Светлана Астапова
Логист ЗАО «Восток-Сервис-Красноярск»
Внедрение объединенной и консолидированной заявок
До недавнего времени способ комплектации заявок на складе нашей компании представлял собой последовательный сбор каждой заявки клиента по мере поступления. А объемы продаж постоянно росли. Поэтому возникал риск того, что сменное задание на складе не будет выполнено в полном объеме.
Мы были вынуждены констатировать следующие факты.
1. На одну торговую точку товар собирается на складе несколько раз за смену из-за интенсивной работы выделенных отделов. Соответственно одна операция повторяется несколько раз, уходит много времени (около 5,5 чел/ч за смену) на упаковку товара, маркировку коробок, что влечет за собой высокую пересортицу при отборе товара (около 2000 наименований ежемесячно).
2. Заявки исполняются хаотично, по мере их поступления.
3. Нет приоритета при сборке заявок: в разных секторах одновременно собираются заявки на разные торговые точки. На склад заявки поступают в том порядке, в котором они заводятся в электронную базу данных (ЭБД). Из-за этого требуется большая территория для временного размещения собранных заявок перед погрузкой.
В итоге получается, что для сборки заявки нужно затратить много времени и привлечь большое число сотрудников склада (около 8 чел/ч за смену). Возникла необходимость менять этот процесс. Из нескольких предложенных решений мы решили остановиться на двух: объединенной заявке (ОЗ) и консолидированной заявке (КЗ).
Объединенная заявка
Объединение заявок – это процесс, когда номенклатурный состав товара всех готовых заявок в электронной базе данных в установленное регламентом время объединяется в единый документ «Объединенная заявка». Ниже перечислены признаки, на основании которых ЭБД формирует объединенную заявку:
товары по заявкам предназначены для одной торговой точки;
дата отгрузки товара по этим заявкам одинакова;
все заявки доставляются в одном направлении, по одному маршруту.
При этом основные операции выполняются следующим образом.
Определение порядка развоза. Происходит маршрутизация порядка развоза всех готовых на данный момент заявок с учетом минимального времени на их доставку и максимальной загрузки автотранспорта. Заявки выстраиваются в реестре на отгрузку в соответствии с планом развоза. Определяется и заказывается необходимое количество автотранспорта.
Выдача заданий складу. После того как все заявки распределены по маршрутам, начинается их комплектация в порядке, обратном порядку развоза (та заявка, которая по данному маршруту будет доставляться первой, собирается последней).
Комплектация заявок. Происходит отбор товара с мест хранения в промежуточную тару (складские тележки). В отборочных листах отмечаются возможные несоответствия фактического количества товара заявленному.
Контроль и упаковка. Отобранный в зонах хранения товар вывозится в зону комплектации. Здесь наборщик попозиционно сдает весь отобранный им товар контролеру, который проверяет соответствие отобранного товара заявленному. Если обнаруживается несоответствие, выясняется его причина и при необходимости заявка корректируется или доукомплектовывается. Проверенный товар упаковывается в коммерческие короба, маркируется. К каждому коробу прикладывается сопроводительная ведомость. После этого происходит списание товара со складских остатков. На основании зарегистрированных заявок в ЭБД формируются накладные. Они распечатываются и прикладываются к скомплектованной заявке.
Промежуточное хранение. Скомплектованные заявки вывозятся в зону промежуточного хранения, где расставляются по маршрутам в том порядке, в каком они будут погружены в автотранспорт.
Погрузка в автотранспорт. Погрузка в машины осуществляется согласно погрузочному листу, фиксируется количество грузовых мест и время выезда на маршрут.
Развоз. Производится развоз товара по утвержденному маршруту, сдача товара клиенту с регистрацией времени доставки, возврат с маршрута, отчет о развозе, фиксация в ЭБД, сдача ТСД.
Чтобы принцип ОЗ был максимально понятен, представим его в виде схемы (см. рис. 1).
рисунок 1.
