Формирование грузопотока в дистрибьюторской компании
С проблемой учета входящих и исходящих грузопотоков на складе сталкивается большинство компаний. Без точных сведений о весе и объеме поступающего и исходящего товара невозможно планировать работу склада и оценивать ее эффективность.
Разберем конкретный пример решения подобной задачи.
В одной дистрибьюторской компании причинами возникновения проблемы учета параметров грузопотока (веса и объема товара) стали:
планируемая установка новых складских стеллажей, требовавшая знания показателей грузонапряженности склада;
система мотивации сотрудников склада, для реализации которой были необходимы измерения параметров складских процессов, в том числе веса и объема (а не только объема) продаваемого товара;
планируемое внедрение новых программных продуктов распределения маршрутов по весу и объему товара, таких как «Деловая карта»;
нерегулируемость веса и объема входящего и исходящего грузопотоков с точки зрения транспортировки товара и соответственно нерегулируемость затрат.
Таким образом, логистическая проблема заключалась в отсутствии учета и контроля входящих и выходящих потоков товара по весу и объему. Была поставлена цель определить и систематизировать все влияющие на издержки факторы и минимизировать расходы на «жизнь» продукта за счет оптимизации товарных потоков на основе логистического плана отгрузок.
В результате был намечен план:
1) измерить вес и объем товара и внести полученные данные в электронную базу данных (ЭБД);
2) создать складскую отчетность по названным параметрам;
3) посчитать затраты на содержание склада и автопарка через определение грузонапряженности, грузооборота, ритмичности поставок, необходимого объема страхового запаса склада.
Разработка методики измерений
Для задействованных в измерении товара сотрудников склада создали инструкцию. В ней была изложена следующая методика: коробку взвешивают, затем измеряют ее длину, ширину, высоту; полученный вес и объем коробки делят на количество товара, находящегося внутри нее. В результате получают вес и объем одной штуки товара.
В первый день измерений все именно так и происходило. Однако процесс шел медленно: за день были определены параметры всего лишь 60 позиций (два листа из 200). Кроме того, были обнаружены товары, поступающие на склад россыпью, в том числе косметика (основной товар компании). Чтобы измерить одну позицию такой продукции, нужно изъять ее из места хранения, аккуратно уложить в среднегабаритную коробку, взвесить, измерить и положить обратно. Поскольку рассматриваемая компания являлась дистрибьютором, а не производителем, такой товар составлял треть от общего числа наименований (12 тыс. позиций).
На измерение товара было отведено три месяца. За этот период обследовать продукцию, укладывая мелкоштучный товар по коробам, было нереально. Поэтому решили изменить методику. Теперь характеристики товара определяли в выставочном зале, где каждую позицию товара измеряли, после чего полученные сведения сначала заносили в бланк измерений, а потом в ЭБД. После завершения работ нужно было вычислить коэффициент пустот и заполненностей в стандартной коробке. Формула грузопотока получалась следующая: вес (объем) 1 штуки x коэффициент x количество штук = вес (объем) ввозимого/вывозимого груза.
Были определены правила внесения характеристик товара в ЭБД. В последней могли быть отражены сведения о неизмеренном товаре. Для этого было необходимо, чтобы отдел закупок получал накладную раньше товара (на тот момент находящегося в пути) и передавал ее в виде документа на склад. В 2004 году только 60% поставщиков могли предоставить такую возможность.
В мае 2005 года после постоянных переговоров с поставщиками и упорной работы этот показатель достиг 90%. В апреле 2005 года в ЭБД был создан документ «Приемочный лист» (внутренний документ склада), привязанный к «Поступлению ТМЦ» или «Перемещению ТМЦ». С его введением появилась возможность заранее информировать сотрудников склада о поступавшем товаре, что позволяло адресовать товар и готовить под него место. Позиции (новинки и проч.), напротив которых вес и объем «не высвечивались», подлежали измерению.
Таким образом, с помощью приемочного листа задача проведения измерения на постоянной основе была решена. А до тех пор неизмеренный товар периодически определяли по ЭБД и взвешивали. Методика исчисления коэффициента пустот тары представлена в таблице.
Работа с ЭБД и проверка расчетов
В апреле 2005 года в ЭБД была создана страница «Ведомость по грузопотоку», где отражались вес и объем входящего и исходящего потоков и остатка товара на складе по весу и объему. Предварительная информация по весу и объему отгружаемых у поставщиков товаров, отраженная в отчете закупщиков, передавалась в отдел транспортной экспедиции с целью определения вида автотранспорта для ввоза и вывоза товара.
В мае 2005 года параллельно с работой в ЭБД проверялась правильность данных о грузопотоке. Были разработаны бланки входящего и выходящего грузопотоков. С целью выявления существенных расхождений в весе и объеме исследовались доставка (исходящий грузопоток) и контейнерные отгрузки клиентов-оптовиков, а также приемка (входящий грузопоток).
