Система оперативного складского учета
НАЗНАЧЕНИЕ И СОСТАВ СИСТЕМЫ
Система оперативного складского учета предназначена для автоматизации работы склада и полного количественно-суммового учета товародвижения с использованием штрихового кодирования (ШК) товаров.
ОПИСАНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ
В систему включены рабочие места оператора и трех кладовщиков. Все АРМы кладовщиков имеют одинаковую структуру и схему работы.
КЛАДОВЩИК
Работает на складе. Укомплектован терминалом сбора данных (ТСД).
Основные функции:
прием товаров согласно приходной накладной;
маркировка (расклейка подготовленных оператором этикеток со штрих-кодами)
выдача товаров в производство по Заказ-Наряду с формированием расходной накладной на ТСД;
отгрузка товаров сторонним организациям по подготовленной оператором расходной накладной или с формированием расходной накладной на ТСД;
передача накопленной информации оператору;
формирование заказа для отдела снабжения;
списание товаров;
участие в инвентаризации склада.
ОПЕРАТОР
Укомплектован ПК, принтером для печати документов, принтером для печати этикеток ШК, ручным сканером для считывания ШК, подключено коммуникационное устройство для связи с ТСД.
Основные функции:
ведение основных справочников системы;
ввод новых номенклатурных позиций;
регистрация (ввод) приходных накладных с использованием сканера ШК;
печать этикеток ШК для маркировки;
печать документов, отчетов;
обмен (прием/передача) информацией со всеми ТСД кладовщиков;
ввод расходных накладных с применением сканера ШК сторонним организациям;
участие в инвентаризации склада.
ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ СИСТЕМЫ
1. ВЕДЕНИЕ ОСНОВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ
Справочники создаются Оператором склада при участии специалистов фирмы (зав. складом, инженера-технолога производства, менеджеров отдела снабжения, бухгалтера) на основе имеющихся на предприятии до внедрения системы, в соответствии с используемыми в отрасли каталогами деталей и комплектующих. При регистрации новой номенклатурной позиции создается карточка товара с обязательным указанием его группы/подгруппы согласно классификатора. Справочник товаров-деталей, хранящихся на складе, распечатывается в виде каталога со штрих-кодами для дальнейшего использования (например, при вводе приходных накладных).
2. ОПРИХОДОВАНИЕ И МАРКИРОВКА ПОСТУПАЮЩИХ ТМЦ
Товар на склад поступает на основании приходных накладных от поставщиков с обязательным указанием требуемых реквизитов:наименования, закупочной цены, количества по каждой позиции и т.д.. На основе накладной Оператор вносит данные в компьютер. Если товар поступил первый раз, создается его базовая карточка. Если товар уже был на складе, достаточно считать его штрих-код из каталога (используя сканер) и система автоматически найдет учетную карточку этого товара. Далее Оператор распечатывает накладную для бухгалтерии, отдела снабжения, кладовщика, подписывает ее у материально-ответственного лица. Если товар - новый, то на принтере этикеток распечатываются этикетки со штрих-кодами для маркировки (стеллажей, полок, коробок, упаковок или отдельных деталей) и выполняется передача информации в терминалы сбора данных (ТСД).
3. РЕГИСТРАЦИЯ РАСХОДА ТМЦ СО СКЛАДА
Расходные накладные формируются кладовщиком на основании Заказ-наряда от производства по мере выдачи комплектующих деталей со склада. Выдача ТМЦ производится также сторонним организациям на основании документа бухгалтерии (Расходной накладной). При этом выполняется автоматическое распознавание деталей при сканировании штих-кодов используя ТСД (штрих-код считывается с маркировочной этикетки, вводится их количество). Передача данных в компьютер Оператора осуществляется по инициативе кладовщика: ТСД ставится в коммуникационное устройство и после нажатия соответствующей кнопки выполняется команда передачи. Расходная накладная может также создаваться Оператором аналогично приходной накладной с использованием Каталога склада.
4. ОТЧЕТЫ
Система формирует отчеты о запасах, остатках, движении товаров, а также обеспечивает информацией по оперативным остаткам товара по любой позиции (строятся с учетом групп/подгрупп товаров и по поставщикам). Перечень основных документов включает в себя нижеперечисленные:
приходная накладная; расходная накладная; заказы поставщикам; финансовые отчеты (приход/расход), товарные запасы, товарные отчеты, движение товара; приход от поставщика; реализация; переоценка; списание.
5. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
В результате проведения инвентаризации приводятся в соответствие фактические остатки и документальные остатки по компьютеру. Выясняется вся пересортица, утрата товаров и формируется документ расхождения инвентаризации. Закрывается отчетный период. При проведении инвентаризации для ускорения работы и снижения уровня ошибок персонала применяются терминалы сбора/передачи данных для сбора информации о товаре и формирования инвентаризационной описи. Система позволяет проводить инвентаризацию ТМЦ, не останавливая производство.
Катина Ольга, консультант маркетинговой службы