Из предварительного перечня необходимо выбрать 10—15 стандартных мест хранения с наибольшим коэффициентом заполнения. В случае, если наибольший коэффициент заполнения не превышает 0,7, необходимо изменить габариты или весовую нагрузку стандартных мест хранения и повторить расчеты коэффициентов заполнения.
Расчеты для оптового склада, зоны хранения паллет, мезонинных систем:
расчет количества стандартных мест хранения для планируемого уровня запаса каждого товара (серии). При определении количества мест хранения, которое потребуется для размещения планируемого уровня запаса, используется виртуальный склад с неограниченным количеством стандартных мест хранения. Объем запаса каждого товара должен занять оптимальное количество мест хранения. При проведении расчетов необходимо учитывать полезный объем места хранения, условия хранения товара, уровень доступа персонала к товару;
изменение габаритов или максимально допустимой нагрузки на места хранения так, чтобы они заполнялись товаром наиболее эффективно. Повторный расчет количества стандартных мест хранения для оптового склада;
оптимизация количества стандартных мест хранения оптового склада путем создания мест хранения со смешанным хранением товаров. Рассчитанное количество стандартных мест хранения можно оптимизировать путем размещения остатков товара в одно место хранения. При этом должны учитываться условия хранения товаров, ограничения по совместному хранению товаров.
Расчеты для розничного склада, зоны подборки, комиссионирования:
расчет количества стандартных мест хранения для рекомендуемого уровня запаса каждого товара (серии). Расчеты проводятся аналогично расчетам для оптового склада. Учитываются параметры: скорость и объемы отгрузки товаров со склада, свойства хранения, ограничения совместного хранения товаров;
изменение габаритов или максимально допустимой нагрузки на места хранения так, чтобы они заполнялись товаром наиболее эффективно. Повторный расчет количества каждого стандартного места хранения для оптового склада;
оптимизация количества мест хранения розничного склада, занимаемых остатком товара (серии), путем изменения периодичности пополнения розничного склада (участка комплектования).
Определение параметров технологических зон склада:
группировка рассчитанных мест хранения по условиям хранения, уровню доступа персонала к товару, скорости отгрузки товаров со склада, габаритам грузовых упаковок;
определение параметров зон на складе, исходя из группировки рассчитанных мест хранения с учетом выбора стеллажного и подъемно-транспортного оборудования склада;
определение расположения зон на складе в соответствии с критериями: соблюдение условий хранения и совместного размещения товаров на складе; оптимальная дистанция прохождения товаров по складу; оптимальное время прохождения персонала при подборке товаров в заказы клиентов.
Расчет производится для нескольких вариантов типоразмеров мест хранения. Для каждого из вариантов определяются типы стеллажного и погрузочного оборудования, рассчитывается число персонала, определяются капитальные вложения и операционные затраты при их дальнейшем использовании. Из нескольких вариантов выбирается оптимальный (рис. 1).
Результатом расчетов являются:
окончательный перечень стандартных мест хранения (с определенными габаритами и максимально допустимой нагрузкой), наиболее подходящий для рассматриваемого ассортимента товаров и параметров товарооборота;
количество мест хранения по типоразмерам в каждом из выделенных условий хранения, необходимое для обработки и хранения товаров в настоящее время и с учетом прогноза развития компании;
компоновка мест хранения в зонах склада и общая компоновка зон склада.
Оптимизация размещения товаров на складе
Планировка склада с учетом проведенных расчетов конструкции и количества мест хранения позволит оптимально использовать складское пространство, обеспечить эффективную работу склада, стандартизировать места хранения на складе.
Однако немаловажно разработать систему размещения товаров на складе, которая позволит сократить временные и трудовые затраты на комплектацию заказов клиентов.
Рассмотрим основные методы оптимизации размещения товаров на хранение на фармскладе.
Группировка товаров в зонах хранения
Группировка товаров в зонах хранения в зависимости от оборачиваемости, ликвидности, частоте обращения. Размещение групп товаров с более высокими показателями ближе к выходу из зоны и на нижних ярусах хранения, отбор из которых ведется без использования вспомогательных инструментов и техники (рис. 2).
Группировка товаров по объему упаковки. Размещение товаров происходит так, чтобы упаковки с большими объемами находились в начале маршрута комплектовщика, а упаковки меньшего объема — ближе к концу. Таким образом, осуществляя отбор товара по заказам клиентов, комплектовщик складывает на поддон или в короб сначала большие упаковки, а затем мелкие, не тратит время на перекладывание товара в процессе отбора (рис. 3).
Группировка товаров в местах хранения
Группировка товаров по частоте обращения. Размещение групп товаров с более высокой частотой обращения на ярусах, отбор из которых ведется без использования вспомогательных инструментов и техники.
Группировка товаров по весу упаковки. Размещение групп товаров с большим весом упаковки на нижних ярусах стеллажа, что сокращает трудозатраты персонала склада по размещению и отбору товара.
