Программное обеспечение для бизнеса. Советы по выбору.
16.01.08
Советы по выбору и внедрению программного обеспечения.
Выбор и внедрение программного обеспечения на сегодняшний день - это отдельный сегмент рынка. Заработать на бизнес-ПО хотят все: разработчики, локальные дилеры, консалтинговые компании, независимые эксперты. Что же делать компании, которая ощущает необходимость в системном решении задач в той или иной сфере бизнеса? Выбор программного обеспечения - серьезный этап, важность которого невозможно переоценить. На что опереться в таком выборе: количество внедрений, имя поставщика ПО, цена решения, внешние консалтинговые агентства, - ничто из этого не гарантирует результата. К несчастью, истории неудавшихся внедрений систем класса ERP, являются скорее правилом, чем исключением. Каждый, кто регулярно знакомиться с публикациями в прессе, обращал внимание на случаи, когда крупные корпорации афишировали потери или снижение доходов, ссылаясь, в том числе и на проблемы с программными системами. Верить или нет таким заявлениям - вопрос спорный. Правда в том, что современный бизнес сильно зависит от информационных систем и ошибочный выбор или проблемы при внедрении программного обеспечения могут вызвать непредсказуемые последствия: от мелких неудобств до полного прекращения работы.
Выбор программного обеспечения
Знакомы ли вы с софтом для бизнеса? Если нет - приготовьтесь к бомбардировке сокращениями и специфическими терминами. MRP, MRP II, ERP, APS, MES, CRM, SCM, WMS, TMS, E-коммерция, Web-ориентированное, многопользовательское, модульное, масштабируемое - вот примеры терминов, использующихся для описания и продаж программного обеспечения.
Примите совет - если после первых пяти минут вы не можете понять, что же все-таки делает программное обеспечение - уходите прочь, скорее всего, вам не по карману это решение. Как вариант, можно напрямую спросить менеджера «Хорошо. И что делает этот софт?». Не факт, что вы получите подробный ответ, но, по крайней мере, стоит попробовать.
Цена корпоративного программного обеспечения варьирует от нескольких тысяч до нескольких миллионов долларов. Примерно пять лет назад в случае, если годовой оборот вашей компании составлял меньше, чем 200 миллионов, поставщики лидирующих решений по управлению предприятием даже не рассматривали вас как потенциального клиента. Правда «высокомерие» поставщиков программного обеспечения с каждым годом становиться все меньше - экономические похолодания на американском и европейском рынке заставляют работать в странах с развивающейся экономикой, что ужесточает борьбу за клиента. С одной стороны это хорошо, - программное обеспечение стало доступнее по цене. Но с другой стороны, проблема выбора стала еще более актуальной, - ведь на рынке присутствуют десятки конкурирующих платформ. Как выбрать программное обеспечение, которое наилучшим образом подойдет для достижения конкретно ваших бизнес-целей?
Если вы на пороге выбора крупного и современного решения, существует вариант воспользоваться услугами независимой экспертной компании. Грамотные консультанты могут сузить для вас круг поиска поставщика решения и провести грамотный расчет стоимости внедрения (немаловажный фактор, учитывая то, что иногда стоимость внедрения значительно превышает стоимость лицензий на ПО), а так же дать представление об общих функциях и процессах решения. Беда для рынка стран СНГ в том, что найти действительно независимого консультанта практически невозможно - все они сотрудничают с тем или иным поставщиком решений.
С чего начать выбор программного обеспечения? Наиболее важным этапом является описание процессов вашей компании и определение критически важных для работы операций. Существует множество примеров, когда в погоне за «современными решениями» компании забывают об основополагающих функциях своего бизнеса.
К примеру, ключевой и наиболее важной функцией производственных предприятий является непосредственно процесс производства. Для управления такого рода бизнесом необходимо искать решения, нацеленные и разработанные под нужды производства, а не расширенную систему финансового менеджмента с производственным модулем. Более того, необходимо сфокусироваться на конкретном типе производства - ведь программное обеспечение, разработанное для производителей, работающих на склад, существенно отличается от программного обеспечения для производителей, работающих под заказ. Софт, разработанный для электроники не будет работать эффективно в машиностроении. ПО для управления дискретным производством может не подойти для непрерывного.
Если ваш бизнес - дистрибуция или снабжение, вам стоит сфокусироваться на управлении складом, функциях обработки заказов, управлении транспортом, модулям для планирования сети дистрибуции, прогноза спроса и управлению запасами.
Относитесь с осторожностью к поставщикам, которые заявляют, что их решение работает одинаково хорошо в любых отраслях. Большинство пакетов программного обеспечения изначально разрабатывались и фокусировались на определенный сегмент бизнеса. Задайте вопрос поставщику ПО: «Кто является самым большим вашим клиентом?», - ответ на этот вопрос даст представление о том, для кого подходит предлагаемое вам решение.
Рассматривая детальное описание возможностей программного обеспечения, важно иметь перед глазами список необходимых вам функций. Компании часто делают ошибку, придавая высокое значение функциям, которые еще не реализованы и вскользь обращая внимание на реализацию в предлагаемом программном обеспечении базовых функций и бизнес-процессов, которые на данный момент прекрасно работают. К примеру, увлекшись модулем, который обеспечивает удаленный доступ к данным с использованием КПК, уделяют мало времени изучению функций планированию спроса. В результате получается система, которая позволяет с экрана КПК легко увидеть динамику падения бизнеса. Никогда нельзя принимать на веру то, что программное обеспечение «должно» осуществлять те или иные, на ваш взгляд стандартные, функции. Вот краткий перечень шаблонов, увидев или услышав которые необходимо детально уточнить, как это работает:
Е-коммерция
Планирование распределенного производства
Отсроченные заказы. Резервирование под заказ.
Прогноз спроса.
Обработка «вчерашних» заказов
Прослеживание партий/серийных номеров
Пополнение локаций отбора
Отбор группы заказов
Обработка возвратов
Измерение стока в различных единицах
Объединение отгрузок
Реализация FiFO
Для этих функций недостаточно ответа менеджера «Да, мы можем это сделать». Ваша прямая обязанность - узнать не только то, что система позволяет реализовать данную функциональность, но и понять глубину и уровень реализации тех или иных важных для вас функций. Задавайте детальные вопросы и узнавайте, как действительно работает программное обеспечение. И не позволяйте поставщику не отвечать на ваши вопросы! Не пугайтесь технических терминов, которые используют продавцы для того, чтобы запутать или конфузить вас. Задавайте вопрос до тех пор, пока не поймете ответ полностью.
Маловероятно, что программное обеспечение будет обладать всеми необходимыми вам функциями в том виде, в котором вы хотите их видеть - так что приготовьтесь к компромиссам. Недостающую функциональность всегда можно компенсировать небольшим изменением процессов, модификациями ПО или независимыми разработками.
Постоянный вопрос, который задают относительно модификаций и адаптации программного обеспечения звучит «мы сможем самостоятельно модифицировать?», тогда как логично узнать «а как часть нам придется модифицировать?». Программные решения не позволят реализовать абсолютно все ваши пожелания именно так, как вам этого хочется. Иногда это минимальные неудобства, а иногда результатом становиться снижение эффективности бизнеса. Абсолютно логично воспринимать софт, как любой другой процесс, систему или оборудование. Рассчитайте затраты и преимущества внедрения и принимайте решение в соответствии с бизнес-целями вашей организации.
Помимо функциональности, необходимо учитывать удобство в использовании. Функция отвечает на вопрос «могу ли я сделать это?», тогда как Удобство в использовании (сегодня даже существует термин - юзабилити) дает ответ «как это делает пользователь?». Рассматривайте вопросы удобства на примере самых трудоемких задач, возникающих в вашей организации. Детально изучите основную функциональность предлагаемого программного обеспечения и посчитайте, сколько нажатий клавиш или щелчков мыши необходимо, чтобы выполнить то или иное задание. Можно ли выполнить задачу в одном окне, либо необходимо обработать 4-5 окон? Выводиться ли нужная информация в логичном порядке? Необходимо работать мышью или можно установить горячие клавиши?
Вечный вопрос: будет ли более дорогое решение более эффективным? Ответ зависит от многих факторов. Без сомнения, существует связь между ценой и функциональностью. Но более обширная функциональность влечет за собой дополнительные сложности и требует ресурсов, растягивает сроки внедрения, то есть дополнительных средств. Для крупных организаций, необходимость функционального программного обеспечения не вызывает сомнений, тогда как небольшая компания, даже получив программное обеспечение бесплатно, навряд ли сможет внедрить и поддерживать его своими силами.
