Первичные документы
Минфин смягчает требования к путевым листам
Ежемесячный журнал \"Новая бухгалтерия\" N 4, 2006 г.
Е. КАПКОВА, АКДИ \"Экономика и жизнь\"
В этой статье мы расскажем о формах путевых листов, которые следует применять различным организациям, и приведем примерную форму путевого листа для организации, не специализирующейся на оказании автотранспортных услуг.
Важность путевого листа состоит в том, что он является первичным документом, подтверждающим расходы по эксплуатации автомобилей. Путевой лист автомобиля, так же как и товарно-транспортная накладная (ТТН), содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
Правила дорожного движения Российской Федерации, утвержденные Постановлением СМ - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (п. 2.1.1), и письмо МВД от 25.11.2004 N 13/4-99 \"О применении пункта 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации\" определяют перечень документов, которые водитель обязан иметь при себе и показывать по требованию сотрудников милиции. Это путевой лист, лицензионная карточка и товарно-транспортные документы на перевозимый груз.
Если водитель перевозит крупногабаритный и очень тяжелый груз, то у него должны быть также специальное разрешение и пропуск, а на путевом листе должна стоять отметка \"Опасный груз\".
Налоговые органы на местах, как правило, настаивают на том, что юридические лица всех форм собственности, использующие автотранспорт, должны применять только те унифицированные формы путевых листов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 \"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте\" (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 25.07.2005 N 20-12/53147). Это формы путевых листов N 3 и 3 спец. (для легковых автомобилей), 4 (для легкового такси), 4С и 4П (для грузовых автомобилей) и 6 и 6 спец. (для автобусов).
Однако Минфин России в письме от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78, обязательны только для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ \"О бухгалтерском учете\", а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
На многих предприятиях используются легковые служебные автомобили, обслуживающие работников административно-управленческого аппарата (директора, замов и т.д.). Для учета работы этих автомобилей также можно разработать свою форму путевого листа.
При разработке такой формы организация может взять за основу формы, утвержденные Госкомстатом. Можно также руководствоваться общим порядком заполнения путевых листов грузового автотранспорта, изложенным в Приложении N 7 к Инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР и Минтранса РСФСР от 30.11.1983 N 156/354/7 \"Инструкция о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом\". Но организация может принять и совсем отличную от госкомстатовской собственную форму.
Согласно Постановлению Госкомстата N 78 (обязательному только для автотранспортных предприятий) путевой лист выдается водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии, если путевой лист за предыдущий день работы уже сдан. Водитель не должен участвовать в заполнении путевого листа, за исключением строк о приеме и сдаче автомобиля механику. На более длительный срок при междугородных перевозках грузов путевой лист выдается только в случае, когда водитель выполняет перевозки в течение более суток.
Однако Минфин России в письме от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363 указал на то, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут составлять путевые листы таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. То есть неавтотранспортные организации могут самостоятельно устанавливать не только форму путевого листа, но и периодичность его оформления. Единственным условием является то, что на основании путевого листа должна подтверждаться обоснованность соответствующих расходов.
Формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом, обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные организации могут разработать их формы самостоятельно.
Вопрос о принятии к учету расходов, связанных с эксплуатацией автомобилей (при расчете налога на прибыль), часто беспокоит бухгалтеров и бывает предметом споров с ИФНС.
По нашему мнению, если путевые листы выписываются не каждый день, то организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот факт в учетной политике. При этом целесообразно указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам, а также привести причины принятия организацией такого решения.
При этом нужно исходить из следующего: чтобы расходы были обоснованы, из путевого листа должна быть видна цель поездок. Если задание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можно составлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то и путевой лист необходимо оформлять каждый день.
Оформление путевого листа до выдачи его водителю обычно осуществляется диспетчером или иным специально назначенным сотрудником организации. При заполнении путевого листа диспетчер присваивает ему номер и записывает дату его выдачи, которая должна соответствовать дате его регистрации в журнале учета путевых листов. Этот журнал учета можно вести в произвольной форме или использовать форму N 8 \"Журнал учета движения путевых листов\", утвержденную Постановлением Госкомстата N 78. В каждой строке журнала обычно последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, ФИО водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.
Торговые организации, имеющие на балансе транспортные средства для доставки товаров от поставщика (или покупателю), также могут разработать свою форму путевого листа. На таких коммерческих предприятиях часто используется повременная оплата труда водителей (основная заработная плата - месячный оклад). В этом случае зарплата водителя не зависит от пробега автомобиля или веса перевезенного груза. Водитель должен лишь выполнять дневное задание. Но для расчета затрат на ГСМ совершенно необходимо, чтобы в путевом листе был определен пробег автомобиля и расход топлива.
Пример оформления путевого листа, выписанного на один день водителю Титову А.В. в торговой организации ООО \"Лис\", показан на с. 19.
