Настоящее и будущее офисного склада
Максимовский Александр Степанович
Мы все время взаимодействуем с материальным миром, который, по большому счету, представляет собой некоторый поток предметов. Эти предметы мы должны как-то находить, перемещать, хранить, учитывать, проводить через бухгалтерию, то есть переводить от сферы физического перемещения к оформлению документации. Склад в этом смысле является довольно обобщенным понятием и объединяет некий набор помещений, людей, технологий и техники, которые обеспечивают управление материальным потоком.
В принципе, сама процедура управления материальными потоками достаточно логична и проста. Исходя из требований бизнеса, бухгалтерии и законодательства формируется простой набор операций, который будет постоянным, с каким бы складом мы ни имели дело.
Конечно, возможны небольшие отклонения, но в целом набор операций довольно простой:
Прием товара. Нужно разобраться, тот ли товар пришел, какого качества и сколько. Вся эта информация заносится в компьютер или на бумажный носитель.
Размещение товаров на складе. Нужно точно знать, в каком месте на складе находится каждый товар, иначе впоследствии будет тяжело найти нужный предмет.
При необходимости быстро найти нужные товары для комплектации заказа. Типичный заказ для офисного склада - заявка на выдачу канцтоваров: бумага, ручки, ластики, калькуляторы и т.п., то есть большой набор мелких товаров.
Контроль подбора. На этом этапе нужно убедиться, что товар, перечисленный в заказе, подобран правильно.
Передача товара. Зачастую является и передачей материальной ответственности. Товар должен быть проведен по бухгалтерии как списанный со склада и переданный (или проданный) тому подразделению или фирме, которая делала заказ.
Физическая отгрузка товара. Товар упаковывается и отправляется заказчику.
Чтобы перечисленные операции можно было реализовать, необходимо выполнить целый ряд условий.
Первое - необходим некий набор помещений. Говоря о складе, мы будем подразумевать, что это не обязательно громадные многоэтажные помещения с высотой этажа до 50 метров. Склад может занимать всего одну комнату. Главное для нас - процессы, которые происходят на складе.
Второй важный пункт - размещение товаров. Прежде чем разместить товары, надо проанализировать их свойства, необходимые условия хранения и т.д. Например, все знают, что бумагу для факса не стоит хранить на подоконнике, где прямые солнечные лучи быстро приведут бумагу в негодность. Исходя из необходимых условий хранения и вида товаров выбираются типы мест хранения: корзинки, полки, поддоны, стеллажи или просто комната, которая разделена на зоны.
Третья составляющая полноценного склада - способ транспортировки товаров внутри склада. Они выбираются в зависимости от типа товаров и метода хранения. Самое примитивное решение - транспортировка силами грузчика, но сегодня даже для небольшого офиса предпочтительнее технические средства. Это могут быть тележки с небольшим гидравлическим подъемником, на которые можно положить поддон для товаров и вручную перекатывать по полу. Такая тележка помогает переместить груз только по горизонтали, но поднять на высоту полки не способна. Если склад невелик, конечно, товар можно переложить руками, но если фирма достаточно велика, задача становится непосильной. Приходится оснащать склад подъемниками: от простых ручных гидравлических до вполне современных, имеющих электрические или газовые двигатели. Современная техника настолько многовариантна, что выбор будет зависеть только от потребностей склада.
Конечно, чем больше уровень механизации склада, тем выше капитальные затраты на его оснащение, но и преимущества очень заметны. Уменьшается количество сотрудников склада, повышается вероятность того, что товар будет положен в нужное место и потом легко найдется.
Четвертая составляющая склада - персонал. Склад офисных товаров, как правило, малооборотный. Здесь хранится товар в больших количествах (потому что оптовые закупки выгоднее), а отпуск идет небольшими партиями. На малооборотном складе нет смысла держать специального человека в каждой из зон или единицы техники в зоне приема и в зоне отпуска отдельно, это неэффективно. Целесообразно организовать внутреннюю переброску ресурсов так, чтобы люди, завершив приемку товара, после этого переходили на отбор и отгрузку.
Пятый пункт в нашем списке - зонирование, то есть разделение склада на несколько технологических зон. Остановимся на этом вопросе подробнее.
