Технология штрихового кодирования для учета товара на складе
Пройдя первичный этап автоматизации торговой деятельности, предприятия все чаще сталкиваются с проблемой упорядочивания складских остатков и проведения инвентаризации товаров. Казалось бы, в чем сложность? Грамотное ведение учета, приема и расхода товара со склада и торгового зала должны исключать саму вероятность неправильной информации по остаткам. Но все не так просто: в силу вступает человеческий фактор - элементарные ошибки могут привести в дальнейшем к значительному искажению реальности.
Технология штрихового кодирования призвана решить эту проблему - она уже широко применима в розничной торговле, когда продажа практически всех продуктов производится при сканировании штрих-кода.
Штриховое кодирование - это технология автоматической идентификации. Другими словами это совокупность средств и методов автоматизированного учета движения товаров и финансовых потоков, хранения, обработки, передачи и использования информации, закодированной с помощью штрих-кодов. Штрих-код состоит из серии параллельных, расположенных рядом штрихов и промежутков между ними. Существует несколько видов штрих-кодов, все они различаются по типу находящейся в них информации и размеру.
Технология проста в применении, а за счет своей широкой распространенности не требует затрат на дорогостоящее программное обеспечение и оборудование. В зависимости от типа символики, в штрих-код можно закодировать цифровую или буквенно-цифровую символики. Например, код EAN-128 может содержать информацию о дате производства данного продукта, поставщике, получателе товара и прочее - данный тип штрих-кода специально разработан для сферы отслеживания грузопотоков. Для маркировки продуктов используется штрих-код EAN-13, причем цифровые данные, которые в него закодированы, являются всего лишь ключом к общей базе данных, из которой можно почерпнуть информацию. Не имея информации по данному коду товара, невозможно понять название, цену, поставщика по 13-ти цифрам. Поэтому здесь возникают определенного рода сложности - кроме правильного учета товара на складе, необходимо заранее получать информацию о планируемых новых поставках, для быстрого поиска нужного наименования в базе данных необходимо, чтобы товар имел штрих-код со всей необходимой информацией.
Когда потребитель ставит условие поставщику начать маркировать продукцию штриховым кодом или прекратить поставки, в преимуществах штрихового кодирования убеждать не приходиться. Иначе говоря, некоторые выгоды от применения штрихового кодирований определить достаточно просто. Некоторые же выгоды подсчитать очень трудно.
Практика показывает, что ручной сбор и ввод данных (когда первичные записи делаются вручную на бумажных носителях, а затем собранные данные вводятся в компьютер с помощью клавиатуры) обходится дорого по трем причинам.
Ручной сбор данных продолжителен во времени и порождает значительное количество ошибок. Штриховое кодирование позволяет значительно повысить скорость (примерно в 15 раз) и точность (примерно в 10 тысяч раз) сбора и ввода информации, по сравнению с ручным способом.
Ручной сбор данных настолько дорогостоящ и неточен, что часто предприятия отказываются от сбора важной информации. Используя ручной метод сбора и ввода информации, многие не собирают ту информацию, которая им нужна. Следствием этих проблем является значительное увеличение себестоимости, что сказывается на всей организации, а иногда - на целой отрасли.
Любое использование штрихового кодирования может быть проанализировано с точки зрений его влияния на объем продаж, прибыль и накладные расходы. Рассмотрим следующие два примера.
Пример 1. Цена неточностей в инвентарных операциях
Теоретически инвентарные записи всегда должны быть очень точными. Если записи о каждой операции с товарно-материальными запасами делаются в реальном масштабе времени, то учет запасов будет точным. Однако на практике ежедневно совершаемые ошибки понижают точность учета. Одно из решений проблемы - проводить чаще инвентаризацию материальных запасов, чтобы вовремя выявить ошибки и их причины,
К сожалению, проведение инвентаризации традиционными методами - далеко не самое приятное мероприятие, и иногда из-за этого предприятия не проводят инвентаризации так часто, как могли бы. Это ведет к искажению учетных данных: трудно ответить на вопросы \"Что есть? Сколько? Где находится?\" Последствия таких ошибок могут привести к краху всего бизнеса:
1.1. Потеря продаж: если вы говорите заказчику, что у вас нет того, что ему надо, а на самом деле это у вас есть - вы теряете продажу. Если вы пропустили дату отгрузки - вы можете потерять заказ. Теряя свою репутацию у клиентов из-за задержек поставок, - вы, в конце концов, теряете заказчиков.
