Исходные данные для технологического проектирования
О. Каверина, консультант по складской логистике компании Axelot
Основными задачами технологического проектирования склада являются планировка складского комплекса с рассчитанными параметрами объема и площади зон склада, количеством стеллажного оборудования, подъемно-транспортных средств и персонала, а также описание алгоритмов выполнения складских операций.
Для определения параметров складских зон в первую очередь необходимо знать, какие товары будут храниться на складе и каков уровень запаса каждого из них. немаловажной является также информация об операциях, выполняемых на складе: организация размещения, хранения и отбора по-разному происходит на складе готовой продукции, складе ответственного хранения и в распределительном центре. Структура процесса технологического проектирования склада показана на схеме.
Характеристика грузов (товаров)
К наиболее существенным характеристикам товара, влияющим на его размещение на складе, следует отнести массогабаритные характеристики, условия хранения и совместимости товара.
Массогабаритные характеристики товара (далее МГХ) – очень важная информация, которой не всегда уделяют должное внимание. Ее используют для вычисления потребности в площади (объеме) хранения, параметров зон отгрузки, приемки, количества и типов стеллажного оборудования, подъемно-транспортной техники, персонала склада. Поскольку сбор данных о массогабаритных характеристиках достаточно трудоемкий процесс, многие компании пренебрегают им и не проводят соответствующие измерения. Однако следует учесть, что невозможно рассчитать все перечисленные параметры, зная объем грузопотока, выраженный только в денежных единицах. В редких случаях можно обойтись числом паллет. При наличии большой номенклатуры товаров, при отгрузке мелкими партиями и необходимости переработки (фасовки, переупаковки) грузов на складе необходима система постоянного сбора данных о МГХ.
Наиболее удобным способом сбора данных о МГХ товаров является проведение соответствующих измерений при приемке товаров на склад. В приемочные документы наряду с информацией о партии, серии, сроке годности, количестве в поставке надо заносить ширину, длину, высоту и массу единиц хранения.
При регистрации результатов приемки в информационной системе управления складом помимо данных о МГХ для каждого товара необходимо указать дополнительную информацию:
• требуемые условия хранения;
• необходимость ограничения доступа персонала;
• возможность или запрет вращения упаковки при размещении на хранение;
• хрупкость, максимальную высоту штабелирования;
• совместимость хранения с другими товарами.
Организация измерения МГХ возможна также в процессе хранения, однако это может быть разовой процедурой, целью которой является быстрый сбор необходимой информации для проведения расчетов или актуализации данных в информационной системе управления складом.
Предлагаем несколько рекомендаций, которые помогут быстро и качественно собрать информацию о МГХ для проведения технологического проекта в случае, если ранее такие данные в информационной системе склада не регистрировались:
• используйте каталоги продукции – в них может быть указана необходимая информация о габаритных размерах и массе штук, упаковок;
• используйте дополнительную информацию, например, габаритные размеры книжных и журнальных изданий можно достаточно точно рассчитать исходя из указанного формата;
• для товаров, не имеющих четких размеров (например, мешки), следует указывать размеры параллелепипеда, в который данный вид упаковки вписывается;
определить объем весового товара или товара, не имеющего упаковки стандартного размера (например, сыры, колбасы и т. п.), можно следующим способом. Необходимо рассчитать объем одной упаковки, как указано выше, и затем вычислить плотность товара (напомним, что плотность, кг/м3, равна массе, поделенной на объем). Дальше, зная значение плотности, вычисляют объем всех партий этого товара. Точными размерами можно пренебречь, если товар уложен на стандартные поддоны или достаточно плотно размещается в стандартные ячейки склада;
• дополнительные характеристики товара, которые влияют на способ размещения на складе, могут быть отмечены в информационной системе как принадлежность к определенным товарным группам.
К сожалению, не всегда данные о массогабаритных характеристиках товара, занесенные в информационную систему, соответствуют действительности. Опечатки, путаница с единицами измерения, ошибки персонала при внесении в печатные и электронные документы – все это происходит часто и приводит к искажению информации. Для выявления некорректных данных применяют следующий простой способ. Для каждого товара (артикула) исходя их данных, внесенных в информационную систему, рассчитывают плотность:
Полученное значение для ошибочных МГХ будет либо слишком большим, либо слишком маленьким. Таким образом, сразу выявляется ошибка в данных об объеме единицы товара или в данных о массе. Диапазон допустимых значений плотности для каждого товара будет уникальным и определяется эмпирически. В таблице приведены значения плотности для некоторых продовольственных товаров.
Уровень запаса товаров
Для расчета параметров зоны хранения, определения типа и числа стеллажей необходимо знать не только габаритные размеры товаров, но и максимальный запас каждого из них.
Хотя параметры системы управления запасами (оптимальный уровень запаса, объемы и частота поставок) должны определять параметры склада, зачастую на практике происходит наоборот. Как правило, одной из задач технологического проектирования является определение предельных значений вместимости зоны хранения и предельного грузооборота, который рассматриваемый склад в состоянии обработать, сохраняя стабильность функционирования и соблюдая технологию выполнения операций.
