Отпуск товара со склада поставщика (самовывоз), подводные камни
Как это не удивительно, но отпуск товара со склада поставщика (самовывоз), т.е. выражаясь нормальным языком, при базисе поставки EXW, вызывает достаточно много затруднений и в первую очередь с документальным сопровождением. В данной статье речь идет только о внутрироссийских перемещениях товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ).
Напомним, Международные правила толкования торговых терминов Инкотермс применяются не только в случаях, имеющих дело с обязанностью таможенной очистки, но и для внутренних договоров купли-продажи. Для уточнения этих ситуаций в статьи А.2. и Б.2., А.6. и Б.6. соответствующих терминов Инкотермс были добавлены слова \"если это потребуется\", чтобы термины использовались без какой-либо двусмысленности в случаях, когда таможенные процедуры не нужны.
Продавец считается выполнившим свои обязанности по поставке, когда он предоставит товар в распоряжение покупателя. Подтверждением факта передачи ТМЦ является подписание товаросопроводительных (ТОРГ-12) документов представителем покупателя. Правомочия представителя покупателя подтверждаются доверенностью. Доверенность подтверждает ПРАВО сотрудника предприятия (ПОКУПАТЕЛЯ) получать некие ТМЦ определенные неким документом (счет, накладная и т.д. или перечнем ТМЦ) у ГРУЗООТПРАВИТЕЛЯ (продавца), причем в определенный промежуток времени, а также заверяет образец подписи, которую он должен поставить на расходный документ (напр. ТОРГ-12).
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Справка.
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ \"О бухгалтерском учете\"
Статья 9. Первичные учетные документы
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ \"О бухгалтерском учете\" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1998 года N 835 «О первичных учетных документах» принято решение «Возложить на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации…» и поручено «совместно Министерством финансов Российской Федерации определить порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации»
Порядок введения альбомов унифицированных форм был утвержден совместным постановлением Государственного комитета РФ по статистике (29 мая 1998 г. N 57а) и Минфина РФ (18 июня 1998 г. N 27н) согласно которого с 1 января 1999 года на территории Российской Федерации применяются формы первичной учетной документации соответствующие формам из альбомов унифицированных форм.
Для передачи ТМЦ необходима доверенность утвержденной формы. Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а. Причем, согласно этому же Постановлению Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а , а именно только по форме N М-2 и N М-2а возможна выдача ТМЦ, выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.
Когда поставщик и покупатель одногородние, как правило, проблем не возникает, но как быть в том случае, если у вас нет своего представителя в городе поставщика, а вам необходимо получить товар? Просто так передать доверенность в ТЭК или просто водителю ТЭК, согласно Российского законодательства нельзя, можно оформить человека на временную, но это ж столько бумаг… А тем более, если это разовая поставка…
Давайте также посмотрим на проблему со стороны грузоотправителя. Вам, как грузоотправителю никогда не предъявляли претензии по поводу того, что Вы отгрузили не тому, не тогда и вообще, зачем отгружали – мы сами приехали??? Грузоотправитель тоже имеет право ИМЕТЬ ДОКУМЕНТЫ, подтверждающие факт выполнения своих обязательств перед покупателем.
Статьей 223 Гражданского кодекса Российской Федерации установлено, что право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором. Согласно ст. 224 Гражданского кодекса Российской Федерации передачей признается вручение вещи приобретателю, а равно сдача перевозчику для отправки приобретателю. Вещь считается врученной приобретателю с момента ее фактического поступления во владение приобретателя или указанного им лица.
И так, если своего представителя нет, организация вправе на договорной основе поручить ДРУГОЙ организации быть ее представителем в данном регионе. В свою очередь, данная организация делегирует полномочия своему сотруднику по СВОЕЙ доверенности. Чаще всего этой самой ДРУГОЙ организацией выступает транспортно-экспедиционная компания (ТЭК).
Товарная накладная выписана на покупателя, а подпись в получении ТМЦ ставит сотрудник ТЭКа по доверенности ТЭКа. Возникает необходимость в дополнительном документе \"Распоряжение покупателя\" (Письмо-поручение). Именно этот документ, составленный в произвольной форме, но содержащий обязательные реквизиты, соединяет разрозненные звенья логистической цепочки.