Автоматическое определение минимальной подходящей ячейки хранения для товара. Для реализации этого метода необходимо создать справочник габаритов всех ячеек хранения на складе, а также фиксировать объемно-весовые характеристики поступающих товаров (транспортных упаковок и штук).
Разработка маршрутов комплектовщиков
При размещении групп товаров на складе должен учитываться оптимальный маршрут комплектовщика в пределах каждой зоны (помещения) склада.
Общие правила формирования маршрута комплектовщика:
Маршрут комплектовщика должен проходить по кратчайшему пути обхода мест отбора товара по заказу клиента и исключать лишние перемещения, в т.ч. для использования подручных средств (стремянки, штабелера).
Направления движения комплектовщиков с подручными механическими средствами в узких проходах должны быть параллельными, встречные движения исключены.
Направления движения комплектовщиков и транспортных средств (погрузчики, штабелеры) должны быть встречными согласно правилам техники безопасности. При интенсивном движении погрузчика (более 1 раза за 10 минут) ширина проезда должна позволять беспрепятственное движение комплектовщика во время подборки товара, в противном случае комплектовщик уступает место движению погрузчика.
Желательно организовать движение таким образом, чтобы комплектовщикам не приходилось дважды проходить по одному проходу.
Начало и окончание маршрута комплектовщиков должны быть также оптимально сориентированы относительно месторасположения зоны экспедиции отгрузки.
Информационная система управления складом должна позволять строить маршрут комплектовщика вне зависимости от обозначения мест хранения на складе.
Если часть позиций заказа подлежит отбору из всех ярусов зоны отбора, в т.ч. и труднодоступных, необходимо отбор с труднодоступных ярусов выделить в отдельное задание. Под труднодоступными подразумеваются верхние ярусы стеллажей, товар с которых комплектовщик может отобрать только с помощью вспомогательных средств или механизмов. Таким образом, комплектовщик дважды проходит по маршруту, сначала отбирая товары из нижних ярусов, а затем отбирает товары из верхних ярусов, пользуясь стремянкой или штабелером. Общее время на отбор товара по заказу сокращается.
Маршрут комплектовщика следует в соответствии с последовательностью строк отбора товара по одному заказу в листе комплектации (отбора) или в последовательности поступления задания на радиотерминал (при его использовании).
Совершенствование адресной системы хранения
Четкая, логичная и эргономичная система нумерации мест хранения на складе позволит осуществлять размещение и отбор товара в более короткие сроки, сократить ошибки при подборе и размещении, внести в информационную систему управления складом необходимые маршруты комплектовщиков, автоматизировать процесс размещения поступающего на склад товара.
Как правило, если информационная система управления складом не имеет специального интерфейса для описания необходимого маршрута комплектовщика, то используется следующая система нумерации ячеек на складе. Следует учитывать, что большое количество знаков трудно для восприятия и запоминания. Поэтому предлагается сократить количество символов для обозначения ряда, места, яруса или ячейки до одного, если точно известно, что количество рядов в зоне, мест в ряду, ярусов, ячеек в одном месте хранения не превысит девяти. Также количество знаков можно сократить за счет символов-разделителей. Однако совсем удалять символы-разделители не рекомендуется. Комплектовщик в процессе отбора при поиске товара первоначально обращается к информации о ряде и месте, затем о ярусе и ячейке и далее — о параметрах позиции в листе отбора. Поэтому удобнее будет использовать разделитель между символами места и яруса (рис. 4).
Нумерация ячеек на стеллажах содержит информацию о ряде стеллажей, месте, ярусе, ячейке. На подборочных листах указываются следующие данные о расположении ячейки на складе. Если в перспективе планируется увеличение количества рядов, мест в ряду, ячеек в ярусе до количества, превышающего девять, то желательно зарезервировать два знака (разряда) для их обозначения. Номер должен обязательно содержать два символа (01, 02, …10, 11) для корректной сортировки в информационной системе управления складом.
Организация виртуальных мест хранения на складе
В периоды пиковых нагрузок на склад в случае резкого увеличения хранимых запасов может возникнуть дефицит мест хранения. В случае дефицита свободного пространства на стеллажах либо на местах напольного хранения товар, как правило, размещают в проходах между стеллажами либо в других свободных от стеллажей зонах склада. Естественно, такое размещение нежелательно и может использоваться лишь как временная мера. Однако, даже если товар размещается в проходе между стеллажами, в информационной системе управления складом должен быть зарегистрирован адрес его места хранения.
Для этого в информационной системе заранее вводят адреса и объемные характеристики всех возможных мест временного размещения товара. Такие “дополнительные” места заблокированы для размещения товара. Снимать блокировку рекомендуется только в случае дефицита ячеек на складе. Размещение в виртуальные места хранения производится оператором, а не автоматически.