Зонирование
Если исходить из операций, совершаемых с товаром, разбиение на зоны может быть следующим:
Зона приемки. Ее очень часто совмещают с зоной отгрузки, потому что склады стремятся делать более компактными и универсальными.
Зона этикетирования. На офисном складе используется редко, а на крупных складах этикетки со штрих-кодами используются весьма активно. Их наклеивают на поступающие товары, чтобы легче учитывать поток с помощью современных компьютерных систем. Товары потребительского класса почти всегда снабжены штрих-кодами, которые можно использовать при учете. Штрих-код позволяет привязать приходящий товар к дате поставки или номеру партии. Очень часто у товаров есть сроки годности, и важно, чтобы среди одинаковых товаров в первую очередь отпускался тот, который поступил первым. При использовании штрих-кодов и систем компьютерного учета этот принцип будет выполняться автоматически.
Зона хранения. Служит для хранения товаров.
Зона отбора. Может быть совмещена с зоной хранения, но целесообразно эти зоны разделять. Товар часто поступает большими партиями (например, палетами), а отбирается значительно меньшими, вплоть до штук. Естественно, с палеты отбирать штучный товар очень неудобно, поэтому и появляется зона отбора. Палета вскрывается, достается коробка с товаром, из нее штучный товар можно переложить в пластиковую корзинку и поместить в определенное место в зоне отбора.
Зона комплектации. Комплектация - достаточно сложная операция. Товар редко отбирается для одного потребителя, чаще - для нескольких. Есть место, закрепленное за динамичным заказом (то есть заказом, который собирается в данный момент), и в это место стекаются заказанные товары. Иногда такое место делают мобильным: человек берет поддон, ставит его на тележку и едет вдоль рядов, отбирая необходимые товары. В результате у него образуется поддон или просто тележка, в которой собраны все компоненты заказов, которые необходимо рассортировать и передать заказчикам.
Опытный кладовщик знает: не надо пытаться сортировать товар в зоне хранения. Это потребует необоснованно больших площадок и проходов - снижается плотность хранения, площади используются нерационально. Кроме того, повышается возможность \"утечки\" товаров. Был случай на складе, на котором среди прочих товаров хранились упакованные огромные телевизоры. Воры взрезали коробки в определенном месте и доставали пульты дистанционного управления. Предмет компактный, а на Митинском радиорынке стоит приличных денег.
Технологические зоны надо привязать к необходимым действиям. Например, у вас хранится большое количество товаров, которые нужно оперативно пересортировать, разложить или скомплектовать заказ. Например, у вас на складе несколько видов офисной форматной бумаги, которые лежат в труднодоступном месте - на третьем или четвертом ярусе. Вы знаете, что в день у вас расходуется на заказы подразделений 20-30 коробок. Есть смысл перенести эти 20-30 коробок из основной зоны склада на особую полку, и отпускать бумагу с этой полки, не тратя драгоценное время. Казалось бы, перекладывать товар много раз нерационально, но если подсчитать время, затрачиваемое на операции подбора из специализированной зоны и из зоны основного хранения, разница может быть очень велика.
Проектирование всего этого технологического процесса, привязка процесса к складской технике, подбор способов хранения - это процедура, которую нежелательно делать самостоятельно. Как правило, всем кажется, что это очень просто, есть большой соблазн спроектировать склад самостоятельно, но результат, как правило, неудовлетворительный. В лучшем случае склад приходится переделывать, в худшем - он продолжает работать плохо и неэффективно. Склад может быть большим или маленьким, но проект должен быть четко описан. На Западе и в России существует довольно много фирм, предлагающих консалтинговые услуги по разработке концепции организации склада: производственные процессы, описание объекта и создание технологического проекта.
Как управлять складом?
Есть несколько способов управления процессами на складе. Можно иметь кучу бумажек - обычно это называют мемориально-ордерной системой, картотечным или журнальным учетом. Но как бы эта система не называлась, она по определению плоха. Бумагу заполняет человек, а человеку свойственно ошибаться. Он может забыть заполнить форму, или заполнить ее неправильно. Нельзя быть уверенным, что учет точно отражает реальную картину. Результатом бывает возникновение пересортицы, невозможность быстро найти нужный товар, ненужные потери времени. Система управления должна соответствовать современному уровню информационных технологий, то есть организовываться на базе компьютера.
