Выбор корпоративной информационной системы (ИС) В чем необходимость услуги по выбору информационной системы
Назначение настоящей услуги – минимизация рисков и общей стоимости проекта внедрения КИС.
При попытке выбора для внедрения КИС без участия специализированного консультанта Заказчик может ориентироваться только на внешние признаки в общении с разработчиками – наличие специализированных версий ПО, количество инсталляций, «громкость» имени. При этом остаются в тени вопросы технической реализации, и, как следствие, ограничения в дальнейшей работе: межплатформенная совместимость, способы и методы синхронизации данных, вопросы законодательной адаптации, масштабируемость (расширяемость системы при росте организации) и возможность удаленной работы пользователей. Понятно, что, производя выбор без понимания технических параметров системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно. Сам процесс выбора комплексной информационной системы является достаточно сложным и специфическим, а поэтому требует специальных знаний и значительного опыта работы в этой области бизнес-технологий.
Кроме того, обращение Заказчика непосредственно к одному конкретному Исполнителю повлечет за собой запуск проекта по внедрению только той системы, которой обладает данный Исполнитель, независимо от того, насколько она подходит Заказчику по функциональности, рискам, стоимости и срокам внедрения, а также не зависимо от степени готовности предприятий Заказчика к внедрению ИС.
Использование независимой консалтинговой компании может являться наиболее правильным подходом для значительного снижения рисков проекта по выбору/разработке и внедрению КИС.
Имеется немало факторов влияющих на процесс выбора информационной системы.
Назовем основные из них:
1. Недостаточная функциональность и адаптируемость к условиям Заказчика западных ERP систем. В особенности - для случая специфического (не регламентированного западными стандартами) бизнеса, каковых большинство в России и странах постсоветского пространства.
2. Высокая стоимость западных ERP систем.
3. Как правило, конечная стоимость внедренной системы значительно превышает первоначально заявленную.
4. Как показывает практика, при непрофессиональном подходе к выбору ИС риск того, что проект не будет доведен до реального внедрения или использования весьма велик.
5. Присутствие на российском рынке значительного количества сильных, квалифицированных компаний - разработчиков КИС, способных создавать серьезные информационные системы.
Основным фактором, усложняющим процесс подготовки и внедрения информационной системы, является неготовность предприятий к внедрению ИС, которая может заключаться в следующем:
1. Проблемы управления:
- Отсутствие регламентированной технологии управления предприятием.
- Отсутствие стандартизованной системы планирования, учета и контроля.
- Наличие на предприятии неформальных центров управления.
2. Человеческий фактор:
Персонал может быть не готов обеспечивать возможности КИС по следующим причинам:
- Отсутствие опыта работы в жестких технологических рамках, которые может накладывать КИС.
- Недостаточная квалификация.
- Неверная подготовка коллектива предприятия для проведения столь серьезной реформы (зачастую эта подготовка вообще игнорируется).
3. Организационно-технические ограничения:
- Неразвитость сетевой и аппаратно-программной инфраструктуры.
- Некорректность и потенциальная несопрягаемость баз данных.
- Недостаточный организационный и технический уровень информационной безопасности.
Следует отметить, что вопросам обеспечения информационной безопасности очень часто уделяется недостаточно внимания. Это вполне понятно, поскольку вопросы безопасности находятся на стыке различных ИТ технологий, и, строго говоря, не являются функционалом КИС. Функция Консультанта в данной связи - выявить потенциальные угрозы и поставить перед Исполнителем задачи по поддержанию необходимого уровня безопасности.
Основные термины в области информационных систем
Корпоративная (комплексная) информационная система (КИС*) – единый комплекс программных средств, обеспечивающий автоматизацию всех необходимых заказчику бизнес-процессов, действующих на его предприятиях.
Синонимами КИС являются – ERP, АСУП - автоматизированные системы управления предприятием, АСУ, АИС - автоматизированные информационные системы, ИС и другие, и не являются – CRM, SCM, бухгалтерские, кадровые и другие локальные информационные системы.
Организация выбора, разработки КИС – комплекс организационных мероприятий, обеспечивающий нахождение оптимального (по критериям Заказчика) варианта создания КИС в реальных условиях (настройка имеющихся или новая разработка).
Подготовка предприятия к внедрению КИС – комплекс организационно-технических мероприятий, обеспечивающий оптимальность процесса и результата внедрения КИС по времени и затратам.