Внедрение
На этапе внедрения так же может понадобится помощь со стороны. Независимо от того, кто будет выполнять внедрение: консультанты поставщика ПО, бизнес-партнеры или независимая фирма, план внедрения будет скорее всего одинаковый. Очень важно слушать ваших консультантов и быть готовым выделить ресурсы, задействованные в плане внедрения. Общей ошибкой многих компаний, осуществляющих крупное внедрение в первый раз, является недооценка сложности собственных процессов. К примеру, стандартный сценарий внедрения ERP выглядит следующим образом:
1) Консультанты заявляют, что важным этапом является формирование профессиональной команды внедрения и предупреждают о рисках, связанных с отсутствием ресурсов.
2) Руководители формально соглашаются с такой необходимостью, однако смотрят на запросы консультантов как на «крокодильи слезы».
3) Внедрение проваливается или идет плохо.
4) Руководители разводят руками «А мы откуда знали...»
Не повторяйте такой сценарий. Самое важное, что следует понять - внедрение будет намного более сложным, чем вы того ожидаете, оно будет длиться дольше, чем вы ожидаете и будет стоить больше, чем вы ожидаете.
Как и большинство других проектов, успех внедрения программного обеспечения зависит от умения и профессионализма людей, которые выполняют проект, проводят обучение, планирование, от интенсивности их работы. Вовлекайте в проект самых профессиональных сотрудников. Помните, что лучшие сотрудники - это не обязательно руководители департаментов.
Обязательно планируете время для тщательного тестирования каждого процесса.
Примером детального тестирования программы для приема товара:
На экране приема товара отображается вся информация, которая необходима мне для приема товара, т.е. номер поставщика, код товара, описание товара, единица измерения, ...?
Что происходит, если я получаю количество большее чем указанное в заявке?
Что происходит, если я получаю количество меньшее, чем указанное в заявке?
Что происходит, если я ввожу несколько кодов прихода в одну строку?
Что происходит, если кто-то пытается изменить заявленное количество в тот момент, когда я приходую товар?
Что происходит, если я отменяю приход?
Что происходит, если заявленная единица измерения отличается от единицы измерения для хранения?
Что происходит, если я получаю приход раньше намеченного?
Что происходит, если я пытаюсь оприходовать по отмененной заявке на приход?
Что происходит, если я изменяю локацию прихода?
Здесь, под словами «что происходит?» я подразумеваю изменения, которые вносятся в журналы приходов, справочники инвентарных запасов, накладные, и т.д.
Идея понятна - жизненно необходимо проверить все возможные комбинации, для того, чтобы выловить все возможные системные ошибки во время а не после внедрения. Такое тестирование необходимо провести с каждым ключевым процессом и каждым модулем программного обеспечения.
Конечно, даже при интенсивном тестировании по прежнему остается вероятность, что часть ошибок будет найдена только в процессе работы. И хотя мелкие неточности и неполадки простительны для любого ПО, в реальной работе не место серьезным огрехам.
После всестороннего тестирования системы, необходимо начать процесс обучения пользователей. Хотя, в некоторых случаях, обучение осуществляется даже перед началом внедрения.
Обучение состоит в изучении процедур работы и непосредственной практической работы. По основным рабочим местам необходимо убедиться, что каждый сотрудник выработал, по крайней мере один рабочий день, оперируя с системой. Обучение лучше всего проводить, эмулируя ежедневные операции, которые должен будет осуществлять работник. Распространенная ошибка при обучении конечных пользователей - это отсутствие необходимого числа повторений. Если работник выполнил все правильно за три недели перед вводом системы в эксплуатацию, сложно надеяться, что старт пройдет гладко. Тренировочные сессии необходимо проводить регулярно, много раз повторяя все необходимые процессы.
Следите за целостностью данных. На протяжении внедрения и после него контролируйте, что все работает так, как запланировано. Отслеживайте статусы заказов, обращая внимание на любого рода исключения и неординарные ситуации. Проведите несколько раз подробную инвентаризацию быстрого товара для того, чтобы убедиться в правильной работе. Ежедневно просматривайте и проверяйте финансовые отчеты.
После внедрения
Не останавливайтесь на первом этапе внедрения. Ваша новая система скорее всего обладает дополнительной функциональностью, которая может улучшить ваши бизнес-процессы. Освоившись с системой, обратитесь к документации и детально изучите дополнительные функции. Просмотрите еще раз бизнес-процессы для поиска возможных путей улучшения бизнеса. Улучшения должны стать политикой компании - только тогда ваши начальные инвестиции будут работать в полном объеме.
Подводя итог, необходимо сказать, что успех или неудача выбора/внедрения программного обеспечения напрямую зависит от количества затраченного труда. Информационные системы - это важнейшая часть вашего бизнеса, поэтому не экономьте - скупой платит дважды.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55564/