Путевому листу присваивается номер, проставляются дата его выписки и название организации (можно также адрес и телефон). В строках, отведенных для сведений о водителе, указываются его фамилия, имя и отчество, номер водительского удостоверения и регистрационный номер лицензионной карточки. В строках для сведений об автомобиле указывают его марку и государственный регистрационный номер. Ниже ставят свои подписи медработник и механик (или иное уполномоченное лицо, отвечающее за техническое состояние автомобиля и разрешающее выезд).
В разделе I \"Задание водителю\" указываются маршруты движения, наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все они не умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе \"Задание водителю\" путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.
В разделе II \"Работа водителя и автомобиля\" диспетчер (механик или иное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончании срока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру. Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своей подписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимает бухгалтер.
По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. По утвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяется расход топлива.
ПУТЕВОЙ ЛИСТ АВТОМОБИЛЯ N 134
-----
6 апреля 2006 года
------------------
Организация ООО \"Лис\", 123726, г. Москва, ул. Беговая, д. 45, кв.
67, тел. 123-45-67
----------------------------------------------T--------------------------------------------------------------------------------------------¬
¦Водитель-экспедитор (Ф.И.О.) ¦Титов Анатолий Васильевич ¦
+---------------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------+
¦Номер водительского удостоверения ¦77 МН N 7655432 ¦
+---------------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------+
¦Регистрационный номер лицензионной карточки ¦LUPVPK345HUH123456 ¦
L---------------------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------T----------------------------------------------------------------------------¬
¦Автомобиль ¦Государственный номерной знак ¦
+----------------------------T--------------------------------+----------------------------------------------------------------------------+
¦Тип, марка ¦Газель-330210-1214 ¦E123 KT 77 RUS ¦
+----------------------------+--------------------------------+ ¦
¦Прицеп (полуприцеп) ¦- ¦- ¦
+----------------------------+--------------------------------+----------------------------------------------------------------------------+
¦Водитель по состоянию здоровья ¦Автомобиль технически исправен. ¦
¦ +----------------------------------------------------------------------------+
¦к управлению допущен. Иванова Иванова С.М. ¦ Выезд разрешен. Петров Петров В.В. ¦
¦ ---------------- ------------------ ¦ ----------- -------------------- ¦
¦ (подпись) (расшифровка подписи)¦ (подпись) (расшифровка подписи) ¦
+-------------------------------------------------------------+----------------------------------------------------------------------------+
¦Автомобиль принял: Титов ¦ Титов А.В. ¦
¦ ---------------------+ ------------------------ ¦
¦ (подпись) ¦ (расшифровка подписи) ¦
+-------------------------------------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------
¦I. Задание водителю
+----------T---------------------------------------------------------------------------T---------------------------------------------------¬
¦N п/п ¦Маршрут движения ¦Наименование груза, ¦
¦ +---------------------------T-----------------------------------------------+работа водителя ¦
¦ ¦Откуда (организация, адрес)¦Куда (организация, адрес) ¦ ¦
+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+
¦1 ¦ООО \"Лис\" ¦ЗАО \"Рекорд\", Москва, ¦Печатная продукция. ¦
¦ ¦ ¦ул. Беговая, 23 ¦Доставка и разгрузка-погрузка ¦
+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+
¦2 ¦ЗАО \"Рекорд\", Москва, ¦ФГУП \"Орион\", Москва, ¦Печатная продукция. ¦
¦ ¦ул. Беговая, 23 ¦пр. Нахимова, 10 ¦Доставка и разгрузка-погрузка ¦
+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+
¦3 ¦ФГУП \"Орион\", Москва, ¦ООО \"Лис\" ¦Печатная продукция. ¦
¦ ¦пр. Нахимова, 10 ¦ ¦Доставка и разгрузка-погрузка ¦
+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+
¦II. Работа водителя и автомобиля ¦
+----------T----------------------------T----------------------------T-------------------T-------------------------------------------------+
¦ ¦Время (ч, мин.) ¦Показания спидометра, км ¦ ¦Автомобиль сдал водитель: ¦
+----------+----------------------------+----------------------------+ +---------------------- --------------------------+
¦Выезд ¦9.00 ¦67395 ¦ ¦Титов Титов А.В. ¦
+----------+----------------------------+----------------------------+ +----------- ------------------------+
¦Возврат ¦18.00 ¦67493 ¦ ¦(подпись) (расшифровка подписи) ¦
+----------+----------------------------+----------------------------+ +---------------------- ------------------------+
¦Общий пробег (км) ¦98 ¦ ¦Состояние автомобиля исправное ¦
+---------------------------------------+----------------------------+ L-------------------------------------------------+
¦Норма расхода топлива (л/100 км) ¦16,5 ¦Автомобиль принял: Петров Петров В.В. ¦
+---------------------------------------+----------------------------+ ---------- ----------------------+
¦Расход топлива по норме ¦16,2 ¦ (подпись) (расшифровка подписи)¦
L---------------------------------------+----------------------------+----------------------------------------------------------------------
Бухгалтер Сидорова Сидорова В.С.
--------- ----------- ---------------------
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
М.П.
Особые отметки: