Правила работы
НОРМЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ИЗДАТЕЛЯ ЖУРНАЛОВ И ОПТОВИКА
1. Доставка
– Издатель производит доставку не позже указанного в договоре времени.
– Дополнительные издания должны быть доставлены в подходящее время для оптовика за 24 часа до начала продажи издания.
– Издатель доставляет продукцию по согласованному графику.
– Если издатель не может доставить продукцию в установленное графиком время, он должен удостовериться, что оптовик был проинформирован, и назначить новое время, удобное обеим сторонам.
– В расписание доставки изменения могут вноситься только с согласия обеих сторон.
– Продукция, которая доставляется в соответствии с установленным ранее расписанием, упаковывается и складируется отдельно от дополнительных тиражей.
– Журнальная продукция должна быть доставлена без каких-либо повреждений.
– Журнальная продукция доставляется на паллетах, упакованная в защитную оболочку. Коробки и паллеты должны быть без повреждений и безопасны для использования. Паллеты не должны быть сломаны. Высота упакованного на паллеты груза не должна превышать 1,8 м, а вес не должен превышать 1 тонну. Вес одной упаковки не может превышать 17 кг. Упаковка не должна иметь никаких острых неровностей и выступов. Упаковки и коробки должны быть плотно закрыты и сложены таким образом, чтобы не повредить внутреннюю упаковку.
– Описание поставляемой продукции указывается в специальных документах и высылается вместе с грузом или по электронной почте.
– Издатель для каждого наименования продукции заполняет документ, указывая наименование товара, количество упаковок, размер коробок, общее количество мест, дату выпуска, начало продажи.
– Издатель информирует оптовика об отмене выхода издания или задержке.
– Если издатель сокращает тираж издания, то сокращение поставки происходит пропорционально для всех оптовиков.
– В случае изменения времени поставки издатель обязан проинформировать оптовика за 72 часа до начала продаж или за 24 часа до назначенного времени доставки.
– Издатель должен быть проинформирован об испорченной продукции или неполной поставке.
– В случае неполной поставки необходимо соблюдать процедуру оформления претензий в адрес издателя.
– Если доставка продукции была произведена через два дня после начала продажи, во время возврата нереализованной продукции эта причина указывается в обязательном порядке и учитывается при кредитовании.
– Претензиям по недостающей продукции присваивается отдельный номер.
– В случае несоответствия упаковки издатель в течение двух дней должен изменить размер или объем упаковки для обеспечения безопасной доставки.
– На обложке издания печатается специальный код (который заносится в общую базу), дата издания, его цена.
– На обложке издания печатается штрих-код (см. Приложение №1 – Прим. ред.).
– Оптовик должен проинформировать издателя о несовпадении доставленной продукции в соответствии с документами, присланными с грузом.
– Оптовик обязан проинформировать издателя о лишней продукции и оформить необходимые документы.
2. Управление заказами и поставкой
– Издатель удовлетворяет заказы оптовика в соответствии со своими индивидуальными нормами и положениями о нереализованной продукции
– Издатель должен проинформировать о тираже того или иного поставляемого журнала за пять дней до начала продаж.
– Оптовик может изменить число поставляемого тиража за три дня до поставки.
– Поставка журналов производится в соответствии с закрепленным оптовиком списком журналов.
– Оптовик имеет право запросить у издателя всю подробную информацию обо всех поставках.
– В случае если работа оптовика на время приостановлена, издатель не имеет права взимать с оптовика компенсацию.
– Издатель не имеет права поставлять продукцию по своему усмотрению.
– Издательский реестр может иметь как электронный, так и письменный формат. Вся информация этого реестра должна быть предоставлена оптовику. Для каждого издания в реестре отмечается:
а) название;
б) периодичность;
в) штрих-код;
г) начало продаж;
д) окончание продаж;
е) цена;
ж) НДС;
з) статус SOR (Sale or Return, условия приема возврата – Прим. ред.);
и) дата кредитования запроса;
к) копия подтверждения о получении.
– В случае изменений данных журнала издатель обязан внести все необходимые изменения в карточку издания в течение семи дней и проинформировать оптовика.
– Сувениры, прикрепленные к обложке журнала, должны быть доставлены без повреждений.
– Все вложения должны доставляться без повреждений.
– Если в качестве подарка к изданию прилагаются продукты питания, издатель должен убедиться, что срок годности продуктов не выйдет в течение продажи журнала.
– Издатель должен определить возрастную категорию аудитории журнала и проинформировать оптовика за пять дней до начала продаж.
3. Непроданная продукция
– Вся продукция должна быть собрана в течение 14 дней с момента окончания периода кредитования, аккуратно упакована и маркирована. В это время логистическая компания готовит все необходимые документы.
– Вложенная сувенирная продукция подлежит возврату и должна быть собрана в течение 14 дней с момента окончания периода кредитования.
– Издатель должен согласовать и назначить время для приема нереализованной продукции.
– Издатель должен обеспечить должное хранение продукции.
– Оптовик описывает всю нереализованную продукцию в течение семи дней и указывает причину, по которой эта продукция не была продана.