При отсутствии четких параметров системы управления запасами используют несколько способов определения количества товара, который надо разместить на складе. В первую очередь хотелось бы отметить, что для определения уровня запаса должен анализироваться пиковый период нагрузки на склад. Это делают для того, чтобы разработанные объемно-планировочные решения обеспечили устойчивую работу на протяжении всего года, в том числе в периоды сезонных всплесков спроса. Расчет потребности в объемах и площадях складских помещений производят как для текущего уровня запасов на складе, так и с учетом прогнозов изменения объема или интенсивности грузооборота.
Один из наиболее простых способов определить количество товара – использовать срез остатков на складе в пиковый период. В этом случае за значение уровня запаса товара, для которого определяют типоразмеры ячеек и их число, принимается количество товара на определенный день. Как правило, выявленное количество товара увеличивают на 10...20% (так называемый коэффициент неравномерности поставок), а также корректируют в соответствии с прогнозами развития бизнеса.
Второй способ определения уровня запаса – использование значения объема поставок. В случае если оборачиваемость товаров на складе близка к единице, можно взять суммарные объемы поставок за месяц в пиковый период. Для склада с более высокой оборачиваемостью в качестве уровня запаса можно взять объем одной поставки для каждого товара или суммарный объем поставок за месяц в пиковый период, деленный на коэффициент оборачиваемости:
Еще один способ – определение уровня запаса товара на основании ежедневной потребности. Для этого анализируют статистику отгрузок в пиковый период и рассчитывают среднее значение ежедневной потребности для заказов клиентов. Под значением уровня запаса для каждого товара будет пониматься запас на определенный период, рассчитанный исходя из сроков хранения товаров и среднего периода хранения товаров на складе. Таким образом,
Все перечисленные способы используют определенные допущения, а значит, существует вероятность ошибки. Поэтому, прежде чем начинать технологический проект склада, следует обратить внимание на систему управления запасами, проанализировать статистику предыдущих периодов, сгруппировать товары по оборачиваемости и частоте обращения и для каждой группы определить оптимальный уровень запаса товара, уровень страхового запаса, частоту и объем поставки. Расчет потребности в ячейках склада и определение типоразмеров мест хранения, основанные на этих данных, и будут наиболее точными.
Статистика ежедневных поставок-отгрузок
Информация о среднем количестве документов, строк в документах, товаров, поставляемых на склад и отгружаемых со склада в течение суток, используется для проектирования зон входного и выходного контроля. К ним относятся: зона погрузочно-разгрузочных работ, участок приемки и приемочной экспедиции, зона размещения скомплектованных и готовых к отправке заказов.
Вместимость зон входного и выходного контроля должна обеспечить размещение всего принимаемого и отгружаемого товара, а также возможность работы с этим товаром кладовщиков, грузчиков и складской техники.
При определении площади этих зон необходимо получить ответы на следующие вопросы.
• Сколько ворот используется для погрузки и разгрузки транспорта, сколько ворот может использоваться одновременно?
• Совмещены или разделены зоны приемки и отгрузки?
• Может ли отгрузка и приемка проходить одновременно или график работы склада организован таким образом, чтобы разделить эти операции во времени?
• Какова доля паллетизированного груза в поставках и отгрузках?
• Возможна ли установка и использование стеллажей в зонах входного и выходного контроля или же будет использоваться напольное размещение принимаемого и отгружаемого товара?
Проанализировав эти показатели, мы сможем определить вместимость зон входного и выходного контроля, а также площадь этих помещений с учетом проездов для техники и пространства для работы кладовщиков, контролеров, экспедиторов. Кроме перечисленных исходных данных при разработке планировки складского комплекса следует учитывать такие параметры помещений, как этажность здания, число лифтов, высоту потолков в помещениях, шаг колонн, расположение пожарных щитов, элементов системы вентиляции, пожаротушения и других инженерных конструкций.
Бывают случаи, когда информация о грузопотоках отсутствует, например, при строительстве нового склада ответственного хранения. В этом случае параметры складских помещений определяют исходя из размеров земельного участка (или здания), которые определяют максимально возможную площадь складских помещений. Данные маркетинговых исследований о потенциальных потребителях услуг конкретного склада дадут информацию о свойствах товаров (грузов), требуемых условиях хранения и оптимальной конструкции стеллажей. Планируемый коэффициент оборачиваемости товаров на складе позволит определить соотношение площадей зоны хранения и зон входного и выходного контроля. Как правило, в таких случаях для хранения грузов используются фронтальные паллетные стеллажи, причем часть склада, расположенную в непосредственной близости к воротам, оставляют свободной, чтобы определить ее принадлежность к зоне хранения или зоне приемки (отгрузки) после получения данных или накопления собственной статистики о грузообороте.
Алгоритмы складских операций
Помимо данных о товарах для полноценного технологического проекта склада необходима подробная информация об операциях, выполняемых на складе. Как правило, ее получают следующим образом: сначала проводят интервью с руководящим составом складского комплекса, после чего определяют перечень операций и их границы.
Все складские операции можно разделить на регулярные, выполняемые ежедневно, и периодические. К регулярным операциям относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т. п. Периодические операции выполняются в случае появления нестандартных ситуаций, например, обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара в случае обнаружения возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т. п.