Если товар был упакован в стандартную тару и коэффициент пустот не был превышен, существенные расхождения отсутствовали.
№ Задача Выполнение
1 Проанализировать ассортимент по преобладанию в динамике продаж и соответственно в товарном запасе: круглый (шампуни, аэрозоли и проч.) или квадратный (порошки) товар Документ – ведомость по ассортиментным группам. Результат анализа: преобладает круглый товар, но по партиям его меньше, с квадратным – все наоборот
2 Оптимально заполнить коробки. Как круглый, так и квадратный товар занимает в коробке одинаковую площадь, но при заполнении круглым в коробке образуется больше пустот. Для заполнения коробки нашим товаром подходит формула: К = єR2/Д2, где єR2 – площадь круга, Д – диаметр круга. Круглые изделия занимают место в коробке, которое можно расчертить на квадраты (см. рис. 1). При этом диаметр (Д) изделия равен 6 см, радиус (R) изделия равен 3 см Наиболее подходящий товар для нашей стандартной тары* – стиральный порошок по 450 г типа «Пемос» и шампуни и моющие средства по 500 мл типа «Капля» (Самара). Эти товары входят в коробку по 20 шт., но при укладке «Капли» товар «болтается» из-за пустот. Формула исчисления коэффициента: К = (єД2/2)/ Д2, где Д – диаметр изделия; Д2 – площадь квадрата; єД2/4 – площадь круга. Таким образом, коэффициент заполнения товаром = є/4 = 0,785; а коэффициент пустот = 1 – 0,785 = 0,215.
3 Проверить коэффициент на примере «Капли»: Sкоробки = єR = 3,14 x 3 = = 28,26; Vтолько товара = 28,26 x 20h, где h – высота изделия = 565,2 x 20 = 11 304; Vкоробки с товаром = 30 x 24 x 20 = 14 400 см3; Vпустоты в коробке = 14 400 – 11 304 = 3096 см3 Измерение проводится поштучно, то есть всегда получается вес и объем чистого товара. Вес и объем товара в коробках вычисляется по формуле: V + V x 0,215 = V x (1 + 0,215)
4 Проверить коэффициент с помощью пропорции: K = 1/0,785 ) Vчистого товара = 1,273885 (Vтолько товара + Vпустоты), где 0,215 – коэффициент пустот в коробке; 0,785 – коэффициент только товара; Vкоробки с товаром = 1 = x; х = Vтолько товара/0,785
* Все замеры порошков и моющих средств производились в стандартной таре 380 x 304 x 285 см.
Впервые, полагаясь на данные о грузопотоке, заказали два пятитонных контейнера. В соответствии со сведениями в базе данных их общий объем составлял 14,09 м3, а общий вес 6,41 т. Товар вошел в контейнеры, но между коробками были пустоты, также было немало и сборных коробок. Фактический объем контейнера оказался 19,4 м3, фактический вес 7 т. Таким образом, разница в весе составила: 7 т – 6,41 т = 0,59 т (590 кг/7 т), что равно 8,4% расхождений при допустимых 20%. Но в данном случае более важен был объем, ведь и товар был объемный – салфетки, прокладки и т. п. Разница в объеме составила: 19,4 м3 – 14,09 м3 = 5,31 м3, что равно 27,3% расхождений от 20 м3. Следует заметить, что на автомобилях объемом 6 и 8 м3 (такой транспорт использовался для доставки товара), особенно когда товар упакован в стандартные коробки, расхождения не заметны.
Для упаковки товара не всегда используется стандартная тара, для этих целей также применяются коробки из-под телевизоров, сигарет, мониторов и т. д. Если в такую коробку положить одну расческу, то расхождения в объеме составят до 1–2 м3 на 6 м3 – почти 1/3. Поэтому неудивительно, что в нашем случае пустоты заняли 1/4 (5,31 м3 на 20 м3).
Рисунок.1 Оптимальное заполнение коробки
Если бы мы продолжили упаковывать и укладывать товар таким образом, то измеряемые вес и объем смело можно было увеличивать в 3–4 раза, а соответственно умножились бы и наши затраты. Коэффициент в нашей базе составлял 1,27. Значит, на большие объемы не хватало части коэффициента: 4 – 1,27 = 2,73. Когда на складе товар упаковывается в коробки из-под телевизоров, можно было добавлять разницу в коэффициенте 3 – 1,27 = 1,73.
Таким образом, девять автомобилей общим объемом 70 м3 (условно считалось, что все они делают по одному рейсу) при плохой упаковке (неплотной, средне-плотной) в самом худшем варианте при перевозке имели около 23 м3 (70/3) пустот, то есть объем одного трехтонника или трех автомобилей типа «Соболь». При плотной упаковке в стандартной таре вместо девяти для доставки можно было использовать шесть машин.