– При получении требования высылается электронное подтверждение о получении в течение двух дней.
4. Выставление счета
– При составлении счетов и кредитового авизо (в электронном или печатном виде) должны подробно указываться все платежи или кредиты. Эти счета должны предоставляться ежедневно.
– Каждое поставляемое издание имеет свой счет-фактуру.
– В счете-фактуре указывается только та продукция, которая была доставлена на склады оптовика или другая дополнительно заказанная оптовиком продукция.
– Если продукция облагается НДС, то счет составляется с учетом НДС.
– При погашении оплаты вложения дополнительной продукции и доставки тиража указывается название издания.
– Все счета-фактуры, полученные оптовиком, проверяются и, в случае несоответствия, обобщенные коррективы вносятся в следующий счет-фактуру/кредит-ноту.
– В случае обнаружения допущенных со стороны издателя ошибок обобщенные коррективы вносятся в следующий счет-фактуру/кредит-ноту.
– Если существуют незакрытые или просроченные платежи, издатель в течение 14 дней предоставляет все необходимые корректировки по счетам.
5. Ваучер
– Ваучер должен соответствовать следующим параметрам:
а) минимальный размер – 46х64 мм;
б) максимальный размер – 92х128 мм;
в) штрих-код из 13-ти цифр;
г) указание стоимости ваучера для наличного расчета;
д) применяется только к одному изданию.
– Оптовику сообщается содержащаяся в ваучере информация прежде, чем продукция будет доставлена на точку продажи. Вся информация заносится по стандартной форме.
– В ваучере должна быть указана цена продукции с учетом всех скидок.
– Розничный продавец имеет срок не менее четырех недель с начала продаж издания на оплату за поставленный тираж оптовику.
– Оптовик имеет срок не менее шести недель на оплату тиража издателю с начала срока погашения со стороны розничного продавца.
– Издатель должен информировать оптовика о ваучерах, непригодных для кредитования.
– Издатель должен кредитовать возвращенные ваучеры и ваучеры-требования.
– Издатель предоставляет кредит по ваучерам при выставлении следующего счета-фактуры.
– Если оптовик предоставляет дополнительные услуги издателю, платеж производится в течение 30 дней со дня получения счета.
– Издатель должен отслеживать получение ваучеров логистическими компаниями от оптовика.
– Издатель и оптовик обязаны действовать в соответствии с нормами документов, публикуемых JIG (Joint Industry Group, объединенная индустриальная группа – Прим. ред.).
6. Дополнительные услуги
– Издатель или уполномоченная транспортная компания должны предоставить детальный контактный лист персонала со всей необходимой информацией. Контактные листы должны обновляться каждые шесть месяцев.
– Издатель или уполномоченная транспортная компания должны обеспечить круглосуточную связь с оптовиком: мобильная связь, ответы на телефонные звонки не позднее восьмого гудка по стационарному телефону, прием и отправка факсов, услуги Интернета. Благодаря хорошей системе связи оптовик будет оповещен о любых изменениях поставок.
– Подтверждение о получении факсимиле или корреспонденции через почту должно быть отправлено в течение семи дней.
– Издатель выполняет заказ оптовика в течение одной недели.
7. Самоуправление (Жалобы оптовика)
– Претензия может быть предъявлена оптовиком в случае несоответствия качества услуг издателя стандартам, определенных настоящими Правилами. В первую очередь, оптовик должен направить претензию непосредственно издателю. Предполагается, что обе стороны урегулируют все разногласия уже на этой стадии.
– В том случае если претензия не была удовлетворена, оптовик направляет издателю претензию по форме установленного образца ISS (Industry Service Standards, Индустриальные Стандарты качества предоставления услуг – Прим. ред.).
– Копия претензии предоставляется на рассмотрение администратору процедуры.
– Издатель обязан удовлетворить претензию оптовика в течение 28 дней.
– Если в течение этого срока не предпринято никаких мер для удовлетворения претензии, претензия направляется председателю ISS для вынесения решения.
– Председатель ISS рассматривает все претензии. Вынесенные решения официально публикуются.
Приложение №1. Штрих-код
Издатель обязан регистрировать каждое свое издание. Для этого ему необходимо связаться с центром ISSN в Британской библиотеке и получить штрих-код.
– Первые три цифры – 977 – присваиваются любой печатной продукции.
– Следующие семь цифр – ISSN номер, присуждаемый изданию.
– Следующие две цифры – 00 – так называемые «переменные». Первая цифра отражает любые ценовые изменения и начинается с 1; вторая цифра обозначает день недели – с 1 до 7, с понедельника по воскресенье.
– Следующая цифра является «проверочной». Эта цифра выводится путем калькуляции предыдущих двенадцати цифр, и является последней для распознавания программой.
– Последние две цифры, «дополнительные», показывают, к какому виду печатных СМИ относится данное издание. 1-52 указывают неделю года (или 01-12 – месяц года).
Согласованы:
Ассоциация оптовых компаний по распространению прессы
Ассоциация розничных распространителей
Британский консорциум розничных продавцов
Национальная федерация розничных продавцов прессы
Ассоциация издателей газет
Ассоциация издателей периодических изданий