Помимо операций, выполняемых на складе, требуют описания и процессы взаимодействия склада с другими подразделениями компании. В качестве примеров таких процессов можно назвать получение информации от отдела закупок об ожидаемых поставках и свойствах новых для склада товаров, взаимодействие со специалистами в части анализа оборачиваемости и расчета параметров системы управления запасами, получение информации о заказах клиентов на отгрузку от отдела продаж (работа с клиентами), взаимодействие с транспортным отделом в части получения информации о маршрутах и последовательности объезда клиентов и передачи информации об объемах заказов, подлежащих отгрузке.
Для подробного описания складских операций проводят интервьюирование их непосредственных исполнителей, наблюдение и составление «фотографии рабочего дня», хронометраж отдельных операций и процедур. Для операции составляют рабочую инструкцию, включающую подробное описание состава работ, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства; пример ее приведен в таблице.
Многие складские операции сопровождаются оформлением документов и учетом в системе автоматизации склада, поэтому уже на данном этапе важно определить тип информационного обеспечения. Алгоритмы выполнения операций, разработанные с учетом логики и возможностей той или иной системы, потребуют меньше ресурсов на внедрение технологии и минимальной доработки информационной системы.
Таблица 2. Пример технологической карты (процесс приемки товаров на склад. Операции по подготовке склада к приемке)
|
ОПЕРАЦИЯ |
СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ |
УЧАСТНИКИ |
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ |
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ |
ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА. |
|
Составление плана работ на смену |
Оператор на основании заказов из корпоративной информационной системы формирует Отчет о Планируемых приемках и Планируемых отгрузках на предстоящую смену. Передает Начальнику смены. |
Оператор |
Заказы клиентов (из КИС) Заявки поставщикам (из КИС) |
Отчет «Планируемые работы на смену» |
Рабочее место оператора склада |
|
Планирование работы смены |
Начальник смены на основании отчета о планируемых работах на смену распределяет кладовщиков и грузчиков между зонами склада, определяет время начала отбора по заказам, необходимость высвобождения ячеек склада с помощью уплотнения хранения |
Начальник смены |
Отчет «Планируемые работы на смену» |
|
|
|
Подготовка склада к приемке и отгрузке товара. |
Проверка и обеспечение достаточного количества пустых поддонов для размещения поступающего на склад товара (в случае поставки неопаллеченного груза) и комплектации заказов клиентов; достаточного места в зоне приемки для проведения контроля количества и качества поступающего товара и контроля отбора товара по заказам клиентов. Исправности погрузочно-разгрузочного оборудования. Состояния подъездных путей и площадки для маневрирования |
Начальник смены. |
Отчет «Планируемые работы на смену» |
|
Гидравлическая тележка, при необходимости |
Персонал склада
Для расчета потребности в персонале склада необходимо знать состав работ, выполняемых на складе в течение смены, их объем и нормативы выполнения складских операций. Состав всех складских операций и перечень исполнителей каждой из них является результатом разработки рабочих инструкций. Объем работ, выраженный в объеме обработанных товаров к моменту проведения этих расчетов, тоже известен, так как информация о количестве документов, строк в документах, объеме товара использовалась для планировки складского комплекса.
Третья составляющая – нормативы выполнения операций. Как и в случае с информацией о массогабаритных характеристиках, данные о времени выполнения операций можно получить двумя способами.
Первый – регистрировать время выполнения операции, число исполнителей и объем выполненных работ в информационной системе. Для этого на документах, сопровождающих складские операции, создаются специальные поля, которые заполняют исполнители операций, а затем данные регистрируются в информационной системе. Второй способ – разовая работа по проведению хронометража всех складских операций, выполняемая для быстрого сбора информации и проведения расчетов.
Контроль времени складских операций не является обязательным на складе, однако постоянный сбор и накопление данных о времени начала и окончания операций, а также числе исполнителей и объеме работы, соответствующих этому временному отрезку, позволят:
• проводить расчет потребности в персонале каждой специализации в разные периоды интенсивности работы склада (сезон/ не сезон);
• оперативно принимать решения по перемещению персонала между складами/ зонами склада в зависимости от планируемого объема поступлений/ отгрузок товаров;
• определять нормативы выполнения операций, целевые значения этих показателей;
• построить эффективную систему оплаты труда, основанную на оценке производительности и качества выполнения заказов.
Поскольку многие работы на складе выполняют с применением определенных технических средств, мы сможем, введя в модель расчета потребности в персонале не только трудовые, но и технические ресурсы, точно определить число погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот для погрузочно-разгрузочных работ, рабочих мест оператора, сканеров штрих-кода и др.
В этой публикации, основанной на практике работы компании Axelot, мы постарались описать основные способы сбора исходных данных для технологического проектирования склада. Конечно, каждый конкретный случай может внести свои коррективы в предложенный алгоритм действий, однако определенно не может быть подвергнуто сомнению то, что грамотный и своевременный сбор исходных данных является одним из главных условий создания технологического проекта склада, отвечающего всем потребностям предприятия.
https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/55523/