Данная схема отпуска ТМЦ апробирована и принята к исполнению на предприятиях различных форм собственности, а также прошла не одну проверку аудиторов и налоговых органов, и работает на очень многих предприятиях, отгружающих свой товар на условиях EXW.
Так для чего же все-таки нужно это дополнительное обременение еще одним документом. Кому это необходимо?
Для ответа на этот вопрос обратимся к недалекой истории. В глубокие совковые годы, когда у всех предприятий был один единственный \"акционер\" – советское государство, когда право собственности на гос. имущество не передавалось, в целях унификации было принято решение, что за перевозку до потребителя (т.е. за все!) отвечает поставщик, а точнее изготовитель. Именно этот лейтмотив заложен во всех инструкциях того времени, и в частности в инструкции П-6. Тогда это была передача ТМЦ от одного материально ответственного лица (МОЛ) к другому, согласно разнарядке спущенной сверху, через единственно возможного (тоже государственного) перевозчика.
Но времена меняются, а вместе с ними меняются и условия, да и акционеров стало несоизмеримо больше. С тех пор коренным образом изменился порядок в системе бух. учета и налогообложения.
В условиях рыночных взаимоотношений у передачи ТМЦ добавились дополнительные аспекты. А именно:
- Переход рисков;
- Переход права собственности;
- Возникновение налоговых обязательств.
Нужно ли говорить, что в современных российских условиях просто необходимо подкрепление каждого действия документальным сопровождением.
Две большие разницы
EX Works. Довольно часто возникают проблемы в оформлении отгрузочных товаросопроводительных документов из-за неправильного понимания самого принципа толкования данного термина, а именно отождествления его с термином FCA.
EXW (EX Works, Франко завод) Термин «Франко завод» означает, что продавец считается выполнившим свои обязанности по поставке, когда он предоставит товар в распоряжение покупателя.
FCA (Free Carrier, Франко перевозчик) Термин «Франко перевозчик» означает, что продавец доставит товар указанному покупателем перевозчику.
Incoterms 2000
Действительно, на первый взгляд оба термина похожи друг на друга. Если отбросить разницу в обязательствах таможенного оформления, а на внутренних перевозках таможенное оформление не требуется, то и тот и другой термин можно использовать при самовывозе. И в том и в другом случае отгрузка возможна со склада поставщика, за перевозку (заключение договора перевозки) отвечает покупатель, риски тоже на покупателе. В чем же отличие? Отличие в том, что в первом случае (EXW) продавец должен предоставить товар в распоряжение покупателя, а во втором (FCA) указанному покупателем перевозчику.
В первом случае продавец из товаросопроводительных документов, согласно законодательству РФ должен выписать товарную накладную (например, ТОРГ-12), в случае FCA к обязанностям продавца добавляется еще обязательство оформления транспортных документов.
В первом случае у продавца из товаросопроводительных документов, согласно законодательству РФ остается подписанная представителем покупателя товарная накладная (например, ТОРГ-12) и доверенность формы М-2, в случае FCA у Продавца должно быть письменное указание от Покупателя на перевозчика (экспедитора) и подписанная ТТН (экспедиторский документ) этим же перевозчиком (экспедитором). Правда, нигде не сказано, что это указание обязательно должно быть в оригинале, можно по факсу, если договором купли-продажи такой вид обмена документами предусмотрен.
Кроме того, существенно отличается и сама процедура передачи. Указанный покупателем перевозчик принимает груз, а не ТМЦ.
Груз и ТМЦ это две большие разницы.
Несмотря на то, что согласно действующему законодательства (Статья 796 ГК РФ) перевозчик отвечает за принятый груз в полном объеме, при передаче товара указанному покупателем перевозчику, перевозчик принимает груз, а не товар. Сама процедура приемки производится по грузовым местам или как еще принято называть по грузовым транспортным единицам.
Примечание.
Грузовая единица - это некоторое количество товара, который погружают, транспортируют, выгружают и хранят как единую массу.
Можно выделить два основных вида грузовых единиц:
- первичная грузовая единица - груз в транспортной таре, например в ящиках, бочках, мешках и т.п.;
- укрупненная грузовая единица - грузовой пакет, сформированный на поддоне из первичных грузовых единиц, т.е. грузов в транспортной таре.