Типов автоматизированных систем управления всего три.
Бумажная. В компьютер закладываются определенные программы, которые в результате деятельности людей распечатывают документы. Документы передаются людям, которые выполняют нужные действия, после чего в компьютере человек делает отметку, что работа выполнена. При этом никакого оперативного контроля над деятельностью персонала и гарантии правильности выполнения задач нет. Фактически мы имеем дело с обычной мемориально-ордерной системой, переведенной на компьютерную базу. Никакой управленческой логики в этом процессе нет. Постепенно такие системы уходят с рынка, но их все еще слишком много.
Система с использованием мобильных компьютеров. Используются мощные мобильные компьютеры с лазерным сканером штрих-кодов. На сегодняшний день штрих-коды являются базовым элементом для идентификации товаров. Конечно, прогресс не стоит на месте и, видимо, скоро параллельно со штрих-кодами начнут использовать радиочастотные метки (таги), на которых есть не только слова и штрих-код, но и встроенный микрочип с информацией. Это более высокий уровень идентификации товаров.
Уникальный штрих-код присваивается не только товару, но и месту, на котором он хранится. Сотрудники склада также имеют свои номера - на бэдже написаны фамилия, имя, отчество, должность и нанесен штриховой код. Когда человек получает задание выполнить какие-то операции, это задание выдается записанным не на бумажке, а в памяти мобильного терминала. Перед выполнением задания человек подносит мобильный терминал к своему бэджу, сканер считывает штрих-код и запоминает, что определенный сотрудник делает предписанные операции. Человек начинает работать, но сделать что-то \"от себя\" ничего не может. Мобильный терминал выдает инструкции поэтапно, оптимизируя передвижения сотрудника по складу: пойди туда, возьми это, принеси туда. В этой ситуации человек теряет возможность вести себя неправильно. Когда операция будет завершена, человек помещает мобильный терминал на так называемую \"чернильницу\" (док-станцию для соединения с компьютером), и вся информация о его работе передается в главный компьютер. Человек выполнил работу и отчитался в выполнении. В момент отчета система узнает о перемещении товаров на складе, о формировании и отгрузке заказов. Кроме этого, учитывается время, затраченное на выполнение задания, дата, фамилия исполнителя и т.д. Эти данные нужны для аудита системы, статистического анализа, нормирования труда, поиска виновных в неправильном выполнении заказа и т.п. Обезличенная материальная ответственность всего коллектива склада становится персональной.
Третий тип системы - использование мобильных компьютеров с беспроводным доступом в сеть. Этот тип очень похож на второй, только все операции учитываются в режиме \"реального времени\". Если мобильный терминал снабдить беспроводной коммуникационной системой Wi-Fi и установить в необходимых местах точки беспроводного доступа для соединения мобильных устройств в локальную компьютерную сеть, мы получим мгновенный отчет обо всей деятельности на складе. Устройство такой системы на офисном складе, возможно, покажется излишней роскошью, но учтите, что если раньше стоимость оборудования для систем второго и третьего типа различалась в несколько раз, то сейчас разница составляет несколько процентов.
Современные технологии складской транспортировки
Сейчас активно идет развитие технологий складской транспортировки товаров. Для организации складов все активнее применяются современные системы очень плотного и эффективного хранения и выбора: склады-автоматы с кранами-штабелерами, которые за час способны переместить несколько сотен палет на дистанцию 100-150 метров. Для офисных технологий более характерны системы плотного хранения \"Rotomat\" и \"Lean-Lift\".
Система \"Rotomat\" похожа на бесконечный лифт (см. рис. 1). Это набор полок, соединенных цепью. Когда нужно найти нужный предмет, о котором известно, что он лежит на уровне №10, вы нажимаете кнопку 10, и нужная полка спускается вниз, к базовой полке. Подобные системы производятся во многих странах: Италии, США, Японии, Германии. Плотность хранения в таких системах необычайно высока.
Если в обычном офисном складе соотнести объем хранимой продукции с объемом склада, вы получите в лучшем случае соотношение 1:5, то есть 20% использования объема. Современные технологии устройства складов позволяют поднять этот показатель до 35-45%. Технологии высотного хранения позволяют достичь 70-75%, а системы типа \"Rotomat\" дают до 90% использования объема.