Исполнитель – предприятие разработчик, либо дистрибьютор КИС.
Консультант – независимая консультационная компания*. В данном случае – компания iTM Consult.
Что мы делаем в процессе выбора автоматизированной информационной системы
Наша компания, оказывая эту услугу, помогает сделать Заказчику оптимальный выбор закупки/ разработки и организацию настройки и внедрения системы путем осуществления предварительной подготовки предприятий Заказчика к внедрению КИС, конкурсного выбора, как самой ИС, так и внедряющей его компании, осуществляя в процессе внедрения системы его консультационное сопровождение.
Что получит Заказчик
В результате наших работ Заказчик будет иметь оптимальную для его бизнеса комплексную информационную систему с минимально возможными рисками ее внедрения и с минимально возможной общей стоимостью. Кроме того (что не менее важно) – оптимизированную, адаптивную к изменяющимся внешним условиям технологию управления его предприятиями.
Как мы выбираем автоматизированную систему управления
Предпроектное обследование предприятий заказчика
Первым и важнейшим шагом на пути к внедрению информационной системы является анализ степени готовности предприятий заказчика к ее внедрению.
В результате проведения такого анализа мы формируем аналитический отчет о степени готовности предприятий заказчика к внедрению КИС, а также - перечень рекомендаций по подготовке предприятий заказчика к внедрению КИС.
Подготовка предприятий Заказчика к началу проекта по внедрению КИС
После согласования с Заказчиком перечня рекомендаций по подготовке предприятий к началу проекта по внедрению системы формируется, утверждается и реализуется план этих работ.
Организация и проведение тендера (конкурса) по выбору информационной системы
С целью оптимального выбора ИС организуется конкурс среди ведущих Исполнителей.
Для этого сначала по результатам обследования предприятий Заказчика готовится эскизный проект технического задания (ТЗ) на разработку/ внедрение КИС, в котором описываются общие потребности и условия Заказчика и его системы управления.
Почему проект ТЗ эскизный? Дело в том, что под различные ИС различные исполнители обычно самостоятельно готовят «свои» ТЗ по своим внутренним технологиям и инструкциям.
Далее проводятся следующие работы:
1. Подготовка документации и информации для организации тендера.
2. Организация и проведение тендера.
3. Анализ результатов и формирование предложений по выбору победителя.
Собственно выбор разработчика, дистрибьютора информационной системы
Процесс выбора разработчика/ дистрибьютора информационной системы осуществляется Заказчиком на основе анализа результатов и предложений по его выбору и других материалов, сформированных в процессе совместной работы с участниками конкурса и Консультантом.
Консультационное сопровождение заключения контракта на внедрение, разработку информационной системы
С целью минимизации ошибок при заключении договора на внедрение/разработку КИС, мы осуществляем консультационное сопровождение этого процесса, являясь, как, впрочем и в других работах, представителем интересов Заказчика.
Подготовка Технического задания на создание автоматизированной системы
Техническое задание (ТЗ) является важнейшим документом, предваряющим процесс разработки/ внедрения системы, ибо именно оно описывает тот функционал и требования к КИС, которые должны быть реализованы. Кроме того, на основании ТЗ будет осуществляться приемка действующей ИС в эксплуатацию. ТЗ целесообразно готовить совместно Исполнителю и Консультанту.
Подготовка плана работ и осуществление контроля его исполнения
С целью обеспечения текущего контроля над процессом проведения работ Исполнителем готовится и согласуется с Консультантом и Заказчиком план их проведения. Наличие плана, равно как и контроль над его выполнением позволяет снизить риски и сроки внедрения системы. Целесообразно также проводить мониторинг соответствия друг другу результатов разработки и технического задания.
Организация приемки работ по выбору ИС
Процесс приемки работ является важнейшим заключительным этапом во всей работе. Было бы ошибочным уделять ему недостаточное внимание, как со стороны Заказчика, так и со стороны Консультанта. В качестве обязательной процедуры данного процесса необходимо выделить необходимость планирования самого процесса приемки.
Важнейшие этапы описанных работ проводятся по авторским методикам наших специалистов. См. публикации.
Примечание:
* Под независимостью консалтинговой компании подразумевается ее независимость от какой либо конкретной КИС и какого либо поставщика/ разработчика КИС.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54940/