В отличие от объема вес товара определить «на глаз» нельзя. В результате взвешивания машин на автомобильных весах оказалось, что в неизмеренных позициях (200 шт., числящихся в остатках) был тяжелый товар типа баркет, наборов и прилавков, значительно влияющий на вес. Также выяснилось, что при занесении сведений о весе и объеме в приемочный лист происходил сбой и габаритные характеристики уже измеренного товара не выводились.
Для устранения недочетов было решено:
1) вводить данные о габаритах товара там, где это возможно, по аналогии;
2) измерить оставшиеся после этого позиции;
3) запретить проводить документ «Поступление ТМЦ» в ЭБД без введения сведений о весе и объеме товара; 4) установить причины сбоя при занесении данных в приемочный лист и устранить сбой; для предотвращения возникновения подобных ситуаций заносить сведения о весе и объеме в печатную форму закупщиков «Анализ рентабельности»;
5) установить срок выполнения вышеуказанного две недели.
В процессе анализа сложившейся ситуации было установлено, что в приемочном листе не выводятся позиции, которые ранее могли числиться в остатках и не были измерены при поступлении. ЭБД считала, что их нет в накопительном регистре и списывала ровно столько, сколько числилось при поступлении. То есть вес и объем числившейся в остатках позиции не печатался в приемочном листе. Для устранения проблемы изменили политику списания и поступления и стали заводить сведения об измеренных позициях по факту. Но для этого требовался четко отлаженный механизм постоянного внесения характеристик товара. Отсутствие сведений о весе и объеме в некоторых накладных в этой ситуации давали расхождения до 700 кг на автомобиль типа «ГАЗель».
Следующей проблемой, подлежащей устранению, стало наличие тяжелого и объемного товара типа баркет и дисплеев в неизмеренных позициях товара. В связи с тем что поставщики упаковывали подобную продукцию вместе со стойками, полками и рекламным картоном, а клиенту они доставлялись в разобранном нераспечатанном виде, методику измерения характеристик данного вида товара пришлось изменить.
Объем одной штуки измерялся по габаритам коробки и делился на количество штук в баркете, прилавке или дисплее. Вес одной штуки указывался в миллилитрах, соответственно эту единицу измерения необходимо было перевести в граммы (эмпирическим путем в зависимости от консистенции продукта) и умножить на количество штук в баркете, прилавке или дисплее.
Первое взвешивание показало, что расхождения в весе (вес автомобиля с товаром больше, чем на самом деле) по вышеприведенным причинам на одну автомашину типа «ГАЗель» составляли 12,2–147,02 кг. Вес тары, в которую был упакован товар, также отличался.
Оптимизация работы транспортного парка
Отдел транспортной экспедиции неоднократно жаловался, что для ежедневной 100-процентной доставки товара клиентам не хватает автомобилей. Сведения об этом были проверены с помощью изложенной выше методики оценки грузопотоков.
На доставке по городским маршрутам работало девять автомобилей общей грузоподъемностью 13 т и вместимостью 70 м3. Условно было принято, что автомобили делали по одному рейсу в день. Выяснилось, что постоянно оставался товар (самый тяжелый и объемный) для доставки по маршруту Т4, несмотря на то что по этому маршруту продукция вывозилась в два рейса. Расчеты показали, что дело было не в нехватке автомобилей, а в наличии пустот при их загрузке. Нужно было менять технологии упаковки товара и его погрузки в автомобили.
В связи с этим было решено:
1) загружать одновременно два-три автомобиля, чтобы избегать выезда на маршрут ближе к обеденному времени. Для этого товар расставлять на территории доставки по маршрутам, чтобы после заезда и загрузки № 1 освобождалось место для заезда и загрузки № 2;
2) отслеживать новую технологию сборки и расстановки маршрутов;
3) иметь экспедиторов меньше, чем автомобилей. Выделить так называемые «коробочные» маршруты, то есть те, по которым товары должны доставляться клиентам без внутритарного пересчета, по количеству мест, без экспедиторов;
4) контролировать технологию проверки, набора и упаковки заказов. Как было сказано выше, при плотной правильной упаковке на доставке могло быть использовано шесть автомашин вместо девяти;
5) ввести консолидированную заявку. Это позволило сократить количество автомобилей минимум на четыре, а время сдачи товара – вдвое.
В заключение хочется еще раз подчеркнуть, что входящий и исходящий грузопотоки влияют на издержки и минимизировать расходы на «жизнь» продукта нужно за счет оптимизации товарных потоков. Следующий этап работ заключался в изменении технологического процесса набора и упаковки товара, разработке консолидированной заявки, а также исчислении среднесуточного и страхового запасов, требующегося под них нового складского оборудования и количества автотранспорта.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/54745/