Плюсы системы \"Rotomat\":
+ высокая эффективность использования объема;
+ доступ к товарам закрыт, поэтому резко уменьшается возможность хищений;
+ легкий доступ к хранимым товарам, какого бы размера они не были: от авторучки до крыла самолета. На поиск нужного ящика уходит 10-15 секунд;
+ несущая способность полок может достигать 1000 кг;
+ имеют встроенную систему управления, которая увязана с системой управления складом и предприятия в целом;
+ не нужно тратить время на перемещение между стеллажами, товар поступает непосредственно к месту комплектования заказа.
Такой принцип называется \"Goods to man\" (\"Товар к человеку\"), в отличие от принципа \"Man to goods\" (\"Человек к товару\"), когда человек в процессе формирования заказа перемещается от товара к товару.
Системы \"Rotomat\" активно используются в офисах, архивах.
У систем \"Rotomat\" есть и недостатки. Если в комнате высотой 3-4 метра установить \"Rotomat\" или другую систему компактного хранения, вряд ли это будет эффективно. Максимальная экономическая эффективность таких систем достигается при высоте 10-30 метров. Конечно, при желании можно установить такую систему в любом помещении: прорубить перекрытия или сделать пристройку к зданию, но затраты на такую реконструкцию могут оказаться неоправданно высоки.
Есть и другие недостатки. Обратите внимание на рисунок 1. Если нужно достать товар, который лежит на самой верхней полке, время перемещения до стола комплектации будет довольно большим. Кроме того, хранимые на полках товары должны быть примерно одинаковы по весу либо размещаться равномерно, в соответствии с правилами раскладки. Для компенсации перечисленных недостатков была разработана система \"Lean-Lift\" (рисунок 2), которая формируются двумя рядами полок, расположенных друг над другом. В вертикальной шахте между полками вверх и вниз перемещается робот-экстрактор. Его скорость достигает 1-2,3 метра в секунду. Он просто подъезжает к полке на нужном \"этаже\", забирает ее в себя с помощью телескопических систем, спускает вниз и выставляет на стол комплектации. Такая система более эффективна, чем \"Rotomat\", она позволяет хранить больше товаров, причем самых разных габаритов, от карандашей до двухсотлитровых бочек. Единственное требование - чтобы условия хранения были одинаковые.
Наличие таких технологий позволяет в очень небольших объемах, с малым количеством обслуживающего персонала и минимальными затратами труда совершать все технологические складские процессы. При этом капитальные затраты, конечно, будут очень высоки (возможно, в 100 раз выше, чем при организации обычного склада). Зато эксплуатационные затраты - аренда площадей, тепло, зарплата персонала, затрачиваемое время - существенно снижаются. Очень часто экономическая эффективность дорогих современных систем выше, чем старомодного склада, который дешево стоит, но дорого обходится.
ГОТОВОЕ РЕШЕНИЕ
Как организовать склад?
Представьте себе, чего вы хотите. Какие функции должен выполнять склад? Должен он быть один или складов несколько - например, канцелярский и склад мебели?
Оцените объемы товаров, которые будут храниться на складе. Если объем хранения составляет десяток коробок, ради этого не стоит организовывать складской учет. В дальнейшем объем хранения поможет определить площадь, которая требуется для складского помещения.
Если объем достаточно велик, нужно принять решение об организации склада. Для разработки проекта лучше пригласить профессионалов. В противном случае вам нужно будет очень подробно изучить принципы организации складского хозяйства и смежные области знаний. Без профессиональных знаний создать полноценно работающий склад очень сложно.
Участвуйте в каждом этапе проектирования. В конечном счете, вы будете эксплуатировать склад, поэтому ваше участие необходимо.
Если вы решили организовать склад самостоятельно, разделите помещение на производственные зоны, определите необходимое количество техники и персонала, выберите подходящую систему складского учета и контроля.
Не надо пытаться чрезмерно экономить: скупой платит дважды. Важно правильно подготовить бизнес-план и рассчитать экономическую эффективность, тогда деньги будут потрачены не зря.