Первичная грузовая единица проходит каналы товародвижения, как правило, без переформирования, т.е. ящик из гофрированного картона с конфетами, упакованный на кондитерской фабрике, скорее всего, пройдет всех оптовиков и дойдет до магазина нераспечатанным. Укрупненная грузовая единица, сформированная из ящиков с конфетами на этой же фабрике, на какой-либо стадии товародвижения, скорее всего, будет расформирована, возможно, при подборе ассортимента у первого же оптовика.
При оформлении ТТН перевозчику предоставлено право вносить в транспортную накладную оговорки, касающиеся внешнего состояния груза и его упаковки. В частности, \"Груз принят по количеству грузовых единиц без внутренней проверки\". Естественно оговорки перевозчика должны быть вписаны в первый экземпляр ТТН, остающийся у грузоотправителя. Наличие данных оговорок не снимает с перевозчика ответственность за утрату части или всего груза, но существенно увеличивает шансы при решении спорных вопросов внутритарной недостачи. Естественно, при условии, что упаковка грузовой единицы не имеет повреждений (не нарушена).
Если при приеме груза от отправителя в накладной (ТТН) в графе 5 (Способ определения массы) указывается \"расчетный\", то соответственно и при сдаче груза получателю взвешивание груза для определения внутритарной недостачи производить не имеет смысла.
Прием товара экспедиторской компанией, как ТМЦ это услуга. Заключен ли договор об оказании данной услуги между покупателем и ТЭКом, поставщика в данном случае волновать не должно. Как любая услуга она может быть платной или безвозмездной.
О необходимости наличия или отсутствие ТТН и об особенностях оформления экспедиторских документов см. статью \"ТТН или обязательство оформления транспортных документов\"
Генеральная доверенность на получение груза принадлежащего получателю.
Еще одним видом распространенной порочной практики, это когда экспедитор приезжает с ксерокопией \"Генеральной доверенности на получение груза принадлежащего получателю\".
Тут сразу несколько ошибок:
1. Согласно Основам законодательства Российской Федерации о нотариате генеральная доверенность - выдается доверителем на управление имуществом, т.е. совершать сделки и другие действия по поводу всего объема прав доверителя (ТЭК продать полученный товар по своему усмотрению не может). Следовательно, это уже не генеральная доверенность, а \"туалетная бумажка\".
2. Сотрудник компании - экспедитора приезжает с доверенностью по форме М-2 от ТЭК. Эта доверенность на получения ТМЦ, а в \"туалетной бумажке\" указано \"на получение груза\".
3. Экспедитор расписывается в получении товара на накладной по форме ТОРГ-12, а имеет право подписи только в ТТН.
4. Как правило, в данной \"доверенности\" отсутствуют обязательные реквизиты: (наименование товара, количество и т.д.) См. Глава 10. Представительство. Доверенность ГК РФ
Ну и т.д., я уже не говорю, что генеральная доверенность должна быть заверена у нотариуса.
Итого
Для отпуска товара со склада поставщика (самовывоз), т.е. выражаясь нормальным языком, при базисе поставки EXW, для соединения воедино разрозненных звеньев логистической цепочки необходим документ \"Распоряжение покупателя\" (Письмо-поручение), составленный в произвольной форме, но содержащий обязательные реквизиты.
Синяя печать (оригинальная) официальное название: \"ПЕЧАТЬ МАСТИЧНАЯ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНАЯ\" является обязательной. Правда, в договор поставки, счет или другой документ можно вставить, например, пункт следующего содержания: \" Документы, переданные средствами факсимильной связи, имеют юридическую силу, при условии направления оригиналов указанных документов по почте в течение 20 календарных дней со дня передачи средствами факсимильной связи\", и тогда данный документ можно будет передать по факсу.
Согласуйте данную форму со своими юристами, утвердите у руководства компании, вмените в обязанности менеджеров по продажам получение данных писем от клиентов и радуйтесь жизни.
Либо еще в договоре купли продажи необходимо добавить раздел, в котором указать, что Получателем ТМЦ по данному договору является конкретная Транспортно - экспедиционная компания, с указанием всех ее реквизитов. Но всегда ли на этапе заключении договора уже точно известно, какая ТЭК будет оказывать вам эту услугу. И всегда ли для разовой поставки заключается договор в письменной форме. Практика подсказывает - что нет, далеко не всегда.
Владислав Артамонов
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55370/