1.2. Потеря прибылей: когда вы покупаете у конкурента продукцию, отсутствующую у вас по учетным данным, чтобы поставить ее своему заказчику, вы уменьшаете свою прибыль. Вы просите заказчика оставить по ошибке поставленное лишнее количество продукции, предоставляя ему отсрочку платежа, так как это лучше, чем оплачивать возврат продукции обратно. Вам приходится оплачивать по срочному тарифу транспортировку груза, который по учетным данным есть, но его не оказалось. Вы оплачиваете более высокие цены, когда просите продавца поставить вам небольшое количество продукции, чтобы ликвидировать ее дефицит, отсутствующий по данным учета.
Пример 2. Увеличение накладных расходов
Неуверенность в точности инвентарного учета часто приводит к созданию товарных резервов, что снижает оборачиваемость товарных запасов. Если учетные данные содержат ошибки, то производительность выполнения заказов снижается, так как приходится затрачивать время на поиск нужной продукции.
По всем причинам, указанным выше, штриховое кодирование наиболее часто используется для проведения годовой инвентаризации и регулярных учетных мероприятий, потому что использование штрихового кодирования проще, дешевле, точнее и производительнее ручных методов.
Когда не та продукция или неверное количество продукции поставляется заказчику, это приводит к дополнительным затратам.
Ошибки для отправки товаров клиенту при подборе и поставка заказанных товаров увеличивает транспортные издержки. Производительность обработки материалов падает, если требуется повторная складская обработка товаров, возвращенных клиентами из-за ошибок отгрузки, и нужно по-новому отбирать товар для отправки.
Применение терминалов
Гораздо быстрее и легче провести процесс инвентаризации, а также прием и учет расхода товара со склада с помощью терминала сбора данных.
Само название устройства определяет сферу его назначения. Терминал - это специализированный промышленный микрокомпьютер, обычно со встроенным сканером, необходимый для решения ряда задач автоматизации учета. Прежде всего это компактное, легкое и полностью автономное устройство - большинство терминалов не превышают по размерам и весу пульт дистанционного управления телевизора или сотовый телефон. Терминал предназначен для продолжительного использования и поэтому должен длительное время работать от обычных батареек или от перезаряжаемых аккумуляторов. Кроме этого, к нему предъявляются повышенные требования по эргономичности, пыле- и водонепроницаемости, долговечности и ударопрочное, так как зачастую условия эксплуатации такого типа устройств далеки от идеальных.
Принципиально все терминалы сбора данных, ориентированные на работу со штриховым кодом, можно разделить на несколько классов.
Во-первых, они могут быть снабжены устройством радиочастотного приема-передачи данных. В этом случае терминал в процессе работы постоянно находится на связи с информационной системой, которой он управляется и с которой он обменивается данными, полученными в ходе работы. Кроме этого, работа с терминалом, если нет радиочастотного модуля, то накопление данных производится автономно, и обмен данными ведется через коммуникационную подставку.
Другим принципиальным отличием одних терминалов от других является тип встроенного сканера штрихового кода. Это может быть светодиодный или лазерный сканер. Необходимо отметить, что большинство терминалов оборудованы именно лазерным сканером. В противном случае оператор вынужден прикасаться терминалом к поверхности, на которую нанесен штриховой код. Такой режим работы, особенно в ходе складских операций, представляется весьма неудобным. Наоборот, лазерный сканер позволяет считывать штриховой код на расстоянии, а в некоторых моделях, на весьма значительном расстоянии до 3-5 метров.
Тип интерфейса ввода - вывода также делит терминалы на несколько групп. Надо заметить, что наиболее популярным типом интерфейса является RS232 (СОМ-порт). Установка терминала на коммуникационную подставку, снабженную инфракрасным интерфейсом, освобождает от необходимости подключать кабель к терминалу.
Сферы применения терминалов сбора данных различны - это не только торговая и складская деятельность, но и производство, логистика, транспорт и множество других приложений. Обширны и решаемые терминалами задачи - от простейшего накопления данных (например, об остатках товара на складе) до помощи пользователям в принятии решений (на основе введенной накладной терминал может выдать кладовщику рекомендуемый маршрут для обхода мест хранения продукции).
Рассмотрим первый класс задач для терминалов - задачи накопления информации. Классическим примером является инвентаризация склада. Человек с терминалом проходит вдоль стеллажей с товаром, считывает штрих-код и вводит количество товара. Затем терминал подключается к компьютеру, и инвентаризационная ведомость автоматически заполняется данными. Быстро, удобно и надежно. Как вариант, возможно предварительное занесение в терминал каталога товаров - тогда при считывании штрих-кода на экран терминала будет выведена информация о названии товара, его цене, сроке реализации и пр. При таком подходе пользователь не будет работать \"вслепую\". Возможность работы с предварительно загруженными справочниками открывает дополнительные возможности. Например, если загрузить и терминал справочники размеров и цветов товаров, то такая сложная работа, как учет не штрих-кодированной одежды \"В ассортименте\", будет сделана быстро и без лишних нервов - надо будет только выбрать из предложенного терминалом меню нужные характеристики \"базовой\" модели.