Процесс сборки объединенной заявки
Проблемы метода ОЗ
Но не всегда то, что удобно для склада, удобно для клиента – ведь он хочет получать не одну расходную накладную, а несколько, чтобы отдельно оплачивать каждый товар. И если заказы клиента собраны в разные коробки и накладных несколько, то на каждую коробку обязательно должен быть сделан «Комплектовочный лист», чтобы экспедитору компании было легче передавать товар клиенту. Метод объединенной заявки был применен нами в программе «1С:7.7». В дальнейшем этот способ мы перенесли в «1С:8.0».
В ЭБД совмещение сборки клиента по одной объединенной заявке с выпиской нескольких накладных выглядит так, как показано на рис. 2.
рисунок 2.
Схема выписки нескольких накладных при использовании объединенной заявки
Основные этапы создания выписки таковы:
выписка «Требования на сборку»;
печать «Требования на сборку»;
подтверждение «Складского ордера» (в «1С:7.7» это называлось «Требование на склад»);
формирование пакета документов;
печать пакета документов.
Первично оператор регистрирует заявку покупателя по операции «Требование на сборку». Создание такой заявки означает, что она подлежит сборке на складе. В действительности для сборки на складе предназначена заявка по виду операции «Требование на склад» (другая форма в ЭБД). Для каждой заявки «На сборку» существует одна заявка «На склад». По мере формирования заявок «На сборку» формируется и дополняется документ «На склад». Заявка «На склад» имеет статус «Формирование», в котором она пребывает до момента, пока не будет распечатан «Складской ордер».
В документе «Требование на сборку» (см. рис. 3) в колонке «Выписано» сгруппированы все заказываемые позиции клиента из нескольких накладных. Если товара не хватило, оператор, согласно отметке («вычерку») в «Складском ордере», производит исправления и итоговое количество меняется.
рисунок 3.
Документ «Требование на сборку» в информационной системе
Консолидированная заявка
Однако внедрение метода объединенной заявки решило не все проблемы набора и комплектации товара на складе. Проанализировав потребность в номенклатурных позициях в заказах клиентов на некоторых направлениях, мы выяснили, что большинство клиентов постоянно заказывают идентичный товар и расходная накладная у них одна, а не несколько. Следовательно, объединить их по принципу одной торговой точки нельзя, хотя направление (маршрут) одно. Это означает, что нам необходимо группировать заявки клиентов не только по признаку одинаковой торговой точки, но и по признаку одного маршрута. Были выявлены направления, которые можно группировать к сборке на складе по методу консолидированной заявки – это 8 направлений регионов, аптеки и аптечные сети города, некоторые супермаркеты. Чтобы начать работу по КЗ, нужно в первую очередь определить ее принципы и требования к ее сборке. Мы сделали это так, как показано в таблице 1. Основной принцип – соблюдение строгой последовательности набора позиций по порядку, указанному в «Складском ордере».
таблица 1.
Требования к сборке КЗ на складе (пример)
ГРАФИК РАБОТЫ И ЧИСЛЕННОСТЬ СОТРУДНИКОВ СКЛАДА
Количество человек в смене 15
Состав смены 1 начальник смены, 14 наборщиков
Дробление КЗ На 8 частей
Количество человек, осуществляющих набор 8
Вместимость позиций на паллете 10–15 позиций
Период формирования (сборки) КЗ (консолидированной заявки) 10–15 мин.
Операции во время перерыва
1. Подготовка тары (коробок).
2. Подписание коробок.
3. Подготовка паллет
Распределение функций
2 – приемщики
3 – непосредственно расформирование
1 – упаковщик
В итоге процесс сборки консолидированной заявки схематично можно представить так, как показано на рис. 4. Чтобы внедрить эту технологию сборки, мы написали техническое задание для программы «1С:8.0», главные пункты которого приведены в соответствующей врезке. Итогом всего описанного должна явиться печатная форма, по которой будет осуществляться комплектация заявок (см. образец 1).
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55634/