Примеров использования терминалов для сбора информации - создание накладных по приходу и расходу товаров, оформление предварительных заказов в торговом зале, выездная торговля и прочее - можно привести множество. А значит - и вариантов программного обеспечения, загруженных в терминал, должно быть огромное количество.
А если необходимо использовать терминал для решения двух или более задач? Обычно эта проблема решается путем обращения к компании-разработчику, и для пользователя разрабатывается \"оригинальное\" программное обеспечение.
Но задачи, которые может выполнять терминал, не ограничиваются только пассивным накоплением данных. Большая оперативная память терминала позволяет загружать в него различные по степени сложности приложения.
Очень часто задачи данного типа возникают на производственных предприятиях, где терминалы используются на следующих направлениях:
Отслеживание передвижения продукции между производственными участками и складами;
Считывание и фиксирование информации при отпуске товара со склада готовой продукции;
Фиксирование прохождения продукции по конвейеру, формирование товарного баланса;
Проведение инвентаризаций на складах готовой продукции и сырья.
Пример из практики:
Японская компания YAMAHA с помощью терминалов сбора данных автоматизировала свой распределительный центр, находящийся в Европе. В функции распределительного центра входит оформление прихода товаров и запчастей, складирование, промежуточная пересортировка и сбор заказов на комплектующие.
Технология базируется на использовании высокопроизводительного сортировочного конвейера в совокупности с технологией штрихового кодирования. Каждому товару, поступающему на склад, присваивается уникальный номер, содержащий штрих-код, а также номер места (либо паллеты), на котором данный товар находится.
Работник центра, производящий подбор заказа, получает терминал с загруженным заданием, на дисплее которого последовательно отображается информация о том, какой товар необходимо собрать, и его месторасположение. После завершения подбора выдается сообщение об окончании работы, и информация выгружается в основную базу. Таким образом, любое перемещение товара по складам, формирование заказов или разукомплектация оформляется через терминал и отображается в базе данных.
Принтеры этикеток:
Печать штрих-кодов осуществляется при помощи специальных принтеров. Принтер прямой термопечати - это этикеточный принтер, который печатает этикетки, используя метод нагрева для появления \"точек\", из которых состоит изображение, на чувствительном слое специально подготовленной бумаги. Изображения, отпечатанные по этой технологии, чувствительны к нагреву, солнечному свету, ультрафиолетовым лучам и приложенному давлению. Эти наклейки подходят для наклеек с недолгим сроком жизни (около 2-3 лет), так как они теряют качество изображения с течением времени.
Принтеры прямой термопечати обычно дешевле термотрансферных принтеров, потому что они не имеют механизма и управляющей электроники, требующихся для управления термотрансферной лентой. Термотрансферный принтер печатает изображения, используя нагрев для расплавления специального красящего слоя на ленте и переноса его на наклейку (бумажную, пластиковую, металлическую и т. д.). Существуют разные типы термолент, которые позволяют использовать термотрансферную печать практически в любом приложении, требующем наклеек, включая агрессивные среды.
В качестве вывода приведем перечень преимуществ от использования штрихового кодирования:
1. Увеличивается доля информации, вводимая в реальном масштабе времени.
2. Повышается точность данных о товарных запасах.
3. Уменьшаются затраты на проведение инвентаризаций.
4. Уменьшаются расходы на ввод данных.
5. Повышается точность и актуальность данных, снимаемых с контрольно-кассовых узлов.
6. Уменьшается количество ошибок при подборе товаров и их отгрузке.
7. Увеличивается производительность обработки материалов.
8. Увеличивается объем продаж.
9. Выявляется дефицит продукции.
10. Уменьшаются резервные запасы.
Любой из этих пунктов оправдывает внедрение штрихового кодирования, однако, когда маркировка продукции штриховыми кодами и электронный обмен документами (EDI) внедряются в рамках целой отрасли, то отдельные предприятия отрасли могут извлечь из этого значительные выгоды, что сказывается на конкурентоспособности как отдельных предприятий, так и отрасли в целом.
Штрих-кодирование - один из важнейших факторов конкурентоспособности продукции предприятия, особенно на внешнем рынке.
© Ольга МАРКИНА, компания «Штрих-М»/